Адміністративний менеджмент Тема 2 Функції адміністративного менеджменту

Адміністративний менеджмент Тема 2. Функції адміністративного менеджменту

Тема 2. Функції адміністративного менеджменту (2 л / 2 с) l Природа та склад функцій адміністративного менеджменту l Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту: l l l l l адміністративний маркетинг планування в системі адміністративного менеджменту адміністративно-організаційна функція менеджменту мотивація як функція адміністративного менеджменту регулювання адміністративний контроль адміністративний облік оцінювання діяльності організації Безперервні функції адміністративного менеджменту: l l прийняття та реалізація управлінських рішень управління конфліктами та стресами 2

Тема 2. Функції адміністративного менеджменту (2 л / 2 с) l Природа та склад функцій адміністративного менеджменту l Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту: l l l l l адміністративний маркетинг планування в системі адміністративного менеджменту адміністративно-організаційна функція менеджменту мотивація як функція адміністративного менеджменту регулювання адміністративний контроль адміністративний облік оцінювання діяльності організації Безперервні функції адміністративного менеджменту: l l прийняття та реалізація управлінських рішень управління конфліктами та стресами 3

Природа та склад функцій адміністративного менеджменту l Концепція функцій менеджменту ґрунтується на процесному підході до вивчення менеджменту l l Управління розглядається як процес, що вміщує в себе безперервну серію взаємопов'язаних управлінських функцій Функція управління – відокремлений однорідний вид діяльності, спрямований на досягнення цілей функціонування організації l l Основна передумова виникнення функцій управління – функціональний розподіл управлінського труда Існує кілька класифікацій функцій менеджменту l Скористуємось класифікаційною ознакою “в залежності від часу дії функції” 4

Тема 2. Функції адміністративного менеджменту (2 л / 2 с) l Природа та склад функцій адміністративного менеджменту l Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту: l l l l l адміністративний маркетинг планування в системі адміністративного менеджменту адміністративно-організаційна функція менеджменту мотивація як функція адміністративного менеджменту регулювання адміністративний контроль адміністративний облік оцінювання діяльності організації Безперервні функції адміністративного менеджменту: l l прийняття та реалізація управлінських рішень управління конфліктами та стресами 5

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративний маркетинг 6 l Наприкінці 90 -х років ХХ сторіччя сформувався специфічний ринок, що зараз розвивається достатньо бурно l ринок управлінських послуг – адміністративний l Адміністративний ринок – одна з найбільш перспективних сфер сучасного ринку, в межах якої формуються попит та пропозиція на управлінські кадри, управлінські технології, управлінські послуги та управлінський консалтинг l Адміністративний маркетинг – управлінська діяльність щодо вивчення основних закономірностей формування попиту та пропозиції на ринку управління з метою виявлення та придбання або розробки та просування найбільш якісних та перспективних продуктів, що реалізуються на даному ринку

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративний маркетинг l Активне застосування адміністративного маркетингу дозволяє організації підвищити ефективність системи управління завдяки: l виявленню, залученню та використанню l l l активному та раціональному використанню l l l найбільш кваліфікованих управлінських кадрів та новітніх управлінських технологій управлінських послуг та управлінського консультування Як вид управлінської діяльності адміністративний маркетинг має дві складові: l l дослідження структури зовнішнього середовища організації визначення стану цього середовища 7

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Планування в системі адміністративного менеджменту l Інформація, що збирається в ході маркетингових досліджень, стає підґрунтям для планування l Планування може бути схарактеризовано як процес l розробки основних напрямів діяльності та розвитку організації, l визначення потреб в ресурсах, необхідних для реалізації цих напрямів, l відбір методів та засобів реалізації запланованих заходів l Основа системи планування – концепція цільового підходу l управління розглядається як система, орієнтована на досягнення визначених цілей 8

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Планування в системі адміністративного менеджменту l l Доведення цілей до кожного рівня управління та їх комплексна оцінка потребують побудови дерева цілей Дерево цілей – структурне відображення розподілу взаємопов'язаних цілей за рівнями управління організації Ціль 1. 1 l Ціль 1. 2 Ціль 1. 1. 1. 2 Ціль 1. 2. 1. 1 Побудова дерева цілей вважається першим (підготовчим) етапом планування 9

