Администрирование мероприятием и управление командой Цыганкова Светлана Директор

Администрирование мероприятием и управление командой Цыганкова Светлана Директор по развитию Агентства праздников и специальных событий Event Fantasy

«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти, говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот Общее время на реализацию проекта неизменно Время, потраченное на планирование и подготовку

Основные элементы планирования Цели и задачи мероприятия Концепция мероприятия Время и место проведения Время и темп исполнения Пути достижения целей Составление бюджета Необходимые ресурсы и распределение работ Ø Работа с подрядчиками Ø Ø Ø Ø

Структура организации мероприятия Цели и задачи, концепция Какой результат мы хотим получить от мероприятия? БЮДЖЕТ Сколько целесообразно потратить? ВРЕМЯ Сколько есть времени на подготовку? ПОСТАВЩИКИ С кем мы работаем?

Время и темп исполнения. Для удобства планирования составьте 3 плана: Ø Общий план работ (понедельный или помесячный) Ø План заключительного этапа (несколько дней до начала мероприятия) Ø План дня самого мероприятия (поминутный)

Этапы организации мероприятия 1. Анализ вводных данных, определении целей и задач 2. Разработка идеологической концепции 3. Подбор и бронирование места проведения мероприятия 4. Организация питания (составление меню) 5. Написание сценарного плана и создание сценарной концепции 6. Декорации - осмотр места - создание эскизов - составление сметы - утверждение эскизов и сметы - производство - монтаж 7. Полиграфия и «сувенирка» - разработка макетов - утверждение макетов - производство 8. Создание «технического сценария» , подбор оборудования 9. Фильмы, аудио и видеоролики, запись фонограмм 10. Подбор артистов и исполнителей 11. Режиссерско-постановочные работы (если необходимо) 12. Логистика мероприятия 13. Закупка реквизита, призов и пр. атрибутов – 3 – 7 рабочих дней – 3 – 10 рабочих дней - от 7 рабочих дней - от 30 рабочих дней - не позднее 10 дней до … - от 7 рабочих дней - от 3 рабочих дней - от 7 рабочих дней - от 5 рабочих дней

Задача Анализ вводных данных, ФИО определение концепции мероприятия Подбор площадки, составление меню Написание сценария, утверждение артистов Подбор технических исполнителей 06 -10 16 -20 01 -05 11 -15 21 -25 26 -30 1 -4 05 сентября сентября октября я я Ответствен ный ФИО Разработка макетов дизайна оформления ФИО Утверждение макетов ФИО Печать макетов оформления Создание видеороликов на заставки Разработка макетов полиграфия/сувенирка ФИО Изготовление/печать ФИО Рассылка приглашений ФИО Технический сценарий мероприятия ФИО Режиссерскопостановочные работы ФИО Закупка реквизитов ФИО Логистика мероприятия ФИО Фото и видеоотчет о мероприятии ФИО в теч. недели после

Важные мелочи Не забудьте учесть: Ø Даже небольшое изменение в графике может кардинально поменять логистику всего мероприятия, при любых изменениях – анализируйте возможные риски Ø Проведение государственных и календарных праздников Ø Принципиальную возможность доставки оборудования и гостей на место проведения (!) Ø Замена любого поставщика на поздних сроках – дополнительные риски. Учитывайте это.

План заключительного этапа Зона отв-ти Содержание Ответственный Срок/время Примечание Работа с площадкой Парковка Список машин на въезд ФИО 03. 10 Номера, водитель Завоз оборудования Список машин и оборудования ФИО 03. 10 Номера, водитель, список оборудования, сертификация Работа с артистами Ведущий ФИО Прогон сценария 01. 10 Приглашение гостей Курьеры Костюмы для аниматоров ФИО 30. 09. 10

План дня мероприятия (зоны ответственности) Время Место Ответственный Действия Примечание 8. 00 Центр. холл ФИО Общий сбор Совещание 8. 30 Центр. холл ФИО Декор Монтаж баннеров 8. 00 -9. 00 Зал № 2 ФИО Кейтеринг Подготовка к 1 кофе-брейку в соотв. с ком. предложени ем 8. 00 -9. 00 Зал ФИО Тех. аппаратура Вывод презентаций, фоновая музыка, настройка микрофонов

Памятка Что нужно сделать в день мероприятия? Ø Ø Ø Ø С утра приезд ответственного менеджера; Общий сбор все min за 1, 5 -2 часа; Обеспечить визуальное оформление места проведения; Проверить оборудование; Поверить место основного действия; Установить/ проверить навигационные знаки; Наличие реквизита, их распределение по коробкам Что необходимо сделать после мероприятия? Ø Ø Ø Составить финансовый отчет; Анализ результатов (цели, задачи мероприятия); Анкетирование участников; Фото/ видеоотчет; Благодарственные письма.

