APSTIPRINU SIA “Katleri” Valdes priekšsēdētājs ______ A. Blanks Rīgā 20. 01. 2010. Vadības sistēmas rokasgrāmata 1
Vadības sistēmas rokasgrāmata Nodaļas nosaukums Versija Pēdējo izmaiņu datums Organizatoriskā struktūra 1 23/12/2009 Kvalitātes vadības sistēma, tās darbības sfēra 1 23/12/2009 Uzņēmuma procesu modelis 1 23/12/2009 Atbalsta procesi 1 23/12/2009 Informācija par apzīmējumiem 1 23/12/2009 Uzņēmuma vīzija 1 23/12/2009 Kvalitātes politika 1 23/12/2009 Uzņēmuma mērķi 2 08/01/2010 Darbības plānošana 1 23/12/2009 Kvalitātes vadītājs 1 23/12/2009 Komunikācija 2 22/01/2010 Vadības pārskate 1 23/12/2009 Jaunu klientu piesaistīšana 1 23/12/2009 Piedāvājumu sagatavošana 1 23/12/2009 Līgumu vadība 1 23/12/2009 Būvniecība 1 23/12/2009 Dokumentu sagatavošana būvniecībai 1 23/12/2009 Sagāde 1 23/12/2009 Rīcība ārkārtas situācijās 1 23/12/2009 Apstiprinājuma paraksts 2
Vadības sistēmas rokasgrāmata Nodaļas nosaukums Versija Pēdējo izmaiņu datums Darba vides vadība 1 23/12/2009 Dokumentu, pierakstu un datu glabāšana 2 18/01/2010 Saņemto un nosūtāmo dokumentu vadība 2 18/01/2010 Iekšējie auditi 1 23/12/2009 Datu analīze un uzlabojumu ieviešana 1 23/12/2009 Neatbilstību vadība 2 18/01/2010 Korektīvo un preventīvo darbību vadība 2 18/01/2010 Kvalitātes vadības sistēmas rokasgrāmatas pielikumi 1 Apstiprinājuma paraksts 23/12/2009 3
Organizatoriskā struktūra 4
Vadības sistēma, tās darbības sfēra versija: 1 SIA “Katleri” vadības sistēma ir veidota atbilstoši ISO 9001: 2008 prasībām un OHSAS 18001: 2007 prasībām. SIA „Katleri” vadības sistēmas darbības sfēra aptver šādas uzņēmuma darbības jomas: • • Hidrotehniskās būves Tiltu būvniecība un atjaunošana Dzelzceļa inženiertehniskās būves Ēku būvniecība Ūdensvadu un kanalizācijas sistēmu būvniecība Siltumapgādes un ventilācijas sistēmu būvniecība Meliorācijas objektu būvniecība Vadības sistēmas nosacījumi attiecas uz visiem darbiniekiem, kuri nodrošina augstāk minēto darbības jomu procesu īstenošanu. 5
Uzņēmuma procesu modelis Vadības procesi Uzņēmuma vīzija Kvalitātes politika Darbības plānošana Pamatdarbības procesi Klienta prasības Objekta dokumentācijas sakārtošana un objekta nodošana ekspluatācijā Piedāvājumu sagatavošana Būvniecība Atbalsta procesi Vadības pārskate Komunikācija Dokumentu sagatavošana būvniecības darbu uzsākšanai Vietas sagatavošana būvdarbu veikšanai Klienta apmierinātība Jaunu klientu piesaistīšana Uzņēmuma mērķi versija: 1 6
Atbalsta procesi Sagāde Darba vides vadība Iekšējie auditi Datu analīze un uzlabojumu ieviešana versija: 1 Neatbilstību, korektīvo un preventīvo darbību vadība 7
Informācija par apzīmējumiem versija: 1 Darbība Darbinieks XXX Atbildīgais par konkrēto darbību īstenošanu Sasaiste ar citu procesu Lēmuma pieņemšanas punkts Paskaidrojums Svītra, kas nodala atbildības procesa dalībniekiem Dokuments Norāda, ka dati tiek ievadīti/ saglabāti elektroniski kādā no reģistriem, datu bāzēm, programmām 8
Uzņēmuma vīzija versija: 1 Vīzija - kļūt par stabilu un atpazīstamu būvniecības uzņēmumu Latvijā un Baltijas jūras reģiona valstīs 9
