3. 1 Содержание и особенности управленческого труда Управление организацией – это особый вид деятельности по целенаправленной координации (административно-управленческие функции) действий участников процесса совместной трудовой деятельности.
Управленческий труд Цель Предмет Средства Характеристика Продукт Создание условий для достижения целей организации, координации и согласование совместной деятельности работников организации
Управленческий труд Цель Предмет Средства Характеристика Продукт Люди, их трудовая деятельность. Информация.
Управленческий труд Цель Предмет Средства Характеристика Продукт Средства организационной и вычислительной техники, ЭВМ. Информация как средство связи
Управленческий труд Цель Предмет Средства Характеристика Продукт Умственный труд, сочетающий творческие, логические и технические операции. Косвенно производительный труд. Работа с людьми. Информационная природа.
Управленческий труд Цель Предмет Средства Характеристика Продукт Многообразие решаемых задач. Творческий характер. Управляющее воздействие в форме управленческого решения.
Предметом и продуктом управленческого труда является информация, необходимая для управления производством. Сбор, хранение, поиск, передача, обработка и анализ информации, принятие решения (выдача командной информации) составляет основное содержание управленческого труда. Совокупность способов и последовательность работы с информацией составляет технологию управления.
Горизонтальное разделение труда в управлении устанавливает сферы деятельности менеджеров: ۩ управление производством; ۩ управление маркетингом; ۩ управление финансами; ۩ управление персоналом; ۩ управление эккаутингом; ۩ управление нововведениями.
Вертикальное разделение труда образует уровни управления Бригадный генерал Президент Полковник Старший вицепрезидент по трудовым ресурсам Майор Вице-президент по оплате и стимулированию труда Капитан Заведующий отделом труда и заработной платы
Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, руководителей традиционно делят на три категории: v руководители (управляющие) низового звена, или операционные управляющие; v руководители (управляющие) среднего звена; v руководители (управляющие) высшего звена.
Два способа представления уровней управления Управление высшего звена Управление среднего звена Управление низового звена Институциональный уровень Управленческий уровень Технический уровень
Поставщики, потребители, конкуренты Вышестоящие организации, законодательные органы власти, правовые органы. Партнеры (научноисследовательские, проектно-конструкторские организации, учебные заведения. Различные ассоциации, фонды, общественные организации) Основные функции деятельности Руководитель руководителя организации высшего звена организации Государственные органы управления Возглавляет коллектив организации и управляет им
Поставщики, потребители, конкуренты Вышестоящие организации, законодательные органы власти, правовые органы. Руководитель организации Государственные органы управления Партнеры (научноисследовательские, проектно-конструкторские организации, учебные заведения. Различные ассоциации, фонды, общественные организации) Возглавляет коллектив организации и управляет им
Руководитель высшего звена Руководитель среднего звена в Руководитель среднего системе звена управления организацией Руководитель низового звена
Руководитель среднего звена Руководитель низового звена Руководитель среднего звена Руководитель высшего звена
Руководитель среднего звена Руководитель низового звена в Руководитель системе низового звена управления организацией Подчиненные
Руководитель низового звена Подчиненные Руководитель низового звена Руководитель среднего звена
Менеджер, предприниматель, бизнесмен. Предприниматель – человек, который берет на себя риск, связанный с организацией нового предприятия или с разработкой новой идеи, новой продукции, нового вида услуг, предлагаемых обществу. Слово “предприниматель” и “менеджер” не являются синонимами.
ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ В КАЧЕСТВЕ УПРАВЛЯЮЩИХ Поскольку все предприниматели активно участвуют в формировании целей предприятия или организации и управляют этой организацией в начале ее деятельности, всех их можно считать менеджерами. Бизнесмен – человек, занимающийся любым видом экономической деятельности, приносящей прибыль, имея при этом необходимые средства – собственные или заемные.
ПРЕДПРИИМЧИВЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ – менеджер, который изыскивает возможности и идет на преднамеренный риск, осуществляя изменения и вводя усовершенствования в своей организации.
