AGENDA 1 Dasar Logistik 8 30 9

AGENDA 1. Dasar Logistik. 8. 30 – 9. 30 2. Operasi Logistik 9 - 30 -10. 30 3. Pengetahuan dan Ketrampilan Logistik 10. 30 – 12. 00. 4. Operasi Logistik di DVO 13. 15 - 14. 30. 5. Test

Logistic Logistik

Manajemen Logistik o Selama ini diartikan sebagai : Bisnis Logistik, Channel Management, Logistical Management, physical distribution, Quick-response systems, juga Suplly Chain Management ( SCM). o Perbedaan antara Manajemen Logistik & SCM : tidak ada perbedaan yang mencolok antara M. logistik & SCM. o Manajemen logistik : Memfokuskan pd optimalisasi rencana orientasi & kerangka kerja berupa rencana kerja tunggal utk aliran produk & informasi dlm perusahaan. ( Lebih ke Internal Perusahaan) o SCM : Integrasi pelanggan dan supplier, Tujuan mengurangi Buffer yg terlibat antara beberapa departemen dlm satu mata rantai dg cara membagi informasi mengenai demand & persediaan yang ada sekarang

Definisi • Integrasi aliran bahan mentah, proses penyimpanan sampai menjadi produk akhir secara efisien. • System Integrasi untuk mengendalikan bahan mentah, proses produksi dan penyelesaian produk, untuk sebuah Organisasi/Perusahaan.

Sasaran Mencapai kepuasan pelanggan dengan biaya seminimal mungkin

Hasil dari Logistik ? a. Sesuai produk yang diinginkan. b. Sesuai dengan jumlah yang diperlukan. c. Sesuai dengan kondisi. d. Sampai ke tempat yang dituju. e. Tepat waktu, pada saat yang diinginkan. f. Untuk pelanggan yang menginginkan.

Dimanakah Logistik Berperan ? a. Bidang Bisnis : Mendekatkan & Mengikat Pelanggan dengan Produk & Service b. Organisasi Non Profit/Organisasi Mendekatkan Klien & Sosial : Penyumbang c. Bisnis Jasa : Mempermudah Pelanggan ke Pasar

Biaya Logistik (ditentukan oleh Volume dan Kepastian) a. Biaya Gudang. b. Biaya Penyimpanan/Inventory c. Biaya Transportasi.

Manajemen Pengadaan Barang Volume Kepastian Bill Of Quantity (BOQ) pada Kontrak Induk Waktu Pelaksanaan : - Schedule Pendatangan - Schedule Pemakaian/ Schedule Pelaksanaan Materials Management Supplier Internal Customer Eksternal Customer Pemilik Proyek

Pada Proses Manakah Logistik Berperan ? Mulai dari Bahan Mentah, dalam proses mata rantai supply sampai pada konsumsi dan kepemilikan hasil akhir bahan mentah (produk dari Bahan Mentah) a. Bahan Mentah b. Proses Produksi c. Penyelesaian Produk d. Pengembalian Bahan e. Pendukung Informasi Pembuatan Keputusan

Bagaimanakah Logistik Yang Baik Berperan ? a. Seluruh Operasi Logistik Tersistematis. b. Mampu Meminimalisasikan Seluruh Total Biaya

What is the product of Logistic ? Service Logistic = Service a. Price = Harga b. Quality = Kualitas c. Service = Pelayanan Logistic = Service/Pelayanan adalah Hasil = Service/Pelayanan adalah Produk

OPERASI LOGISTIK

Aktivitas-2 Utama Logistik • Elemen Pelayanan Pelanggan (Customer Service). • Komunikasi. • Penanganan Material. • Proses Pemesanan • Pembelian (Purchasing). • Transportasi

Elemen Pelayanan Pelanggan • Definisi : Suatu proses yang berlangsung diantara Pembeli, Penjual dan Pihak ketiga yang menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa pada : a. Transaksi jangka pendek : Transaksi Tunggal. b. Transaksi jangka panjang : Kontrak berjangka.