Kvalitātes politika versija: 1 SIA „Katleri” kvalitātes un darba aizsardzības politika nodrošināt pakalpojumu sniegšanu atbilstoši noteiktajām ārējo normatīvo aktu un vadības sistēmas prasībām; sniegt klientiem pakalpojumu atbilstoši līgumu nosacījumiem, tādējādi veicinot ilgtermiņa sadarbību; veikt nepārtrauktu pakalpojuma sniegšanas procesa kontroli un pārraudzību, lai novērstu neatbilstības; pārskatīt un analizēt uzņēmuma darbību un noteiktos mērķus, lai identificētu un veiktu nepieciešamos uzlabojumus vadības sistēmā; ikviens darbinieks atbild par sava darba izpildi, saskaņā ar noteiktajām prasībām un dalās zināšanās un pieredzē ar saviem kolēģiem, kā arī paaugstina savu kompetenci. 10
Uzņēmuma mērķi versija: 2 SIA „Katleri” uzņēmuma mērķi 2010. gadam: • • • Mērķu pārskatīšana, būtiskāko jautājumu risināšana vadības sanāksmēs reizi mēnesī Pilnveidot betona virsmu atjaunošanas tehniskos risinājumus Uzturēt uzņēmuma apgrozījumu 2009. gada līmenī Uzņēmuma konkurētspējas paaugstināšanai īstenot vismaz vienu būvniecības projektu ārvalstīs līdz 2010. gada beigām Defektu skaits, kas atklājas pēc objekta nodošanas ekspluatācijā - “ 0” Pilnveidot uzņēmuma darbību, ieviešot un sertificējot vadības sistēmu atbilstoši standartu ISO 9001: 2008, OHSAS 18001: 2007 prasībām, līdz 2010. gada 1. martam Nodrošināt katra nelaimes gadījuma reģistrēšanu Nelaimes gadījumu un neatbilstību reģistra pārskatīšana vadības sanāksmēs vismaz reizi mēnesī Sasniegt “ 0” nelaimes gadījumu skaitu visās uzņēmuma darbības jomās līdz 2012. gadam 11
Darbības plānošana versija: 1 Darbības plānošana – uzņēmuma pamatdarbības procesu izpildes nodrošināšana atbilstoši normatīvo aktu prasībām un klienta vēlmēm, tādējādi veicinot uzņēmuma mērķu sasniegšanu. Darbības plānošanu veic valdes priekšsēdētājs nodrošinot: uzņēmuma mērķus un veicamās darbības mērķu sasniegšanai; pienākumu un kompetences sadalījumu uzņēmumā; uzņēmuma darbību attiecināmu normatīvu dokumentu apzināšanu un izpildes nodrošināšanu; uzdevumu un pienākumu deleģēšana; nepieciešamo pārbaužu plānošanu un veikšanu; nepieciešamos pierakstus. Pasūtījuma izpildes plānošanu un nepieciešamo resursu pasūtījumu izpildi uzņēmumā veic atbildīgie darbinieki atbilstoši procesu shēmām. 12
Kvalitātes vadītājs versija: 1 Kvalitātes vadītājs – uzņēmuma vadības nozīmēta amatpersona, kura ir atbildīga par ISO 9001: 2008 standarta un OHSAS 18001: 2007 standarta prasību ieviešanu un uzturēšanu uzņēmumā. SIA „Katleri” kvalitātes vadītāja pienākumus pilda valdes priekšsēdētājs. 13
Komunikācija versija: 2 Iekšējā komunikācija, tostarp kvalitātes plānošana, notiek ikdienā valdes priekšsēdētājam mutiski un/vai rakstiski komunicējot ar būvdarbu vadītājiem, biroja administrāciju un atbildīgajiem pārstāvjiem no apakšuzņēmēju puses; Uzņēmuma darbinieki komunikācijai izmanto mobilos telefonus; Uzņēmumā pēc nepieciešamības notiek sapulces, kurās tiek pārrunāti aktuālie organizatoriskie jautājumi, pasūtījumu izpilde, vadības sistēmas darbība, u. c. ; Informācija par arodveselības un darba drošības (OH&S) jautājumiem uzņēmumā, ārējām ieinteresētajām pusēm, tiek sniegta pēc mutiska un/vai rakstiska pieprasījuma 14
