A QUALIDADE NA GESTÃO DO ARQUIVO Uma experiência

A QUALIDADE NA GESTÃO DO ARQUIVO Uma experiência na Câmara Municipal do Porto (Julho 2005 – Julho 2006) Manuel Luís Real Rui Fazenda Branco VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - focalização no cliente (serviços administrativos, investigadores e público não especializado) - ficha de opinião / sugestão / reclamação (2003) - perspectiva integrada (estrutura orgânica, aplicação informática, etc. ) - unidades de gestão transversal (2004) - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc. ) - envolvimento dos colaboradores (missão e objectivos; flexibilidade e rotatividade) - documento de orientação estratégica (2005 -2007) DMAG: resultados práticos no apoio directo à Administração VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - focalização no cliente (serviços administrativos, investigadores e público não especializado) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - ficha de opinião / sugestão / reclamação (2003) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - perspectiva integrada (estrutura orgânica, aplicação informática, etc. ) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - unidades de gestão transversal (2004) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc. ) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc. ) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - envolvimento dos colaboradores (missão e objectivos; flexibilidade e rotatividade) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - documento de orientação estratégica (2005 -2007) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMAG: resultados práticos no apoio directo à Administração VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO CMP: aposta na Qualidade • iniciativas transversais a todos os serviços - CMP ao espelho (CAF) - Plano de Formação - Portal do Colaborador • projectos-piloto de aplicação da norma ISO - aquisição de serviços: Gabinete do Munícipe, Gabinete de Auditoria e Controlo, Departamento Jurídico e Contencioso - candidatura ao “Foral”: Departamento Municipal de Arquivos, Divisão Municipal do Parque da Cidade VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO SGS Portugal: desafio à CMP / Departamento Municipal de Arquivos • Projecto inovador na área dos Arquivos Municipais/certificação NP EN ISO 9001 • Condições “base” - Princípios de Gestão da Qualidade - Liderança - Equipa • A possibilidade do reconhecimento externo (certificação) / catalisador de motivação • Enquadramento com Programa FORAL VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 2 – ACÇÃO INOVADORA NO SEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - Está em marcha, na Administração Pública, um processo evolutivo de reforma, através de experiências sectoriais - Projecto inovador: Centro de Documentação do Ministério da Educação - Modelo EFQM - Serviços de front/office: Arquivos parcialmente integrados em SGQ, como componentes do sistema de atendimento público (C. M. Vila do Conde, C. M. Vila Nova de Gaia, etc. ) - Novo passo: a Câmara Municipal do Porto iniciou uma experiência igualmente inovadora, já que o seu Arquivo será o primeiro a candidatar a globalidade dos seus serviços à certificação de qualidade VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 3 – PRINCÍPIOS ORIENTADORES DA GESTÃO PELA QUALIDADE TOTAL • • • Focalização no Cliente Liderança Envolvimento dos Colaboradores Aproximação do sistema à Gestão Melhoria contínua Tomada de decisão baseada em factos • Relações de benefício mútuo com os Fornecedores • Abordagem por processos VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 4 – OBJECTIVOS DO PROJECTO • Confirmação / melhoria das boas práticas inerentes à prestação do serviço do Arquivo Municipal • Garantia do cumprimento sistematizado de regras / boas práticas inerentes ao Serviço • Maior clareza / objectividade dos compromissos de cada colaborador do Arquivo com a Qualidade do Serviço • Reforço do espírito de equipa entre os colaboradores do Arquivo • Maior compromisso do Arquivo com a satisfação dos Clientes • Melhoria dos mecanismos de gestão dos Processos e de avaliação do seu desempenho • Evidência externa da Qualidade do Serviço, obtida através da certificação do SGQ desenvolvido no Departamento Municipal de Arquivos VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 5 – CONDIÇÕES MÍNIMAS PARA O SUCESSO • Compromisso para o cumprimento da NP EN ISO 9001: 2000 • Comprometimento da Presidência da Câmara, que delegou as responsabilidades da Gestão de Topo no Vereador da Cultura e Turismo • Definição de uma Estratégia, concretizada no Plano de Objectivos anual, em associação com o Cronograma de actividades • Disponibilização dos Recursos necessários • Motivação dos Colaboradores e interacção das diversas componentes do Sistema VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 6 – DESENVOLVIMENTO DO PROJECTO 6. 1 – Diagnóstico inicial - Compreender a estrutura organizacional e funcional - Identificar e caracterizar os Clientes e principais fornecedores - Enquadrar as práticas e as regras implementadas nos requisitos da Norma NP EN ISO 9001: 2000 - Avaliar os "pontos fortes" e "pontos fracos" da Organização - Identificar os Processos - Planear o Projecto de implementação do SGQ - Criar uma dinâmica de mudança face aos objectivos a alcançar VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 6. 2 – Desenvolvimento e implementação do Sistema - Constituição de Equipa de Projecto e Grupos de Trabalho Definição de responsabilidades Auto-responsabilização da Equipa de Projecto pelo Modelo a desenvolver Acções de formação e sensibilização Recolha de informação para regulamentar os Processos Preparação dos documentos do SGQ e sua aprovação Divulgação do conteúdo dos documentos junto dos Colaboradores e esclarecimento sobre a sua aplicação - Acompanhamento da aplicação das regras do SGQ 6. 3 – Etapas subsequentes • Auditoria interna • Revisão global • Auditoria de certificação VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS • Melhorias introduzidas no sistema • Crédito interno e externo • Estrutura documental VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS • Melhorias introduzidas no sistema • Crédito interno e externo • Estrutura documental - Manual da Qualidade VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

MISSÃO DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS O Departamento de Arquivos é o serviço camarário que tem como Missão promover a organização eficiente da informação produzida ou recebida pelo Município no exercício da sua actividade e materializada em documentos, conservados a título temporário ou definitivo, em razão da sua natureza administrativa e do respectivo interesse históricocultural.

POLÍTICA DA QUALIDADE DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS Apoiar a Administração Municipal no domínio da Gestão da Informação. Garantir o acesso à Informação do Arquivo no estrito cumprimento da legislação em vigor. Promover um serviço de acção cultural e educativo adequado à Missão. Envolver os Colaboradores no cumprimento da Missão, garantindo o saber fazer e a competência, através do trabalho em equipa. Assegurar os recursos necessários à efectiva implementação e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade.

ESTRUTRA FUNCIONAL DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) PLANO DE OBJECTIVOS VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS • Melhorias introduzidas no sistema • Crédito interno e externo • Estrutura documental - Manual da Qualidade - Outros tipos documentais VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) 8 – AVALIAÇÃO DO PROJECTO 8. 1 – Dificuldades • • • Estrutura de serviço complexa e leque muito alargado de actividades Normas, regulamentos e directivas muito diversificados Equipa de Projecto ampla e heterogénea Coincidência temporal com momentos de transição no Arquivo e na C. M. P. Dependência em algumas matérias de políticas sectoriais e da dinâmica de outros serviços 8. 2 – Pontos fortes • • • Motivação, participação alargada e partilha de informação Envolvimento determinado de gestão de topo Definição de objectivos e indicadores de forma articulada Trabalho com outras Direcções Municipais e demais Entidades envolvidas Cooperação externa e benchmarking Monitorização do desempenho do SGQ VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07

SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C. M. Porto) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006. 04. 07