5. БАЗЫ ДАННЫХ http: //office. microsoft. com/ru-ru/training/RZ 010193319. aspx Сайт по Access 2007 Основные понятия: Информация - это данные (сведения), передаваемые устным, письменным или другим способом. Информационная система (ИС) - совокупность тем или иным образом структурированных данных и комплекса аппаратно - программных средств для хранения данных и манипулирования ими. Информационная система (ИС) - система, служащая для сбора, накопления, преобразования и использования данных или, по-другому, информации.
Структурирование информации - введение каких-то соглашений о способах представления данных (процесс приспособления форматов и значений данных к нуждам автомата т. е. устранение произвола в представлении длины и (или) значений). Предметная область - часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации управления и в конечном счете автоматизации. База данных (Database) - поименованная совокупность взаимосвязанных данных специальным образом организованных и хранящихся во внешней памяти компьютера , находящихся под управлением СУБД. Зaпрос (Query) - это ряд вопросов к имеющимся данным, результатом выполнения которого является некоторое подмножество данных.
Система управления базой данных (Database management system, СУБД) - это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию, следить за целостностью БД, обрабатывать информацию (сортировка, выборка и т. д. ), обеспечивать удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.
5. 1. Информационные системы В истории вычислительной техники можно выделить две основные области ее использования. Первая область - применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную. Вторая область - это использование средств вычислительной техники для автоматизированной обработки информации, при помощи специально созданных информационных систем. Информационная система (ИС) - совокупность тем или иным образом структурированных данных и комплекса аппаратно программных средств хранения данных и манипулирования ими. Обычно такие системы имеют дело с большими объемами информации, и эта информация имеет достаточно сложную структуру. Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, мест в гостиницах и т. д.
Различают два основных класса ИС: Информационно - поисковые системы. Ориентированы на поиск данных, из общего множества, по определенному поисковому критерию. Причем, пользователя интересует не столько результаты обработки этих сведений, сколько сама извлекаемая информация. (Справочная служба города. Клиента интересует номер телефона организации, а не порядок поиска информации. ) Системы обработки данных. Эта система позволяет обновить информацию, причем, вывод информации может отсутствовать или представлять результат обработки данных, а не сами данные. (Метеорологическая служба. Данные собираются со всего региона, затем производится обработка данных, а пользователя интересуют не сами данные, а результат их обработки, то есть прогноз погоды на завтра. )
К функциям информационных систем относятся: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Собственно хранение информации. Просмотр и поиск. Выборка информации по заданным критериям. Ввод и редактирование информации. Отчеты в той или иной форме. Контроль правильности информации.
Информационные системы подразделяют на: Фактографические. Эти системы хранят данные об объектах предметной области, причем сведения могут поступать в систему из разных источников. Эти данные преобразуются и хранятся в виде записей. Документальные. В этих системах объект хранения документ. Документально-фактографические. Это смешанные системы, в которых могут присутствовать как отдельные данные, так и документы в целом.
Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира. Объект - это нечто существующее и различимое, т. е. имеется способ отличить один подобный объект от другого. Объектами могут быть материальные предметы, а также более абстрактные понятия, отражающие реальный мир, например, произведения искусства. Данное - это определенный показатель, который характеризует объект и принимает для конкретного экземпляра этого объекта некоторое значение. Данные являются отражениями объектов реального мира. Например: Объектом является продукция, производимая фирмой. Данными вида продукции являются его код, название, цвет, вес, и т. д.
Информацию об объектах можно и нужно структурировать, т. к. структурированную информацию значительно легче обрабатывать. Структурирование информации - введение каких-то соглашений о способах представления данных (процесс приспособления форматов и значений данных к нуждам автомата т. е. устранение произвола в представлении длины и(или) значений). Структурирование нужно для эффективной обработки данных автоматом, в частности - ЭВМ. Первоначально проблема структурирования информации решалась путем построения файловой системы, каждый элемент которой являлся ответственным за хранение определенного вида информации. Производились необходимые надстройки (библиотеки программ) над файловыми системами, подобно тому, как это делается в компиляторах, редакторах и т. д. Но файловые системы обеспечивают хранение слабо структурированной информации, оставляя дальнейшую структуризацию прикладным программам.