Хозяйственный руководитель и современный менеджер
Хозяйственный руководитель Современный менеджер 1. Ждет решений “сверху”, скован, безынициативен, боится риска, пытается все взять под контроль или запретить. Активен, самостоятелен, предприимчив, представляет подчиненным максимальную свободу действий, идет на оправданный риск. 2. Выступает преимущественно в роли диспетчера, “пожарного”, снабженца, инженера; ориентирован на “технические” аспекты работы, тактические решения и действия. Разрабатывает прежде всего стратегию решения экономических и правовых проблем; воспитывает подчиненных, разрешает конфликты; ведет переговоры. 3. Иррационален, благоговеет перед авторитетами, верит в могущество высшего руководства. Рационален, критичен, надеется в первую очередь на собственные силы. 4. Исповедует двойной стандарт Лишен раздвоенности в сознании и мышления и поведения, формально поступках, стремясь в первую реализуя задания сверху, а фактически очередь к достижению общих целей. работая на себя и в лучшем случае на свой коллектив.
Хозяйственный руководитель Современный менеджер 5. Единолично принимает все решения, нетерпим к чужим мнениям. Создает команду единомышленников, наделенных на выработку коллективного решения в процессе диалога и дисскусий. 6. Имеет ограниченный кругозор и эрудицию, слабо ориентируется в окружающей действительности и плохо ее представляет; не стремится к новым знаниям. Динамичен, открыт для новых идей, знаний и информации, имеет широкий взгляд на жизнь. 7. Не компетентен в вопросах управленческой психологии, человеческих отношений, не ориентирован на личность подчиненного. Умеет работать с людьми, признает их как личности, хороший педагог.
Система качеств современного менеджера Современный руководитель (менеджер) выступает в системе общественного производства как: 1 управляющий 2 дипломат 3 лидер 4 воспитатель 5 инноватор 6 личность
Система качеств, наиболее часто встречающихся у успешных руководителей Интеллектуальные способности Ш и логика Ум Ш Рассудительность Ш Проницательность Ш Оригинальность Ш Концептуальность Ш Образованность Ш Знание дела Ш Речевая развитость Ш Любопытство Ш Познавательность Ш Интуитивность
Система качеств, наиболее часто встречающихся у успешных руководителей Черты характера личности Ш Инициативность Ш Гибкость Ш Бдительность Ш Созидательность и творчество Ш Четкость Ш Личностная целостность Ш Смелость Ш Самоуверенность Ш Уравновешенность Ш Независимость Ш Самостоятельность Ш Амбициозность Ш Потребность в достижении
Система качеств, наиболее часто встречающихся у успешных руководителей Приобретенные умения Ш Умение заручаться поддержкой Ш Умение кооперироваться Ш Умение завоевать популярность и престиж Ш Такт и дипломатичность Ш Умение брать на себя риск и ответственность Ш Умение организовывать Ш Умение убеждать Ш Умение менять себя Ш Умение быть надежным Ш Умение шутить и понимать юмор Ш Умение разбираться в людях
3. 2. Суть, значение и принципы научной организации труда менеджеров. Под научной организацией управленческого труда понимают совокупность мероприятий, обеспечивающих планомерное и наиболее эффективное использование труда работников аппарата управления.
Управленческий труд является специфической разновидностью умственного труда, прямо не участвующего в создании материальновещественных ценностей. Особенностью управленческого труда является то, что предметом труда является информация.
Принципы научной организации труда менеджеров Принцип специализации Принцип синхронизации 1 2 обеспечении правильного соотношения различной специальности и квалификации в соответствии с объемом работ по выполнению каждой управленческой функции согласованность в деятельности различных работников по видам управленческих работ Принцип прямоточности 3 выбор кратчайших путей прохождения управленческой информации
Принципы научной организации труда менеджеров Принцип ритмичности 4 равномерная загрузка каждого работника управления в течении рабочего дня и по периодам производства Принцип стандартизации 5 обеспечение руководителей подразделений стандартными средствами управленческого труда и формами документации
В сфере управленческой деятельности используется три вида нормирования Нормы выработки Нормы обслуживания 1 2 определенные объемы работ за определенное время. используются при нормировании труда технических исполнителей количество технических средств управления, обслуживаемое одним работником в системе управления. Нормы управляемости 3 количество работников, подчиненных одному руководителю на определенном уровне управления
3. 3. Содержание организации руководящей работы менеджера Руководящая работа - специфический вид производственной деятельности.
25 организационных принципов во временном аспекте 1 начало дня (1)-(8) 2 основная часть дня (9)-(20) 3 конец дня (21)-(24)
Правила начала дня 1. Начинать день с положительным расположением духа Старайтесь для каждого дня находить какой-нибудь положительное начало, поскольку то расположение духа, с которым Вы приступаете к тем задачам, которые Вам следует выполнить, имеет важное значение для успехов и неудач.
