7 BP finansavimo taisyklės Agnė Vingelienė Tarptautinių mokslo

7 BP finansavimo taisyklės Agnė Vingelienė Tarptautinių mokslo ir technologijų plėtros programų agentūra

Mokėjimai n Vienas avansinis mokėjimas (pre - financing) viso projekto laikotarpiu (per 45 dienas nuo dotacijos sutarties įsigaliojimo). 6 GA straipsnis n Tarpiniai mokėjimai (interim payments) projektams su daugiau kaip vienu ataskaitiniu periodu. n Galutinis atsiskaitymas (final payment) = patvirtinta paskutinio laikotarpio suma + reikalingi keitimai/koregavimai. *Bendra avansinio ir tarpinių mokėjimų suma negali viršyti 90% finansavimo.

Maksimali EK dotacija Projekto trukmė – 3 metai EK dotacija – 3 000 EUR Išankstinis mokėjimas: 1 600 000 EUR n n 1 ataskaitinio periodo EK patvirtinta suma : 900 000 EUR 1 tarpinis mokėjimas: 800 000 EUR 2 ataskaitinio periodo EK patvirtinta suma: 800 000 EUR 2 tarpinis mokėjimas: 200 000 EUR Galutinis mokėjimas: 3 000 EUR – (1 600 000 EUR + 900 000 EUR + 200 000 EUR) = 300 000 EUR

Lėšų perskirstymas n Galimas lėšų perskirstymas tarp veiklų. n Iš valdymo išlaidų perkelti 100 000 EUR (100% finansavimas) į RTD (50% finansavimas). n Jei išlaidos lieka 100 000 EUR, finansavimas sumažėja 50 000 EUR n Maksimali EK dotacija negali viršyti numatytos GA 5 straipsnyje surodytos sumos. n Jei veiklai taikomas vienkartinių išmokų būdas (lump sum) lėšų perskirstymas yra negalimas.

Banko sąskaita n Rekomenduojama projektui atsidaryti atskirą sąskaitą banke. n Koordinatorius turi sekti sukauptų palūkanų dydį arba įrodyti, kad bankas jų nepriskaičiavo. n Naudojant esamas sąskaitas, konkretaus projekto lėšas galima išskirti subsąskaitų pagalba. n Projektui skirtos lėšos turi būti apskaitoje atskirtos ir bet kuriuo metu identifikuojamos.

Avansinis mokėjimas (pre - financing) n Nurodomas GA 6 straipsnyje n Advance payment = pre-financing n Apribojimai: n 5% Garantiniam fondui n 10% EK užlaikymas n Bendrosios nuostatos: n Vienas mokėjimas n Pervedamas Koordinatoriui per 45 dienas nuo GA įsigaliojimo n 160% vidutinio metinio EK finansavimo

Avansinis mokėjimas (pre - financing) n Projektams su vienu ar dviem ataskaitiniais periodais avansinis mokėjimas sudarys 6080% nuo bendro EK finansavimo. n 5% įnašas į Garantinį fondą bus atimamas prieš pervedant avansinį mokėjimą koordinatoriui. n Koordinatorius gaus mažesnę sumą nei numatyta GA 6 straipsnyje.

Avansinis mokėjimas (pre - financing) Projektas A: trukmė 3 metai, EK finansavimas – 3 000 EUR n Vidutinis EK finansavimas metams: 1 000 EUR (3 000 / 3 = 1 000 periodui) n Avansinis mokėjimas 160% = 1 600 000 EUR n Įnašas į Garantinį fondą: 150 000 EUR (3 000 x 5% = 150 000) n Avansinio mokėjimo suma pervedama koordinatoriui: 1 600 000 – 150 000 = 1 450 000 EUR

Avansinis mokėjimas (pre - financing) Projektas B: trukmė 5 metai, EK finansavimas – 6 000 EUR n Vidutinis EK finansavimas metams: 1 200 000 EUR (6 000/5 = 1 200 000 periodui) n Avansinis mokėjimas 160% = 1 920 000 EUR n Įnašas į Garantinį fondą: 300 000 EUR (6 000 x 5% = 300 000) n Avansinio mokėjimo suma pervedama koordinatoriui: 1 920 000 – 300 000 = 1 620 000 EUR

Avansinis mokėjimas (pre - financing) Projektas C: trukmė 18 mėn. , 1 ataskaitinis periodas, EK finansavimas – 900 000 EUR n Avansinis mokėjimas 75% = 675 000 EUR n Įnašas į Garantinį fondą: 45 000 EUR (900 000 x 5% = 45 000) n Avansinio mokėjimo suma pervedama koordinatoriui: 675 000 – 45 000 = 630 000 EUR