5. 2. Базы данных Поскольку в информационных системах требуется поддержка сложных структур данных, эти индивидуальные средства управления данными составляли существенную часть информационных систем, практически повторяясь (как программные компоненты) от одной системы к другой. Стремление выделить общую часть информационных систем, ответственную за управление сложно структурированными данными, явилось одной из причин создания систем управления базами данных (СУБД), которые могли бы представлять некоторую общую библиотеку программ, доступную каждой информационной системе. База данных - поименованная совокупность взаимосвязанных данных, находящихся под управлением СУБД. Отличительной чертой БД следует считать совместное хранение данных и их описаний (которые называются метаданными). Основная задача базы данных - хранить и при необходимости представлять, по первому требованию пользователей, все необходимые данные в одном месте, исключая их повторение и избыточность.
СУБД - программно-аппаратный пакет, который осуществляет поддержку базы данных в актуальном состоянии и обеспечение централизованного доступа пользователей к ней. Различают централизованные и распределенные базы данных. Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Системы централизованных баз данных могут существенно различаться в зависимости от их архитектуры: Файл - сервер; Клиент-сервер.
Файл-сервер. БД располагается на файле-сервере (или нескольких файл-серверах), в качестве которого может использоваться наиболее мощный из ПК, объединенных в сеть. Функции файл-сервера заключаются, в основном, в хранении БД и обеспечении доступа к ним пользователей, работающих на различных компьютерах. Эти функции обеспечиваются, как правило, той же СУБД, которая работает и на компьютерах пользователей. Эта схема работает при не очень больших объемах данных. При увеличении числа компьютеров в сети или ростом БД производительность резко падает. Это связано с увеличением данных, передаваемых по сети, так как вся обработка происходит на компьютере пользователя. Примерами таких СУБД, предназначенных непосредственно для разработки локальных пользовательских приложений БД, т. е. приложений, работающих на одном локальном компьютере, либо в компьютерной сети являются: Microsoft Visual Fox. Pro, Microsoft Access, Paradox for Windows, d. Base for Windows и др.
Клиент - сервер. Приложение разделяется на две части: Front-End (клиентская часть) обеспечивает графический интерфейс и находится на компьютере пользователя. Back-End (сервер) обеспечивает управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность и находится на специально выделенных компьютерах или мэйнфреймах. При технологии клиент-сервер клиентское приложение формулирует запрос к серверу, на котором выполняются все команды. Результаты команд посылаются затем клиенту для использования и просмотра. СУБД, выполняющие функции управления базами данных архитектуры клиент - сервер и являющиеся источником генерации и управления нужными данными: Microsoft SQL Server 6. 5 (входит в состав семейства Microsoft Back Office), Oracle, IBM DB 2, Sybase и др.
5. 3. Модели баз данных Предметной областью БД называется часть реального мира, подлежащая изучению с целью управления и автоматизации. При работе с БД СУБД поддерживает в памяти компьютера некоторую модель предметной области, называемую моделью данных, т. е. модель данных определяется типом СУБД. Традиционно все СУБД классифицируются в зависимости от модели данных, которая лежит в их основе. Выделяют иерархическую, сетевую и реляционную модели данных. Соответственно, говорят об иерархических, сетевых, реляционных СУБД. Модель данных - совокупность структур данных и операций по их обработке.
Классификация моделей данных: Иерархическая модель Иерархически организованные данные встречаются в повседневной жизни очень часто. Например, структура высшего учебного заведения - это много уровневая иерархия (см. рис. 5. 1). Рис. 5. 1. Иерархическая (древовидная) БД
Иерархическая (древовидная) БД состоит из упорядоченного набора деревьев; более точно, из упорядоченного набора нескольких экземпляров одного типа дерева. В этой модели исходные элементы порождают другие элементы, причем, эти элементы в свою очередь порождают следующие элементы. Каждый порожденный элемент имеет только один порождающий элемент. Организационные структуры, списки материалов, оглавление в книгах, планы проектов, расписание встреч и многие другие совокупности данных могут быть представлены в иерархическом виде. Автоматически поддерживается целостность ссылок между предками и потомками. Основное правило: никакой потомок не может существовать без своего родителя.