Elemen Pelayanan Pelanggan Sebelum Transaksi Pada Saat Transaksi Sesudah Transaksi (After Sales Service)

Sebelum Transaksi a. Fleksibilitas b. Struktur Organisasi c. Servicer / Technical Service

Pada Saat Transaksi a. Tersedia Stock Barang b. Pembelian Berulang c. Penggantian Barang d. Pengembalian Barang

Setelah Transaksi a. Pemasangan b. Klaim Kerusakan c. Garansi d. Perbaikan atas Kerusakan

Komunikasi • Merupakan jaringan vital diantara seluruh proses logistik dan pelanggan perusahaan. Komunikasi yang akurat dan tepat merupakan dasar keberhasilan dari Logistik • Komunikasi yang tidak baik menyebabkan : a. Persediaan banyak. b. Biaya Gudang meningkat. c. Produksi menjadi tidak efisien

Penanganan Material • Berhubungan dengan gerakan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi. • Tujuan : a. Menyederhanakan sistem penanganan b. Meminimalkan jarak tempuh c. Menyediakan aliran bebas dari Bottelneck d. Meminimalkan kerugian dari kerusakan & pembuangan. e. Meminimalkan barang setengah jadi

Proses Pemesanan Terbagi dalam 3 kelompok : a. Elemen Opersional : SPP dan PO, Scheduling, Inviocing. b. Elemen Komunikasi : Modifikasi PO, Status PO, Koreksi PO & Permintaan informasi produk. c. Kredit dan pembayaran : Meliputi proses kredit dan pembayaran atas pesanan.

Pembelian Tujuan : a. Memberikan aliran material, persediaan & pelayanan yg berkesinambungan yg dibutuhkan oleh organisasi. b. Meminimalkan investasi persedian dan kerugian c. Menjaga dan memperbaiki Kualitas d. Menemukan dan mengembangkan kemampuan Supplier. e. Menstandarisasi pembelian, dimana barang akan dibeli f. Pembelian barang & Pelayanan pd total biaya terendah. g. Mengembangkan organisasi yang kompetitif. h. Membina hub. kerja yg harmonis dg bagian lain dlm organisasi.

PENDATANGAN BARANG TRANSPORTASI Penentuan Seleksi Moda Transportasi a. Biaya. b. Waktu dan Kelayakan. c. Kemampuan. d. Kemudahan. e. Kemanan

Peta Lokasi dan Pemilihan Rute: Memudah komunikasi dan Transportasi Network : a. Nodes. b. Link • RUTE : Mencari Jalur/Lintasan Pengiriman dari Lokasi Supplier ke Lokasi Proyek • Jaringan Transportasi yang dipakai. – Jalan, Airport, Pelabuhan. • Biaya yang dikeluarkan.

a. Peningkatan Pelayanan terhadap Pelanggan, berkontribusi terhadap Kepuasan Pelanggan. b. Biaya yang Lebih Rendah dan Meningkatkan Keuntungan, Melayani Pelanggan dengan Baik.

PENGETAHUAN & KETRAMPILAN LOGISTIK

Keterampilan apakah yang paling dibutuhkan ?

a. Mengetahui Bisnis Perusahaan b. Dapat Berinteraksi didalam Internal Perusahaan c. Fokus pada Pelanggan

a. Operasi Komputer (MS Word, Excel) b. Pengetahuan Material c. Membuat Perencanaan Pendatangan Material & Monitoring Pendatangan d. Administrasi & Pelaporan

1. Mengetahui Spesifikasi Teknis Material (Kontrak Induk) yang disyaratkan oleh Pemilik Proyek. 2. Mengetahui Standard Referensi yang dipakai/ digunakan/ditentukan oleh Spek : a. ASTM (American Standard and Testing Materials) b. ACI (American Concrete Institute) c. JIS (Japan Industrial Standard) d. BS (British Standard) e. SNI (Standar Nasional Indonesia) f. ISO ( International Standard Organisation)

3. Mengetahui Material yang memenuhi syarat seperti yang ditentukan oleh Spesifikasi. 4. Mengetahui Badan / Lembaga terakreditasi yang berhak mengeluarkan Sertifikasi / Test Material dari Produk seperti yang diminta / ditentukan oleh Spesifikasi dalam Kontrak.

