Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к. 905 корп. 1) м. т. (029) 666 37 44; 856 37 44
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Тема 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1. Основные понятия и определения. Требования к документированной информации, ее свойства. 2. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации и их виды. Унифицированные формы документов. 3. Нормативная и методическая база делопроизводства и документооборота. Регулирование делопроизводства. Цель лекции: дать представление о месте и роли делопроизводства в цикле управленческих дисциплин; об основных понятиях делопроизводства; о подходах к регулированию делопроизводства на государственном и локальном уровнях
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров 1. Основные понятия и определения. Требования к документированной информации, ее свойства Делопроизводство – вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки, создания и оформления документов в процессе управления (документирование), и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления, т. е. документооборот (движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки). Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. N 323 -З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» )
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы делопроизводства в процессе осуществления им управленческих функций. ДОУ является основополагающей технологией управления, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о 1) текущем состоянии дел для принятия обоснованных управленческих решений и 2) контроле их выполнения. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или, например, при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п. ).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т. п. ); по типу (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные); по степени сложности (простые и сложные); по месту составления (внешние и внутренние); по срокам исполнения (срочные и несрочные); по происхождению (служебные и личные); по степени гласности (обычные и ограниченного доступа [для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др. ]); по юридической силе (подлинные [действительные и недействительные] и подложные); по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка); по срокам хранения (постоянного и временного срока хранения [более 10 лет, до 10 лет]). по отражаемым видам деятельности (по общим и административным вопросам; по функциям управления). по наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты и др).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Основные функции документов: -информационная функция; -управленческая функция; -коммуникативная функция; -функция исторического источника; -социальная функция; -правовая функция. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком его оформления. Она определяется соблюдением указанных условий, а также (с точки зрения делопроизводства): - заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это достаточные полномочия; - заверением подлинности подписи должностного лица печатью государственного органа (организации, предприятия).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров 2. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации и их виды. Унифицированные формы документов Унификация документов представляет собой процессы упорядочения деятельности в области документации, сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки (сокращение этапов прохождения документов). Объекты унификации: системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов. Унифицированные системы документации (УСД) ‑ системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Министерство здравоохранения разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Минюста – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Все унифицированные системы документации устанавливаются общегосударственным классификатором унифицированной документации (ОКУД). Сегодня основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010– 95 «Унифицированные документы» .
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров 01 - УСД плановой документации; 02 - УСД организационно-распорядительной документации; 04 - УСД расчетно-денежной документации; 05 - УСД первичной и отчетной бухгалтерской документации; 06 - УСД отчетно-статистической документации; 08 - УСД по торговле; 09 - УСД по внешней торговле; 10 - УСД по ценообразованию; 11 - УСД по изобретениям и открытиям; 12 - УСД по труду и социальным вопросам; 13 - УСД по бытовому обслуживанию населения; 14 - УСД по управлению работой транспортного узла; 15 - УСД по обеспечению пожарной безопасности.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров В 2007 году была утверждена действующая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), в нее вошли: - Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов» ; - Методические указания по практическому применению СТБ 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов» ; - Классификатор унифицированных форм ОРД и пояснительная записка по его применению; - Альбом унифицированных форм ОРД.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6. 38 -2004 был введен в действие с 1 июля 2005 года, пришел на смену стандарту 1995 года. Его положения распространяются на организационнораспорядительные документы, которые подразделяются на три группы: ‑ организационные ‑ положения, уставы, инструкции, правила и др. ; ‑ распорядительные ‑ приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др. ; ‑ справочно-информационные ‑ акты, докладные и объяснительные записки, письма и др. Стандарт закрепил перечень из 32 реквизитов организационнораспорядительных документов, требования к оформлению применяемых бланков документов, их текстов и реквизитов. Стандарт имеет рекомендательный характер.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров В сентябре 2005 году Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) совместно с Научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Бел. НИИДАД) разработали и утвердили приказом Председателя Белкомархива Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6. 38 -2004. Методические указания более подробно (по сравнению со стандартом) изложили единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров С точки зрения практического оформления документов, образующихся в работе государственных органов, организаций и предприятий всех форм собственности Республики Беларусь, большую важность имеют 3 -я и 4 -я части УСОРД - Классификатор унифицированных форм ОРД и Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационнораспорядительных документов и не являются образцами их оформления (документы на их основе должны оформляться в соответствии с действующим законодательством).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Каждой унифицированной форме документа, включенной в состав УСОРД, присвоен собственный десятизначный уникальный код, который может являться составной частью информационного обеспечения при разработке АИС для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения. Код формы ОРД имеет структуру ААББВВВГГГ, где: АА – код системы; ББ – код подсистемы; ВВВ – код вида документа; ГГГ – порядковый номер формы в подсистеме. Например, унифицированная форма документа «Приказ о реорганизации» будет иметь код 0202620001
