АРМ пользователя Системы Эффект Офис 3. 0

АРМ пользователя Системы Эффект Офис 3. 0

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Эффект Офис Система управления документами Эффект Офис – это готовое решение для безопасного хранения и эффективного использования, организации персональной и групповой работы с электронными документами. Область применения Эффект Офис – делопроизводство и документооборот в государственных и коммерческих организациях. К основным плюсам можно отнести: · Организация коллективной взаимосвязанной работы с большим объемом документов · Защита информации · Автоматизация деловых процессов. Характеристики Системы: Масштабируемость - внедрение системы может осуществляться как целиком, охватывая все подразделения, так и поэтапно. Гибкость - система легко адаптируется к особенностям документооборота в организациях любого масштаба, требуемые изменения могут быть произведены собственными силами. Простота освоения - система обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и применении.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Эффект Офис Система Эффект Офис содержит механизмы для решения таких задач, как: • Формализация и сохранение предыстории деятельности каждого из сотрудников предприятия. • Накопление статистической информации по деятельности предприятия в целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в функционировании предприятия. • Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации эффективной системы администрирования, автоматизации труда сотрудников, контролю исполнения заданий, коллективной и взаимосвязанной работы сотрудников предприятия. • Экономия временных и финансовых ресурсов предприятия за счет автоматизации управления потоками документов на предприятии и максимального снижения оборота бумажных документов. • Обеспечение сохранности и архивации документов, защита информации от несанкционированного доступа и вирусных атак, оптимизация информационных потоков.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ Эффект Офис Система разработана с учетом особенностей отечественного делопроизводства и уровня подготовленности персонала. Эффект Офис предлагает удобное решение для многих традиционных • Создание и ведение централизованного архива документов задач, среди которых: любых типов; • Администрирование и контроль прав доступа пользователей; • Регистрация входящей, исходящей корреспонденции; • Создание и ведение классификаторов документов; • Использование готовых шаблонов прав доступа пользователей; • Обеспечение коллективной работы с документами; • Контроль движения исполняемых документов; • Контроль всех версий документов; • Быстрый поиск документов, как по реквизитам, так и полнотекстовый; • Построение отчетов по документообороту и контролю исполнения; • Безопасность и защита от несанкционированного доступа; • Работа с электронной почтой. • Организация удаленного доступа;

РЕГИСТРАЦИЯ В СИСТЕМЕ Эффект Офис Каждый пользователь имеет свой доступ и пароль для входа в базу данных

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Здесь выбирается рабочий раздел в базе данных При запуске появляется основной интерфейс системы, поддерживающий оконный режим подобно Windows-приложениям.

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Здесь выбирается рабочий раздел в базе данных

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Разделы Эффект Офис содержат необходимые рубрики и документы

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ К Разделам и Рубрикам Разделы назначаются различные Эффект Офис содержат Виды доступа. необходимые рубрики и документы

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Работа с документами и заданиями осуществляется с помощью: ü панели инструментов

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Работа с документами и заданиями осуществляется с помощью: ü панели инструментов ü контекстного меню

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Работа с документами и заданиями осуществляется с помощью: ü панели инструментов ü контекстного меню

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Работа с документами и заданиями осуществляется с помощью: ü панели инструментов ü контекстного меню

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Работа с документами и заданиями осуществляется с помощью: ü панели инструментов ü контекстного меню ü главного меню

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Ранее созданные файлы можно подключить к базе Эффект Офис автоматически (с сохранением структуры каталогов)

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ В системе может быть зарегистрирован документ (файл) любого формата и содержания.

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Поддерживается полная интеграция с приложениями Word, Excel В системе может быть зарегистрирован документ (файл) любого формата и содержания.

АРМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ Каждый пользователь имеет возможность подготовить проект документа в доступном ему разделе. Имеется возможность получения дополнительной информации о документах

СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА Основным объектом системы является документ. При создании (регистрации) документа пользователь заполняет учетную карточку данного документа. Карточка уникальна для каждого документа. В нее помещается основная рабочая информация о документе. Эта информация представлена набором атрибутов, каждый из которых по тем или иным признакам характеризует документ и должен соответствовать общим правилам документирования хозяйственных процессов в Организации. При создании нового документа часть атрибутов прописывается автоматически (например Дата создания) остальные дополняются пользователем по установленному шаблону или произвольно. При дальнейшей работе с Карточкой документа, пользователь может добавить или изменить атрибуты документа (например Статус), что упрощает как работу с документом, так и поиск по основным характеристикам.

Создание документа начинается с заполнения Карточки документа. Информация и атрибуты докумен представлены в пяти вкладках: Основные

Создание документа начинается с заполнения Карточки документа. Информация и атрибуты докумен представлены в пяти вкладках: Основные Пользовательские

Создание документа начинается с заполнения Карточки документа. Информация и атрибуты докумен представлены в пяти вкладках: Основные Пользовательские Приложения

Создание документа начинается с заполнения Карточки документа. Информация и атрибуты докумен представлены в пяти вкладках: Основные Пользовательские Приложения Маршрутная карта

Создание документа начинается с заполнения Карточки документа. Информация и атрибуты докумен представлены в пяти вкладках: Основные Пользовательские Приложения Маршрутная карта Версии.

