71 счет расчеты с подотчетными лицами Подотчетные

71 счет «расчеты с подотчетными лицами»

Подотчетные лица Подотчётными лицами называются штатные работники хозяйствующего субъекта, получающие наличные деньги из кассы авансом для их использования в интересах организации. Расчёты с подотчётными лицами возникают, в основном: Ø по командировочным расходам, Ø по хозяйственным расходам. Ø Подотчётные суммы выдаются сотрудникам по приказу или распоряжению руководителя предприятия в определённых целях и на определённый срок.

Согласно Положению «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373 -П, (пункт 4. 4. )для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменного заявления подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т. е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет (форма АО-1) с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов. Авансовый отчет- документ, подтверждающий расходование аванса. В нем указываются суммы, полученные под отчет, фактически произведенные расходы, остаток подотчетных сумм или их перерасход. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем и служит основанием для списания выданного аванса.

Авансовый отчет

В случае если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его. Если сотрудник в установленные сроки не представил авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы.

Направляя работника в командировку, в отделе кадров нужно оформить и подписать у руководителя служебное задание – первую часть формы № Т-10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» . Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке; в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. В командировочном удостоверении указывают следующие данные: наименование организации, выдавшей удостоверение; его номер и дату; фамилию, имя, отчество и табельный номер работника; место, цель и срок командировки. В командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет.

Командировочное удостоверение

В соответствии с п. п. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки включают в себя: Ø проезд работника к месту командировки и обратно (билеты, трансфер на вокзал или в аэропорт); Ø наем жилого помещения (в том числе расходы на проживание в гостинице); Ø суточные (за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 руб. ); Ø оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и пр.

Корреспонденция по дебету Д К Содержание хозяйственной операции 71 50 Отражена сумма наличных средств, выданных из кассы под отчет 71 51 денежные средства перечислены подотчетному лицу с расчетного счета организации 71 76 Учтена сумма, полученная подотчетным лицом с денежных счетов другой организации 71 Отражена сумма не погашенной задолженности перед 91 подотчетным лицом, зачисленная в прочие доходы в связи с истечением срока исковой давности

Корреспонденция по кредиту Д К Содержание хозяйственной операции 10 71 Оприходованы на складе организации материалы, приобретенные подотчетным лицом 20 71 Учтена оплата подотчетным лицом расходов для нужд основного производства 41 71 Оприходованы на складе организации товары, приобретение и доставка которых оплачена подотчетным лицом 50 71 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, внесены в кассу организации 99 71 Задолженность подотчетного лица списана в связи с возникновением обстоятельств непреодолимой силы