Projekto koordinatorius n Koordinatoriaus vaidmuo: n Tarpininkas tarp visų dalyvių (konsorciumo) ir Europos Komisijos (EK) n Gauna EK finansavimą, kurį paskirsto dalyviams n Turi tokias pačias teises ir pareigas kaip ir kiti dalyviai prieš EK įgyvendinant projektą, plius papildomos pareigos, susijusios su lėšų paskirstymu ir ataskaitų surinkimu ir pateikimu EK n Savo pareigų koordinatorius pagal jokias sutartis negali niekam perleisti

Finansinės paramos formos • Tinkamų išlaidų kompensavimas (reimbursement of eligible costs) • Vienkartinės išmokos (lump sums) Pastovaus dydžio mokėjimai (flat-rate financing): n dalis netiesioginių išlaidų (%) arba n išlaidos apskaičiuojamos remiantis tarifų skale (scales of unit) • n Minėtų formų kombinacija

Maksimalios finansinės paramos normos n Moksliniams tyrimams ir technologinei veiklai – 50%, n n išskyrus: n viešosioms ir valstybinėms įstaigoms – 75% n vidurinėms, aukštesniosioms ir aukštosioms mokykloms – 75% n mokslinių tyrimų įstaigoms – 75% n MVĮ – 75% Demonstracinėms veikloms – 50% Kitoms veikloms – 100% Koordinavimo ir papildomos paramos veikloms – 100% Tyrėjų mokymo ir karjeros vystymo veikloms – 100%

Maksimalios finansinės paramos normos Pavyzdys. X projektas, kurio tiesiogines išlaidas sudaro: Moksliniai tyrimai ir technologinė veikla: 100 000 EUR Demonstracinė veikla: 100 000 EUR Valdymo išlaidos: 100 000 EUR Netiesioginės išlaidos: Moksliniai tyrimai ir technologinė veikla: 100 000 EUR * 0, 6 = 60 000 EUR Demonstracinė veikla: 100 000 EUR * 0, 6 = 60 000 EUR Valdymo išlaidos: 100 000 EUR * 0, 6 = 60 000 EUR EK DOTACIJA: Moksliniai tyrimai ir technologinė veikla (75%) : = 120 000 EUR Demonstracinė veikla (50%): = 80 000 EUR Valdymo išlaidos(100%): = 160 000 EUR Viso: 360 000 EUR EK Dotacija

Universitetai ir valstybinės įstaigos 60% norma netiesioginėms išlaidoms Tiesioginės išlaidos: 1. Personalo išlaidos 2. Ilgalaikis turtas (Durable Equipment) 3. Rangos išlaidos 4. Išlaidos kelionėms 5. Trumpalaikis turtas Viso tiesioginių išlaidų: Netiesioginės išlaidos: Viso tinkamų išlaidų: 200 0 20 000 10 000 230 200 126 120 356 320

Universitetai ir valstybinės įstaigos 20% norma netiesioginėms išlaidoms Tiesioginės išlaidos: 1. Personalo išlaidos 2. Ilgalaikis turtas (Durable Equipment) 3. Rangos išlaidos 4. Išlaidos kelionėms 5. Trumpalaikis turtas 200 0 20 000 10 000 200 Viso tiesioginių išlaidų: Netiesioginės išlaidos: Viso tinkamų išlaidų: 230 200 42 040 272 240

n EK dotacija (mokslinei veiklai): 75% * tinkamų projekto išlaidų = 267 240 € (6 BP 272 240 €) n EK dotacija (demonstracinei veiklai): 50% * tinkamų projekto išlaidų = 178 160 € (6 BP 272 240 € (100% tinkamų išlaidų)) n EK dotacija = 356 320 € (6 BP 272 240 €)

Ataskaitos n Konsorciumas turi pateikti Komisijai ataskaitą per 60 dienų pasibaigus kiekvienam projekto periodui. n Maksimalus terminas EK įvertinti projekto ataskaitas (60 d. ) ir pervesti lėšas koordinatoriui (45 d. ) yra 105 dienos. n Koordinatorius gavęs galutinį atsiskaitymą iš EK turi parengti lėšų paskirstymo tarp projekto partnerių ataskaitą per 30 dienų.