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Планування в системі адміністративного менеджменту l Другий етап планування в системі адміністративного менеджменту – постановка завдання l Процес постановки завдання – формулювання у письмовій, усній або іншій формі очікуваних результатів діяльності конкретних структурних підрозділів або окремих співробітників організації l Третій етап планування в системі адміністративного менеджменту – складання плану (або плану-графіку) виконання завдання l l Переважає планування поточної роботи, етапи якої повторюються щодня, щотижня або щомісяця Застосування календарного графіку дозволяє регламентувати, відслідковувати та контролювати усі ці види діяльності 10

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративно-організаційна функція менеджменту l Як функція управління організація представляє собою вид управлінської діяльності, завдяки якому система управління пристосовується для виконання завдань, сформульованих на етапі планування l В процесі організації розробляється система заходів, що регламентують діяльність апарату управління, спрямовану на досягнення цілей функціонування: l l l Побудова раціональної системи організації Формування оптимальної структури організації Забезпечення організації усіма необхідними ресурсами l l Фінансовими Людськими Матеріальними Енергетичними тощо 11

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Мотивація як функція адміністративного менеджменту 12 l Сучасна теорія мотивації ґрунтується на дослідження школи психології та людських відносин l Елтон Мейо, один з її засновників встановив, що висока заробітна плата та хороша організація виробничого процесу не завжди призводять до підвищення продуктивності праці l У подальших дослідженнях Абрахама Маслоу було зроблено висновок, що підґрунтя дій людей – не матеріальні стимули, а різного роду потреби, які можна лише частково або опосередковано задовольнити за допомогою грошей

Мотивація як функція адміністративного менеджменту теорії мотивації 13 директивні теорії змістовні теорії процесуальні теорії Визначення як мотивувати Визначення потреб, що спонукають людей до дії Аналіз розподілу зусиль для досягнення різноманітних цілей і вибору поведінки Як мотивувати? Що викликає бажану поведінку? Як поведінка породжується і здійснюється? модель “кнута і пряника” за Тейлором ієрархія потреб Маслоу теорія очікувань Врума модель людских відносин Мейо теорія потреб Макклелланда теорія справедливості теорії “Х”-“У” Мак Грегора двохфакторна теорія Герцберга інтеграційна модель Портера-Лоулера

Мотивація як функція адміністративного менеджменту l Абрахам Маслоу (1908 – 1970) 14 l человек имеет сложную структуру иерархически расположенных потребностей, и управление в соответствии с этим должно вестись на основе выявления потребностей рабочего и использования соответствующих методов мотивирования l пять уровней иерархии потребностей в двух уровнях l l l первичные и вторичные Источник: Виханский О. С. , Наумов А. И. Менеджмент

Мотивационная модель иерархии потребностей А. Маслоу 15 САМОВЫРАЖЕНИЯ УВАЖЕНИЯ ВТОРИЧНЫЕ СОЦИАЛЬНЫЕ БЕЗОПАСНОСТИ И ЗАЩИЩЕННОСТИ ПЕРВИЧНЫЕ ФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія потреб Макклелланда l Модель мотивации делает основной упор на потребности высших уровней l Макклелланд считал, что людям присущи три потребности: l власти, l успеха l причастности 16

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія потреб Макклелланда 17 l Потребность власти выражается как желание воздействовать на других людей l В рамках иерархической структуры Маслоу потребность власти попадает куда-то между потребностями в уважении и самовыражении l Люди с потребностью власти чаще всего проявляют себя как откровенные и энергичные люди, не боящиеся конфронтации и стремящиеся отстаивать первоначальные позиции Зачастую они хорошие ораторы и требуют к себе повышенного внимания со стороны других Управление очень часто привлекает людей с потребностью власти, поскольку оно дает много возможностей проявить и реализовать ее l l l это не обязательно рвущиеся к власти карьеристы в негативном и наиболее часто употребляемом значении этих слов

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія потреб Макклелланда l l 18 Потребность успеха также находится где-то посередине между потребностью в уважении и потребностью в самовыражении Эта потребность удовлетворяется не провозглашением успеха этого человека, что лишь подтверждает его статус, а процессом доведения работы до успешного завершения Таким образом, если вы хотите мотивировать людей с потребностью успеха, вы должны ставить перед ними задачи с умеренной степенью риска или возможностью неудачи, делегировать им достаточные полномочия для того, чтобы развязать инициативу в решении поставленных задач, регулярно и конкретно поощрять их в соответствии с достигнутыми результатами

