АНАЛИЗ ПРОГРАММЫ ПО СОЗДАНИЮ КОНСУЛЬТАЦИОННОГО ЦЕНТРА ПРИ БАЛТИЙСКОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ УНИВЕРСИТЕТЕ ИМЕНИ ИММАНУИЛА КАНТА «СЛУЖБА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ» . ПЛАН-ГРАФИК. План - график является общим документом планирования, составляется в виде таблицы, упрощает работу за счёт организации деятельности и позволяет контролировать затраты, что особенно важно на начальном этапе. Календарный план (график) производства работ, безусловно, является одним из ключевых документов. Виды планов Разделяют разные виды планов, в зависимости от широты решаемых задач и вида документации, куда они входят. Для подготовительного периода, как правило, составляется отдельный календарный график. В программе по созданию консультационного центра предлагаем использовать этот вид графика. Порядок разработки календарного плана: Ø составляется перечень (номенклатура) работ; Ø в соответствии с номенклатурой по каждому виду работ определяются их сроки; Ø После составления графика производится выбор методов производства основных работ;
Изменение вида таблицы. НАИМЕНОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ СРОК ПРОВЕДЕНИЯ Добавление граф «Перечень работ и мероприятий» , «Контрольные показатели» позволяет увидеть планируемый результат выполнения работ. № этапа Перечень работ и мероприятий программы Сроки выполнения работ Контрольные показатели и документы
Изменение содержания планаграфика Сроки выполнения работ целесообразно сократить и перенести на январь-июнь 2013 года: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Разработка необходимой документации для создания службы (январь 2013) Поиск подходящей аудитории в корпусе факультета филологии и журналистики (февраль2013) Оборудование помещения и рабочих мест сотрудников Службы (март 2013) Поиск и подбор персонала (силами подрядного коллектива) (апрель 2013) Создание сайта Службы (май 2013) Проведение рекламных мероприятий для привлечения потребителей к услугам Службы (июнь 2013)
Разработка необходимой документации для создания службы (январь 2013) Поскольку Консультационный центр создается на базе БФУ нет необходимости оформлять регистрационную, лицензирующую документацию, а также разрабатывать Устав Службы оформления документов. Для оформления Положения о службе, инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с конфиденциальными документами, правил внутреннего трудового распорядка и должностных инструкций достаточно будет одного месяца.
Поиск подходящей аудитории в корпусе факультета филологии и журналистики (февраль2013) В соответствии с финансовым планом программы Служба не арендует помещение, а производит поиск подходящей аудитории в корпусе БФУ, предоставляемую для Консультационного центра университетом бесплатно. При необходимости заключается письменное соглашение с деканатом о прикреплении помещения за сотрудниками Службы
Оборудование помещения и рабочих мест сотрудников Службы. (Март 2013) Закупка необходимого оборудования при отсутствии в аудитории Закупка осветительных приборов Закупка шкафов: для одежды и для документации Закупка стульев для клиентов* (стулья из аудиторий) Закупка рабочих столов (из аудитории) Закупка персональных компьютеров* Ноутбуки сотрудники предоставляют себе сами Закупка МФУ Телефон (университетский) Закупка принадлежностей для хранения документов: сегрегатор, папка и т. д. Корзины для бумаг — 1 шт
Поиск и подбор персонала (силами подрядного коллектива) (апрель 2013) Подбор персонала производится путем размещения объявлений о вакансиях на сайте университета, в газетах бесплатных объявлений, на специализированных сайтах для поиска работы (rabota 39. ru, job. ru). Оформление сотрудников на работу производится не силами подрядного коллектива а сотрудниками отдела кадров БФУ.
Создание сайта Службы (май 2013) С помощью сайта можно улучшить информационное обеспечение клиентов, он доступен для посетителей круглосуточно. Кроме этого, информирование посетителей сайта существенно дешевле рассылки бумажной корреспонденции.
Проведение рекламных мероприятий для привлечения потребителей к услугам Службы (июнь 2013) Проведение рекламных мероприятий для привлечения потребителей к услугам Службы заключается в: • разработке и публикации рекламных буклетов • интервьюировании руководителей проекта • Размещении рекламы на плазмах в корпусах университета • Размещении рекламы на сайте университета и в том числе электронной версии консультационного центра
После анализа плана-графика реализации мероприятий программы по созданию консультационного центра при БФУ им. И. Канта «Служба оформления документов» измененный документ будет выглядеть следующим образом:
№ этапа 1. Перечень работ и мероприятий программы Разработка необходимой документации для создания службы Сроки выполнения работ Контрольные показатели и документы Январь 2013 • Разработка Положения о службе • Разработка инструкции по делопроизводству • Разработка инструкции по работе с конфиденциальными документами • Разработка правил внутреннего трудового распорядка • Разработка должностных инструкций Поиск подходящей аудитории в 2. корпусе факультета филологии Февраль 2013 и журналистики Письменное соглашение с деканатом о прикреплении помещения за сотрудниками Службы 3. Оборудование Помещения и рабочих мест сотрудников Службы. Март 2013 Закупка необходимого оборудования при отсутствии в аудитории 4. Поиск и подбор персонала (силами подрядного коллектива) Апрель 2013 Поиск сотрудников среди студентов 2 -4 курса специальности «Документоведение и ДОУ» 5. Создание сайта Службы Май 2013 Сайт Службы 6. Проведение рекламных мероприятий для привлечения потребителей к услугам Службы Июнь 2013 Проведение рекламных мероприятий для привлечения потребителей к услугам Службы: • разработка и публикация рекламных буклетов • интервьюирование руководителей проекта • размещение рекламы на плазмах в корпусах университета • размещение рекламы на сайте университета и в том числе электронной версии консультационного центра
Скачать презентацию АНАЛИЗ ПРОГРАММЫ ПО СОЗДАНИЮ КОНСУЛЬТАЦИОННОГО ЦЕНТРА ПРИ БАЛТИЙСКОМ
презентация график.pptx