Пакет документов на мероприятии: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Зоны ответственности Технический сценарий Краткий сценарий График заезда и монтажа Заезд артистов и их размещение (райдер) Список подрядчиков Список реквизита Текст Ведущего Схема площадки Список на вход Фото VIP- гостей Схема рассадки Задание площадке/ кейтеринг

Технический сценарий Время Сюжет Описание Сцена Экра Примечан Звук Свет Кейтеринг Материалы. Участники н ия На На сцене Полная Площадка полностью приглушен всех свет, на экрана готова ко встрече 19: 00 -19: 30 готовность х площадки гостей. Готовность экране всего технического заставка - видеор персонала, всех зон ролик № 1 олики 20: 00 -21: 30 Сбор гостей Ведущий Перед входом установлены Полная Промобаннеры, готовность персонал кейтеринга. внутри клуба стоит на стоит press- своих местах, Работают 6 баров, wall, указатель на парковке • Играет DJ Паша накрыты перед воротами сотрудник EF, фуршетные клуба. Один контролирую Портнов линии, стол и стул щий приезд Клубны официанты на стоят на сцене руководства и "звезд» . й свет своих местах. для ведущего На парковке клуба СБ клуба, 6 паркуются только Ваза под хостесс "звезды" и руководство. талоны. Перед работают на На вход открыто 2 входом своих местах, двери. Пропуск гостей Работают осуществляется только фуршетные установлены 6 моделей на баннеры, "торте", на по приглашениям линии и 6 внутри клуба парковке (пригласительный баров. На декорации стоит press-wall. сотрудник от действителен на одну На сцене всех "торт" стоят Один стол и EF, на входе персону). На входе приглушен экрана коктейли стул стоят на сотрудник от клуба (улица) стоит свет. На х Играет сцене для EF на встречу видеор DJ Паша Клубны "мохито" и сотрудник со списками, экране фрукты ведущего "звезд» на случай если у гостя заставка - олики Портнов й свет нет пригласительного ролик № 1 Ведущий выходит на сцену, приветствует Ведущий. На гостей, рассказывает о экране мероприятии, заставка приглашает на сцену ролик № 2 руководство компании На всех экрана х видеор олики тихая Светов клубная ой подложк эффект а под на речь выход ведущег ведуще о го Работают фуршетные Бокал СБ клуба, 6 линии и 6 СМЕНА шампанского, хостесс баров. На РОЛИКА НА шапка Деда работают в декорации ЗАДНИКЕ Мороза зале, модели "торт" стоят СЦЕНЫ гарнитура для уходят с коктейли РОЛИК № 2 Ведущего "торта" "мохито" и фрукты

Краткий тайминг 18. 00 Начало праздничного вечера 18. 00 -18. 05 Выступление шоу-балета «Идеал» 18. 05 -18. 10 Выступление управляющего партнера «ХХХ» ФИО 18. 10 -18. 30 Выступление акапельного коллектива «Rain drops» 18. 30 – 18. 50 Первый блок награждений 18. 50 – 19. 10 Выступление скрипичного дуэта «Шериданс» 19. 10 – 19. 30 Второй блок награждения 19. 30 -19. 40 Выступление шоу-балета Идеал. Второй выход. 19. 40 – 20. 00 Интерактив (конкурс…) 20. 00 – 20. 30 Выступление ХХХХ. Танцевальная пауза 20. 30 -20. 50 - Конкурс ХХХ 20. 50 -21. 30 - Выступление ХХХ 21. 30 -22. 00 - Fashion-show сотрудников. Подведение итогов, награждение 22. 00 - Вывоз торта

График заезда, монтажа Контактное лицо Ф. И. О. Действия Телефон Примечани я Время Кто 12: 00 - 18: 00 Режисер +ассистент 12: 00 - 18: 00 DJ 12: 00 - 18: 00 Арт=Дизайн Монтаж баннеров ФИО 8 -916 -100 -00 -00 12: 00 - 13: 00 Лудер Приезд алкоголя ФИО 8 -916 -100 -00 -00 12: 00 - 18: 00 Т-ауди Прибытие светорежисера. Прописание света для программы ФИО 15: 00 - 17: 00 Мовида Прибытие видеоинженеров. Проверка ФИО 10: 00 - 11: 00 Техникс Завоз оборудования. Разгрузка ФИО 11: 00 - 13: 00 Техникс Установка оборудования по райдерам групп ФИО 12: 30 - 18: 00 Режисер +ассистент Прибытие на площадку. Репетиция программы ФИО 8 -916 -100 -00 -00 13: 00 - 03: 30 Мовида Прибытие светорежиссера, видеоинженера, звукового режиссера ФИО 8 -916 -100 -00 -00 04 октября (понедельник) Прибытие на площадку. ФИО Репетиция программы 8 -916 -100 -00 -00 05 октября (вторник) 13: 00 - 15: 00 ВИА 17: 00 - 19: 00 Визажист 18: 30 - 00: 30 Видеоператоры 20: 00 - 22: 30 Ведущий 19: 00 19: 30 20: 00 -03: 30 21: 30 - 23: 00 21: 30 - 22: 35 Прибытие на площадку. Саундчек 8 -916 -100 -00 -00 Прибытие на площадку. Съемка программы ФИО Прибытие на площадку. Работа на мероприятии ФИО 8 -916 -100 -00 -00 ФИО Готовность площадки Начало мероприятия Прибытие на площадку. Работа на мероприятии Программа КВН Согласно таймингу программы 22: 45 - 00: 30 Программа от Клуба Согласно таймингу программы 00: 30 - 03: 30 Ди-джей лето Прибытие на площадку. Работа на мероприятии 3: 30 8 -916 -100 -00 -00 ФИО Прибытие на площадку. Макияж промо-персонала Открытие главных ворот клуба Шоу-дуэт 8 -916 -100 -00 -00 Окончание всего мероприятия. Демонтаж