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія потреб Макклелланда l Мотивация на основании потребности в причастности по Мак. Клелланду схожа с мотивацией по Маслоу l Такие люди заинтересованы в компании знакомых, налаживании дружеских отношений, оказании помощи другим l Люди с развитой потребностью причастности будут привлечены такой работой, которая будет давать им обширные возможности социального общения l Их руководители должны сохранять атмосферу, не ограничивающую межличностные отношения и контакты Руководитель может также обеспечить удовлетворение их потребности, уделяя им больше времени и периодически собирая таких людей отдельной группой 19

Мотивационная модель Ф. Герцберга Гигиенические факторы: их удовлетворение только снимает «раздражение» Мотивирующие факторы: их удовлетворение позволяет достичь престижа и самоактуализации Заработная плата Интересная работа, увлекательная постановка вопросов Социальные блага Многосторонность, возможность повышения звания Условия работы: физические, внешние Самостоятельность и полномочия Статус Свой участок работы Климат на предприятии, рабочая атмосфера, обстановка Участие в формировании организационной культуры Отношение к начальству и коллегам Признание достижений выражается в увеличении: 1. дохода 2. полномочий 3. степени трудности поставленных задач 4. профессионального обучения и повышения квалификации 20

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія очікувань В. Врума l Основное положение модели – наличие активной потребности не является единственным необходимым условием мотивации человека на достижение определенной цели l l l 21 Человек должен также надеяться на то, что выбранный им тип поведения действительно приведет к удовлетворению или приобретению желаемого «Ожидание» – оценка данной личностью вероятности определенного события При анализе мотивации к труду теория ожидания подчеркивает важность трех взаимосвязей: l l l затраты труда – результаты; результаты – вознаграждение; валентность (удовлетворенность вознаграждением)

Мотивація як функція адміністративного менеджменту 22 Теорія очікувань В. Врума Ожидание того, что усилия дадут желаемые результаты Ожидание того, что результаты повлекут за собой Х Х ожидаемое вознаграждение Ожидаемая ценность вознаграждения З-Р Р-В Валентность l = Мотивация Если значение любого из этих трех критически важных для определения мотивации факторов будет мало, то будет слабой мотивация и низки результаты труда

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія справедливості l ТЕОРИЯ СПРАВЕДЛИВОСТИ постулирует, что l люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу l Если сравнение показывает дисбаланс и несправедливость, т. е. человек считает, что его коллега получил за такую же работу большее вознаграждение, то у него возникает психологическое напряжение В результате необходимо мотивировать этого сотрудника, снять напряжение и для восстановления справедливости исправить дисбаланс l l Люди могут восстановить баланс или чувство справедливости l либо изменив уровень затрачиваемых усилий l либо пытаясь изменить уровень получаемого вознаграждения 23

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Теорія справедливості l l l 24 Таким образом, те сотрудники, которые считают, что им не доплачивают по сравнению с другими, могут l либо начать работать менее интенсивно l либо стремиться повысить вознаграждение Те же сотрудники, которые считают, что им переплачивают l будут стремиться поддерживать интенсивность труда на прежнем уровне или даже увеличивать ее Исследования показывают, что обычно, когда люди считают, что им недоплачивают, они начинают работать менее интенсивно Если же они считают, что им переплачивают, они менее склонны изменять свое поведение и деятельность Основной вывод для практики управления – до тех пор, пока люди не начнут считать, что они получают справедливое вознаграждение, они будут стремиться уменьшать интенсивность труда

Мотивація як функція адміністративного менеджменту Модель Портера-Лоулера 25 l Лайман Портер и Эдвард Лоулер разработали комплексную процессуальную теорию мотивации, включающую элементы теории ожиданий и теории справедливости l В модели фигурирует пять переменных: l затраченные усилия l восприятие l полученные результаты l вознаграждение l степень удовлетворения l Согласно модели Портера-Лоулера, достигнутые результаты зависят от приложенных сотрудником усилий, его способностей и характерных особенностей, а также осознания им своей роли l Уровень приложенных усилий будет определяться ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что данный уровень усилий действительно повлечет за собой вполне определенный уровень вознаграждения