• Kemampuan Berbicara • Kemampuan Telpon • Membuat Surat • Membuat Teguran Tertulis • Membuat Memo

• OPERASI LOGISTIK DI DVO-2

a. Persiapan Data & Dokumen b. Teknis Pengadaan dan Pendatangan c. Pembiayaan & Administrasi Pembayaran d. Monitoring & Evaluasi

Persiapan Data & Dokumen Data MRP (Material Requirement Plan) : Rencana material dipergunakan untuk merencanakan pembelian material dan monitoringnya serta mempersiapkan Sistem Pembayaran, Waktu Pengadaan & Cara Bayar

QUALITY Pada saat pengadaan Barang : Pastikan !!! • Quality Assurance Internal : Pastikan Spesifikasi dan Quality Barang serta Range-nya ( Lihat Kontrak Induk –Spesifikasi) yang menjadi permintaan USER/OWNER/MK/KONSULTAN • Quality Assurance External : Pastikan Spsifikasi dan Quality yg kita inginkan & Memastikan Supplier CONFIRM dan TAHU apa yang kita inginkan (Ada bukti tertulis dan Tanda Tangan Pihak Supplier). Mintalah Warranty/Garansi dari barang yang dibeli.

APLIKASI QUALITY Pasal 1 DEFENISI : AYAT 6 Porcelain Tile yang dimaksud adalah : Produk-produk ubin lantai dan dinding keramik yang tidak berglasir dengan jenis badan porcelain. Badan dibuat dari campuran porcelain dengan bodi stein yang didispersikan, sehingga setelah dibakar bodi stein tersebut tidak berlarut dalam leburan fasa gelas melainkan terdispersi dalam badan yang padat membentuk tekstur pada ubin dan memberi kesan tekstur bahan granit, selanjutnya material tersebut dapat disebut BARANG. Kondisi BARANG merupakan barang baru dalam keadaan baik sesuai dengan persyaratan Porcelain Tile, tidak rusak, atau cacat lainnya, esuai dengan mutu dan spesifikasi yang diminta atau Rujukan Standar bahan yang berlaku umum seperti Beberapa referensi standar yang dipakai sebagai acuan dalam SPJB ini adalah SNI 01 -4061 -1996, SNI 03 -0054 -1996, SNI 03 – 0106 - 1987 dan SNI 03 -4098 -1996

WARRANTY Pasal 12 WARRANTY PENJUAL akan memberi warranty selama 5 tahun tidak memiliki kerusakan dari sisi produksi dan material selama 5 tahun terhadap setiap BARANG yang terkirim sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang diminta oleh PEMBELI. Apabila terjadi ketidaksesuaian BARANG maka pihak PENJUAL akan menanggung segala akibat yang ditimbulkannya.

MRP TEKNIS PENGADAAN BARANG SPPB 7 hari IP 3 - 7 hari Delivery Order 1 hari Surat Jalan Utk Kontrak Payung 1 hari BPG Bayar Proyek DVO II Supplier 3 hari 3 – 9 hari

Proyek Proc. M PCM KBT-2 KBA KDVO Supplier Tender via Eproc Klarifikasi & Negosiasi Evaluasi Vendor Persetujuan Evaluasi tdk ya Persetujuan Evaluasi Proses Kontrak SPJB Diusulkan Procurement DVO 2

Proyek Proc. M PCM KBT-2 KBA KDVO Supplier tdk SPP PM / CM Kontrak Payung Evaluasi Biaya Proyek Utk Barang Rutin, 1 Minggu sebelum Pengiriman Utk Barang Pesanan Khusus, sesuai Produksi Pabrik ya Instruksi Pengiriman Barang Hanya utk Volume 1 sampai 2 Minggu Kontrol tdk Kumulatip thd RAPK ya Persetujuan Instruksi Pengiriman Kirim Barang & Surat Jalan Buat BPG Berdasarkan Surat jalan Invoice BAP Diusulkan Procurement DVO 2 Alur Pembayaran SKBDN

WASTE MATERIAL • A. B. C. WASTE = COST. Tentukan waste. Monitor Waste. Evaluasi Waste : - Internal : Proses dlm PP. - External : Waste Supplier. ∑ Cost = Cost Material + Cost Production + Cost Waste

I. Sistem Kontrak : 1. Sistem Kontrak per proyek / PO 2. Sistem Kontrak Payung II. Sistem Pembiayaan utk pembayaran : 1. Fasilitas SKBDN ( Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri ). Hanya utk SPJB, Tdk SPB. Bank Pemberi Fasilitas Kredit : Bank Mandiri, Bank Danamon, Bank Permata 2. Fasilitas KMK ( Kredit Modal Kerja ) : Diberikan Kpd Subkontraktor/Supplier/Mandor. Bank Pemberi Fasilitas : MANDIRI, BII, MEGA, BCA

