Activity-Based Cost Management An Executive s Guide Chapter 9

Activity-Based Cost Management An Executive’s Guide Chapter 9 Implementing ABC/M Through Rapid Prototyping (pp. 325 -344) 報告人：楊伸崇 2004. 12. 13

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Introduction 前言 – Solving operational or strategic problems? – Top-down ABC or bottom-up ABM? – ABC/M = ABC + ABM (components) n Project team執行ABC/M建議步驟： – 先用全公司ABC作strategic成本及分析 (即用ABC計算不同outputs/cost objects成本) – 再應用上述分析結果 (再用ABM應用在作業成本管理議題上)

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M ABC與ABM n ABC (Activity-based costing) – Strategic策略性cost information – The math一種算術 – Tracing expenses into costs n ABM (Activity-based management) – Tactical & operational action plans (依據ABC) – 用ABC算術做出來的資料 – Ask more questions – More reporting on intermediate outputs – Fact-based root-cause analysis Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 326.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Rapid Prototyping n ABC/M Rapid Prototyping – 先靠少數key/informed/knowledgeable employees – 快速建構一ABC/M model (可local或enterprise) – 其他lower level co-workers (更detail) – Adjust, revise更貼近final outputs n 好處 – – 快速複製模組法可以accelerate組織學習ABC/M 避免too detailed too soon Make your mistakes quickly In days; not Rolls Royce ABC/M models in months Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 327.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 對ABC/M的迷思 n 對ABC/M的Misconceptions – 必須公司上下總動員 – 資料必須來自公司所有作業且巨細靡遺 – ABC/M系統像生產資訊系統般 – 系統建構完成前不會有結果 – 要很久以後才能執行 – 執行後會覺得一切努力並不值得 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management-An Executive’s Guide, P 328.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 對ABC/M的迷思 n 其實ABC/M是： – An analytical tool – 與transaction-intensive資訊系統不同 – 是sits on top of生產資訊系統 n 因此用ABC/M Rapid Prototyping： – ABC/M built cheaply & quickly – 減少用太多行政資源; 但仍raise awareness – 是種implementation approach

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 更多介紹ABC/M Rapid Prototyping n 快速複製模組法實施ABC/M 鑰字 – An implementation approach執行手法 – Reiterative; relevant反覆修正 – To flush out relevant data沖刷出相關資料 – A succession of models系列連續模組 – Accelerated learning technique加速學習 – Key participants; functional representatives – 由ABC/M models轉成ABC/M system – Data 由strategic越來越operational (detailed)

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Figure 9 -1 ABC/M R P的反覆性重塑模組 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 329.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 更多介紹ABC/M Rapid Prototyping n 傳統ABC/M系統執行時通常需密集面晤員 n ABC/M R P 先一小批了解公司作業員 n 幾天時間內建構the first ABC/M model n With a trained facilitator訓練過的導師 n And a software specialist n 目標不是精準，而是學習及產生vision n 不像ABC/M pilot大張旗鼓、發問卷 n 引發心理防衛、害怕

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 更多介紹ABC/M Rapid Prototyping n 參加者learning through doing n Incremental improvement逐段進步 n 參與感夠，因是自己熟悉的範圍 n 速度快的規則： – 不帶資料進來，建構model全用已知data – 除了financial data以外 – Model當期total expenses

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 先跳踢踏舞，再學華爾茲 n 架構第一個ABC/M Model步驟 – 按組織圖作性質相同者將員分組 – 通常約10 -15組 (通常與功能部門同) – 數總每組的員人數 – 關鍵是要分析的成本架構每一部分都涵蓋 – 每位functional representative帶最熟的組 – 由FR定義 3項具代表性作業 – 圖 9 -2是張「事作業」time-effort 作表 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 330.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 圖 9 -2 「事作業輸入表」 (Work Activity Input Form) Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 331.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 有關time-effort 或事作業輸入表(Work Activity Input Form) n 功能群組定義 3項具代表性事作業 – 20分鐘內，10 -15組各組完成表格 – 定義的寫法：動詞+形容詞+名詞 – 標定組別、組人數、事作業描述 – 標定作業成本動因activity cost driver – 3項代表性事作業涵蓋90%組事 – 簡單摘要化，各組總計40 -60條activities – 夠回溯trace作業成本至cost objects

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M More有關Work Activity Input Form n 事作業輸入表 – 員的作時間比例以 5%為變動間距 – 3項代表性事作業單項不超過80% – 不要列「督導員」或「開會」 – 因目標要trace work activities至cost objects – 寫代表性事作業不必代表們討論得共識 – 10 -15位FR各自有領域，不用在意precision – 錯估會統合性自行抵銷，精神是project team simulating出”prototype” – 最後由此prototyping出自己的ABC/M系統