Основным недостатком данной модели является необходимость использования той иерархии, которая была заложена в основу БД при проектировании. Потребность в постоянной реорганизации данных (а часто невозможность этой реорганизации) привели к созданию более общей модели - сетевой.
Сетевая модель Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического подхода. Данная модель отличается от иерархической тем, что каждый порожденный элемент может иметь более одного порождающего элемента. Хорошим примером сетевой модели данных может послужить генеалогическое древо какой-нибудь династии. Рис. 5. 2. Сетевая модель
На рис. 5. 2 приведена схема предметной области для базы данных, в которой хранится информация о заказах магазина. Заказчики берут напрокат фильмы, используя два носителя: видео ленту и компакт-диски. Обслуживание заказчиков выполняют продавцы. Каждый продавец обслуживает многих заказчиков. Каждый продавец может пользоваться услугами нескольких магазинов и наоборот. Существует много копий одного и того же фильма и т. д. Поскольку сетевая БД может представлять непосредственно все виды связей, присущих данным соответствующей организации, по этим данным можно перемещаться, исследовать и запрашивать их всевозможными способами, т. е. сетевая модель не связана всего лишь одной иерархией. Однако для того, чтобы составить запрос к сетевой БД, необходимо достаточно глубоко вникнуть в её структуру (иметь под рукой схему этой БД) и выработать свой механизм навигации по базе данных, что является существенным недостатком этой модели БД.
Реляционная модель Она была разработана Коддом еще в 1960 -70 годы на основе математической теории отношений и опирается на систему понятий, важнейшими из которых являются таблица, отношение, поле, запись, первичный ключ, внешний ключ. Эта модель получила наибольшее признание и позднее была доработана. Слово «реляционная» происходит от английского relation, что означает отношение. Отношения удобно представлять в виде таблиц. При этом строки таблицы соответствуют кортежам, а столбцы - атрибутам данного отношения.
Реляционной считается такая база данных, в которой все данные представлены для пользователя в виде прямоугольных таблиц значений данных, и все операции над базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами.
Таблица состоит из столбцов (полей) и строк (записей); имеет имя, уникальное внутри базы данных. Таблица отражает тип объекта реального мира (сущность), а каждая ее строка конкретный объект. Так, таблица Спортивная секция содержит сведения обо всех людях, занимающихся в данной спортивной секции, а ее строки представляют собой набор значений атрибутов каждого конкретного человека. Каждый столбец таблицы - это совокупность значений конкретного атрибута объекта. Столбец Вес, например, представляет собой совокупность всех весовых категорий людей, занимающихся в секции. В столбце Пол могут содержаться только два различных значения: «муж. » и «жен. » . Эти значения выбираются из множества всех возможных значений атрибута объекта, который называется доменом (domain). Так, значения в столбце Вес выбираются из множества возможного веса.
Рис. 5. 3.
Каждый столбец имеет имя, которое обычно записывается в верхней части таблицы. Эти столбцы называются полями таблицы. При проектировании таблиц в рамках конкретной СУБД имеется возможность выбрать для каждого поля его тип, т. е. определить для него набор правил по его отображению, а также определить те операции, которые можно выполнять над данными, хранящимися в этом поле. Наборы типов могут различаться у разных СУБД. Имя поля должно быть уникальным в таблице, однако различные таблицы могут иметь поля с одинаковыми именами. Любая таблица должна иметь, по крайней мере, одно поле; поля расположены в таблице в соответствии с порядком следования их имен при ее создании. В отличие от полей, строки не имеют имен; порядок их следования в таблице не определен, а количество логически не ограничено. Строки называются записями таблицы.
Взаимосвязь таблиц является важнейшим элементом реляционной модели данных. Она поддерживается внешними ключами (foreign key). Рассмотрим пример. В базе данных содержатся сведения о различных кафедрах университета (таблица Кафедры), а также сведения о работниках этих кафедр (таблица Сотрудники). Первичным ключом таблицы Сотрудники является поле ID, а таблицы Кафедры - поле Кафедра. Поле Кафедра таблицы Сотрудники является внешним ключом для связи с таблицей Кафедры.
