ALCALDIA DE PITALITO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

ALCALDIA DE PITALITO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MIGUEL ANTONIO RICO Alcalde Municipio de Pitalito ALIS MEZA MARTINEZ Representante de la Alta Dirección Demás miembros del Concejo de Gobierno Mayo de 2016

AGENDA: 1. Presentación Equipo de Trabajo 2. Objeto y Alcance del proyecto 3. Grado de Avance del Sistema Integrado (ISO 9001: 2008) 4. Plan de Trabajo para actualización ISO: 9001: 2008 A ISO: 9001: 2015 (Adición, Modificación y Prorroga) 5. Mapa de Proceso (Roles y Responsabilidades)

1. EQUIPO DE TRABAJO INICIAL Director de Proyecto Personal de Apoyo (1) Asesor Senior (1) Asesor Junior (1)

Ingeniera Shirley Villamizar Villarreal – Directora Proyecto Estudios. Ingeniero industrial de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en Calidad de procesos, estudios complementarios en Sistemas Integrados de Gestión y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público. Experiencia. Dirección de procesos organizacionales. Estructuración y Mejoramiento de Procesos a través de la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad para el Sector Estatal (NTC: GP 1000 - MECI). Consultoría en la Implementación de Sistemas de gestión de calidad. Capacitadora de la Escuela Superior de Administración pública (ESAP) para huila, Caquetá y putumayo. Empresas. Alcaldía de El Paujil, Alcaldía de Puerto Rico, Alcaldía de Montañitas, Alcaldía de Neiva, GETECNI, ESAP, EPN, OPTIMUS TRANS SERVICES, Consultores Asociados del Huila. Entre otras

ADMINISTRADOR Consultor - Senior DE EMPRESAS- Estudios: Administración de Empresas, especialista en gerencia de proyectos, estudios complementarios en Sistemas Integrados de Gestión y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público y Privado. Experiencia: en gerencia, diseño, coordinación, diagnostico, implementación, auditorías internas, de II parte a proveedores, con mas de 300 auditorías externas de certificación y seguimiento a sistemas de gestión de calidad integrados ISO 9001: 2008, NTC GP 1000: 2009 – MECI (Modelo de Estandarización de Control interno), ISO 14001: 2004, OSHAS 18001: 2007, ISO 26000 en organizaciones de los sectores de construcción, minero, transportes, producción, laboratorios, empresas estales. . Empresas: Ecopetrol S. A. , Grupo Bureauveritas Quality Internacional. BVQI Colombia Ltda , Petrobras Combustibles S. A. , Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio. EAAV – Meta, Universidad Nacional de Colombia, Alcaldía de Neiva, Camara de Comercio, SENA , INFIHUILA Entre otras

Ingeniera Victoria Barreiro González – Asesor Junior Estudios. Ingeniero industrial de la Universidad Corporación Universitaria del Huila CORHUILA, estudios complementarios en Sistemas Integrados de Gestión y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público. Experiencia. Líder Estratégico de Gestión Estructuración y Mejoramiento de Procesos a través de la Implementación y Mantenimiento de Sistemas Integrados de Gestión (ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004, OHSAS 18001: 2007). Estructuración y Mejoramiento de Procesos a través de la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad para el Sector Estatal (NTC: GP 1000 - MECI). Consultoría en la Implementación de Sistemas Integrados de Gestión. Empresas. Alcaldía de El Paujil, Alcaldía de Puerto Rico, Alcaldía de Montañitas, En el Caquetá Alcaldía de La Plata, Alcaldía de Neiva, en el Huila, Gobernación del Huila, GETECNI, Cámara de Comercio de Neiva, Agua Pura la Cascada, Hostería Matamundo, Hotel campestre Los Gabrieles, Hotel Casablanca, Hospital Dptal de Garzón.