Vadības pārskate versija: 1 Uzņēmuma vadības pārskate tiek veikta pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi mēnesī. Vadības pārskates mērķis ir aktualizēt kvalitātes un darba drošības politiku un mērķus, novērtēt to efektivitāti un izpildes gaitu, pārskatīt un veikt uzlabojumus vadības sistēmā. Pārskates rezultātā tiek izdarīts slēdziens par sistēmas darbības efektivitāti, kā arī tiek pieņemti lēmumi par turpmāko darbību. Vadības pārskates laikā tiek izskatīti šādi jautājumi: • iekšējā un ārējā audita rezultāti; • ikmēneša grāmatvedības atskaites; • kvalitātes un darba drošības politikas pārskatīšana un nepieciešamības gadījumā aktualizēšana; • mērķu izpilde un nākamo periodu mērķu izvirzīšana; • klientu atsauksmes un sūdzības; • sadarbība ar piegādātājiem un apakšuzņēmējiem; • procesu norise un pakalpojumu atbilstība līgumiem; • korektīvās un preventīvās darbības; • plānotās izmaiņas uzņēmuma darbībā vai struktūrā, kas varētu ietekmēt vadības sistēmu; • iespējamie uzlabojumi. Vadības pārskates gaita un lēmumi tiek protokolēti. Vadības pārskates protokoli glabājas pie valdes priekšsēdētāja. 15
Jaunu klientu piesaistīšana versija: 1 Valdes priekšsēdētājs/ būvdarbu vadītāji Seko līdzi tirgus tendencēm Saņem pasūtījumu no potenciālā klienta Seko līdzi izsludinātajiem iepirkumiem Balstoties uz iepirkuma nolikumā norādīto informāciju, izvērtē uzņēmuma iespējas izpildīt izvirzītās prasības Veic pārrunas ar potenciālo klientu Procesa beigas Klients nevēlas izmantot piedāvātos pakalpojumus Piedalās konkursā Nepiedalās konkursā Procesa beigas Klients vēlas izmantot piedāvātos pakalpojumus Dod uzdevumu biroja administrācijai sagatavot līgumu Piedāvājumu sagatavošana Reģistrē šādu informāciju par katru konkursu: • Konkursa nosaukumus • Pretendentu nosaukums • Piedāvātā summa Klients neslēgs līgumu Klients slēgs līgumu Dokumentu sagatavošana būvniecībai Iepirkuma uzvarētājs ir SIA “Katleri” Iepirkuma uzvarētājs nav SIA “Katleri” 16
Piedāvājumu sagatavošana Valdes priekšsēdētājs; Būvdarbu vadītājs Iegādājas izsludinātā iepirkuma konkursa nolikumu Jaunu klientu piesaiste Klients ir valsts vai pašvaldības iestāde Klients ir privātpersona Tiekas ar klientu un izzina viņa vēlmes Sagatavo tāmi un dod uzdevumu administrācijai sagatavot piedāvājumu Pamatojoties uz valdes priekšsēdētāja vai būvdarbu vadītāja sniegto informāciju, sagatavo piedāvājumu Administrācija versija: 1 Balstoties uz iepirkuma nolikumā norādīto informāciju, izvērtē uzņēmuma iespējas izpildīt izvirzītās prasības Lemj par apakšuzņēmēju/sadarbības partneru piesaisti Informē administrāciju par nepieciešamajām izziņām dalībai konkursā un lūdz sagatavot, sakopēt konkursa nolikumā minētos kvalifikācijas dokumentus Pasūta nepieciešamās izziņas un sagatavo konkursa nolikumā prasītos kvalifikācijas dokumentus Sagatavo tehnisko piedāvājumu un konkursa nolikumā prasīto dokumentu paketi. Paraksta konkursam iesniedzamo dokumentu paketi un iesniedz to attiecīgajā institūcijā Valdes priekšsēdētājs Procesa beigas Izskata piedāvājumu un nosūta to klientam Klients nevēlas slēgt līgumu Izskata sagatavoto tāmi Piedalās piedāvājumu atvēršanas sanāksmē, iegūst informāciju par rezultātiem un par konkurentu piedāvājumiem Ir nepieciešams veikt labojumus Klients vēlas slēgt līgumu Dokumentu sagatavošana būvniecībai Nav nepieciešams veikt labojumus Saņem informāciju par konkursa rezultātiem. Pozitīva rezultāta gadījumā veic pārrunas par līguma slēgšanu 17
