3 Организационный процесс Планирование процесса Формы участия в

3. Организационный процесс Планирование процесса Формы участия в выставках Выбор экспонатов и выставочной программы Регистрация и оформление участия в выставке значение выставочного стенда в организационном процессе Выставочная стадия, работа на стенде Особенности работы на стенде Последующая обработка данных

Планирование процесса Этапы организационного процесса при участии в выставке: - предвыставочная работа ( от 20 до 52 недель в зависимости от масштабов мероприятия, места проведения, многообразия поставленных целей) - работа на выставке - работа после выставки

Планирование выставочной деятельности • Определение значения выставки в системе маркетинга • Конкретизация целей участия в выставке • Сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес • Оценка группы клиентов-посетителей • Отбор и принятие решений по конкретной выставкеярмарке • Составление сметы расходов • Организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режима работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т. д. (например, по методу сетевого планирования)

Метод сетевого планирования • Наглядно представляет организационную и технологическую последовательность выполнения операций и устанавливает взаимосвязь между ними • Обеспечивает четкую координацию операций различной степени сложности, выявляет операции, от которых зависит продолжительность всей работы, сосредотачивает внимание на своевременном выполнении каждой операции • Эффективно использует денежные и материальные ресурсы • Предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий, назначению ответственных за них лиц

Формы участия в выставке • Участие в качестве самостоятельного экспоната с собственным стендом • Групповое участие (целесообразно при первом участии в выставке)

Факторы выбора способа участия • Размер предприятия • Наличие экономических средств • Наличие программы участия, вытекающей из маркетинговой политики • Степень готовности участия в выставке-ярмарке в конкретный период времени • Уровень осведомленности о ярмарке • Ожидаемые результаты • Опыт и организационные возможности(персонал, время, готовность к риску и т. п. ) • Возможные ограничения со стороны организаторов ярмарки • Отраслевые или иные обязательства предприятия • Государственная политика

Факторы, затрудняющие участие в выставках-ярмарках • • Малые и средние размеры предприятия Ограниченные финансовые возможности Непонимание роли выставок в системе маркетинга Нехватка организационного опыта Низкий уровень осведомленности Отсутствие экономической поддержки государства Убеждение в необходимости полной государственной поддержки участия в выставке

Роль государственных структур • Работа торгово-промышленной палаты по организации экспозиций отдельных стран или отраслей в национальных павильонах на международных или всемирных выставках, создание групповых стендов экспонатов снижает финансовые и временные затраты предприятия-участника, дает опыт участия в выставке • Привлечение к участию в выставках в качестве субэкспоната на стенде дружественной организации (более пригоден для России, за рубежом встречается реже) • Участие предприятия в составе экспозиции павильона страны (низкая стоимость, трудоемкость, низкие организационные затраты)

Выбор экспонатов и выставочной программы требует решения следующих вопросов: • Представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные наиболее выразительные решения? • Что обязательно следует показать ? • Какие продукты являются новыми, улучшенными, конкурентоспособными, что в них подчеркнуть? • Учтены ли актуальные тенденции(экономические, технические)? • Дизайн, окраска, упаковка? • Нужны ли специальные модели для выставки? • Что должно быть на текстовых табло, дисплеях, видеоматериалах? • Могут ли быть товары показаны в действии, близком к реальности? • Вспомогательные средства (электричество, газ, сжатый воздух …)? • Сколько нужно места для экспозиции?

Регистрация и оформление участия в выставке • • • Заблаговременная подача заявки на участии (напр. в Германии за 6 -18 месяцев в зависимости от цикла проведения ежегодно или раз в два года) Заявка должна включать следующие данные: - миним. и макс. размеры стенда в кв. м - расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура) - габариты стенда (длина и ширина) - тип стенда (в ряду, угловой, головной, блок-стенд) - отклонения от заранее заданной схемы распределения места - конструкция (одно- или двухэтажный стенд) - данные о выставляемых товарах (структура по отраслям) - субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы - данные о количестве ожидаемых отходов и их виды Условия участия в выставке (договор на участие), в т. ч. техника безопасности, отходы, их утилизация Страховка экспонента Заказ на сервисные услуги (аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, оборудование покрытия пола, освещение, оргтехника, хранение тары, резервирование жилья, уборка, охрана, энергообеспечение, транспортировка и т. д. , в т. ч. культурная программа Внесение данных в каталог выставки, электронные системы

Транспортировка экспонатов • Составление графика перевозки с учетом цикла от подготовки до возвращения экспонатов на предприятие (в том числе таможенные проблемы) • Собственными силами или специальными экспедиторами выставки • При отсутствии специального экспедитора, экспонент должен: - собрать полную информацию о специфике транспортировки с учетом региона, страны -правильно выбрать транспортную компанию - подготовить упаковочные материалы, согласовать график сотрудничества по перевозке - обеспечить вспомогательные материалы, инструменты для вывоза - обеспечить маркировку продукта - учесть валютные формальности

Дополнительные условия участия в выставке • Приезд, отъезд, пребывание на выставке (бронирование мест в гостинице как заблаговременно, так и в момент приезда) • Защита окружающей среды, предполагает учет факторов экологической безопасности (интересен опыт Германии) • Участие в общей программе (конференции, презентации фирм-участниц, учебные занятия, конгрессы и пр. ), может быть за отдельную плату