Audito sertifikatas Certificate on the financial statements Audito sertifikatas CFS (Form D – Annex VII) yra būtinas jei EK dotacija už ataskaitinį periodą viršija 375 000 eurų arba daugiau. Sukaupta suma, kuriai Periodas Tinkamos EK dotacija Sertifikatas dar nepateiktas sertifikatas išlaidos @50% būtinas 1 € 380, 000 € 190, 000 NE 2 € 410, 000 € 205, 000 € 395, 000 TAIP 3 € 500, 000 € 250, 000 NE 4 € 350, 000 € 175, 000 € 425, 000 TAIP 5 € 700, 000 € 350, 000 NE (1) (2)

Audito sertifikatas Certificate on the financial statements n Ypatingas atvejis projektams, kurių trukmė 2 metai ar mažiau: Periodas Tinkamos išlaidos EK dotacija @50% Sukaupta suma, kuriai dar nepateiktas sertifikatas Sertifikatas būtinas 1(12 mėn. ) € 800, 000 € 450, 000 € 400, 000 NE 2 (galutinis) € 410, 000 € 205, 000 € 605, 000 TAIP Sertifikatas turi patvirtinti visas tinkamas projekto išlaidas (1 210 000 EUR). • Pateikiamas tik vienas sertifikatas. • (1)

Audito sertifikatas Certificate on the financial statements n Projekto trukmė 3 metai, bet 2 ataskaitiniai periodai Tinkamos išlaidos EK dotacija @50% Sukaupta suma, kuriai dar nepateiktas sertifikatas Sertifikatas būtinas 1 € 750, 000 € 375, 000 TAIP 2 € 350, 000 € 200, 000 NE Periodas (1)

Certificate on the Methodology Form E n Sertifikatas patvirtinantis naudojamą metodologiją projekto išlaidoms pagrįsti ir apskaičiuoti. n Privalo būti patvirtintas EK. n Privalomas institucijoms, kurios naudoja vidutines personalo išlaidas (average personnel costs).

Ranga (subcontracting) n Subrangos sutartys: n Kai dalyvis sudaro sutartį atlikti dalį projekto užduočių pagal Dotacijos sutartį n Atsakomybė prieš EK ir kitus partnerius išlieka dalyviui n I priede turi būti įvardinta užduotis, kuri bus vykdoma pagal subrangos sutartį n Taikomos viešųjų pirkimų taisyklės n Gali būti smulkioms užduotims, kurios nėra projekto užduotys apibrėžtos I priede (Annex I)

Tinkamos išlaidos n realios; n patirtos projekto vykdymo metu (išimtis – išlaidos, kurios susijusios su galutinės projekto ataskaitos rengimu); n apskaičiuotos remiantis institucijos įprastais buhalterinės apskaitos principais; n naudojamos projekto tikslams siekti; n atitinka ekonomiškumo, būtinumo, efektyvumo principus; n privalo būti apskaitytos ir išmokėtos projekto vykdymo metu; n privalo būti tinkamos (t. y. atitikti visus tinkamumo kriterijus).

Netinkamos išlaidos n Netiesioginiai mokesčiai, tame tarpe PVM ir muitai n Palūkanų padengimas n Atidėjimai galimiems nuostoliams ar išlaidoms ateityje kompensuoti n Valiutos keitimo išlaidos n Kaštai, kurie panaudojami kitiems organizacijos projektams n Įsiskolinimai ar su skola susijusios išlaidos n Pernelyg didelės ar neapgalvotos išlaidos n Projekte nenumatytos išlaidos

Projekto biudžeto dalys Projekto biudžete numatomos: n Tiesioginės tinkamos išlaidos – deklaruojamos remiantis įprasta projekto dalyvio buhalterine apskaita ir lėšų valdymo praktika n Netiesioginės tinkamos išlaidos – gali būti taikomi pastovaus dydžio mokėjimai arba deklaruojamos realios jau patirtos netiesioginės tinkamos išlaidas

Tiesioginės išlaidos n Tiesioginės tinkamos išlaidos: n Personalo išlaidos; n Kelionių išlaidos; n Ilgalaikis turtas (durable equipment); n Trumpalaikis turtas (consumables); n Rangos išlaidos; n Išlaidos finansinei ataskaitai ir naudojamai metodologijai;

Netiesioginės išlaidos Pvz. : n n n n n infrastruktūros palaikymo išlaidos; nuoma; pastatų / įrangos nusidėvėjimas; komunalinės išlaidos (vanduo, dujos, elektra); eksploatavimo išlaidos; draudimo išlaidos; smulkios išlaidos; interneto išlaidos; pašto išlaidos; kt.