Dokumentu sagatavošana būvniecības darbu uzsākšanai Jaunu klientu piesaistīšana Uzdod uzdevumu sagatavot rīkojumu par būvdarbu vadītāja un atbildīgā par darba drošību, ugunsdrošību objektā norīkošanu un apdrošināšanas polišu nokārtošanu versija: 1 Izskata un paraksta rīkojumu par būvdarbu vadītāja un atbildīgā par darba drošību, ugunsdrošību objektā norīkošanu Piedāvājuma sagatavošana Vietas sagatavošana būvdarbu veikšanai Valdes priekšsēdētājs Gatavo sarakstu ar nodarbinātajiem objektā un nodot atbildīgajam būvdarbu vadītājam Kārto apdrošināšanas polises Būvdarbu vadītājs Sagatavo un paraksta būvdarbu vadītāja saistību rakstu, kā arī izskata un paraksta rīkojumu par nozīmēšanu objektā par atbildīgo būvdarbu vadītāju Gatavo dokumentāciju Būvatļaujas un citas atļaujas saņemšanai, darba veikšanas projektu, ja nepieciešams Pamatojoties uz pasūtītāja pilnvaru, nodrošina dokumentācijas iesniegšanu būvatļaujas (rakšanas atļaujas) saņemšanai Saņem būvatļauju un citas nepieciešamās atļaujas Organizē darba drošības pasākumu rīkošanu objektā pirms darba uzsākšanas, saglabā apliecinājumus par veikto instruktāžu 18
Vietas sagatavošana būvdarbu veikšanai Dokumentu sagatavošana būvniecības darbu uzsākšanai versija: 1 Saņem tehnisko projektu, izskata to un pārbauda reālo situāciju dabā Organizē teritorijas nožogošanu un pagaidu infrastruktūras ierīkošanu Būvdarbu vadītājs Plāno nepieciešamo tehniku darbu veikšanai un materiālu piegādes, informē administrāciju par nepieciešamajiem materiāliem, tehniku un termiņiem Sagāde Veic ģeodēzisko uzmērījumu pasūtījumu (asu nospraušanu) Atbilstoši tehniskajam projektam un nospraustajām asīm organizē nepieciešamo priekšdarbu veikšanu (koku / krūmu izciršanu, zemes darbus, demontāžu , u. c. ) būvniecības uzsākšanai Būvēta tiek jaunbūve Sagatavo segto darbu aktus, nodrošina to parakstīšanu Netiek būvēta jaunbūve Būvniecība 19
Valdes priekšsēdētājs / Būvdarbu vadītājs Būvniecība Objekta dokumentācijas sakārtošana un objekta nodošana ekspluatācijā Vietas sagatavošana būvdarbu veikšanai Organizē darbu izpildi saskaņā projektu versija: 1 Sagāde Katru dienu veic ierakstus Būvdarbu žurnālā par veiktajiem darbiem, izmantotajām tehnoloģijām, par konstatētajām problēmām Organizē labiekārtošanas darbus objektā atbilstoši projektam Nav jāveic labiekārtošanas darbi Jāveic labiekārtošanas darbi Regulāri piedalās sanāksmēs objektā, pārrunājot darbu izpildes gaitu, konstatētās problēmas un saskaņojot risinājumus ar Būvuzraugu un Autoruzraugu, informē par to iesaistītās personas Parakstītās atskaites, kopā ar rēķinu iesniedz pasūtītājam Nodrošina segto darbu un nozīmīgu konstrukciju darbu saskaņošanu ar Būvuzraugu (Autoruzraugu), kā arī segto darbu aktu un nozīmīgu konstrukciju pieņemšanas aktu parakstīšanu Darbu pieņemšanas gadījumā saņem Būvuzrauga parakstītas atskaites, nepieciešamības gadījumā organizē Būvuzrauga norādīto trūkumu novēršanu un atkārtoti saskaņo paveikto ar Būvuzraugu Konstatē defektu cēloņus, organizē defektu novēršanu un atkārtotu kvalitātes pārbaudi Pārbaudē konstatē defektu Līgumā noteiktā kārtībā organizē darbu pabeigšanu un nepieciešamās kvalitātes pārbaudes, nodrošinot pārbaužu pārskatu saglabāšanu Būvuzraugam iesniedz atskaites un izstāsta un parāda padarīto Sagatavo ikmēneša atskaites par paveiktajiem darbiem Pārbaudē nekonstatē defektu Administrācija Veic sagatavoto atskaišu kontroli 20
