25 шагов в будущее Решение ЛАНИТ на базе Open. Text Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.
О компании ЛАНИТ • 25 лет успешной работы • Более 7. 000 сотрудников • Годовой оборот 2 млрд. долларов • Партнер более 200 ведущих мировых производителей ИТ-продуктов и услуг • Входит в тройку крупнейших ИТ-компаний в России Направления деятельности ЛАНИТ: • Системная интеграция • Инженерные решения • Дистрибуция • ИТ-аутсорсинг • Консалтинг • Системы связи • Банковские технологии • Розничная торговля
Опыт ЛАНИТ в сфере документооборота • • • • 17 лет на рынке СЭД Крупные «ОРД-проекты» от 500 рабочих мест Более 300 крупных проектов Top 20 внедрений – более 2000 лицензий Опыт внедрения в отраслях: Государственный сектор Банки Энергетика Страхование Машиностроение Нефтегазовая отрасль Строительство Агропромышленный сектор Телеком Производство и дистрибуция Торговый дом
Open. Text – крупнейший ECM О платформе Open. Text Специализация компании - ECM ü Представительства в 114 странах ü 46, 000 Клиентов ü 3000 SAP Клиентов ü +5. 5%↑ -3. 9%↓ -0. 3%↓
Общая концепция ECM-решения от Open. Text Захват Обработка Типизация Решение Представление • Сканер • Поручение • Жесткий маршрут • Outlook • Электронная почта • Входящий/Исходящий • Гибкий маршрут • Web-браузер • Электронный документ • Внутренний • Ручная обработка • MS Office • Ручной ввод • Приказ • Архивация • Проводник Windows • SAP • Договор • Другие системы • Доверенность • Мобильные устройства Платформа Open. Text позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их способы обработки и представления. Примеры: • Бумажный документ сканируется с использованием потокового сканера, распознается и относится к входящим документам, далее исходя из настроенного маршрута он с использованием Microsoft Outlook направляется на рассмотрение • В пакет документов к договору, который уже находится на согласовании пользователю из необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по электронной почте и уведомить об этом инициатора договора. • Протокол коллегиального органа формируется сразу в электронном виде путем заполнения реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки). После регистрации документа все ответственные и контролеры уведомляются о выданных поручениях, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез Web-браузер, а по мере приближения сроков исполнения получают напоминания по почте
Электронный Архив По данным Price. Waterhouse. Сoopers: • Стоимость подготовки одного документа составляет более 500 рублей. • Выявление ошибочного документа стоит компании 4000 рублей. • Восстановление утраченного документа обходится в 5000 рублей. При этом • 7, 5 % документов теряются • 3 % документов создаются ошибочно • 5 %-15% рабочего времени занимает анализ и подготовка информации • до 50 % рабочего время может уйти на поиск информации Использование электронного архива обеспечит: • До 80% экономии на хранении документов; • До 60% экономии времени на согласовании документов и построении отчетности; • До 99% снижается риск утраты документов.
Предпосылки и цель создания решения Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг) Стремление заказчиков получить единую платформу международного уровня для управления всеми документами организации При этом желание получить готовые решения для стандартных процессов Гибкость и открытость платформы Open. Text для разработки и интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, Axapta) Цель создания решения – снижение рисков и затрат клиента при автоматизации процессов документооборота
Состав предлагаемого решения Работа с входящими и исходящими документами • Настроенные карточки с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства • • Автоматическая нумерация документов по настраиваемому алгоритму Маршруты передачи документов и ознакомления с документами, с контролем выполнения Диспетчеризация документов по подразделениям в зависимости от функциональных ролей Связи между документами ( «в ответ на …» и др. ) Версионность скан-образа входящего документа по мере наложения резолюций на бумажный оригинал • • •
Состав предлагаемого решения Согласование • • • Настроенные карточки документов с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Настроенная матрица прав доступа к документам (в зависимости от оргструктуры) Возможность прикрепления к маршруту согласования дополнительных документов, необходимых для принятия решений Отслеживание сроков этапов с автоматическими напоминаниями Механизм замещающих лиц Возможность коллективной работы при обсуждении документа
Состав предлагаемого решения Поручения и контроль исполнительской дисциплины • Настроенные карточки поручений с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства • • Механизмы выдачи как контрольных, так и неконтрольных поручений Возможность прикрепления к поручению произвольного количества документов как в качестве основания для поручения, так и в качестве результатов выполнения поручения Отслеживание сроков поручения с автоматическими напоминаниями Возможность создания иерархии поручений с контролем хода выполнения от инициатора начального поручения Функции делегирования помощникам руководителей ряда полномочий в части создания и контроля поручений • • • Создание одной копии поручения для одновременной отправки группе равноправных исполнителей Механизмы контроля, отклонения, отправки на доработку и принятия результатов выполнения поручений
Состав предлагаемого решения Система отчетности • • • Широкий набор готовых отчетов по контролю исполнительской дисциплины (количество выполненных в срок, просроченных, среднее время просрочки и др. по подразделению, конкретному сотруднику, по поручениям конкретного автора поручений или инициатора согласования и др. ) Отчеты по производительности подразделений и сотрудников Отчеты по производительности и загрузке системы Визуальный дизайнер отчетов для создания новых отчетных форм Настроенная матрица прав доступа к отчетам (в зависимости от оргструктуры)
Состав предлагаемого решения Подсистема информационной безопасности • • • Наличие интеграции с Active. Directory для функции Single-Sign-On Базовый набор функциональных ролей с привязкой к этапам маршрутов Матрицы прав доступа к документам Динамическое изменение прав доступа на различных этапах маршрутов Матрица прав доступа к отчетам Аудит действий пользователей над документами
Состав предлагаемого решения Базовый набор документации в проекте внедрения • • • Типовое Техническое Задание Типовой набор модулей системы Руководство администратора Руководство пользователя Обучающие материалы Эксплуатационная документация
25 шагов в будущее Департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ 129075, Москва, Мурманский проезд, д. 14, к. 1 Тел. : +7 (495) 967 -66 -61 E-mail: lanit@lanit. ru Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.
Скачать презентацию 25 шагов в будущее Решение ЛАНИТ на базе
a1388f919ce5180f1349b7539298325d.ppt