Основными являются наиболее важные, часто используемые в поиске атрибуты: Вид

Основными являются наиболее важные, часто используемые в поиске атрибуты: Вид Гриф

Основными являются наиболее важные, часто используемые в поиске атрибуты: Вид Гриф Статус Автоматическая генерация номера

Список приложений, которые могут быть использованы для создания, просмотра и редактирования документа Автоматическая генерация номера

Список приложений, которые могут быть использованы для создания, просмотра и редактирования документа В системе может храниться до 99 версий документа

Вкладка Пользовательские содержит все остальные атрибуты, дополняющие Основные. Дополнительные атрибуты выбираются из списка

Вкладка Пользовательские содержит все остальные атрибуты, дополняющие Основные. Дополнительные атрибуты выбираются из списка с необходимым значением.

Дополнительные атрибуты выбираются из списка с необходимым значением. Значения атрибутов могут быть изменены в любой момент работы с документом.

Значения атрибутов могут быть изменены в любой момент работы с документом. Кнопки добавления, удаления новых атрибутов и их значений

Вкладка Приложения может содержать: • Ссылки на основные документы

Вкладка Приложения может содержать: • Ссылки на основные документы • Ссылки на приложения

Во вкладке Маршрутная карт фиксируется история переда

Во вкладке Маршрутная карт фиксируется история переда и исполнения документов

Во вкладке Версии фиксируется история изменения документа

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ Документооборот - движение документов, исполнение и контроль. В системе существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации - Система зданий и Маршрутов. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы, является Задание. Система автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент, осуществляет контроль над сроками исполнения заданий. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр. ), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ Внутри системы пользователи общаются с помощью механизма Заданий, для отправки задания используется Карточка задания. Во вкладке Задание отображается общая информация об отправляемом задании. Вкладка Документы предназначена для передач (приема) документов В Параметрах указываются различные значения, по которым может быть осуществлен контроль исполнения: Важность

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ Внутри системы пользователи общаются с помощью механизма Заданий, для отправки задания используется Карточка задания. В Параметрах указываются различные значения, по которым может быть осуществлен контроль исполнения: Важность Срок исполнения

ОТПРАВКА ОТВЕТА НА ЗАДАНИЕ После заполнения вкладки Ответ, Карточка задания возвращается отправителю, задание считается выполненным Поле, заполняемое исполнителем Отправитель может поместить комментарии о качестве выполнения задания

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ Задания с высоким уровнем важности позволяют контролировать качество их исполнения и при необходимости возвращать на доработку. История переписки между автором и исполнителем

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ Инструментом просмотра и контроля заданий является Рабочий портфель: Система осуществляет Информация обо всех контроль над Сроками отправленных, полученных исполнения и визуально и отработанных заданиях отображает эту информацию при помощи спецсимволов По всем вкладкам рабочего портфеля Задание может быть построен отправлено как одному Отчет пользователю, так и группе.

РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ Работать с электронной почтой в системе позволяет специализированное приложение «Эффект Почта» . Для отправки и приема электронных писем, используется представленный ранее механизм Заданий. Для отправки письма Адрес может быть выбран в Карточке Задания из Адресной книги в поле «Кому» вводится электронный адрес Встроенная настраиваемая Адресная книга Письма могут автоматически регистрироваться в Разделах Системы, на которые настраиваются: автонумерация, автоматическое ранжирование, шаблоны имен

МАРШРУТИЗАЦИЯ Маршрутизация позволяет автоматизировать точно формализованные, поэтапные делопроизводственные процессы. Возможности: - выполнение задания несколькими исполнителями последовательно, когда каждый следующий исполнитель приступает к исполнению задания по окончании исполнения задания предыдущим; - отчетность в процессе маршрута и по окончанию.

ФОРМИРОВАНИЕ МАРШРУТОВ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Система маршрутов позволяет автоматизировать стандартные процессы регистрации, согласования и поэтапного исполнения задач и документов. Тема, объединяющая все этапы маршрута Автоматический расчет Может быть занесено общего времени примечание к конкретному этапу

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ В системе реализован быстрый поиск Вкладка Дополнительно документов, как по реквизитам, так и Поиск осуществляется по расширяет возможности полнотекстовый. полям регистрационной поиска Карточки документа и его содержимому Поиск по пользовательским атрибутом В результатах поиска отображается полный список документов, удовлетворяющих заданным критериям поиска, с выводом информации о Часто используемые доступе к документам запросы могут быть сохранены в виде Шаблонов По результатам поиска может быть построен отчет

ПОИСК ПО МАРШРУТНОЙ КАРТЕ В системе предусмотрена возможность поиска по информации, содержащейся в его маршрутной карте. Заполняются аналогично маршрутной карте Интервал времени, в котором был передан или возвращен документ Эти настройки позволяют задать критерии поиска по контрольной дате и сроку исполнения

ОТЧЕТНАЯ СИСТЕМА В системе представлена гибкая подсистема построения отчетов по документам, заданиям и атрибутам. Настройка осуществляется в диалоговом окне Отчет Общая информация о создаваемом Отчете Кнопка позволяет осуществить выбор полей таблицы отчета Выбор значений При построении для отчета отчетов могут быть использованы Шаблоны

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О Компании: Инновационно - Коммерческая Компания «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ» - российская компания, основанная в 1992 году, осуществляет полный спектр услуг на рынке информационных технологий в области IT-консалтинга, разработки и внедрения программных решений. Специализируется на разработке и поставке решений для повышения эффективности бизнеса, включая системы управления документами Effect Office™ Координаты: Заказ тестовой версии: 199048, Россия, Санкт Петербург 11 -я линия В. О. , Для получения тестовой дом 64 «Д» тел. (812) 320 - версии просим Вас 21 -53, 320 -21 -51 заполнить Заявку Наши специалисты свяжутся с e-mail: Вами в течении 1 рабочего offex@effectoffice. com дня после обращения. www. effectoffice. com