Правила начала дня Ежедневно ставьте себе три вопроса: § Что я должен сделать, чтобы получить в этот день как можно больше радости? § Как этот день может приблизить меня к моим целям? § Что я могу сегодня сделать ( расслабиться и т. п. ) в качестве компенсации за сидячую работу для своего здоровья?
Правила начала дня Продумайте также следующие моменты: § С кем я сегодня встречусь? § Кого я мог бы порадовать, кому принести пользу? § Какие трудности и проблемы может мне подготовить этот день? Как их преодолеть положительным способом?
Правила начала дня 2. Хорошо позавтракайте, не спеша на работу Не выспавшись, нехотя, без нормального завтрака, по возможности быстрее на работу - такое начало может легко испортить Ваш день. Разрешайте себе вкусный завтрак (это же заряд энергии на целый день!) и отправляйтесь, по возможности, не спеша на работу. Не нужно говорить, что для этого нет времени.
Правила начала дня 3. Начинайте свою работу, по возможности, в одно и то же время. Человек — заложник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете, таким образом, поддерживать самого себя «в кондиции» и приступать к работе в одно и то же время дня.
Правила начала дня 4. Перепроверка плана дня Пересмотрите свой составленный накануне план, оценив степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, внесите необходимые коррективы. Сформулируйте реалистический план на весь день!
Правила начала дня 5. В начале - ключевые задачи Менеджеры, которые имеют успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел. Во входной дневной почте редко речь идет о делах, которые должны быть выполнены срочно. Поэтому начинайте из важнейших задач дня перед чтением газет, корреспонденции и, по возможности, к началу рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!
Правила начала дня 6. Начинать без «раскачки» Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, обсуждение последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, после обеда. Тем самым Вы выиграете время для дальнейших отвлечений и непредвиденных дел.
Правила начала дня 7. Согласовывать план дня с секретарем Ваш секретарь есть Вашим важным партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашей деятельности. Ему нужно посвятить первое время Вашего рабочего дня, даже если это несколько минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня. Тогда он будет эффективнее работать и уменьшит наличие ненужных для Вас препятствий.
Правила начала дня 8. Утром заниматься сложными и важными делами Когда Вы выполните основную задачу дня, переходите к следующим за важностью задачам. Ведь потом Вы будете настолько занятые текущими делами и разного рода отвлечениями, которые едва ли сможете уделить достаточно времени важному вопросу. Начав из самых сложных и важных задач, Вы сможете выполнить важнейшие дела.
Правила, которые касаются хода дня 9. Хорошая подготовка к работе Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве не вызывают сомнения. С помощью хорошей подготовки к работе можно найти дополнительные существенные резервы рационализации и экономии общего времени за счет сокращения времени на исполнение. Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.
Правила, которые касаются хода дня 10. Влиять на фиксацию сроков Установленные раньше сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обсуждая сроки, которые плохо вкладываются в Ваши планы, приспосабливать к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Что касается регулярных встреч (ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание, прежде всего, на то, чтобы было выбрано удобное для Вас время их проведения.
Правила, которые касаются хода дня 11. Избегайте действий, которые вызывают обратную реакцию Активные и коммуникабельные руководители склонны заниматься все новыми и новыми делами, проблемами, идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия, а вместе с этим отрицательные последствия для временного распорядка. Перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п. ) с точки зрения их необходимости и безопасности обратной реакции.
Правила, которые касаются хода дня 12. Отвергайте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделе возникают любые неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Помните всегда о том, что отвлечение на срочные обстоятельства приводят к забвению на более или менее долгое время запланированных важных задач и дополнительных затрат времени. Старайтесь, по возможности, не откладывать срочные дела.
Правила, которые касаются хода дня 13. Избегайте незапланированных импульсивных действий Если Вы во время работы захотели сделать что-нибудь другое (позвонить по телефону кому-нибудь), обдумайте хорошо, нужно ли это отвлечение для Вашей текущей работы, имеет ли оно значение. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не придерживаются установленные приоритеты. Но часто бывает, что при выполнении задач Вы натолкнулись на интересную идею или важную информацию. В этом случае делайте короткую запись и обрабатывайте его позднее, в удобное время.
Правила, которые касаются хода дня 14. Своевременно делайте паузы, придерживайтесь размеренного темпа: § Рассматривайте паузы не как потерю времени, а как подзарядку энергией во время отдыха. § Предусматривайте регулярные, но короткие паузы. § При расслаблении старайтесь двигаться, поставляя, по возможности, органы кислородом. § Во время удлиненных пауз повышайте свою трудоспособность в рамках Вашей дневной тренировочной программы. § Делайте перерывы и проведении собрания.
