22 мая DOCFLOW 2013 Согласование распоряжений на оплату

22 мая DOCFLOW 2013 Согласование распоряжений на оплату на платформе Docs. Vision в банке ВТБ 24 Виктор Зогин, руководитель проекта Москва, Отель Редиссон Славянская

План презентации • • • О банке ВТБ 24 Цели внедрения системы и ожидаемый результат Задачи системы Выбор системы и партнера по внедрению Технологические аспекты решения: – – – – Рабочее место пользователя Карточка распоряжения на оплату Бизнес-процесс согласования Система распределения доступа Делегирование Мобильное согласование Отчеты и поиск • Порядок внедрения ПО в Банке • Итоги внедрения

О банке ВТБ 24 ЗАО «Банк ВТБ 24» - один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг Основная специализация: обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса Основной акционер: ОАО Банк ВТБ (98, 929% акций). Уставный капитал ВТБ 24: 50, 7 млрд. рублей, Размер собственных средств: 154 млрд. рублей. Рейтинг банков Москвы: 4 место Активы-нетто: 1, 6 трлн. рублей / 5 место (Россия) Чистая прибыль: 4, 7 млрд. рублей / 5 место (Россия) Сеть банка: более 690 филиалов в 69 регионах страны Сайт в Интернет: www. vtb 24. ru

Цели внедрения системы и ожидаемый результат Цели внедрения: • Исключить согласование распоряжений на оплату в бумажном виде • Создать единое хранилище для всей информации, связанной с оплатами по хоз. договорам в Банке • Внедрить гибкую платформу, которая обеспечит возможность быстрой адаптации процессов согласования при изменении правил документооборота в Банке • Получение отчетности по процессу согласования и контроль за работой подразделений, расчет KPI Ожидаемые результаты: • Сокращения сроков согласования распоряжений • Повышение эффективности работы персонала Банка • Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации • Сокращение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов

Задачи системы • • • Интеграция с SAP (справочники и данные процессов); Предоставить прозрачный механизм согласования; Единое хранилище с функциями быстрого поиска; Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий распоряжений; Обеспечить многопользовательскую работу над документами; Предоставить механизм формирования отчетов. Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами Компании; Обеспечить безопасность и доступность сервиса; Предоставить возможности согласования на мобильных

Выбор платформы и поставщика Платформа : • Успешно используется в Банке с 2009 года для решения широкого спектра задач бэк-офиса: – – – Электронный архив Система управления архивом бумажных документов Система мониторинга доставки оригиналов досье из ТП в ЦХ Обработка документов валютного контроля Взаимодействие с ФССП • Гибкая платформа с мощной подсистемой Workflow • Широкие возможности по интеграции • Проведено масштабное нагрузочное тестирование Интегратор по внедрению : • Премиум-партнер Docs. Vision c хорошей репутацией • 5 -летний успешный опыт работы с Банком

Рабочее место пользователя Панель инструментов: Новое распоряжение Выгрузить реестр в Excel Настройки замещения Фильтр Список представлений Список распоряжений, отобранных данным представлением Доступные отчеты

Карточка распоряжения на оплату Текущее состояние распоряжения Карточка комбинирована с заданием Доступ к различным полям карточки определяется ролью участника и шагом процесса Доступные действия для данной роли на данном участке процесса

Бизнес-процесс согласования Рн. О (упрощенная SAP схема) Подготовка Рн. О Исполнитель, Инициатор, рук. Инициатора Создание распоряжения Исправление замечаний Исполнителем Согласование Рук. Инициатора Верификация Параллельное согласование ответственными за смету и руководителем ОП Согласование ОБПи. К Тип Исправление замечаний Исполнителем, предоставление оригиналов док-тов Платеж согласован Налоговый контроль Да Сумма < 300 тыс. руб Согласование ОМНи. НЭ, указание источника расходов Распоряжение отклонено Согласование Уполномоченными лицами до 300 тыс. , 1 и 2 подписи Оплата распоряжения Статус оплаты Согласование Уполномоченными лицами, 1 и 2 подписи Docs. Vision Отправка статуса в SAP

Бизнес-процесс согласования Рн. О в Docs. Vision Work. Flow Designer

Система распределение прав доступа Руководители РОЛЬ Доступ к полям карточек и файлам Шаг бизнеспроцесса Сотрудник Банка Заместители и их руководители Помимо приведенной схемы доступ к согласованным распоряжениям (функция поиска) имеют все участники процесса согласования данного распоряжения

Делегирование полномочий Общие настройки Постоянные заместители в рамках определенных сумм и смет для определенных участков процесса согласования Персональные настройки Настройка замещения и уведомлений для текущего пользователя Настройки уведомлений и моб. согласования Заместители и периоды замещения

Мобильное согласование • • Оффлайн согласование через электронную почту Пользователю приходит описание задания, информация о распоряжении, история согласования и приложенные файлы Результат рассмотрения – ответное письмо, созданное по специальной ссылке из письма Работает на всех мобильных платформах Формирование ответа с результатом «Согласовано» ………………. Формирование ответа с результатом «Отклонено» Формирование ответного письма для делегирования задания другому сотруднику

Отчеты и поиск Поиск по представлению (фильтр) Поиск по всем документам, доступным для данного сотрудника Реквизиты поиска/фильтра

Порядок внедрения • • • Анализ требований и разработка технического задания Разработка решения Тестовая эксплуатация (в рамках фин. деп-та, 10 чел) Опытно-промышленная эксплуатация (ГО, *** чел) Филиалы первой очереди: • Краснодар (*** чел) • Филиалы второй очереди: • Другие филиалы

Итоги внедрения • Сокращение времени доступа к необходимой информации • Возможность быстрой адаптации процессов в системе при изменении порядка согласования в Банке • Возможность автоматизации других процессов документооборота на основе единой платформы • Экономическая эффективность …

Вопросы ? Виктор Зогин Руководитель проектов Департамента Банковских и Информационных Технологий ВТБ 24 Zogin. VV@vtb 24. ru