Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к. 905 корп. 1) м. т. (029) 666 37 44; 856 37 44
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы Тема 2 СТРУКТУРА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков. 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. 4. Реквизиты ОРД и особенности их оформления. Цель лекции: дать представление о структуре служебных документов; о составе, назначении и особенностях оформления отдельных реквизитов; о применяемых в государственных органах бланках и их особенностях
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД Делопроизводство – вид деятельности, охватывающий
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. Положения СТБ 6. 38 -2004 распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы: ‑ организационные ‑ положения, уставы, инструкции, правила и др. ; ‑ распорядительные ‑ приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др. ; ‑ справочно-информационные ‑ акты, докладные и объяснительные записки, письма и др. В Инструкции по делопроизводству 2009 года упоминаются, в основном, служебные, а не организационно-распорядительные документы – т. е. более широкое понятие.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. • Стандарт СТБ 6. 38 -2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - вступил в силу с 01. 07. 2005 г. ; • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года № 4) – применяется во всех организациях, на ее основе все разрабатывают собственную инструкцию (с изменениями и дополнениями); • Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24. 07. 2003 г. № 27) – отменена, но все основные позиции перенесены в Инструкцию 2009 г. • Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 «О внесении изменений и дополнений…»
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков. В государственных органах и организациях (на предприятиях) используются установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов ‑ общий бланк и бланк для письма. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, когда этих документов в организации создается более 200 в год. На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа» .
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Размеры полей ОРД: по СТБ 6. 38 -2004 (нечеткий параметр): - левое – не менее 30 мм; - правое – не менее 8 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм; для республиканских органов государственного управления: - левое – 30 мм; - правое – 10 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм. В таблицах, если текст не помещается, левое поле можно уменьшить до 20 мм, правое – до 8 мм.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Шрифт в тексте ОРД: Тип шрифта: - Times New Roman; оформление обычное; размер: - обычно – не менее 13 пунктов, для республиканских органов государственного управления - 15 пунктов (в таблицах, если текст не вмещается, возможно уменьшать до 13 пунктов); выравнивание: - по ширине, как правило, без переносов. Шрифт на бланке: - используются типографские шрифты размером от 6 -го до 16 -го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. - для реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 -го до 24 -го кегля (размер выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании). - не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Размеры межстрочного интервала текста ОРД: на формате А 5: - один межстрочный интервал (на пишущей машинке); - интервал «точно» 14 пт (на компьютере); на формате А 4: - полтора межстрочных интервала (на пишущей машинке); - одинарный интервал (на компьютере); в таблицах: - возможно уменьшение до интервала «точно» 11 пт (когда текст не вмещается)
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Размеры межстрочного интервала в многострочных реквизитах ОРД: весь реквизит: - интервал «точно» 14 пт; последняя строка составной части такого реквизита: - одинарный интервал; последняя строка такого реквизита: - полуторный интервал (разные реквизиты также отделяются друг от друга полуторным интервалом).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. СОГЛАСОВАНО Одинарный Председатель Комитета по архивам и делопроизводству Точно 14 пт при Совете Министров Республики Беларусь Одинарный Подпись И. О. Фамилия Одинарный Дата Полуторный СОГЛАСОВАНО Одинарный Министр финансов Точно 14 пт Республики Беларусь Одинарный Подпись И. О. Фамилия Одинарный Дата
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Стандартные отступы табулятора: 0 — граница левого поля (реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименование должности в реквизите "Подпись" "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Гриф согласования", "Визы", второй ряд реквизитов "Гриф утверждения" (если их несколько), а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "Примечание", "Основание"); 1 ‑ после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12, 5 мм (начало абзацев в тексте); 2 ‑ после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм; 3 ‑ после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. Стандартные отступы табулятора (продолжение): 4 ‑ после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм (реквизит "Адресат"); 5 ‑ после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм (реквизиты "Гриф утверждения", второй ряд реквизитов "Гриф согласования", "Гриф ограничения доступа к документу", "Гриф приложения"); 6 ‑ после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (расшифровка подписи в реквизите "Подпись" на уровне последней строки наименования должности); 7 ‑ после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм (коды). 8 – после 64 печатных знаков или 160 мм (при альбомной ориентации листа) – здесь размещаются в таком случае реквизиты 5, 6 и 7 позиций