KRITERIA PEMBERIAN FASILITAS SKBDN • SUPPLIER SPESIALIS, DIUTAMAKAN PRODUSEN/HANYA UNTUK MATERIAL SAJA • BERSEDIA LONG TERM PARTNERSHIP • MEMENUHI SYARAT RATIO KEUANGAN YANG SEHAT

KRITERIA PEMBERIAN FASILITAS KMK MANDIRI • SUBKONTRAKTOR SPESIALIS • BERSEDIA LONG TERM PARTNERSHIP • MEMENUHI SYARAT PEMBIAYAAN KREDIT BANK MANDIRI

Alur SKBDN Penerbitan & Pencairan Buka L/C Penagihan 2 Pekan BAP C a i r ( alt ) dengan Bunga Diskonto 2 Pekan 2 Pekan bunga Cair tanpa Diskonto 2 ½ bulan = 76 hari 30 hari Ussance = 90 hari Proses Kirim Barang Proses Kelengkapan Administrasi di Proyek Proses Pencairan di DVO & Bank (Proses Akseptasi oleh DK dan DO/DT) PP membayar ke Bank Penerbit 90 hari setelah BAP PENERBITAN SKDBN : a. Hanya untuk kebutuhan Max. 3 bln saja. b. Untuk Kontrak Payung. c. Usulan proyek yang sudah di setujui. d. Hanya untuk pembelian BARANG bukan JASA

FLOW PENCAIRAN SKBDN Proyek Supplier DVO II SEM : Check BPG Berita Acara Pembayaran 1. Kwitansi (Rangkap 2) 2. Surat Jalan, 1 asli dan 1 copy 3. Copy Faktur Pajak. 4. Dok. Pendukung lainnya Cabang Check List Daftar Ex. Hut Verifikasi di Proyek AP : 1. Daftar Hut. SAM : Verifikasi 1. Kwitansi. 2. Surat Jalan. 3. Copy Faktur Pajak 4. Buat TTAP 5. Buat Tanda Terima lampiran SKBDN Payment Bank Ver. Manager : Check daftar Hut. & Ex. Hut 2. Berkas Adm. SKBDN : 1. BAP konfirmasi ke Procurement 2. Kwitansi, Surat Jalan, Copy Faktur, Pajak, Dok. Lain. 1. Daftar Hutang 2. Faktur Pajak Paraf : KBT & KBA Rekap Realisasi SKBDN BAP : TTD KDVO Approval : 7 hari Critical : Max 3 hari, sejak Supplier memasukkan dokumen Disetujui Oleh : M. Toha Fauzi KDVO I Verifikasi : 1 hari Critical Max: 3 hari Jakarta, 23 April 2009 Dibuat oleh : I Gde Nyoman Artika KBA Wimpy Sugiharto KBT

MONITORING &EVALUASI • Monitoring diperlukan untuk dapat mengetahui posisi & kondisi dari sistim operasi logistik yang sedang dijalankan. • Evaluasi diperlukan sebagai alat ukur dari performance dari operasi logistik yang dijalankan.

MONITORING &EVALUASI • Sistem logistik. • Pendatangan dan Pengiriman barang : Kualitas, Quantitas, dan Ketapatan Waktu (Mengukur Kinerja Supplier). • Administrasi ( BPG dan TTAP) dan Keuangan ( Pembayaran).

Evaluation OBJECTIVE vs RESULT

Plan Deliver Return Source Make Return Deliver Return Source Return Make Deliver Return Source Return Purchasing Department Supplier Internal or External Make Deliver Source Return Customer Internal or External Building Block Approach Processes Best Practice Metrics Technology Customer’s Customer

Upstream / Hulu Downstream / Hilir

APLIKASI PROCUREMENT DVO II 1. Untuk pengadaan material Kontrak Payung : masih dalam tahap penawaran harga. Negosiasi dan proses kontrak dilanjutkan dengan manual. A. Struktur : - Beton Ready Mix : Peserta PT. Jayamix, PT. Adhimix, PT. Holcim, PT. Betamix, PT. Pionir. - Metal Deck : PT. Alka jaya deck, PT. Fumira , PT. Union Metal, PTAlsun Suksesindo. - Wiremesh : PT. Union Metal, PT. CRA, PT. Lion metal, PT. LION METAL - Plywood : PT. Supra Jaya, PT, . Hasdi Mustika, Pt. Mirae Technique. B. Arsitektur : - Bata Ringan : PT. Super Bata, Pt. Jaya Celcon, PT. Prima Rezeki C. Mekanikal & Elektrikal :