Anders Werken 1 Inleiding — context

Anders Werken

1. Inleiding - context • Beslissing Vlaamse Regering : BBB 04/02/2005 • Principes: – Afstemming op de organisatiestructuur – Maximaal samenbrengen administraties, functioneel bevoegde kabinettenen strategische beleidsraden – Anders Werken – Aanwezigheid in Brussel, hoofdstad van Europa – Deconcentratie van de diensten – Concentratie in VAC in de provinciehoofdplaatsen – Creëren schaalvoordelen – Budgettair neutraal – Bewaking van de kwalitatieve huisvesting

Anders Werken

VROEGER Piramidale hiërarchie Parafencultuur Vriendjespolitiek Gebrek aan efficiëntie Fragment uit “de collega’s” van J. Matterne

NU & Toekomst Vlaamse overheid wil een OPEN huis zijn Dynamisch Performant Economisch welvarende regio binnen Europa

Veranderende omgevingsfactoren • Hoe spelen we als organisatie in op veranderingen? – In de organisatie – Verwachtingspatronen van de burgers – Innovatieve middelen • Andere omgangsvormen – Tijd & plaats

• Andere verhoudingen – Werken & managen op afstand (telewerk) – Meer autonomie – Besluitvorming & communicatie – Omgang met elkaar • Nieuwe vaardigheden – (meer) digitaal werken – Plaats en tijdonafhankelijke werken

Anders werken als katalysator voor: • Kennisdeling – Groepsklassementen en –documentatie – Steeds geactualiseerde informatie • Open cultuur en betere samenwerking – Communicatie – Teamwerk – Ervaringsgericht leren – Inspringen bij afwezige collegae

• Manier van leidinggeven: – Toegankelijkheid – Aansturing van verschillende teams – Coaching i. p. v. hiërarchische sturing – Stimuleren van creativiteit – Sturen op resultaten – Responsabilisering van medewerkers

Anders werken als katalysator voor: • Gemotiveerde ambtenaren – Verantwoordelijkheden – Zelfstandig en resultaatgericht werken – Telewerk • Uitbouwen back-office vr Electronicgovernment – Digitale werking – Proceshertekening

Doelstellingen voor de betrokken diensten: VISIE op hun toekomstige organisatie • In kaart brengen van huidige manier van werken • Uitwerking EIGEN concept, ambitie op Korte Termijn • Veranderingstraject als LEERPROCES Want Verandering moet gedragen worden door de leidinggevenden én de basis

Kantoor van de toekomst • Ondersteunt de werking van de organisatie • Moedigt de open cultuur aan • Werkplekken, aangepast aan de uit te voeren taken (wisselend!) • Ondersteunt digitale werking • Verminderen van leegstand (efficiënter gebruik) Uitgangspunten Anders Werken

Anders Werken Faciliteiten Hoe kunnen de aangeboden faciliteiten deze visie ondersteunen? Door een efficiënte uitbouw van een geschikte werkomgeving

Generiek concept = mix van diverse types werkplekken • Werkplekken Opmerking : géén toegewezen plaatsen • • Overlegfaciliteiten Publieksruimten Archief en documentatie Diversen

Open werkplekken Werkplek in de open ruimte, vrije of groepsopstelling is mogelijk Clean desk-principe

Concentratiewerkplekken Werkplek in een afgesloten ruimte voor geconcentreerd werk Individuele Cockpit

Lounge werkplek Werkplek om rustig alleen of met 2 te werken, intern of extern overleg

Touch down werkplekken Werkplek voor kort gebruik bvb. raadplegen van mailbox

Bibliotheek Ruimte voor het raadplegen van documentatie met stiltewerkplekken (bvb : juridisch werk)

Overlegfaciliteiten

Telefoneerhoek Plek geschikt voor het voeren van telefoongesprekken

Informele overlegruimte • informeel overleg • privacy • aandacht voor akoestiek

Gesloten vergaderzalen Afgesloten ruimte voor (vertrouwelijke) vergaderingen en presentaties

Teamcockpit Afgesloten ruimte waarvan een team altijd gebruik kan maken voor het intern overleg (kleine vergaderzaal)

Projectkamer Afgesloten ruimte waar een team gedurende de periode van een project gebruik van kan maken

Publieksruimten

Ontvangstruimte Zithoek in de nabijheid van het onthaal

Koffiehoek Pauzeruimte voor het personeel in de nabijheid van de kitchenette, waar men informeel kan samen komen en iets eten en/of drinken

Archief en documentatie

Halfhoge dossierkasten • Regelmatig geraadpleegde dossiers • Opstelling in open ruimte • Bekijken van dossiers op bovenblad

Archiefruimte Opslagruimte voor dossiers met een semi-statisch karakter

Serviceruimte Ruimte voor printer, fax, kopieermachine, . . .

Diversen

Lockers & vestiaire Afsluitbare kastjes voor persoonlijke spullen afgewisseld met vestiaire

Post- en telefoonmeubel Persoonlijke postvakjes en laadwand voor draadloze telefoontoestellen

VAC Gent

Invulling Anders Werken

Andere projecten - Boudewijngebouw (2000 & 2005) - Phoenix (2003) - VAC Hasselt (Hendrik Van Veldeke) (2002) - Arenberg (2006) - Ellips (2006 & 2009) - VAC Antwerpen (Anna Bijns) (2006) - VAC Leuven (2010) - VAC Brugge (Jacob Van Maerlant) (2011) - VAC Gent (2014)

Voor bijkomende vragen www 2. vlaanderen. be/bbb/nieuw_personeelsbeleid/anderswerken. htm