Значение выставочного стенда в организационном процессе • Выставочный стенд – визитная карточка предприятия • Значимость дизайна, цветового решения, удобства рассмотрения. Вывеска должна быть простой и эффектной. • Стенд может воплощать образ предприятияэкспонента, но не быть складом всего ассортимента, должен вызывать интерес, но не быть навязчивым, быть удобным для работы

Структура стенда зоны Характеристика Функциональные зоны Презентационная Зона переговоров Подсобные помещения внутри стенда Презентационная площадь Все поверхности для экспонатов, табло, видеоаппаратуры для демонстрации • Для выставки, ориентированной на товар - 60% площади • Для выставки , ориентированной на информацию – 40% площади Зона для переговоров • Уголки со столами и стульями, небольшие закрытые кабины, внутренние изолированные просторные помещения • Для индивидуального общения: информационная служба, бар, столики приема гостей Подсобные помещения внутри стенда • Кухня, склад, гардеробная, технические подсобки, сейфы, комнаты для переодевания, комнаты отдыха персонала, сервисбюро (особенно важно , если это центральный стенд для фирмы из одной страны)

Работа на стенде Критерий Характеристика Требования к специалисту • • Знания в отраслевом разрезе, номенклатуре продукции Контактность и общительность Искусство убеждения, аргументации Четкое изложение проблемы, опыт Знание иностранных языков Опыт работы на выставках, владение презентационной техникой и оргтехникой Хорошее здоровье(переносить нагрузки) Требования для участия в зарубежных выставках Знание политических и социально-политических проблем современности Знание особенностей страны местный вспомогательный персонал Рабочие для монтажа и разборки стенда Помощники на кухне и приеме гостей переводчики Структура персонала Представитель предприятия (из руководства) Руководство стенда и стендисты Технический персонал Референты по странам и переводчик Ответственный за работу с прессой Справочно-информационная служба Обслуживающий персонал

Мотивация и обучение персонала Критерий Характеристика Численность персонала • Число ожидаемых посетителей, плотность потока, их активность • Время работы стенда • Количество экспонатов и их сложность • Число стендов • Финансовые и трудовые ресурсы и др. Персонал должен знать • • • Собственные товары Товары конкурентов Цены и условия ценообразования Целевой рынок Состав посетителей выставки Важных клиентов и их заинтересованность

Работа с клиентами • Опыт показывает, если в течение 2 -3 секунд посетитель не обратит внимание на стенд или на стендовика, то он вряд ли вернется по данному маршруту • С позиций общения для каждого человека существуют три зоны: - публичная (более 4 м), - персональная (1 -4 м), в ней начинается процесс завязывания знакомства - интимная (до 1 м), идеальная зона для установления контакта, но нельзя спешить в нее входить (учитывать национальные особенности) • Доброжелательность, улыбка, зрительный контакт, вручение личной визитной карточки • Учет контактов с посетителями (для дальнейшего анализа)

Пространство комфортного общения Национальные культуры Размер зоны Восточные люди Скандинавы Англосаксы Немцы 1, 2 м от себя – это территория, которую не должны нарушать иностранцы 0, 5 м ( «пространственный пузырь» ) – предназначен только для близких и родственников

Особенности работы на стенде • Необходимо наличие комфортных условий для переговоров • Стендовая услуга – это не только средство облагораживания выставочных стендов, но и инструмент конкурентной борьбы • Первостепенное внимание целевым группам: - VIP делегации, направленные по протоколу на стенд организаторами выставки - менеджерам и специалистам, интересующимися предложениями экспонента и заблаговременно согласовавших с экспонентом свой визит

Специфика стендовых услуг • Выполняются только в период работы выставки • Осуществляются в рамках работы стенда экспонента • Мотивированы целями и задачами экспонента, особенностями экспонатов • Определяются характером интересов посетителей и отведенным для них временем • Выражаются в форме конкретных, целенаваправленных организационно-технических действий экспонента • Выполняются дифференцированно в зависимости от типа посетителя и предоставляются бесплатно

Основные стендовые услуги • • Информационные и справочные Переводческие Канцелярские Организационно-технические Демонстрационные Буфетное обслуживание Уборка и охрана Заключительная часть работы : заключительная беседа с сотрудниками, демонтаж

Последующая обработка данных • • Подсчет числа посетителей и их категории Составление и анализ отчетов Изучение записей разговоров Содержание переговоров классифицируются по следующим темам: товары, сфера их применения, технология, новые пожелания клиентов

Послевыставочная работа с посетителями Категория лиц Необходимые действия Клиенты и заинтересованные лица, которые явились • Благодарность за визит • Обещанные документы и коммерческие предложения • Предложения о следующих деловых встречах • Продумать целенаправленный подход по темам переговоров • Дать указания по расширению контактов Клиенты и заинтересованные лица, которые не явились • Направить информацию о программе выставок, новинках • Установить контакт по телефону или письменно Журналисты, которые явились • Благодарственное письмо • Отчет о выставке (с фото) Журналисты, которые не явились • Информацию об участии фирмы в выставке • Отчет о выставке

Контроль результатов • • • • Затраты на выставку Изучение договоров, контактов Обобщение данных о посетителях Анализ состава посетителей стендов по целевым группам, по сравнению с прошлыми выставками, посетителей-специалистов Опрос экспонентов Анализ отраслевой конъюнктуры Оценка собственной выставочной рекламы Анализ местоположения стенда, его размера, оснащения Оценка работы персонала Обмен впечатлениями Анализ поведения конкурентов Анализ резонанса в прессе В случае необходимости, анализ причины неудач