Sagāde Vietas sagatavošana būvdarbu veikšanai Administrācija versija: 1 Būvniecība Saņem informāciju par nepieciešamo sagādi Izskata pavadzīmes un tehnikas darba lapas, atbilstības gadījumā novirza grāmatvedībai apmaksai Veic materiālu/tehnikas pasūtījumu un organizē piegādi Tehnikas sagāde Materiālu sagāde Katru dienu nodrošina tehnikas darba stundu uzskaiti, paraksta darba lapas, kuras nodod Administrācijai Pieņem materiālus objektā, organizē to nokraušanu, saņem nepieciešamo dokumentāciju (sertifikāti, deklarācijas) Pārbauda materiālu daudzumu, atbilstību, vizuāli novērtē kvalitāti, paraksta pavadzīmi Būvdarbu vadītājs Izskata pavadzīmes, paraksta un nogādā tās Administrācijai 21
Objekta dokumentācijas sakārtošana un objekta nodošana ekspluatācijā Brigadieris/ Strādnieki versija: 1 Būvniecība Organizē darba zonas sakopšanu objektā, organizē tehnikas, atlikušo materiālu, būvgružu transportēšanu no objekta Būvdarbu vadītājs Gatavo dokumentāciju objekta nodošanai ekspluatācijā Organizē atzinumu saņemšanu no saistošajām institūcijām par objekta gatavību nodošanai ekspluatācijā Sagatavo apliecinājumu par būves gatavību ekspluatācijai, nodrošina tā parakstīšanu Korektīvo un preventīvo darbību vadība Informē pasūtītāju par būves gatavību nodošanai ekspluatācijā Iesniedz objekta izpilddokumentāciju (pilnu komplektu) Būvvaldē Objekts tiek pieņemts ekspluatācijā Valdes priekšsēdētājs/ Būvdarbu vadītājs Administrācija Saņem Aktu par būves pieņemšanu ekspluatācijā Sagatavo PN aktu par veiktajiem darbiem Organizē konstatēto neatbilstību novēršanu Pie nodošanas konstatētas nepilnības Saņem aktu par neatbilstībām Organizē PN akta parakstīšanu un rēķina iesniegšanu pasūtītājam Noskaidro pasūtītāja apmierinātību par veiktajiem darbiem 22
Klientu īpašuma vadība versija: 1 Būvdarbu vadītājs Uzņēmuma darbinieki/ apakšuzņēmēji var nonākt saskarsmē ar klienta īpašumu divos veidos: • pakalpojums tiek sniegts klienta īpašumā; • pakalpojuma sniegšanai tiek izmantots klienta īpašums (piemēram, dokumenti, materiāli, iekārtas u. tml. ) Būvdarbu vadītājs vienojas ar klientu par: • tehnikas izvietošanas iespējamajām vietām; • darba laiku objektā; • telpu/ teritorijas lietošanas kārtību; • telpu/ teritorijas sakopšanas darbu apjomiem pēc darbu beigām u. c. Pakalpojums tiek sniegts klienta īpašumā Būvdarbu vadītājs iepazīstinot darbiniekus/apakšuzņēmējus ar konkrēto objektu, informē viņus par šādiem jautājumiem: • darba laiku objektā; • tehnikas izvietošanas iespējamajām vietām; • telpu/ teritorijas lietošanas kārtību; • teritorija, kurā tiek veikti darbi, jānorobežo, lai izvairītos no negadījumiem; • saudzīgi jāizturas pret klientu īpašumu; • katras darba dienas beigās jāsakopj darba vieta; • atpūtai atvēlētā vieta jāuztur kārtībā u. c. Brigadieris/ Strādnieks Pakalpojuma sniegšanai tiek izmantots klienta īpašums Būvdarbu vadītājs informē darbiniekus/apakšuzņēmējus par saudzīgu izturēšanos pret klienta īpašumu Konstatējot klienta īpašuma bojājumus/ nozaudēšanu, nekavējoties ziņo Būvdarbu vadītājam Būvdarbu vadītājs Sagatavo aktu par klienta īpašuma bojājumu/ nozaudēšanu (2 eks. ). Ziņo klientam par tā īpašuma bojājumiem/ nozaudēšanu. Vienojas ar klientu par zaudējumu segšanas kārtību, fiksē to aktā par bojājumu, kuru paraksta abas puses. Viens akta eks. tiek atdots klientam, bet otrs pievienots līgumam Organizē un pārrauga bojājumu novēršanu/ zaudējumu segšanu. Pēc bojājumu novēršanas abas puses aktā par bojājumu (2 eks. ) apliecina bojājumu novēršanas faktu 23