26 Модель Портера-Лоулера Вознаграждения, воспринимаемые как справедливые Удовлетворение 9 8 Ценность вознаграждения Способности и характер 1 4 Усилия 3 Оценка вероятности связи «усилиявознаграждения» 2 Внутренние вознаграждения 7 а Результаты (выполненная работа) 6 Внешние вознаграждения Оценка роли работника 7 b 5

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Регулювання 27 l Регулювання – це система відносин, що забезпечує підтримку та зміни економічних явищ та їх зв'язків l Основне завдання процесу регулювання – є встановлення відхилень від заданого режиму функціонування організації l У системі здійснення функції регулювання можна визначити дві постійно взаємодіючі підсистеми l l Систему саморегулювання Систему свідомого, цілеспрямованого регулювання

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Регулювання l 28 Система регулювання діяльності організації Істотні відхилення Процес саморегулювання вплив Планове завдання Процес виконання завдання Нормальний режим функціонування вплив Внесення змін до планового завдання Істотні відхилення Цілеспрямовано регулювання Успішне виконання завдання

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративний контроль l l Під адміністративним контролем у найбільш загальному вигляді розуміють управлінську діяльність, спрямовану на визначення поточного стану керуючої підсистеми управління організації та процесів, що в ній відбуваються, з метою виявлення можливих відхилень від заданого режиму функціонування Три елементи системи адміністративного контролю: l l l Встановлення стандартів стану та функціонування керованої системи Оцінка поточного стану керованої системи та процесів, що в ній відбуваються, з метою виявлення можливих відхилень Усунення виявлених відхилень (приведення керуючої систем до стану, що відповідає стандартам) 29

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративний контроль l 30 Основні інструменти адміністративного контролю l l l Бюджетний контроль Управлінський (адміністративний аудит) Статистичне спостереження Особисте спостереження Доповіді Наради

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Адміністративний облік 31 l Адміністративний облік – це система комплексного обліку витрат та доходів організації l Система призначена для збирання, узагальнення, інтерпретації та аналізу інформації для прийняття управлінських рішень l Метод адміністративного обліку вміщує в себе такі елементи: l l l l Документування Інвентаризація Групування та узагальнення контрольних рахунків Планування Нормування Лімітування Контроль Аналіз

Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту Оцінювання діяльності організації l l Оцінювання систем управління = оцінювання управлінської діяльності Основні напрями оцінювання діяльності організації l Аудити управління всієї компанії l Оцінювання у межах нагород, спрямовані на оцінювання/вимірювання/порівняння рівнів досконалості l Самооцінювання, спрямоване на вимірювання/порівняння своїх власних рівнів якості у порівнянні з компаніямианалогами l Діагностичні самооцінювання та самооцінювання, спрямовані на покращення 32

Тема 2. Функції адміністративного менеджменту (2 л / 2 с) 33 l Природа та склад функцій адміністративного менеджменту l Характеристика послідовних функцій адміністративного менеджменту: l l l l l адміністративний маркетинг планування в системі адміністративного менеджменту адміністративно-організаційна функція менеджменту мотивація як функція адміністративного менеджменту регулювання адміністративний контроль адміністративний облік оцінювання діяльності організації Безперервні функції адміністративного менеджменту: l l прийняття та реалізація управлінських рішень управління конфліктами та стресами

Безперервні функції адміністративного менеджменту Прийняття та реалізація управлінських рішень l Управлінське рішення – це вибір альтернативи, спрямований на досягнення цілей організації, який здійснює керівник у межах його посадових повноважень l Процедура підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень представляє собою безперервний замкнутий цикл з восьми етапів 34

Безперервні функції адміністративного менеджменту Прийняття та реалізація управлінських рішень 35 Процедура підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень Аналіз ситуації Контроль та оцінка результатів Ідентифікація проблеми Управління реалізацією Визначення критеріїв відбору Узгодження рішення Розробка альтернатив Відбір найкращої альтернативи

Безперервні функції адміністративного менеджменту Управління конфліктами та стресами l Конфлікт (лат. confliktus - зіткнення) – зіткнення протилежних поглядів, позицій, інтересів, цілей, думок l Конфлікти неминучі … l “Якщо у вашому житті немає конфліктів, перевірте, чи є у вас пульс” l На щастя, конфлікти піддаються залагодженню і позитивному розв’язанню 36