Список подрядчиков Услуга Компания Контакт. лицо Телефон ХХХХХ Брыкина Марина 8 -925 -100 -10 -10 Администратор ХХХХХ Иванова Ольга 8 -925 -100 -10 -10 Банкетный менеджер ХХХХХ Брык Оксана 8 -925 -100 -10 -10 Охрана ХХХХХ Курыкин Павел 8 -925 -100 -10 -10 Технический директор ХХХХХ Савченко Илья 8 -925 -100 -10 -10 Клиент Площадка Техническое обеспечение мероприятия Звукорежиссер ХХХХХ Маслов Александр 8 -925 -100 -10 -10 Видеооператор ХХХХХ Кузыкин Андрей 8 -925 -100 -10 -10 Примечание

Список реквизита Назначение Наименование Количество Упаковка Для персонала Рации 5 шт № 1 Ноутбук 1 Бейджи, повязки 5 шт. № 1 Аниматоры Костюм кролика Костюм Алисы 1 1 Кофр № 1 Конкурс Бодиарт Кисточки Краски Салфетки 1 15 5 уп. № 2 Конкурс Вернисаж Мольберты Ватман Маркеры 5 шт 5 уп. № 3 Награждение Поднос Медали 2 30 № 4

Разрешительная документация Муниципальные органы МЧС ФСО МВД ДПС Лицензия на алкоголь Санэпидемстанция

Составление бюджета (рекомендации) ØПонимание структуры и последовательности организации мероприятия. Ø Определить «крупные блоки» : место проведения, питание, программа, сувенирно-полиграфическая продукция и т. д. Затем, в соответствие с определенными ранее приоритетами, решить, какие позиции будут «бескомпромиссными» по затратам, а на каких возможно будет «сэкономить» Ø Анализ ценовых предложений Ø Составление собственных критериев «цена – качество» Ø Привлечь профессионального консультанта

Составление бюджета Вид работ/ затрат Аренда места проведения + доп. услуги Питание и напитки + доп. Услуги (аренда мебели, приборов) Создание сценария Оборудование: аренда и установка сцены, звуковое и световое оборудование, генератор Декорирование пространства Приглашенный персонал: ведущий, анимационная команда, музыкальный коллектив, танцевальный коллектив Логистика: доставка сотрудников к месту проведения, административные расходы Дополнительные позиции: реквизит, призы, подарки участникам, фото и видео съемка Гонорар Агентства Итого Стоим ость за ед. Колво Всего

5 - точечный контроль 1. 2. 3. 4. 5. Тесная взаимосвязь с Клиентом Договорные отношения Смета Встреча рабочей группы перед мероприятием Работа на мероприятии

Контроль исполнения 1) Разбить процесс организации мероприятия на этапы. Для каждого этапа определить «промежуточный результат» . 2) Выявить риски и «подводные камни» 3) Для сложных или «рисковых» позиций определяются дополнительные «точки контроля» 4) Вся информация – в письменном (электронном) виде (меню, макеты, информация об изменениях сроков и т. д. ) 5) Соблюдение сроков ВСЕМИ сторонами 6) Мероприятие – совместный проект Клиента и Агентства; к процессу подготовки мероприятия применимы стандартные подходы к управлению проектами

Риск-менеджмент мероприятия Невыполнение плана Четкое планирование, личная ответственность Подведет техника Запасной вариант Подведет артист, ведущий План Б. Возможность перетасовать программу Подведет погода Тент, дополнительные реквизиты

Организация работа персонала 1. 2. Распределение работ по проектам Распределение работ по функциям

Проектная команда Куратор проекта Руководитель проекта Директор отдела реализации Банкетный менеджер Площадка, кейтеринг Арт-менеджер Декораторы, артисты, промоперсонал, реквизит, шоупрограмма Технический менеджер Звук, свет, конструкции, видео, безопасность, транспорт, туалеты, спецэффекты Дизайнер Подготовка макетов печатной, сувенирной продукции

Структура Агентства Линейная система управления Директор Рук-ль отдела VIP Ст. менеджер менеджер Ст. менеджер

Структура агентства Штабная система управления Директор Отдел по работе с Клиентами Арт отдел Руководитель отдела Менеджер Арт-Менеджер PR-менеджер Банкетный Менеджер Техн. менеджер

Спасибо за внимание С уважением, Директор по развитию Агентство праздников и событий Event Fantasy Светлана Цыганкова тел. : (915)031 -84 -09 E-mail: Tsvetlana. event@gmail. com Svetlana@event-fantasy. ru