Līgumu vadība Valdes priekšsēdētājs Izmantos klienta līguma projektu Piedāvājuma sagatavošana Jaunu klientu piesaistīšana Administrācija Valdes priekšsēdētājs versija: 1 Saņem un izskata sagatavoto līguma projektu, nepieciešamības gadījumā informē par vēlamajām izmaiņām Sagatavo savu līguma projektu Dod uzdevumu Administrācijai sagatavot līguma projektu Saņem klienta parakstītu līgumu 2 eks. , izskata un paraksta to Sagatavo līguma projektu un nodod to izskatīšanai Valdes priekšsēdētājam Izskata sagatavoto līguma projektu Jāveic labojumi Abpusēji parakstītā līguma uzņēmuma eksemplāru ievieto lietu nomenklatūras atbilstošajā līgumu lietā Paraksta līgumu un nodod parakstīšanai klientam Labojumi nav jāveic Veic līguma izpildes kontroli Nosūta līguma projektu klientam saskaņošanai Jāveic labojumi Labojumi nav jāveic Tiek pārtraukts līgums pirms darbu pabeigšanas Vienojas ar klientu par līguma pārtraukšanu, padarīto darbu apjomu un to izmaksu segšanu Dod uzdevumu Administrācijai sagatavot vienošanos par līguma pārtraukšanu, PN aktu par padarītajiem darbiem un grāmatvedībai sagatavot rēķinu Sagatavo vienošanos par līguma pārtraukšanu un PN aktu par padarītajiem darbiem Administrācija Sagatavo līgumu 2 oriģināleksemplāros, reģistrē līgumu elektroniskajā “Līgumu reģistrā” un nodod parakstīšanai Līgums ir pabeigts Tiek mainīti līguma nosacījumi Vienojas ar klientu par nosacījumu izmaiņām, dod uzdevumu sagatavot 2 eks. vienošanos pie līguma par līguma nosacījumu izmaiņām Sagatavo vienošanos pie līguma par līguma nosacījumu izmaiņām un nodrošina vienošanās parakstīšanu Nodrošina vienošanās un PN akta abpusēju parakstīšanu Parakstītās vienošanās 1 eks. pievieno līgumam Parakstīto vienošanos un PN aktu pievieno līgumam un aktualizē informāciju elektroniskajā “Līgumu reģistrā” Aktualizē informāciju elektroniskajā “Līgumu reģistrā” Uzdod Administrācijai sagatavot PN aktu un grāmatvedībai - rēķinu Sagatavo PN aktu un nodrošina tā abpusēju parakstīšanu Parakstīto PN aktu pievieno līgumam un aktualizē informāciju elektroniskajā “Līgumu reģistrā” 24
Darba vides vadība Valdes priekšsēdētājs Izveido darba vides iekšējās uzraudzības pasākumu plānu konkrētam gadam atbilstoši ārējo normatīvo aktu un uzņēmuma prasībām. Norāda plānotos pasākumus, atbildīgos, izpildes termiņus Vismaz reizi gadā • Instruktāžas • Obligātās veselības pārbaudes • Darba vides uzraudzība • Ugunsdrošība un tml. Veic iekšējo uzraudzību atbilstoši plānam, Dokumentē rezultātu. Atzīmē plānā izpildi Nav riski Ir darba riski Izstrādā preventīvo pasākumu plānu riska faktoru samazināšanai vai novēršanai. Dokumentē Veic darba vides risku novērtējumu. Dokumentē Reizi gadā, kā arī: • pēc nelaimes gadījuma darbā; • ja konstatēta apstākļu pasliktināšanās darba vidē; • ja radušās pārmaiņas darba vidē; • praktiski uzsākot citu darbības veidu. Apstiprina darba vides iekšējās uzraudzības plānu versija: 1 Veic atzīmi plānā par izpildi Informē atbildīgās personas par apstiprināto plānu riska faktoru samazināšanai, organizē plānā noteikto aktivitāšu izpildi Izvērtē resursus. Apstiprina plānu riska faktoru samazināšanai. Ja nepieciešams, veic korekcijas. 25