Рис. 5. 4.
Реляционные СУБД обычно могут поддерживать четыре типа связей между таблицами: Один - к - Одному (Пример: в одной таблице хранятся сведения о школьниках, в другой - сведения о прохождении школьниками прививок). Многие - ко - Многим (Пример: в одной таблице хранятся заказы на поставку товаров, а в другой - фирмы, исполняющие эти заказы, причем, для выполнения одного заказа могут объединяться несколько фирм) Один - ко- Многим (Пример: в одной таблице хранятся сведения об учителях, в другой - сведения о школьниках, у которых эти учителя являются классными руководителями). Многие - к - Одному (В некоторых источниках называется данный тип связей, рассматривая связь один ко многим с другой стороны, но большая их часть не выделяет такой тип связи как самостоятельный. )
Так как строки в таблице не упорядочены, невозможно выбрать строку по ее позиции - среди них не существует "первой", "второй", "последней". Любая таблица имеет один или несколько столбцов, значения в которых однозначно идентифицируют каждую ее строку. Такой столбец (или комбинация столбцов) называется первичным ключом (primary key}. В таблице Спортивная секция первичный ключ - это столбец Ф. И. О. (рис. 5. 3). Такой выбор первичного ключа имеет существенный недостаток: невозможно записать в секцию двух людей с одним и тем же значением поля Ф. И. О. , что на практике встречается не так уж редко. Именно поэтому, часто вводят искусственное поле, для нумерации записей в таблице. Таким полем, например, может быть номер в журнале для каждого спортсмена, который сможет обеспечить уникальность каждой записи в таблице. Если таблица удовлетворяет этому требованию, она называется отношением (relation).
5. 4. Проектирование баз данных Наибольшее влияние на успех прикладной программы, использующей базу данных, оказывает организация структуры базы данных. Плохая структура, в лучшем случае, приведет к неэффективности программы, в худшем - к невозможности реализации некоторых функций. В реляционных БД любые совокупности данных представляются в виде двумерных таблиц. Вся предметная область может быть представлена в виде одной универсальной таблицы, т. е. таблицы, в которую включаются все представляющие интерес поля и она может содержать все данные, которые предполагается разместить в БД в будущем. В качестве примера рассмотрим список детей сотрудников, представленный отделом кадров для формирования ведомости выдачи подарков на Новый год.
Список сотрудников предприятия Должность Иванов Иван Николаевич Директор Место работы (кабин ет №) Дети сотрудников Рабочий телефон Домашний адрес и телефон 1 5 -00 -51 Имя Дата рождения г. Абакан ул. Космонавтов д. 32 кв. 12 Коля 28. 01. 88 Наташа 16. 03. 80 Иванов Иван Николаевич Директор 1 5 -00 -51 г. Абакан ул Космонавтов д. 32 кв 12 Иванов Иван Николаевич Директор 1 5 -00 -51 г. Абакан ул Космонавтов д 32 кв. 12 Саша 12. 05. 90 Иван 03. 04. 85 Котов Степан Иванович Гл. бухгалтер 2 5 -00 -52 г. Абакан ул. Космонавтов д 32 кв. 1 6 Котов Степан Иванович Гл. бухгалтер 2 5 -00 -52 г. Абакан ул. Космонавтов д 32 кв. 16 Денис 03. 05. 03 Петрович Экономист 3 5 -00 -53 г Абакан ул Щетинкина д. 2 кв. 123 Дима 12 12. 07 Семенов Павел Павлович Бухгалтер 4 5 -00 -54 г. Абакан ул. Степная д. 3 кв. 312 Валя 23. 02. 99 Удальцов Иван Ильич Бухгалтер 4 5 -00 -54 г. Черногорск ул. Космонавтов д. 12 кв. 2 Таня 23. 02. 04 Удальцов Иван Ильич Бухгалтер 4 5 -00 -54 г. Черногорск ул. Космонавтов д. 12 кв. 2 Катя 25. 04. 08
Из приведенного примера напрашивается ряд выводов. Прежде всего, в данной таблице достаточно много повторений данных (список фамилий, адресов, телефонов, должностей), то есть таблица построена край не нерационально, что приведёт к лишним затратам материальных ресурсов. Поэтому, прежде чем приступать к проектированию таблиц для БД необходимо выяснить цели проектирования. К ним относятся: 1. Возможность хранить все необходимые данные в БД. 2. Исключение избыточности данных. 3. Свести количество хранимых таблиц к минимуму.