Правила, которые касаются хода дня Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после одного часа работы. Пауза должна длиться не больше 10 минут. Именно на протяжении 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Итак, паузы нужно перерывать через 10 мин. и делать их чаще. Всегда должен быть размерен рабочий ритм.
Правила, которые касаются хода дня 15. Небольшие однородные задачи - выполнять сериями Вследствие телефонных звонков, сообщений, неподготовленного проведения совещания и чтение корреспонденции теряется масса времени. Расправляйтесь с рутинной работой и, так называемой мелочью, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.
Правила, которые касаются хода дня Данный метод имеет то преимущество, что Вы лишь один раз проводите соответствующую подготовку, а потом на протяжении определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса Вы экономите время. Рабочий блок не должен быть весьма длинным (от 30 до 60 мин. ), так как в другом случае Ваш телефон будет долго занят.
16. Правила, которые касаются хода дня Рационально завершать начатое Избегайте «прыжков в работе» и всегда старайтесь начато доказывать до конца. Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты прежде чем встать из-за стола, намечайте задача, которой можете успеть завершить за время, которое осталось. Если прервать работу необходимо, коротко запишите идеи, которые Вы не успели проделать до конца, предложения относительно их решения и все другое, что поможет Вам по возможности можно быстрее возобновить незаконченное дело.
Правила, которые касаются хода дня 17. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, которые идут на ожидание. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом, или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Правила, которые касаются хода дня 18. Работать антициклически Выполняйте важные задачи по возможности утром. С ними удобно рассчитаться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея. Учитывайте в своем распорядке дня спокойные и «неспокойные» периоды. Чем больше Вы будете обращать внимание на рабочие привычки Ваших коллег и деловых партнеров, тем меньшая опасность принятия спонтанных решений и тем меньше Вас будут отторгать от работы.
Правила, которые касаются хода дня Поэтому работайте антициклически: § на протяжении более спокойного дообеденного периода старайтесь решить важнейшие из запланированных задач; § «неспокойный» период используйте для выполнения менее важных дел, т. е. как запланированное «прозапас» (40 % времени); § не беритесь утром сразу за пересмотр почты, отложите это на потом; § старайтесь приходить утром раньше идти вечером.
Правила, которые касаются хода дня 19. Выкраивайте спокойное время Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование спокойного, или закрытого, времени, на протяжении которого Вам никто не сможет воспрепятствовать. Таким образом, Вы определите время - возможно наиболее важное для Вас. Время для себя (1 ч. )! Занесите это время в свой план дня, поскольку Вы отводите время на собрание или визиты посетителей. Используйте это время для важных (но не срочных дел), которые носят долгосрочный характер, для повышения уровня квалификации, или для других задач, которые часто тонут в суете дня.
Правила, которые касаются хода дня 20. Контролировать время и планы Во время собрания и при других видах деятельности нередко сначала расточается время, а в последние 20 % времени обсуждают 80 % вопросов, которые подлежат рассмотрению. Перепроверяйте свои планы дня с точки зрения исполненных задач, установленных новых приоритетов. Проверка необходима для приспособления к новым условиям, которые возникают во время дня.
Правила завершения рабочего дня 21. Завершайте сделанное Все начатые небольшие дела, такие, как пересмотр корреспонденции, диктование писем и памятных записок старайтесь закончить на протяжении одного дня. Всякое перенесение сроков их выполнение может ввести в дополнительные расходы работы, когда Вы снова займетесь ими. План на следующий день составляйте еще накануне вечером!
Правила завершения рабочего дня 24. Домой - с добрым расположением духа Радуйтесь заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой. Старайтесь немного, но регулярно заниматься спортом. 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно - этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.
Правила завершения рабочего дня 25. Каждый день должен иметь свою кульминацию. Каждый прожитый день, по возможности, необходимо считать днем, который удался. Специалисты установили, что трудоспособность каждого человека подвергается определенным колебаниям, которые проходят в пределах естественного ритма. Говорят о «человеке утра» , или «жаворонка» , и о «человеке вечера» , или «сову» . Первые могут особенно хорошо работать утром, но быстро утомляются во второй половине дня и имеют соответственно большую потребность в раннем истечении работы. Вторые входят в форму только ближе к полдню, им лучше всего работается вечерами (к глубокой ночи).
