6. 1. Тема 6. КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ

6. 1. Тема 6. КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ

6. 2. Тема 6. КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ Введение 6. 1. Понятие «коммуникации» 6. 2. Межличностные и организационные коммуникации 6. 3. Процесс коммуникации 6. 4. Коммуникационные сети 6. 5. Коммуникационные стили Заключение

6. 3. ПОНЯТИЕ «КОММУНИКАЦИИ» Коммуникации – процесс передачи информации от субъекта к субъекту. Три типа субъектов: а) личность; б) группа; в) организация. Формы передачи: а) письменная; б) устная; в) жестами, позами и т. д. Две составляющих коммуникации: а) предмет передачи (что передаем); б) метод передачи (как передаем). Основные средства коммуникации: совещания, служебные документы, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоконференции, индивидуальные беседы и т. д.

6. 4. УРОВНИ КОММУНИКАЦИЙ 1. Коммуникации между фирмой и внешней средой: потребители, поставщики, конкуренты. 2. Коммуникации между уровнями власти и подразделе- ниями – вертикальные. 3. Коммуникации по нисходящей: сверху вниз (руководи- тель – подчиненные) – вертикальные. 4. Коммуникации по восходящей: снизу вверх (подчинен- ные –руководитель) – вертикальные. 5. Коммуникации между различными отделами (подразделениями) горизонтальные. 6. Коммуникации между руководителем и рабочей группой под решение проблемы. 7. Неформальные коммуникации – слухи в 80 -90% точны в отношении непротиворечащей информации.

6. 5. ТИПИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО КАНАЛАМ СЛУХОВ 1. Изменения в структуре организации. 2. Предстоящие сокращения рабочих мест. 3. Новые меры по наказаниям. 4. Грядущие перемещения и повышения. 5. Споры руководителей на совещаниях любого рода. 6. Изменение традиций организации. 7. Личные неформальные контакты и т. д.

6. 6. ПРЕГРАДЫ НА ПУТИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ 1. Неправильное восприятие информации – отторгается информация, противоречащая личному опыту. 2. Семантические барьеры. Семантика – неправильное понимание символов – слов, жестов и интонаций, разное понимание их разными людьми – имеет национальные особенности. 3. Невербальные преграды – выражение лица. 4. Плохая обратная связь. 5. Неумение слушать других. Начальник слушает подчиненных с 25%-ной эффективностью.

6. 7. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ (ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ) МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ 1. Проясните свои идеи перед началом их передачи. 2. Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам. Фраза: «Выполните поручение при первой возможности» – неудачна. Фраза: «Нужно представить отчет о выполнении поручения в четверг к 10 часам в письменной форме» – удачна. 3. Следите за позами, жестами, интонациями. 4. Излучайте эмпатию и открытость (Эмпатия – внимание к чувствам подчиненных). 5. Добивайтесь установления обратной связи. Предлагается 4 метода: а) пересказ руководителю задания подчиненным; б) контроль начала работы; в) контроль первых результатов работы; г) политика открытых дверей в фирме и т. д.

6. 8. ПРЕГРАДЫ В ОРГКОММУНИКАЦИЯХ 1. Искажение сообщений: а) сознательное, бессознательное; б) фильтрация информации (вниз или вверх). Фирма. Совет директоров направляет вниз информацию, доходит до вице-президентов филиалов – 63%, до начальников цехов – 40%, до рабочих (вниз) – 20%. Информация о состоянии объекта идет вверх: доходит до высшего руководства – 36%, до среднего уровня – 47%, до низового звена управления – 73%. 2. Информационные перегрузки: Большой объем информации у менеджера подавляет способность думать и действовать. 3. Нерациональная организационная структура фирмы: Лишние уровни управления, которые корректируют, искажают или фильтруют информацию.

6. 9. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ 1. Регулирование информационных потоков: а) качественная и количественная оценки информации; б) избыток или недостаток информации. 2. Рационализация управленческих действий. Информационные роли менеджера по Минцбергу: а) контролер; б) распределитель; в) источник информации, действия в данном направлении следует рационализировать. 3. Системы обратной связи. Варианты системы обратной связи: а) посещение объектов управления; б) опрос работников по нетиповым программам и др. 4. Системы сбора предложений: а) ящики для писем; б) телефон доверия; в) информационный бюллетень; г) совместные рабочие целевые группы начальства и подчиненных под решение проблемы. 5. Видеозапись основных событий (летопись дел). 6. Современные информационные технологии. Электронная почта, селекторные и видеоконференции.