Безперервні функції адміністративного менеджменту Управління конфліктами та стресами l Функції (наслідки) конфліктів (інтеракціоністський погляд на конфліктні ситуації) l Позитивні (функціональні) l Негативні (дисфункціональні) 37

Безперервні функції адміністративного менеджменту 38 Управління конфліктами та стресами Функції (наслідки) конфліктів Позитивні (функціональні) l. Вирішення проблеми l. Поява нових ідей, альтернатив тощо l. Досягнення консенсусу в спірному питанні l. Поліпшення стосунків між працівниками l. Діагностика можливостей опонентів l. Отримання нової інформації про опонента l. Зняття синдрому покірності у підлеглого Негативні (дисфункціональні) l. Ослаблення бажання співробітничати l. Погіршення взаємин між працівниками l. Непродуктивна конкуренція з іншими групами чи працівниками l. Надання вагомішого значення перемозі, ніж вирішенню реальної проблеми l. Зниження продуктивності праці l. Зростання плинності кадрів l. Важке відновлення ділових відношень ( «шлейф конфлікту» )

Безперервні функції адміністративного менеджменту 39 Управління конфліктами та стресами Залежність між рівнем конфліктності групи та ефективністю її роботі Висока Ефективність Оптимальний рівень конфлікту Зона конфлікту Низька Висока Конфліктність

Безперервні функції адміністративного менеджменту 40 Управління конфліктами та стресами Класифікація конфліктів залежно від кола учасників Внутріособистісні Конфлікти Міжособистісні Між особистістю і групою Міжгрупові

Безперервні функції адміністративного менеджменту 41 Управління конфліктами та стресами Модель конфлікту як процесу Функціональні та дисфункціональні наслідки Управлінська ситуація Джерело конфлікту Конфлікт не відбувається Можливість розростання конфлікту Реакція учасників на ситуацію Управління конфліктом Конфлікт відбувається

Безперервні функції адміністративного менеджменту 42 Управління конфліктами та стресами l Методи управління конфліктними ситуаціями – сукупність способів і засобів запобігання, а в разі їх виникнення – вирішення конфліктних ситуацій Структурні Групи методів Міжособистісні

Безперервні функції адміністративного менеджменту Управління конфліктами та стресами l Структурні методи управління конфліктними ситуаціями l Роз’яснення підлеглим вимог до роботи l Координація та інтеграція спільної роботи l Встановлення загально організаційних комплексних цілей діяльності l Чітке структурування системи винагород 43

Безперервні функції адміністративного менеджменту Управління конфліктами та стресами l Міжособистісні методи (стратегії) поведінки у конфліктних ситуаціях Сітка Томаса-Килменна Міра реалізації власних інтересів Протиборство Співробітництво Компроміс Уникання Поступливість Міра врахування інтересів іншої сторони 44

Безперервні функції адміністративного менеджменту 45 Управління конфліктами та стресами Характеристика стратегій поведінки у конфліктних ситуаціях Тип стратегії Характеристика Протиборство Завзяте відстоювання своєї позиції Уникання Прагнення ухилиться від участі в конфлікті Поступливість Зміна своєї позиції, перебудова поводження, згладжування протиріч на шкоду власним інтересам Співробітництво Спільне вироблення рішення, у найбільш повній мері задовольняюче інтереси обох (усіх) сторін Компроміс Урегулювання розбіжностей шляхом взаємних поступок

Безперервні функції адміністративного менеджменту Управління конфліктами та стресами 46 Вибір стратегії поведінки повинен визначатися конкретними умовами розвитку ситуації Приклади характеристики умов, які визначають доцільність тої чи іншої стратегії ситуації Тип стратегії Умови використання Протиборство Результат конфлікту дуже важливий для вашої організації Уникання Підлеглі можуть самі успішно врегулювати конфлікт Поступливість Найбільш важливим завданням є відновлення спокою й стабільності, а не вирішення конфлікту Співробітництво У вас є час і інші ресурси для роботи над проблемою Компроміс Вам важливо зберегти взаємини з опонентом і одержати хоч щось, чим втратити все