7. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документооборот в делопроизводстве – это процесс продвижения информации от руководителя к исполнителю в форме приказов, распоряжений приказов, инструкций и обратно от исполнителя к руководителю в форме отчета, письма, записки, доклада, отражающих качество, состояние, результаты и нерешенные проблемы процесса обучения, воспитания, развития и в целом системы управления
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации (Л. М. Маневцова, С. А. Бабак) обеспечивает создание широкого информационного поля, доступную среду получения информации и средства работы с ней, системы межуровневых, межструктурных, межличностных отношений, обуславливающих корпоративный подход к достижению цели
Информационную поддержку решения (обеспечение достоверной и полной информацией) Документирование решения (создание на основе анализа информации распорядительного документа) Документационное обеспечение управленческого решения включает: Контроль за выполнением решения (организация работы по контролю, контроль за соблюдением сроков, анализ качества выполнения решения)
Принципы организации движения документов в организации (учреждении): оперативность движения по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда; единообразный порядок прохождения однотипных документов в организации; исключение лишних инстанций; возможность централизованного выполнения однородных технологических операций и эффективное использование средств оргтехники
Входящий документопоток Исходящий документопоток По отношению к управленческому объекту: Внутренний документопоток
Специфика работы руководителя дошкольным образовательным учреждением : Большую часть документов он готовит сам: разрабатывает проект документа при необходимости осуществляется его согласование, подписывает, регистрирует и отправляет. Подготовка к оформлению внутренних документов организуется так же, как и исходящих. Особое внимание уделяется подготовке приказов по личному составу, должностных инструкций. Эти документы согласовываются с юристами и готовятся с соблюдением Трудового законодательства. В работе с документами важное место занимает их регистрация.
Регистрация документов выполняет следующие задачи: учет документов контроль за их исполнением получение информации при изменении управленческого решения (справочная работа с ними ) Регистрация представляет собой снятие с документов реквизитов и занесение их в определенный журнал или картотеку
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Задачи экспертизы: -отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ; -отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение; -выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение; -установление или изменение сроков хранения документов.
При сдаче дел на государственное хранение в архив руководитель учреждения представляет: 1. Отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; 2. Описи в трех экземплярах, утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивного отдела; 3. Историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; 4. Справку о неполной сохранности документов, если какие-либо из них утрачены.
Скачать презентацию 7 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.3. орган. делооборота.ppt