Administradora de Empresas Nury Villamizar Villarreal – Asesor Junior Estudios. Administradora de empresas de la Universidad INCCA de Colombia, estudios complementarios en Sistemas Integrados de Gestión y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público y Privado. Experiencia. Estructuración y Mejoramiento de Procesos a través de la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Gestión (ISO 9001: 2008, NTC GP 1000). Estructuración y Mejoramiento de Procesos a través de la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad para el Sector Estatal (NTC: GP 1000 - MECI). Consultoría en la Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad. Empresas. Alcaldía de Pitalito, Alcaldía de Neiva, en el Huila, Alcaldía de El Paujil, Alcaldía de Puerto Rico, Alcaldía de Montañitas, en el Caquetá, GETECNI.

2. OBJETO Y ALCANCE CONTRATO No. 173 de 2015: “ DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y FORTALECIMIENTO MECI SEGÚN DECRETO 943 DE 2014 DEL MUNICIPIO DE PITALITO”

3. GRADO DE AVANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Evaluación Inicial Planeación Seguimiento Certificación Capacitación Documentación Implantación Ajustes Mejoramiento

PRODUCTOS DE LA ETAPA 1 EVALUACIÓN INICIAL: q DIAGNOSTICO q SEMSIBILIZACIÓN AL PERSONAL PRODUCTOS DE LA ETAPA 2 PLANEACIÓN: q CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES q CONFORMACIÓN DE COMITÉ DE MECI Y CALIDAD q DELEGADO DE REPRESENTANTE POR LA ALTA DE DIRECCIÓN q PLATAFORMA ESTRATEGICA (POLITICA, OBJETIVOS DE CALIDAD) q MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

PRODUCTOS DE LA ETAPA 3 CAPACITACIÓN: q SEMSIBILIZACIÓN A LOS FUNCIONARIOS DEL SIG q CAPACITACIÓN EN PLATAFORMA ESTRATEGICA COMITÉ MECICALIDAD q CAPACITACIÓN POR PROCESO SOBRE TODOS LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA (MANUALES, PROCEDIMIENTOS, CARACTERIZACIONES, RIESGOS, FORMATOS, FICHAS TÉCNICAS DEL INDICADOR ETC) q CAPACITACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS q CAPACITACIÓN EN ATENCIÓN AL CIUDADADANO q CAPACITACIÓN EN ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

q CAPACITACIÓN EN PRODUCTO NO CONFORME SOCIALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA SU RESPECTIVA APROBACIÓN PARTICIPACIÓN DE COMITES DE MECI-CALIDAD REUNIONES PERIODICAS SOCIALIZANDO EL GRADO DE AVANCE DEL PROYECTO A LOS SUPERVISORES

PRODUCTOS DE LA ETAPA 4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MECI-CALIDAD q MAPA DE PROCESOS q POLITICAS, OBJETIVOS, CODIGOS q CARACTERIZACIÓN q PROCEDIMIENTOS q FORMATOS q MANUALES, PLANES q INSTRUCTIVOS q ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

q FICHAS DE INDICADORES POR PROCESOS, CONSOLIDADO DE INDICADORES q PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTOS DE IMPLEMENTACIÓN: LA ETAPA 5 q IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIETNOS Y FORMATOS PRODUCTOS DE LA ETAPA 6 SEGUIMIENTO: q AUDITORIA INTERNA q MEDICIÓN Y ANALISIS DE INDICADORES

RESULTADO DE LA AUDITORIA INTERNA La auditoria interna al SGC desarrollada el pasado mes de Octubre se detectaron 9 No conformidades distribuidas así:

Descripción de no conformidades por proceso 3 2 1 GESTION Y MEJORA GESTION DOCUMENTAL 2 1 GESTION DEL GESTION DE TALENTO HUMANO RECURSOS FISICOS ATENCION AL CIUDADANO

NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDAD No se evidencia la designación de representante por la dirección para el sistema de gestión de la calidad, se cuenta con la Resolución No. 084 del 21 de agosto de 2015 Por la cual se actualiza el comité de coordinación de con trol interno, el equipo para la actualización y mantenimiento del modelo estándar de control interno MECI 1000 -2014 y se designa el representante de la alta dirección, determinando sus funciones y operación. Al revisar las tablas de retención documental, se encuentra que estas no se encuentran actualizadas y aprobadas, según los cambios organizacionales que se han presentado. La entidad cuenta con el documento Evaluación de la Eficacia de la Capacitación, sin embargo, no se cuenta con registros de las evaluaciones de la eficacia de las capacitaciones, inducción y re inducción, realizada el 26 y 27 de marzo de 2015 relaciones interpersonales, el día 20 de octubre de 2015, PROCESO ESTADO GESTION Y MEJORA REVISAR EVIDENCIA CIERRE GESTION DOCUMENTAL ABIERTA GESTION DEL TALENTO HUMANO REVISAR EVIDENCIA DE CIERRE

NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDAD La entidad cuenta con el documento EVALUACION DE COMPETENCIAS, sin embargo, no se evidencia registros de que la organización se asegure que su personal es consciente de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad y de la pertinencia e importancia de sus actividades La entidad cuenta con el establecimiento de un plan de adquisiciones para la vigencia 2015. Al verificar la entrada 201500086 de equipos de computo, del 24 de octubre de 2015, proveedor Fabián Ricardo Morales Escobar este se registra a través del HAS; Sin embargo, no se evidencia registros de evaluación y re-evaluación de proveedores La entidad ha dispuesto una herramienta para el análisis de indicadores FICHA TECNICA Y ANALISIS DE INDICADORES. Sin embargo, no se evidencia la medición de los mismos: Cumplimiento metas plan de desarrollo, PQRS Atendidas Oportunamente, - Nivel de satisfacción del cliente: solo se cuenta con medición del mes de septiembre de 2015, cuando su frecuencia de medición es mensual. - Plan de Comunicación, - Plan de Mantenimiento: - Plan de Compras: valor plan ejecutado / valor programado, no se tiene, debido a que cuenta con un global, por lo cual se debe establecer para funcionamiento. Oportunidad en la ejecución en los procesos de contratación. - Programa de Auditorias. Impacto de las recomendaciones realizadas. - Cumplimiento Metas plan de desarrollo. Cumplimiento presupuestal plan de desarrollo, - Programa de gestión documental. - Cierre de ACAP, - Cumplimiento plan de bienestar. - Eficacia de las capacitaciones. - Competencias del Personal PROCESO ESTADO GESTION DEL TALENTO HUMANO REVISAR EVIDENCIA CIERRE GESTION DE RECURSOS FISICOS REVISAR EVIDENCIA CIERRE GESTION Y MEJORA REVISAR EVIDENCIA CIERRE

NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDAD PROCESO ESTADO No se cuenta con registros que evidencien el seguimiento a la contestación oportuna de PQRS, a pesar de que los responsables del proceso manifiestan que este se realiza a través de correos y llamadas telefónicas a los responsables de la contestación. ATENCION AL CIUDADANO REVISAR EVIDENCIA CIERRE La entidad ha establecido el documento Producto No Conforme V 1, cuenta con una matriz de identificación de servicios no conformes, sin embargo no se cuenta con evidencias de registros de servicios no conformes. ATENCION AL CIUDADANO REVISAR EVIDENCIA CIERRE La entidad ha establecido el documento Procedimiento: Acciones Correctivas, Preventivas y De Mejora V 1, sin embargo no se cuenta con evidencias de registros de acciones correctivas ni preventivas con el fin de tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. GESTION Y MEJORA REVISAR EVIDENCIA CIERRE

GRADO DE AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: AVANCE DEL PROYECTO 100% 90% 85% 80% 70% Series 1 60% 50% 40% 30% AVANCE TOTAL

ACTIVIDADES PENDIENTES PARA CERTIFICAR CON ISO 9001: 2008 q REVISIÓN DE CIERRE DE NO CONFORMIDADES GENERADAS DE LA AUDITORIA INTERNA q MEDICIÓN DE INDICADORES q REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN q ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN Y PQRS q SEMSIBILIZACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4. PLAN DE TRABAJO ISO: 9001: 2015

5. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA ALTA DIRECCIÓN:

MUCHAS GRACIAS