Iekšējie auditi Valdes priekšsēdētājs Nosaka iekšējā audita norises laiku Tiek ņemts vērā: • visi procesi tiek auditēti ne retāk kā reizi gadā; • Iepriekšējo auditu rezultāti. Izskata neatbilstības un novērojumus un nosaka termiņus un atbildīgos par korektīvo un preventīvo pasākumu veikšanu versija: 1 Pārbauda izpildi un atzīmē izpildi Nosaka auditoru no uzņēmuma darbiniekiem vai piesaista auditoru uz līguma pamata Auditors • Dokumentu pārbaude • Intervijas • Pārbauda korektīvo darbību efektivitāti, novēršot iepriekšējā auditā konstatētās neatbilstības Saskaņo laiku ar auditējamajiem. Izveido audita programmu, nodod auditējamajiem Veic auditu Sastāda audita atskaiti un neatbilstību pārskatu un iesniedz to valdes loceklim Auditētais darbinieks/ atbildīgais par korektīvo/ preventīvo darbību veikšanu Veic korektīvās un preventīvās darbības Ziņo valdes priekšsēdētājam par korektīvo/preventīvo darbību izpildi 26
Rīcība ārkārtas situācijās Valdes priekšsēdētājs versija: 1 Organizē darbinieku apmācību ārkārtas situācijas likvidēšanai Nelaimes gadījums, ugunsgrēks, gāzes noplūde, sprādziens, bīstamo ķīmisko vielu noplūde vai cita veida avārija Ārkārtas situācija Ziņo darbu vadītājam un citiem darbiniekiem Izvērtē ārkārtas situāciju Strādnieki Nav nepieciešama palīdzība Nepieciešama palīdzība Uzsāk situācijas likvidēšanu un sniedz palīdzību cietušajiem Ziņo glābšanas dienestam (tel. 112) un uzsāk likvidāciju Palīdz glābšanas dienests Paši pabeidz Pabeidz situācijas likvidēšanu Glābšanas dienests Valdes priekšsēdētājs Korektīvo un preventīvo darbību vadība Likvidē ārkārtas situāciju Analizē ārkārtas situācijas cēloņus un nosaka korektīvos pasākumus 27
Neatbilstību vadība Analizē problēmu un nosaka cēloni Valdes priekšsēdētājs Nosaka un nodrošina problēmas risinājumu Atbildīgais darbinieks Nekavējoties iespējams veikt korektīvo darbību Novērš neatbilstību vai tās sekas un informē valdes priekšsēdētāju Administrācija Valdes priekšsēdētājs versija: 2 Konstatē neatbilstību, problēmu vai rodas ierosinājums un informē valdes priekšsēdētāju Jebkurš darbinieks Iespējamie cēloņi: • Iztrūkstoša vai nepilnīga dokumentācija; • Neatbilstošs materiāls; • Neatstrādāta tehnoloģija; • Nepilnīga konstrukcija; • ‘neatbilstošas iekārtas, aprīkojums vai mērierīces; • Neatbilstošas darbinieka zināšanas; • Avārijas situācijas u. c. Informē klientu (ja bija klienta sūdzība) Nav iespējams veikt korektīvo darbību Fiksē lēmumu problēmu reģistrā Fiksē Neatbilstību reģistrā veiktās darbības Korektīvo un preventīvo darbību vadība Pārskata neatrisinātās problēmas un ja iespējams ierosina pilnveidošanas darbību 28
Korektīvo un preventīvo darbību vadība Neatbilstību vadība Rīcība ārkārtas situācijās versija: 2 Konstatē ka ir iespējams veikt korektīvo vai preventīvo darbību Pārskata, vai noteiktā darbība identificē jaunus riska faktorus vai izmaiņas iepriekšējos, vai ir nepieciešamība pēc jauniem kontroles pasākumiem vai izmaiņām esošajos kontroles pasākumos Valdes priekšsēdētājs Nē Jā Darba vides vadība Atbildīgais darbinieks Nodrošina korektīvās un preventīvās darbības veikšanu un informē valdes priekšsēdētāju Darba vides vadība Valdes priekšsēdētājs Analizē procesu darbību un efektivitāti Pārskata veikto darbību rezultātu un fiksē Neatbilstību reģistrā Vadības pārskate 29