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 描繪 (profiling)「成本物件/標的(cost objects)」 n 錯估在ABC/M分攤網絡下會互相抵銷 n Closed system; errors offsetting n 分群組、分activity時也已差異化 n facilitator也可確保各組單項成本分割 n facilitator像caricature sketch artist n 選代表性特徵足夠勾勒出組織形狀 n 太多超過diminishing returns Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 332.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Cost Objects Profiling n 用成本物件比一般組織用區域分割好 n 用人口結構特徵分割顧客群亦可 n 重點要能表達資源耗用 n Rapid Prototyping其中特點profiling – 用影響不同成本耗用的因素來profile – Major sources of diversity n 圖 9 -3是facilitator定義不同客戶的作表 – Profiled最終成本物件 + 30多作activities Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 332.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 圖 9 -3 最終成本物件/目標描繪 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 333.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 教釣魚法 & They can fish forever n Causal：成本標的造成作業變動 n 每一項作業都要回推到成本標的上面 n id出每項作業的作業動因drivers n Activity drivers總數依成本標的分配比例 n ABC/M軟體分攤成本至最終成本標的上 n Assign薪資及其他費用到成本標的 n Financial Controller分配非薪資類支出項 n 分攤成本網絡前已完成，ABC/M模型備 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 334.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 教釣魚法 & They can fish forever n 用key employees的informed estimates n ABC/M要有結果竟不用收集所有資料 n 啟示：一開始助力而非需大量IT拖垮 n IT是在使用者已仰賴ABC/M資料後加入 n ABC/M R P像場未計分的練習賽 n 少數開始；但因為是從頭自己架構 n 計算出結果雖與預期、既有會計成本(思考/分攤也瑕疵)不同，但仍是相當可信 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 334.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 圖 9 -4 ABC/M RP 3天作計畫 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 335.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 建構及入住ABC/M，第 0號模型：起跑點 n 第 0號模型，表示第 1、2…號將逐現 n ABC/M成本分攤網絡可再細分割 n 群組、作業、產出、顧客群等也可再細分 n 但每次細分都必須問必要性 n 0號後每當outputs對某些data較敏感則增換 n ABC/M RP以higher lever estimates開始 n 一旦循分攤網絡、作業成本與成本物件結合，所有高低估會彼此抵銷而非累計 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 335.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 更多醒思 n ABC/M RP目的不在一開始就把所有細節標定 n 而是要stimulate參與者，思考手上資料 n 最重要的：預想組織如何用新的資訊決策 n ABC/M is basically a self-discovery experience. n ABC/M即使已在運轉都不一定能提出解答 n 但可指引去哪裏找資料及問更多的問題 n ABC/M RP能預防「死在細節中」 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 336.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 更多醒思 n ABC/M 若用傳統IT解決要多細節的問題 n 可能第一步定義資料需求就要花上數週 n 但ABC/M的資源、作業、成本物件之間太多互依性interdependencies n ABC/M RP = reasonably right info, reasonably right results, in reasonable time frame n 第 0號模型理想上2天完成，第 3天把玩一下 model，增減attributes看 n 欣賞，不是計算後的成本數字，而是看到需進一步調查的方向 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 336.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 分析第 0號模型來吸引其他人信賴/加入 n ABC/M 現在可以評估特定改變造成的衝擊 n 加上銷售資料，model可算出產品/服務單價，甚至中間性產出的成本，如設備每小時成本 n 也可算每一貢獻要素 (如每個作業)的單價 n per work output cost單價也可對照，project team可尋求內部標竿學習，找出最好的 practices n 也可模擬解決組織目前遭遇的實際問題，例如評估某客戶下的某訂單的產品服務單價 n 也可試與傳統會計不同方式處理折舊分攤 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 336.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 分析第 0號模型來吸引其他人信賴/加入 n 可一窺成本結構中多少是支撐組織，多少是用來支付製造產品或交付服務的成本 n 二者的比例可能令人吃驚 n 支撐組織可能佔成本結構 (不含原料成本)超過 30%，這是好還是不好？ n 某些非產品、非服務、非顧客相關的成本，是否要繼續維持目前程度或取捨？ n 也可討論閒置產能，因為現在分攤已合理 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 336.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 分析第 0號模型來吸引其他人Buy-in n 也不要過度分析 n 要讓以參與的去運用ABC/M資料 n 讓運用延伸到其他組織待解決的棘手的問題 n 這就產生讓第 0號模型持續至建構第 1號模型即對整個ABC/M的 buy-in。 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 336.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫 n 讓第 0號模型參與者對選出的同儕、主管簡報 n 第一階段ABC/M RP以簡報結束使team較易了解：需要2 plans n An implementation plan & a communication plan n ABC/M is about behavioral change management. n 故第二個計畫重要性不亞於第一個計畫 n 一開始時誰參與也很關鍵，免得反對者破壞 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 337 -338.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫 n Visible benefits; initial group, positive attitude n Everyone will learn that costs are abstract and intangible. n 成本是用來衡量成效，「將客戶或產品需求加在作上的執行成效」 n 量度成本等於建立模型呈現資源耗用的情形 n Resources are where the capacity to do work resides. 資源是作產能之所在。 n 產能則是付出費用買來的。 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 337 -338.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -1 Resources Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 339.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -2 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 340.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -3 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 340.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M系統實施作計畫 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 341.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M系統實施作計畫 n 分成六個總項 – 1000計畫設計、2000溝通管理、3000軟體 – 4000模型設計、5000生產系統、6000成果管理 n 提供引導組織執行ABC/M的檢查表checklist n ABC/M RP是在計畫規劃後的第一個步驟，並於日後持續對系統提供洞見 n 下個步驟應結合成本與收入資料以產生利潤分析 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 341.

第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M 結論 n 先了解組織利潤與所有影響層面的成本架構之間的相對關係，帶來聚焦效果極可能的行動 (如變更售價) n 一旦策略性ABC/M 架構已能提升意識，組織便可建構內部模型，作業性地運用 ABC/M資料改善生產力 n 接下來運用，可與績效評量、流程管理、 EVA、TQM等結合。 Source: Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P 337 -338.

敬請指教謝謝