Правила завершения рабочего дня Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей трудоспособности. Не старайтесь работать против своего естественного дневного ритма (который Вы если и сможете поменять, то незначительно), а используйте эти законы в своем распорядке дня! При нарушении дневного ритма возникают ошибки в работе, несчастные случаи.
3. 4. Сущность и содержание организации рабочего места менеджера Письменный стол руководителя должен быть похож на палубу военного корабля во время боя: не должно быть ничего лишнего, и все должно находиться на своих местах. /П. С. Таранов/
Рабочее место менеджера — это пространственная зона, которая оборудуется необходимыми материальными средствами и техникой, организованная определенным образом, в которой осуществляется трудовая деятельность менеджера (то есть, это место, где выполняется работа менеджера).
Организация рабочего места менеджера — это совокупность мероприятий по оборудованию рабочего места средствами и орудиями труда и их размещение в определенном порядке.
Факторы, которые определяют производственную среду: Психофизиологические Санитарно-гигиенические Эстетические Социально-психологические
Организация рабочего места менеджера Наилучший вариант организации рабочего места, как и в других сферах деятельности, может быть определен лишь при условии детального анализа той работы, которая выполняется менеджером.
Организация рабочего места менеджера Труд менеджера — это не только сугубо умственная деятельность. В процессе выполнения своей работы менеджер работает на компьютере, пользуется телефоном, факсом, модемом, техникой для копирования документов.
Рассматривая общие вопросы организации труда менеджера, необходимо обратить внимание на такие аспекты: соответствие рабочего места основным требованиям уровень оборудования соответствие размеров мебели антропометрическим данным менеджера
Правильная организация рабочего места дает возможность менеджеру: рационально, с наименьшими затратами труда выполнять свои функции эффективно общаться с подчиненными и другими работниками поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение
Организация рабочего места менеджера предусматривает: упорядочивание и планирование помещения, в котором оно находится выбор и оборудование рабочего места средствами и предметами труда размещение предметов труда на рабочем месте в определенном порядке
Рабочее место менеджера должно отвечать таким требованиям: 1. Площадь рабочего места должна удовлетворять санитарным нормам. 2. Мебель в кабинете или другом служебном помещении следует размещать с учетом взаимосвязей менеджера с подчиненными и последовательности работ, которые выполняются. 3. Мебель, оборудование рабочего места, количество и номенклатура орудий труда должны отвечать содержанию и особенностям выполняемой работы.
Мебель следует выбирать согласно требованиям: функциональным эргономичным психофизиологическим эстетическим
Рабочее место менеджера, который осуществляет прием работников в служебных и личных целях, проводит на рабочем месте совещания, принимает и передает конфиденциальную информацию, размещают, как правило, в отдельном помещении (кабинете).
Рабочее место менеджера Для кабинета используют комнаты с естественным освещением прямоугольной формы с соотношением сторон 1 : 1, 3 или 1 : 1, 5 и предельно 1: 2. Квадратные помещения менее удобны для размещения кабинета. Минимальная высота комнат — 3, 25, ширина — 3 м.
Рабочее место менеджера может быть и в общем помещении. При этом его располагают отдельно от рабочих мест подчиненных и оно должно занимать большую площадь, чем их рабочие места. В некоторых случаях рабочее место можно размещать на повышении (платформе).
С целью частичной визуальной и звуковой изоляции рабочего места менеджера используют: стационарные и передвижные перегородки сборно-разборные экраны шкафы боксовые разделительные перегородки декоративные растения
Основные правила рациональной организации рабочего места: 1. «Мебель — визитная карточка вашего офиса» . 2. «Комфорт рабочего места — залог высокой работоспособности сотрудников» . 3. «Порядок — это место для всего и где все на своем месте» .
Основные правила рациональной организации рабочего места: 4. Оптимальной является температура помещения 1822 °С. 5. Громкая музыка в течение всего рабочего времени негативно влияет на психику всех работников. 6. Сведение к минимуму личных бесед по служебному телефону.
3. 6. Планирование рабочего места менеджера предусматривает рациональное в соответствии с функциональными, гигиеническими, психофизиологическими и эстетичными требованиями размещение в кабинете или другом служебном помещении мебели, оборудования и технических средств.
Планирование рабочего места менеджера должно исключать расходы времени, связанные с нецелесообразным перемещением, обеспечивать условия для рационального выполнения менеджером своих функций и экономное использование площади служебного помещения.
Основные системы планирования помещений Кабинетная Зальная Сотовая
Кабинетная система планирования помещения Предусматривает использование отдельных кабинетов на 1 -3 человек, малых комнат — на 4 -10 человек и больших — на 11 -30 человек с учетом возможностей предприятия и необходимого набора средств управленческого труда.
