Aktywne słuchanie podstawą dialogu Urząd Gminy w Popielowie

Aktywne słuchanie podstawą dialogu Urząd Gminy w Popielowie Powiat Opolski Województwo Opolskie

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (1) (geneza, cel, sposób działania, itp. …), Efektywne funkcjonowanie Urzędu Gminy w Popielowie, w którym pracuje obecnie 35 osób (w tym 30 osób na stanowiskach urzędniczych), opiera się na stałym budowaniu kultury organizacji sprzyjającej kształtowaniu dobrych relacji międzyludzkich i motywującej atmosfery pracy. Pracownicy Urzędu Gminy w Popielowie utożsamiają się z miejscem pracy. Obserwujemy ich duże zaangażowanie, inicjatywę i odpowiedzialność przy wykonywaniu powierzonych zadań. Dzięki polityce „otwartych drzwi” – co jest możliwe przy takiej liczbie pracowników - kierownictwo na bieżąco uzgadnia sposób postępowania i rozwiązywania problemów. Wspierane są pomysły oraz model pracy zespołowej. Bodźcem do zapoczątkowania badań ankietowych jako narzędzia dialogu było wdrożenie w 2011 r w Urzędzie Gminy w Popielowie elementów zarządzania jakością.

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (2) (geneza, cel, sposób działania, itp. …), W roku 2011 po raz pierwszy kierownictwo Urzędu zdecydowało o przeprowadzeniu ankiety wśród pracowników, która odpowiadać miała na podstawowe pytanie dotyczące: • • • komunikacji wewnętrznej oraz obiegu dokumentów zgodności wykonywanych zadań z oczekiwaniami i aspiracjami zawodowymi, warunków pracy, w tym traktowania przez przełożonych Czy mówimy o swoich odczuciach i oczekiwaniach w sposób odważny, jasny i precyzyjny ? Opracowano: „ Ankietę zadowolenia z pracy. ” zestaw 20 pytań „ Ankietę samooceny Systemu Kontroli Zarządczej. ” część anonimowa – zestaw 22 pytań, na temat np. zdania na temat przełożonych części nieanonimowej - zestaw 12 pytań na temat znajomości procedur i zasad funkcjonowania urzędu. Pomimo bezpośrednich kontaktów na co dzień wyniki okazały się zaskakujące.

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: (Dlaczego jest to ważne rozwiązanie? Na jakie problemy odpowiada / jakie problemy rozwiązuje? ) Przeprowadzona ankieta pozwoliła na usystematyzowanie opinii pracowników na temat m. in. warunków wykonywanej pracy, przepływu informacji, dostępu do wiedzy. W efekcie przyczyniła się do wdrożenia działań usprawniających oraz do zwiększenia zadowolenia z wykonywanej pracy. Badanie ankietowe wskazało obszary które należy doskonalić: Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Gminy w Popielowie? Wyniki samooceny z 2013 r. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, - aby skutecznie realizować powierzone zadania?

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania (a) Jaka była ocena przez pracowników i kierownictwo, czy nastąpiła poprawa warunków pracy, czy nastąpił wzrost motywacji pracowników (np. atmosfera, zaufanie, zaangażowanie, itp. ), oraz (b) czy udokumentowano wpływ rozwiązania na ekonomiczną kondycję podmiotu i jakość / ilość / efektywność świadczonych usług) Działania doskonalące : Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna: opracowanie procedur załatwiania spraw i formularzy, udostępnienie ich w Elektronicznym Biurze Obsługi Interesanta, wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych. Planowanie szkoleń oraz wdrożenie szkoleń wewnętrznych. Równomierność rozłożenia zadań na wszystkich pracowników, Weryfikacja zakresów czynności, wzajemne zastępstwa. Poprawa atmosfery pracy Zorganizowanie spotkania integracyjnego (2012, 2013) 70% 60% EFEKT : wzrost zadowolenia z wykonywanej pracy Pytanie : Czy wykonywana praca przynosi Pani / Panu satysfakcję (ankieta III 2013) 50% 40% 2011 30% 2012 20% 2013 10% 0% tak raczej tak trudno powiedzieć raczej nie