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. • При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. • Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10 -15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. • Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Глава 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки. 2. 1. 2. 2. 2. 3. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Стандарт СТБ 6. 38 -2004 закрепил: - список из 32 реквизитов организационно-распорядительных документов; - требования к оформлению каждого реквизита. Реквизит – это обязательный элемент служебного документа, имеющий определенные функциональное назначение, вариант содержания (текста) и заданное нормативными документами оформление. Как правило, в одном конкретном документе встречается только часть из всех 32 реквизитов.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Схема углового расположения реквизитов (А 4) по СТБ 6. 38 -2004 Документ условно делится на три части: заголовочная – рекв-ты 1– 20; содержательная – рекв-ты 21, 22; оформляющая –рекв-ты 23 – 32.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 01. Государственный герб Республики Беларусь Помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации (при угловом расположении реквизитов), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. 02. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 03. Код организации Проставляют на первом листе на верхнем поле справа. Это код по Общегосударственному классификатору ОКРБ 004 -2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) (для министерств и других органов управления) или по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018 -2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций. УНП = ЕГР = ОКЮЛП 04. Код документа Проставляют на бланке под кодом организации только на документах, формы которых включены в Общегосударственный классификатор ОКРБ 010– 95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Пишется «Код по ОКУД 00000» Коды служат для электронной идентификации документа.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Реквизит 11. Дата документа Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Оформляют арабскими цифрами: день месяца, месяц, год, например: 05. 01. 2012. Буква «г. » после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2012 г. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др. ) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др. ) - дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 12. Регистрационный индекс документа Регистрационный номер — это порядковый номер, присвоенный документу при его создании или получении (может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, другими поисковыми признаками). Регистрационный номер с указанными дополнениями и является регистрационным индексом документа. Пример: - регистрационный индекс исходящего письма 5– 13/118 состоит из индекса дела по номенклатуре дел (5– 13) и порядкового регистрационного номера исходящего документа (118); - регистрационный индекс приказа 112 к или 112 л - из регистрационного номера приказа (112) и дополнительного поискового индекса (к, л).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 16. Адресат В качестве адресата могут выступать 1) организации, 2) их структурные подразделения, 3) должностные или 4) физические лица. 1. 3. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже. Министерство юстиции или 2. Министерство юстиции Республики Беларусь Управление систематизации законодательства Генеральному директору ЗАО «Минскводоочистка» Петрову В. И. или Министерство юстиции Республики Беларусь Начальнику отдела МТС Иванову П. И.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес; физическому лицу – сначала также фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес. Научно-исследовательский Иванову И. П. институт документоведения или ул. Садовая, д. 5, кв. 12 и архивного дела 236264 г. Липки Киреевский р-н Гомельской обл. Черкасский пер, д. 2, Республика Беларусь 220000 г. Минск Республика Беларусь
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Документ не должен содержать в явном виде более четырех адресатов, располагаемых друг под другом. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. Если документ отправляют в большее количество организаций, то их следует указывать обобщенно (при этом составляют отдельный список рассылки документа). Министерство финансов Республики Беларусь Министерство экономики Республики Беларусь Министерство юстиции Республики Беларусь Министерство образования Республики Беларусь или Органы государственного управления (по списку)
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 17. Гриф утверждения Придает нормативный или правовой характер содержанию документа. Располагают в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от левого поля. Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись» . Как правило, документ утверждается в том случае, если он пописан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того. Чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Документ утверждается 1) должностным лицом (должностными лицами), 2) коллегиальным органом или 3) специально издаваемым нормативно-правовым или распорядительным документом. УТВЕРЖДАЮ Министр юстиции Республики Беларусь В. Г. Голованов. 09. 2012 или УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания общего собрания акционеров 15. 08. 2012 № 2 УТВЕРЖДЕНО Приказ ректора Академии управления при Президенте Республики Беларусь 11. 09. 2012 № 43 Дата утверждения (как правило, день) проставляется лично должностным лицом при утверждении документа.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Распорядительный акт для утверждения иного документа издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 18. Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Пишется на документе в правом верхнем углу первого листа документа над его текстом соответствующим должностным лицом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись руководителя) и датирована. Допускается оформление резолюции на отдельном листе резолюции (так называемой рефератке) на бумаге формата А 6 или А 4, с отметкой о связи рефератки с основным документом и наоборот. И. А. Медведевой В. Н. Егорову Для подготовки ответа. Срок - до 13. 09. 2012 г. подпись 21. 08. 2012
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 19. Заголовок к тексту Реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках А 5, либо к тесту на бланке формата А 4, не превышающему 5 -7 строк, заголовок можно не составлять. Заголовок, как правило, не превышает 150 знаков (не более 28 -30 машинописных знаков или 73 мм в одну строку). Если он больше – его можно продлять на 120 мм от левого поля. о чем (о ком)? - Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? - Акт ревизии; кому? - Должностная инструкция секретарю-референту