В дальнейшем при проектировании базы данных, эта универсальная таблица может быть разбита на несколько имеющих более простую структуру и связанных друг с другом. Это разбиение может происходит различными способами. Процесс представления данных в виде простых двумерных таблиц, который позволяет устранить дублирование этих данных и обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, называется нормализацией. Основой этого процесса является, предложенный Е. Коддом в рамках реляционной теории, аппарат, называемый нормализацией отношений. Им выделено три формы нормальных отношений, которые в дальнейшем были доработаны и предложен механизм перехода от формы к форме, а, кроме того, было добавлено еще две специальных формы. Итого, существует всего пять форм нормальных отношений. Но, как правило, необходимо и достаточно привести базу данных к третьей нормальной форме.
Рассмотрим классический подход, при котором весь процесс проектирования производится методом последовательных приближений к подходящему набору нормальных форм. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений (таблиц), и на каждом шаге проектирования производится преобразование этих отношений в нормальные формы более высокого уровня. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем, каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.
Пример: Требуется спроектировать БД, в которой содержится некоторая информация о заказах: например, номер заказа, дата заказа, заказанные продукты (код и название), общая сумма заказа. Строим таблицу, содержащую в себе все эти сведения: Дата Товар 1 Товар 2 Товар 3 Товар 4 Сумма заказа 08. 04. 11 A 111 Б 222 В 333 Д 444 10000 Заказ № 00006 Главным ключом является поле «Заказ №» . Эта структура работает неплохо до тех пор, пока клиент не закажет более 4 -х видов товаров за один раз. Возникает необходимость в замене повторяющихся полей одним полем, при этом для одной записи заказа в новой таблице создается несколько записей. Тем самым мы преобразуем таблицу к 1 -й НФ.
Условия 1 -й нормальной формы: Первая нормальная форма не должна содержать повторяющихся полей и составных значений полей. То есть каждое поле должно содержать одно значение, а не их комбинацию. Параллельно решается проблема повторения одинаковых записей. Получится таблица: Заказ № Дата заказа Код товара Название товара Сумма заказа 00006 08. 04. 11 Аlll Авторучка 100006 08. 04. 11 Б 222 Карандаш 100006 08. 04. 11 ВЗЗЗ Тетрадь 100006 08. 04. 11 Д 444 Альбом 10000 Поле «Заказ №» перестает быть уникальным, значит, требуется введение нового главного ключа. Им становится составной ключ «Заказ №» + «Код товара» . Наличие главного ключа исключает повторение записей. Иногда первую нормальную форму называют структурной нормализацией. Но и здесь структура таблицы далека от совершенства. Возникает необходимость во второй нормальной форме.
Возникает необходимость во второй нормальной форме. Условия 2 -й нормальной формы: Таблица удовлетворяет условиям 1 -й НФ + Любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей. Для нашей таблицы это не так. Поле «Дата заказа» однозначно идентифицируется лишь частью главного ключа, а именно полем «Заказ №» . Изменим структуру таблицы:
Заказ № Дата заказа Сумма заказа 00006 08. 04. 11 100007 23. 05. 11 20000 Заказ № Код товара Название товара Счетчик товара 00006 Аlll Авторучка 0001 00006 Б 222 Карандаш 0002 00006 В 333 Тетрадь 0003 00006 Д 444 Альбом 0004 00007 Ж 555 Фломастер 0001 Чтобы связать информацию в двух таблицах, необходимо определить связь между ними, в частности на основе поля «Заказ №» . В данном случае имеет место отношение «Один - ко - Многим» , т. к. каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй таблице. Главный ключ первой таблицы - на основе поля «Заказ №» ; второй таблицы - на основе связки полей «Заказ №» + «Счетчик товара» . Но и эту структуру можно усовершенствовать.