Зальная система планирования помещения Структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) дома с количеством сотрудников свыше 100. Рабочие места отделяются один от другого передвижными перегородками высотой 1, 5 м. или шкафами.
Сотовая система планирования помещения В большом зале размещаются сотрудники подраздела, а помещения для менеджеров отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1, 5 -2, 0 м. Руководитель подраздела может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.
Концепция комбинированного офиса Допускает, что каждому сотруднику выделяются постоянное и временное рабочие места. Первое закреплено за ним в виде небольшого кабинета и предназначено для выполнения основных функций; второе — в виде общего помещения для вспомогательных работ, совещаний и сохранения документов, приема посетителей, творческой работы и тому подобное.
При распределении помещений рекомендуется соблюдать такие правила: • в первую очередь, размещать большие структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения; • отделы, которые связаны с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой;
При распределении помещений рекомендуется соблюдать такие правила: • смежные отделы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией; • складские, множительные и транспортные подразделы должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений; • туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.
Проект организации рабочего места менеджера включает такие разделы: 1. Содержание труда (что и с помощью чего делается). 2. Технологические, информационные и другие связи. 3. Эскиз размещения оборудования. 4. Обеспечение необходимыми ресурсами. 5. Хозяйственное и техническое обслуживание. 6. Квалификационные и образовательные требования к менеджеру.
Требования к проектированию рабочих мест Ряд требований, в первую очередь в области санитарии, технике безопасности, правилах эксплуатации оснащения, является обязательным, и за их нарушение руководитель может понести ответственность вплоть до уголовной. Другие требования относятся пока к желаемым (эстетичность, эргономичность и тому подобное), но их соблюдение или несоблюдение непосредственно влияет на продуктивность труда
Паспорт рабочего места менеджера включает такие разделы: • • назначение и общие характеристики; штатное расписание предприятия; положение об оплате труда; схема монтажа технических средств; инструкции по эксплуатации; нормативы управленческого труда; планирование рабочего места; мебель, оборудование и технические средства;
Паспорт рабочего места менеджера включает такие разделы: • функциональные обязанности (основные элементы работы); • методы и приемы труда; • условия труда; • оплата труда; • организация обслуживания; • регламентирующая документация; • загрузка рабочего места (нормирование); • охрана труда и техника безопасности.
Выходными данными для разработки паспортов рабочих мест является: • типичные паспорта рабочих мест; модели рабочих мест сотрудников; • инструкции по технике безопасности; • рабочий проект дома (офиса); • спецификация мебели и оборудования;
Выходными данными для разработки паспортов рабочих мест является: • положение о подразделах; • должностные инструкции; • контракты сотрудников; • нормативы площадей на одного сотрудника.
Разработка паспорта рабочего места менеджера 1. Анализ литературы, типичных проектов рабочих мест, посещение передовых офисов 2. Расчет потребности в площадях, оборудовании, технических средствах, разработка технического задания на типовые рабочие места для подразделов 3. Разработка технического проекта, заказа мебели и оборудования, проведение ремонта помещений, монтаж мебели, разработка регламентирующих документов 4. Внедрение паспорта рабочего места
Функциональные зоны рабочего места менеджера Рабочая зона Зона совещаний Зона отдыха
При планировании рабочей зоны менеджера можно использовать такие рекомендации: • желательно, чтобы окно было слева; • письменный стол и кресла должны быть удалены от источника тепла; • мебель, как правило, за спиной менеджера не размещают, но исключением могут быть экран, демонстрационная доска и др. ; • если в одном кабинете два рабочих места, то проход между ними должен быть не менее 10 -20 см;
При планировании рабочей зоны менеджера можно использовать такие рекомендации: • если отворены один шкаф, тумба, бокс или ящик стола, они не должны мешать доступу к другим шкафам, боксам; • рабочее кресло, письменный стол и стол- приставку следует разместить так, чтобы не вставая можно было достать как можно больше предметов; • письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну; • входные двери должны быть в поле зрения менеджера;
Зона совещаний В зоне совещаний размещают стол для совещаний со стульями (креслами) и кресло для председателя. В зависимости от площади кабинета и численности работников, которые обычно принимают участие в совещаниях, эта зона может быть организована самостоятельно или совмещена с основной рабочей зоной.