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 22. Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов управления кредитования на 7 л. в 2 экз. Отметку о наличии приложения, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Комархива от 14. 06. 2012 № 02 -4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Отметка размещается в документе после текста (через 1, 5– 2 интервала) перед подписью без отступа от левого поля. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 23. Подпись Представляет собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними). Наименование должности в подписи может быть 3 видов: 1) полное; 2) видовое; 3) сокращенное. 1. Директор Института управленческих кадров 2. Директор института 3. Директор
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) не подчиненными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции. а. Директор Института Директор Института управленческих кадров государственной службы В. М. Петрушкин Н. С. Щекин (на расстоянии 0 мм и 100 мм)
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) равнозначными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции. б. Директор Института управленческих кадров В. М. Петрушкин Заведующий кафедрой физической культуры И. И. Лосева
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Варианты размещения подписи 1) подпись одним должностным лицом; 2) подпись несколькими лицами; а) равнозначными по должности; б) неравными по должности (в пределах организации); в) неравными по функции. в. Председатель комиссии И. И. Иванов Секретарь комиссии П. П. Петрова Члены комиссии: И. П. Адамов В. И. Боровиков А. Г. Эйсмонт
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 24. Гриф приложения Располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения на расстоянии 100 мм от левого поля (в соответствии с Инструкцией по делопроизводству). Реквизит состоит из слова «Приложение» , его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения. Приложение 2 к приказу директора Института проблем тепло- и энергообмена 15. 08. 2012 № 319
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 25. Гриф согласования Реквизит официального документа, применяемый при внешнем согласовании текста документа с иными организациями (их должностными лицами). Данный реквизит оформляется ниже реквизита «Подпись» без отступа от левого поля или на отдельном листе согласования. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Согласование также может быть оформлено специальным письмом, протоколом и др. документами. СОГЛАСОВАНО Письмо Национальной Ректор Гомельского государственного академии университета наук Беларуси подпись Г. Ф. Куцев 25. 01. 2012 № 12 -03/142 12. 04. 2012
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 26. Визы Реквизит согласования текста документа с должностными лицами (структурными подразделениями) организации. Данный реквизит также оформляется ниже реквизита «Подпись» без отступа от левого поля или на отдельном листе согласования. Проставляется на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Начальник юридического отдела Г. П. Иванов . 09. 2012 С проектом не согласен Замечания прилагаются
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления Если реквизит не помещается на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» , то он оформляется на отдельном листе, а на основном документе делается следующая надпись: Лист согласования прилагается Реквизит «Визы» может применяться и при ознакомлении с документом: С приказом ознакомлен подпись Г. П. Иванов 12. 09. 2012
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 28. Отметка об исполнителе Печатается ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток). Обязателен для исходящих документов. В полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла (на второй строке). Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал - точно 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы. 3 Иванова 220 88 31 ам 15. 05. 2012 Приказ. doc Иванова 220 88 31
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 29. Отметка о заверении копии Проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику (ниже реквизита «Подпись» ). В реквизит входят: заверительная надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилию), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью (необходимо, если копию документа представляют в другие организации или передают ее на руки ). Верно Инспектор отдела кадров подпись С. А. Хлебников 07. 09. 2012 Верно подпись С. А. Хлебников 07. 09. 2012
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Ставится на нижнем поле первого листа документа слева и включает следующие данные: - слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ; - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); - дату и подпись исполнителя (руководителя подразделения, в котором исполнен документ). В дело 11 -10 Подготовлен ответ 15. 02. 2008 N 11 -10/130 Подпись 16. 05. 2011 В дело 5 -15 Произведен перерасчет Подпись 20. 11. 2011
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 31. Отметка о поступлении документа Отметка (регистрационный штамп входящих документов) содержит наименование (полное или краткое) организации, в которую поступил документ; дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты); его порядковый номер (индекс) по журналу регистрации входящих документов, проставляется в правом углу нижнего поля первого листа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа (высота не более 16 мм, ширина ‑ 42 мм). При этом техническим способом в штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (служба ДОУ, общий отдел, канцелярия).
Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 4. Реквизиты организационно-распорядительных документов и особенности их оформления 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель» , подпись лица, ответственного за перенос данных, а также дату переноса. Может включаться идентификатор электронной копии - имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка проставляется на нижнем поле первого листа документа (по центру) и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.
Скачать презентацию Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки
Л 2.2 Структура документов.pptx