6. 10. УПРОЩЕННАЯ СХЕМА ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ Этап 1 (1. 1 – 1. 7) Помехи внешней Прямая связь среды Обратная связь Этап 2 (2. 1 2. 7)

6. 11. ЭТАП ОТПРАВЛЕНИЯ (ПОСЫЛКИ) 1. 1. Отправитель – ключевая роль по проектированию и кодированию информации, идентификация себя (кто я такой? ). 1. 2. Формулирование значения – какую идею и почему отправитель хочет передать (что хотел послать? ). 1. 3. Кодирование – выбор системы кодовых знаков для передачи информации. Код – звук, свет, запах, температура, сигнал, вкус, давление (через что решил послать? ). 1. 4. Формы послания – речь, текст, рисунок, поступок и т. д. (как организовал послание? ). 1. 5. Послание – информация с определенным значением, содержит идеи, факты, ценности, отношения и чувства (что послал? ). 1. 6. Передатчик – средство передачи информации в заданный канал связи, это человек или техническое средство (кто передал послание? ). Этап посылки заканчивается каналом связи (кто передал послание). 1. 7. Канал посылки– либо внешняя среда, либо технические устройства. Ответ на вопрос: «Через что и каким образом произошла передача? » .

6. 12. ЭТАП ПОЛУЧЕНИЯ 2. 1. Канал получения (через что и каким образом произошла передача? ). 2. 2. Приемник – фиксация получения послания при неизменном коде на носителе (кто получил послание? ). Раскодирование послания. 2. 3. Восприятие послания – элемент раскодирования получателем (что получил? ). 2. 4. Интерпретация послания (как понял послание? ). Получить информацию не значит – понять ее значение; понять – не значит принять его. 2. 5. Оценка послания (что и как принял, как оценил? ). 2. 6. Принятие значения (принял ли послание? ). 2. 7. Получатель (кто должен ответить на послание? ). ОС (обратная связь) – обмен участников процесса ролями. Получатель становится отправителем; отправитель – получателем. ОС – ответ получателя на послание. Дошло ли послание и в каком виде?

6. 13. КОММУНИКАЦИОННЫЕ СЕТИ Коммуникационная сеть – соединение членов коллектива с помощью информационных потоков (деловой контакт или его отсутствие). Коммуникационная сеть включает: Вертикальную связь – от начальника к подчинённому. Горизонтальную связь – между равными по уровню в иерархии управления начальниками или подчинёнными. Диагональную связь – между начальниками и подчинёнными различных трудовых коллективов, подразделений внутри фирмы.

6. 14. ПРИМЕРЫ КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ а) 5 человек б) 4 человека Н П 1 П 2 П 3 П 4 П 1 П 2 П 3 группа из 3 -х человек из 4 -х человек из 5 -ти человек П 1 П 3 П 1 П 2 Н П 1 П 2 П 4 П 3

Продолжение слайда 6. 14. 6. 15. а) 5 человек б) 4 человека Н П 4 П 1 П 3 П 1 П 2 П 3 П 2 группа из 3 -х человек из 4 -х человек Н П 3 П 1 П 2 П 1 П 2

6. 16. ХАРАКТЕРИСТИКИ ОСНОВНЫХ КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ Характеристики Типы сетей централизованн децентрализованн ые 1. Точность передачи Высокий уровень Низкий уровень информации 2. Скорость Высокий уровень Низкий уровень передачи информации 3. Лидерство Высокий уровень Низкий уровень 4. Организованность Высокий уровень Низкий уровень 5. Сплоченность Низкий уровень Высокий уровень 6. Соц. -псих. климат Низкий уровень Высокий уровень 7. Интеграция в Низкий уровень Высокий уровень труде

6. 17. КОММУНИКАЦИОННЫЕ СТИЛИ 1. 2. Открытие Реализаци себя 5. Торговля за «себя» 3. 4. Замыкание Защита в себе себя

6. 18. СПИСОК СЛАЙДОВ 5. 1. Тема занятия 5. 2. Структура занятия 5. 3. Понятие «Коммуникации» 5. 4. Уровни коммуникаций 5. 5. Типичная информация по каналам слухов 5. 6. Преграды на пути межличностных коммуникаций 5. 7. Совершенствование (деловых контактов) межличностных коммуникаций 5. 8. Преграды в оргкоммуникациях 5. 9. Совершенствование коммуникаций в организациях 5. 10. Упрощенная схема процесса коммуникации 5. 11. Этап отправления (посылки) 5. 12. Этап получения 5. 13. Коммуникационные сети 5. 14. -5. 15. Примеры коммуникационных сетей 5. 16. Характеристики основных коммуникационных сетей 5. 17. Коммуникационные стили 5. 18. Список слайдов