Ar institucija turi analitinę apskaitos sistemą ar rinksis supaprastintą netiesioginių išlaidų apskaičiavimo metodą? TAIP NE Faktinės pridėtinės išlaidos ARBA 20% tiesioginių tinkamų išlaidų ARBA 60% tiesioginių tinkamų išlaidų • Viešosios ir valstybinės įstaigos, vidurinės, aukštesniosios ir aukštosios mokyklos, mokslinių tyrimų įstaigos, MVĮ • Moksliniams tyrimams ir technologinei veiklai Koordinavimo ir papildomos paramos veikloms iki 7% tiesioginių tinkamų išlaidų

Faktinės netiesioginės išlaidos Actual indirect cost n Faktinės – realios, konkrečiai priskirtos projektui, lengvai identifikuojamos. n Galimi tokie netiesioginių faktinių išlaidų priskyrimo konkrečiam projektui būdai: procentinė dalis nuo personalo išlaidų; n fiksuotas valandinis įkainis, kuris remiasi projekto laikaraščiu; n neleidžiamas sutartinis išlaidų priskyrimas projektui. n n Supaprastintas būdas (Simplified method).

Supaprastintas būdas Simplified method Pvz. : Netiesioginės organizacijos išlaidos: 10 000 Dirbtos valandos departamento lygiu: 2 000 Valandinis įkainis: 10 000 / 2 000 = 5 Priskyrimas projektams: Projektas Nr. 1: 600 val. X 5 = 3 000 netiesioginių išlaidų 1 Projektas Nr. 2: 400 val. X 5 = 2 000 netiesioginių išlaidų Projektas Nr. 3: 1 000 val. X 5 = 5 000 netiesioginių išlaidų

Supaprastintas būdas Simplified method Pvz. : Netiesioginės organizacijos išlaidos: 10 000 Personalo išlaidos institucijoje: 100 000 Valandinis įkainis: 10 000 / 100 000 = 0, 1 (10%) Priskyrimas projektams: Projektas Nr. 1: 30 000 X 0, 1 = 3 000 netiesioginių išlaidų 1 Projektas Nr. 2: 20 000 X 0, 1 = 2 000 netiesioginių išlaidų Projektas Nr. 3: 50 000 X 0, 1 = 5 000 netiesioginių išlaidų

Pastovaus 20% dydžio Flat rate of 20% n Fiksuotas 20% dydis nuo tiesioginių projekto išlaidų – rangos išlaidos. n Institucijos pasirinktą netiesioginių išlaidų skaičiavimo metodą turės taikyti visos 7 osios bendrosios programos metu n Išimtis. Institucija naudojanti pastovaus 20% dydžio normą netiesioginėms išlaidoms apskaičiuoti, gali vėliau pasirinkti Faktines netiesiogines išlaidas ar Supaprastintą netiesioginių išlaidų skaičiavimo būdą.

Pereinamasis % Transitional Flat rate of 60% n Taikomas kvietimams iki 2010 m. sausio 1 d. n Vadinamas pereinamasis netiesioginių išlaidų skaičiavimo modelis – pagalba institucijoms 6 BP naudojusioms AC išlaidų deklaravimo modelį. n Naudojant šį netiesioginių išlaidų skaičiavimo būdą, institucija turi atitikti šias sąlygas: n n n turi būti Viešoji ar valstybinė įstaiga, vidurinė, aukštesnioji ar aukštoji mokykla, mokslinių tyrimų įstaiga, MVĮ; neturi apskaitos sistemos, kuri leistų identifikuoti konkrečiam projektui skirtas netiesiogines išlaidas; bendradarbiavimo projektams (Collaborative projects), Kompetencijos tinklams (Networks of Excellence)

Garantinis fondas n Nebelieka kolektyvinės atsakomybės. n EK suformuoja Garantinį fondą rizikai dengti. n EK 5% nuo projekto biudžeto pasilieka banke. n Sukauptos palūkanos tampa Europos Bendrijos lėšomis.

Finansinis auditas ir kontrolė EK projekto vykdymo metu bei per 5 metus projektui pasibaigus gali atlikti finansinį auditą. Dokumentai saugomi 5 metus nuo projekto pabaigos.

Nuostolių likvidavimas Finansinės baudos Nuostolių padengimas = n Nepatvirtintos išlaidos x (pereikvotos Išlaidos / bendra deklaruota projekto suma). n Institucijai gali būti skirta nuo 2% iki 10% bauda už klaidingų duomenų deklaravimą ataskaitose.

AČIŪ UŽ DĖMESĮ ! Agnė Vingelienė Tarptautinių mokslo ir technologijų plėtros programų agentūra Finansų ir teisės skyriaus vyr. specialistė Tel. : (8 5) 2644703 agne. vingeliene@tpa. lt