Зона отдыха Зону отдыха оборудуют журнальным столиком, креслами для отдыха, источниками локального освещения, телевизором, ее располагают, как правило, в той части кабинета, которая противоположна рабочей зоне.
При размещении предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать такие рекомендации: • не держать на столе ничего лишнего (каждый предмет на столе, даже чистый лист бумаги, постоянно отвлекает внимание), а только все необходимое; • все, что берут правой рукой, размещают справа, остальное слева; таким же должно быть и расположение предметов в ящиках письменного стола; • все предметы размещают так, чтобы обеспечить наилучшую последовательность перемещения; при этом следует стремиться произвести оптимальную их последовательность;
При размещении предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать такие рекомендации: й предмет должен место свое это • и иметь размещение должно быть постоянным; письменный стол следует использовать для • только текущей работы, а не для складирования книг, документов и других материалов, в том числе и архивных; • документы, которые используются втекущейработе, необходимо размещать так, чтобы обеспечить быстрый их обзор и поиск;
При размещении предметов и средств труда непосредственно на письменном столе или тумбе целесообразно учитывать такие рекомендации: • компьютер можно размещать как справа, так и слева, а клавиатуру, как правило, справа или в центре; • средства связи (телефоны, переговорные устройства) располагают слева от менеджера на рабочей поверхности стола или приставной тумбы, которая возможностьправую дает рукуоставить свободной для работы; • канцелярские принадлежности следует хранить в специальных лотках с разделителями.
Мебель для кабинета менеджера Размеры мебели должны отвечать антропометрическим данным менеджера. Следует подбирать такую мебель, которая обеспечила бы правильную рабочую позу, удобство при выполнении всех видов работ. Если необходимо, это можно сделать несколькими техническими операциями (изменить высоту стола или кресла, удалить средний ящик стола, изготовить приставку и др. ).
Мебель для кабинета менеджера В кабинете менеджера может быть несколько столов. Письменный стол — основной элемент рабочего места. Используется двухтумбовый стол. Рабочая поверхность письменного стола должна быть достаточно большой, что создает дополнительные удобства для размещения крупноформатных материалов.
Мебель для кабинета менеджера Приставные столы бывают двух типов: Первый тип — один или двухтумбовый стол — предназначен для размещения средств оргтехники и личных вещей (в ящиках). Его располагают перпендикулярно к письменному столу, слева от кресла менеджера в виде буквы «Т» . Второй тип — безтумбовий стол, за которым размещаются посетители. Его располагают перпендикулярно к центральной части письменного стола и рассчитан он для размещения двух-четырех человек.
Мебель для кабинета менеджера Кресла и стулья, которые используют в кабинете, должны быть удобными в использовании, а кресло менеджера может быть приспособлено и для кратковременного отдыха. Кресло менеджера должно иметь подъемноповоротный механизм, который обеспечивает выбор наиболее удобной позы.
Мебель для кабинета менеджера Шкафы могут быть книжные, для верхней одежды, реже — конторские (для хранения дел). Нередко в кабинетах менеджеров есть боксы для хранения дел в вертикальном или подвешенном положении. Если в кабинете есть сейф, целесообразно, чтобы он был скрыт какой-то перегородкой или находился вне поля зрения посетителей.
Мебель для кабинета менеджера В кабинете могут быть грифельная доска, стенды и кронштейны для размещения схем, чертежей, плакатов и графиков, стол для макетов и моделей. Если в этом есть потребность, в кабинете устанавливают кондиционер, вентилятор, озонатор, солнцезащитные жалюзи, калорифер и тому подобное.
3. 6. Использование технических средств управления в роботе менеджера Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами, номенклатуру которых устанавливают в соответствии с видами работ, которые выполняет менеджер.
Основными видами технических средств управления является: организационная и вычислительная техника аудио-, видеотехника ПК
На рабочем месте менеджера могут быть средства для: составления и копирования текстовых документов выполнения чертежных работ хранения и поиска документов обработки документов административной связи и сигнализации отображения аудиовизуальной информации средства вычислительной техники
Компьютер Самым перспективным средством составления и редактирования текстовых документов является компьютер. Он дает возможность автоматизировать формирование текста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность пересмотра и коррекции печатного документа на экране.
Диктофонами называют приборы для магнитного записывания устной речи и ее воспроизведение с целью последующей обработки. Диктофон является разновидностью магнитофона, имеет ряд важных преимуществ — портативность, быстрый поиск на пленке необходимой записи, дистанционное управление, возможность уменьшать скорость воссоздания языка в сравнении со скоростью, с которым была сделанная запись.