Dokumentu, pierakstu un datu glabāšana versija: 2 Administrācija Identificē saglabājamos papīra/ elektroniskos dokumentus, pierakstus un datus, nosaka to glabāšanas ilgumu Sagatavo un saskaņo lietu nomenklatūru Valdes priekšsēdētājs Administrācija/ atbildīgie darbinieki Lietu nomenklatūru sagatavo gada beigās nākamajam gadam Apstiprina lietu nomenklatūru, parakstot to Gada laikā veidojas jaunas neparedzētas lietas Iekļauj lietu nomenklatūrā saglabājamos papīra formāta un/vai elektroniskos dokumentus/ pierakstus/ datus Nosaka dokumentu/ pierakstu/ datu glabāšanas laiku Jaunas lietas neveidojas Identificē papīra dokumentu, pierakstu un datu mapes vai žurnālus ar tādu pašu nosaukumu, kāds ir noteikts lietu nomenklatūrā Pierakstus (protokolus) atbildīgais darbinieks aizpilda atbilstoši rokasgrāmatā procesos noteiktajam Nodrošina elektronisko dokumentu, pierakstu (protokolu), datu aizsardzību un saglabāšanu Novecojušus un nederīgos dokumentus, pierakstus, datus no aprites izņem, uzglabā un iznīcina saskaņā ar lietu nomenklatūrā norādīto uzglabāšanas laiku. Elektroniskos datus pēc uzglabāšanas termiņa beigām izvērtē un saglabā vai izdzēš, ja saglabā, tad identificē atšķirīgā veidā Dokumentu, datu t. sk. pierakstu (protokolu) saglabāšanu nodrošina atbilstoši apstiprinātajai lietu nomenklatūrai 30
Saņemto un nosūtāmo dokumentu vadība Administrācija Sagatavo nosūtāmo dokumentu pēc vadības uzdevuma Saņem dokumentu Reģistrē dokumentu saņemto dokumentu reģistrā Nodod saņemtā dokumenta oriģinālu/kopiju adresātam Nereģistrē: informatīvos materiālus; bukletus; e-pastus versija: 2 Izstrādā atbilstoši MK noteikumiem Nr. 154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi” Reģistrē dokumentu nosūtīto dokumentu reģistrā Izdrukā dokumentu un nodod to parakstīšanai Saglabā dokumenta oriģinālu/kopiju mapē atbilstoši lietu nomenklatūrai Valdes priekšsēdētājs Paraksta sagatavoto dokumentu Administrācija Nodrošina dokumenta nosūtīšanu adresātam Saglabā dokumenta oriģinālu vai tā kopiju nosūtīto dokumentu mapē 31
Datu analīze un uzlabojumu ieviešana versija: 1 Lai noteiktu vadības sistēmas uzlabošanas pasākumus, uzņēmuma vadītājs regulāri veic datu analīzi. Balstoties uz datu analīzes rezultātiem tiek pieņemti lēmumi kvalitātes vadības sistēmas uzlabojumu ieviešanai. Datu analīze tiek veikta vadības pārskatē un pieņemtie lēmumi tiek fiksēti vadības pārskates protokolā. 32
Kvalitātes vadības sistēmas rokasgrāmatas pielikumi 33
Izmantojamās veidlapas versija: 1 # Veidlapas (formas) nosaukums Apstiprināšanas datums Versijas numurs 1. Neatbilstību reģistrs 1 2. Audita ziņojums 1 3. Iekšējā audita neatbilstību/ novērojumu pārskats 1 4. Iekšējā audita programma 1 5. Apakšuzņēmēju un piegādātāju datubāze 1 6. Apmācību reģistrs 1 7. Kvalitātes rokasgrāmatas reģistrs 1 8. Akts par klienta īpašuma bojājuma konstatāciju/ pretenziju 1 9. Procesu raksturotāju novērtējuma tabula 1 34
Скачать презентацию APSTIPRINU SIA Katleri Valdes priekšsēdētājs ______ A Blanks
8023718ab03bdcaec6bca1e75d5b4278.ppt