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД Код Наименование подсистемы 01 Документация по созданию организации 02 Документация по реорганизации 03 Документация по ликвидации организации 04 Документация по приватизации государственных организаций 11 Документация по распорядительной деятельности организации 12 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности 13 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности 21 Документация по приему на работу 22 Документация по оформлению изменений трудовых отношений 23 Документация по увольнению с работы 24 Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска 25 Документация по оформлению поощрений 26 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 27 Документация по оформлению командировок
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Классификатор видов документов, используемых в УСОРД Код вида документа Название вида документа 030 Акт 612 Представление 130 График 620 Приказ 230 Докладная записка 630 Протокол 300 Должностная инструкция 680 Распоряжение 260 Заявление 725 Решение 230 Объяснительная записка 840 Структура численность 240 Письмо-запрос 910 Уведомление 597 Положение 930 Устав 607 Правила и штатная
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров 3. Нормативная и методическая база делопроизводства и документооборота. Регулирование делопроизводства. Все правила и подходы к подготовке и оформлению документов, к работе с ними, к их хранению в архивах разрабатываются на трех уровнях (при этом правила, разработанные на верхнем уровне, применяются на нижних): на международном – международными, межгосударственными и национальными стандартами (они устанавливают единые формы документов и требования к их оформлению, понятные для всех); на республиканском уровне – органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; на локальном – специальными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами организаций (предприятий) всех форм собственности.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров • Стандарт СТБ 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - вступил в силу с 01. 07. 2005 г. ; • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года № 4) – применяется во всех организациях, на ее основе все разрабатывают собственную инструкцию (с изменениями и дополнениями); • Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24. 07. 2003 г. № 27) – отменена, но все основные позиции перенесены в Инструкцию 2009 г. • Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 «О внесении изменений и дополнений…»
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров На уровне отдельных организации или предприятия унификация и стандартизация проводятся путем разработки и утверждения табеля унифицированных форм документов, образующихся в работе организации (предприятия), и, далее, альбома форм этих документов. В табеле определяется не только какой документ по какому вопросу может быть издан в организации (на предприятии), но и кто конкретно может подготовить этот документ, завизировать, подписать, утвердить, где будет храниться тот или иной экземпляр документа, кто будет ответственен за контроль его исполнения и т. п.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров 4. Требования к бланкам документов. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. В государственных органах и организациях (на предприятиях) используются установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов ‑ общий бланк и бланк для письма. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, когда этих документов в организации создается более 200 в год. На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа» .
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Размеры полей ОРД: по СТБ 6. 38 -2004 (нечеткий параметр): - левое – не менее 30 мм; - правое – не менее 8 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм; для республиканских органов государственного управления: - левое – 30 мм; - правое – 10 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм. В таблицах, если текст не помещается, левое поле можно уменьшить до 20 мм, правое – до 8 мм.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Шрифт в тексте ОРД: Тип шрифта: - Times New Roman; оформление обычное; размер: - обычно – не менее 13 пунктов, для республиканских органов государственного управления - 15 пунктов (в таблицах, если текст не вмещается, возможно уменьшать до 13 пунктов); выравнивание: - по ширине, как правило, без переносов. Шрифт на бланке: - используются типографские шрифты размером от 6 -го до 16 -го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. - для реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 -го до 24 -го кегля (размер выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании). - не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Размеры межстрочного интервала текста ОРД: на формате А 5: - один межстрочный интервал (на пишущей машинке); - интервал «точно» 14 пт (на компьютере); на формате А 4: - полтора межстрочных интервала (на пишущей машинке); - одинарный интервал (на компьютере); в таблицах: - возможно уменьшение до интервала «точно» 11 пт (когда текст не вмещается)
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Размеры межстрочного интервала в многострочных реквизитах ОРД: весь реквизит: - интервал «точно» 14 пт; последняя строка составной части такого реквизита: - одинарный интервал; последняя строка такого реквизита: - полуторный интервал (разные реквизиты отделяются друг от друга полуторным интервалом).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь Подпись И. О. Фамилия Дата Одинарный СОГЛАСОВАНО Министр финансов Республики Беларусь Подпись И. О. Фамилия Дата Одинарный Точно 14 пт Одинарный Полуторный
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Стандартные отступы табулятора: 0 — граница левого поля (реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименование должности в реквизите "Подпись" "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Гриф согласования", "Визы", второй ряд реквизитов "Гриф утверждения" (если их несколько), а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "Примечание", "Основание"); 1 ‑ после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12, 5 мм (начало абзацев в тексте); 2 ‑ после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм; 3 ‑ после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Стандартные отступы табулятора (продолжение): 4 ‑ после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм (реквизит "Адресат"); 5 ‑ после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм (реквизиты "Гриф утверждения", второй ряд реквизитов "Гриф согласования", "Гриф ограничения доступа к документу", а с 19. 01. 2009 г. – и "Гриф приложения"); 6 ‑ после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (расшифровка подписи в реквизите "Подпись" на уровне последней строки наименования должности); 7 ‑ после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм (коды; реквизит "Гриф приложения" по Инструкции 2003 года). 8 – после 64 печатных знаков или 160 мм (при альбомной ориентации листа)
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров • При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. • Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10 -15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. • Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Глава 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки. 2. 1. 2. 2. 2. 3. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Скачать презентацию Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления
ДОУ ГУП 1.1 Дело и ДОУ.pptx