Диктофон применяется для: • докладных и объяснительных записок, докладов, справок и других организационнораспорядительных документов; • последующего перепечатывания и использования рассуждений, мыслей, предложений, которые касаются круга интересов менеджера; • записывание хода совещаний, сборов, заседаний, текста выступлений, докладов, принятых решений и др. ;
Использование диктофона Применение диктофона дает возможность достичь важного организационного эффекта: практически полного распределения творческих, логических операций, которые являются прерогативой менеджера (принятие решений, их формулировки), и технических операций, которые должен выполнять технический персонал.
Использование диктофона Особенно целесообразно использовать диктофон при диктовке вспомогательных, исходных, промежуточных и других аналогичных материалов (конспекты, рабочие заметки, выдержки из документов и печатных изданий и тому подобное). Не менее эффективно применять диктофон для записывания текста, который нуждается в тщательной проверке редакции, то есть для черновика.
Рекомендации относительно работы с диктофоном: • для того, чтобы приобрести опыт работы, начинать можно с диктовки рабочих материалов, небольших по объему и несложных по содержанию внутренних документов предприятия; • диктовать следует четко, особенно окончание слов и фраз. Названия, фамилии, имена, аббревиатуру и др. иногда следует диктовать по буквам; • в случае необходимости можно обдумать фразу, то есть проверить диктовку, отключив аппарат.
Средства для выполнения чертежных работ В кабинетах некоторых менеджеров (главных инженеров, конструкторов и др. ) используются приборы для чертежа, инструменты и устройства.
Средства хранения и поиска документов К ним принадлежит оборудование для картотек и средства для хранения документов. К средствам хранения документов принадлежат боксы для документов, оборудование для подвесного их хранения, папки-регистраторы и тому подобное.
Средства обработки документов Предназначены, в основном, для выполнения технических операций по обработке документов. На рабочем месте менеджера могут быть полезными устройства для связывания и склеивания.
Средства административной связи и сигнализации Важнейший элемент оборудования рабочего места менеджера — комплекс технических устройств, которые обеспечивают связь менеджера с абонентом как в пределах предприятия, так и за ним. К таким устройствам принадлежат аккустические и визуальные средства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратура.
Факсимильная связь При помощи факс-связи можно передавать любую документальную информацию — печатные, рукописные тексты, газеты, схемы, графику, фотографии. При этом обеспечивается полная автоматизация процессов передаваемости и принятия. Факсимильная связь действует круглосуточно, то есть присутствие абонента не обязательно.
Средства отображения аудиовизуальной информации В случае необходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурой, экраном и планировочной доской. проекты, проводят совещания, на которых демонстрируют изображения, зафиксированные на кинои фотопленке, кабинет оборудуют проекционной аппаратурой и экраном.
Оборудование рабочего места менеджера Рабочее место менеджера должно быть оборудовано необходимыми средствами настольной оргтехники и канцелярскими принадлежностями.
Типичные проекты организации рабочих мест менеджеров включают такие разделы вступление содержание труда и информационные связи расположения рабочего места, его оснастка и планирование информационное обслуживание рабочего места материально-хозяйственное обслуживание условия труда и эстетичное оформление экономическая эффективность от внедрения типичного проекта
Оборудование рабочего места менеджера Одна из важнейших возможностей интенсификации труда менеджера в современных условиях заключается в создании автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств получения, обработки и передачи информации.
Персональный компьютер дает возможность: • успешно решать так называемые оптимизационные задачи, когда из многих вариантов нужно избрать наиболее близкий к оптимальному; • осуществлять долгосрочное и оперативное планирование деятельности подраздела или своей работы; • поддерживать связь со смежными предприятиями и подразделами; проводить рабочие совещания;
Персональный компьютер дает возможность: • выдавать, регистрировать и контролировать выполнение поручений; • обязательств подчиненных; • составлять отчеты о выполненной работе, графике и расписаниях мероприятий, отпусков, встреч, совещаний и др. ;
Персональный компьютер дает возможность: • осуществлять оценку работы работников; • вести рабочий календарь, держать в личные дела подчиненных; порядке • составлять, редактировать и передавать документы.
ПК Использование персонального компьютера значительно повышает интеллектуальные возможности менеджера, облегчает его труд, помогает принять оптимальное решение в проблемных ситуациях.
Скачать презентацию 3 1 Содержание и особенности управленческого труда Управление
Самоменеджмент.Тема 3 для лекции.ppt