Условия 3 -й нормальной формы: Таблица удовлетворяет условиям второй НФ + Ни одно из неключевых полей не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.
Обратим внимание на вторую таблицу. Здесь неключевое поле «Название товара» идентифицируется с помощью другого неключевого поля «Код товара» . Исправим это. Первая таблица останется без изменений, а вот вторая преобразуется в две. Заказ № Код товара Счетчик товара 00006 А 111 00006 Б 222 00006 В 333 00006 Д 444 00007 Ж 555 0001 Код товара Название товара А 111 Авторучка Б 222 Карандаш В 333 Тетрадь Д 444 Альбом Ж 555 Фломастер Главный ключ второй таблицы остается без изменений: «Заказ №» + «Счетчик товара» , главный ключ третьей таблицы: «Код товара» . Связь между второй и третьей таблицами осуществляется по полю «Код товара» .
Процесс проектирования можно продолжать и дальше, вплоть до 4 -й и 5 -й нормальных форм, которые накладывают ещё более жесткие требования на таблицы, но на практике необходимо и достаточно привести базу данных к третьей нормальной форме.
Мультимедийный проект Создание таблиц в Microsoft Access.
База данных – это компьютерный термин, используемый для обозначения набора информации по определенной теме, сохраняемого в электронном виде. Перед тем, как приступить к созданию базы данных, необходимо ответить на следующие вопросы: Какие данные я собираюсь хранить и как их организовать наилучшим образом? Какие действия с входными данными я буду производить? Какая мне нужна информация? Получив ответы, начинаем проектирование базы данных (БД).
На этапе концептуального проектирования следует выделить все объекты, информацию о которых необходимо сохранять в базе данных, указать их свойства и установить связи между ними. объекты
На этапе логического проектирования производится анализ требований к производительности базы данных и строится логическая модель, которая является прототипом базы данных. Из существующих реализаций баз данных наиболее распространена реляционная модель, основой которой являются таблицы и отношения между ними. В каждой таблице хранятся данные о конкретном объекте.
На этапе физического проектирования выбирается СУБД, удовлетворяющая требованиям проекта. Логическая схема преобразуется в объекты БД.
Что такое СУБД? Система управления базами данных (СУБД) это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации. Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB 2, MS SQL Server, Fox. Pro, MS Access, Interbase, Sybase и др.
на сегодняшний день лучшая настольная система управления базами данных для ОС Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций.
Реляционная СУБД Access предусматривает хранение данных во множестве связанных таблиц, которые снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод.
Таблица – это структура для хранения данных. Информация в таблицах организована в виде записей (строк) и полей (столбцов). Ф. И. О. Адрес Телефо н Сигов А. К. Фучика 10, кв. 30 434123 4 Першин Уманская 2, кв. 16 123437 И. А. 5 Руденко Т. В. Севастопольская 1, кв. 241234 8 0
Создание таблицы – это определение имени и типа данных для каждого из полей. В MS Access для представления информации используются следующие типы данных: Текстовый; Счетчик; Поле МЕМО; Логический; Числовой; Поле объекта ОЛЕ; Дата/время; Гиперссылка; Денежный; Мастер подстановок…
Типы данных Microsoft Access Тип данных Описание Размер Текстовый Алфавитно-цифровые символы 0 – 255 символов Поле МЕМО Алфавитно-цифровые символы 0 – 64000 символов Числовой Числовые значения 1, 2, 4 или 8 байт Дата/время Дата и время 8 байт Денежный Денежные значения 8 байт Счетчик Автоматически увеличивающиеся номера 4 байта Логический Логические значения Да/Нет 1 бит ( 0 или 1) Поле объекта Рисунки, диаграммы, звук ОЛЕ и видео До 1 Гбайт Гиперссылка 0 – 6144 Связь с ресурсом Internet
После определения структуры каждой таблицы следует подумать, какое поле таблицы будет однозначно определять каждую запись. То есть выбрать ключевое поле. На панели инструментов есть специальная кнопка: Теперь можно приступать к созданию собственно БД.