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania (Jaki był stopień włączenia / zaangażowania pracodawcy i pracowników w proces planowania i wdrażania zgłoszonego rozwiązania? Czy obie strony wzajemnie się informowały i mogły się angażować na kolejnych etapach procesu? ) Informacja • Powołaliśmy zespół odpowiedzialny za koordynację samooceny, czyli za przygotowanie formularza, przeprowadzenie ankiety oraz opracowanie jej wyników. Praca zespołowa • Zasady przeprowadzenia ankiety zostały omówione z pracownikami podczas spotkania. Przeprowadzono także indywidualne rozmowy z pracownikami dotyczące istoty badania oraz roli jakie odgrywa w systemie kontroli zarządczej, a także zarządzania jakością. • Podczas rozmowy pracownicy mieli możliwość zgłaszania pytań i uwag dotyczących formularza oraz sposobu przeprowadzenia ankiety Dyskusja i działania usprawniające • Zagwarantowaliśmy pełną anonimowość oraz brak negatywnych konsekwencji ze strony kierownictwa w razie otrzymania niezadawalających wyników. Komfort • Wyniki zostały omówione w trakcie spotkania z pracownikami w formie prezentacji multimedialnej. • Wypowiedzi podczas dyskusji to cenne wskazówki na temat tego, co należy zmienić w kolejnych badaniach, a przede wszystkim w pracy. CIĄGŁY PROCES

Trwałość zgłaszanego rozwiązania (W jakim stopniu zgłaszane rozwiązanie jest włączone w system zarządzania jednostką? ) Badania ankietowe przeprowadzone zostały w latach 2011 – 2013 i będą kontynuowane. Pracownicy mieli możliwość wyrażenia swoich odczuć i opinii - na temat zadowolenia z pracy i relacji międzyludzkich ( I kwartał każdego roku ) - na temat funkcjonowania Urzędu (IV kwartał każdego roku) Czy uzyskuje Pani/Pan pomoc ze strony bezpośredniego przełożonego w rozwiązywaniu problemów i załatwianiu spraw? Wyniki zostały porównane i omówione. Następnie wdrożono działania usprawniające. Odsetek odpowiedzi na TAK Wyniki ankiet anonimowych 2011 -2013 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 odpowiedzi tak 201377% 69% 85% 96% 88% 92% 96% 58% 92% 77% 88% 73% 96% 100% 96% 92% 85% 88% 96% 69% odpowiedzi tak 201277% 64% 86% 77% 95% 95% 59% 95% 86% 68% 45% 82% 91% 86% 91% 59% 95% 91% 64% odpowiedzi tak 201188% 54% 88% 58% 83% 96% 83% 13% 92% 71% 54% 58% 92% 96% 88% 96% 50% 79% 83% 79% 33% Rekomendacje: respektowanie uwag i opinii podejmowanie działań po uzyskaniu wyników pracownicy mają poczucie, że ankieta miała sens i przekłada się na czyny.

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych: Jak liczna jest grupa podmiotów, które mogą być zainteresowane adaptacją rozwiązania, jakie nakłady są niezbędne do wdrożenia rozwiązania (tj. administrowania nim, konieczność posiadania wykwalifikowanej kadry), oraz ew. czy jest możliwość rozłożenia wdrażania na etapy, itp. ? aktywne wsłuchanie się w opinie pracowników jest podstawą dialogu, planowania i podejmowania trafnych decyzji POLSKA NAGRODA JAKOŚCI XIX edycja 2013 LAUREAT w kategorii: ORGANIZACJA PUBLICZNA SAMORZĄOWA - GMINA 2013 – Uroczystość otrzymania Polskiej Nagrody Jakości na Zamku Królewskim w Warszawie W szczególności badania ankietowe powinny być stosowane w małych urzędach, gdzie wydaje się, że wiemy wszystko o współpracownikach i relacjach między nimi. - przeprowadzenie ankiety nie musi generować znaczących wydatków, może opierać się na pracy własnej i wykorzystaniu prostych formularzy - otrzymane wyniki są niezwykle istotne i powinny być uwzględniane przy podejmowaniu decyzji. OSTATNIE SUKCESY i EFEKTY NASZEJ PRACY 2012 – Budynek Strażnicy OSP w Popielowie Dziękujemy za uwagę 2013 – Kompleks boisk sportowych wraz z halą gimnastyczną przy szkole podstawowej w Karłowicach