Для создания файла базы данных в MS Access в левом нижнем углу Рабочего стола следует нажать кнопку Пуск, чтобы вызвать Главное меню. Затем из меню Программы выбрать пункт Microsoft Access.
Можно создать и разместить на своем Рабочем столе Ярлык для программы MS Access Теперь запуск Access осуществляется двойным щелчком на этом значке.
При запуске Access первое, что вы увидите – это диалоговое окно, в котором следует отметить нужный вам пункт. После выбора нажмите кнопку ОК!
В открывшемся окне выберите нужный каталог и задайте имя файла, в котором будет храниться ваша база данных. Имя файла по умолчанию Нажмите кнопку Создать
В левой части окна открытой базы данных находится список Объектов, в котором выбраны Таблицы. Объектов Таблицы В правой – способы создания таблиц
Рассмотрим способы создания таблиц Для начинающих пользователей лучшим способом является Создание таблицы с помощью мастера При двойном клике мышкой на этой надписи появляется окно, в котором можно выбрать образец таблицы и образцы полей. Есть возможность переименовать поля. Перенос полей из образцов в вашу таблицу осуществляется с помощью кнопок:
В MS Access есть большое количество готовых таблиц для служебного и личного пользования
Если есть поле, похожее на нужное, но с другим именем, то можно дать ему новое имя, нажав кнопку «Переименовать поле…» Имя таблицы и ключевое поле можно задать самостоятельно.
Когда структура созданной таблицы готова, можно вводить данные, т. е. в следующем окне выбрать нужный пункт. Нажмите кнопку Готово
При необходимости срочно ввести большой объем различных данных удобно использовать Создание таблицы путем ввода данных В этом окне нужно просто вводить данные. Чем их будет больше, тем точнее СУБД определит тип поля.
Для выполнения различных операций можно использовать контекстное меню.
Когда нужная таблица содержит специальные поля, которых нет в распоряжении мастера, используем Создание таблицы в режиме конструктора С помощью этого режима можно редактировать и готовую таблицу с внесенными данными. Для этого выделите таблицу и щелкните на панели инструментов кнопку
Окно конструктора таблиц состоит из двух областей: области описания полей и области свойств полей. Каждая строка описывает одно поле. Внизу справа Access дает подсказки. Для получения справки нужно выделить объект и нажать клавишу F 1.
При выборе типа данных поля Счетчик рекомендуется этому же полю присвоить значение ключевого Для каждого типа данных в области свойств поля Access предлагает пользователю свои значения.
Там, где в области свойств поля нет значений, их можно указать самостоятельно. Удобно использовать справку. Для каждого свойства дается подсказка.
Для изменения стандартных свойств поля следует выделить его и щелкнуть мышкой на появившемся выпадающем списке, из которого выбрать нужное значение.
Св-во Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Этим условием может быть принадлежность данных какому-либо диапазону либо соответствие введенному выражению. Чтобы ввести выражение, следует нажать кнопку: Появится окно Построителя выражений.
В этом окне с помощью предлагаемых функций, констант, операторов можно записать требуемое выражение. Таким же образом можно создать выражение для свойства Значение по умолчанию, которое Access будет отображать автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу.
После создания структуры таблицы следует сохранить ее под выбранным именем перед вводом данных. Сделать это можно разными способами. При закрытии окна Конструктора Access предложит сохранить изменения макета или структуры таблицы. В окне Сохранение по умолчанию предлагается имя Таблица 1 (если она первая из созданных), которое можно изменить. Кроме этого в панели инструментов Стандартная есть кнопка Сохранить. В меню Файл можно выбрать пункт Сохранить как… Имя таблицы должно состоять не более чем из 64 символов и удовлетворять стандартному соглашению об именах, принятому в Access.
Скачать презентацию 5 БАЗЫ ДАННЫХ http office microsoft com ru-ru training RZ 010193319
Глава 6. База данных.ppt