2 Тема лекции ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР

2 Тема лекции: ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ Целевая установка занятия 1. Раскрыть теоретические положения исследования структур управления. 2. Раскрыть сущность и содержание этапов организационного проектирования. 3. Довести существо методов проектирования структур управления. 4. Раскрыть сущность организационного моделирования. 1. 2. 3. 4. ВОПРОСЫ ЛЕКЦИИ Теоретические положения исследования структур управления 2. Общая концепция организационного проектирования систем управления. Методы проектирования структур управления. Организационное моделирование. Литература: 1. Исследование систем управления : учебное пособие / З. М. Макашева. – 2 -е изд. , стер. – М. : КНОРУС, 2009. – 176 с. 2. Игнатьева А. В. , Максимцов М. М. Исследование систем управления / Учеб. пособие для вузов. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с. 3. Исследование систем управления : учебное пособие / Е. В. Фрейдина; под ред. Ю. В. Гусева. – 2 -е изд. , стер. – М. : «Омега-Л» , 2009. – 368 с.

3 Первый учебный вопрос 1. Теоретические положения исследования структур управления.

Организационная структура управления 4 Организационная структура управления это – целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Она отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня.

5 Типы организационных структур • линейная; • функциональная; • линейно-функциональная; • матрично-штабная.

Типы организационных структур 6

7 Особенности системы управления, вызывающие трудности в решении задачи исследования и проектирования систем управления 1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. 2. В системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. 3. Любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. Отсюда – требование гибкости и адаптивности, неизбежно возникающее перед проектируемой структурой управления. 4. Среди множества формальных элементов, присущих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.

8 Теоретические предпосылки, лежащие в основе методики исследования и проектирования структуры управления 1. Необходимо наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления. 2. Любая организация управляется путем принятия решений. Следовательно, можно выявить полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, а процесс распределения их по уровням – формализовать. 3. Существует определенный технологический цикл подготовки и принятия управленческих решений, т. е. регламентирован порядок управленческих функций отдельных этапов этого процесса.

Организационное проектирование – это моделирование системы управления организацией, осуществляемое перед его строительством, либо накануне значительных преобразований Последовательность задач организационного проектирования системы управления 9

10 Второй учебный вопрос 2. Общая концепция организационного проектирования систем управления.

Под организационным проектированием понимается процесс разработки комплекса мероприятий, мероприятий направленных на формирование либо совершенствование организации в соответствиями с выбранными целями 11 Организационное проектирование: 1) процесс целенаправленный, т. е. ориентирован на конечный результат, под которым понимается построение системы управления гибкой и адаптивной, отвечающей требованиям окружающей среды и оперативно реагирующей на внешние и внутренние изменения сохраняя при этом свою устойчивость; 2) требует комплексного исследования и проектирования основных характеристик системы управления, таких как цели, функции, управленческие решения, структура управления; 3) предполагает изучение характера внешней среды организации и степени ее влияния как на формирование структуры управления, так и на процесс функционирования организации; 4) требует использования научных методов и проводится специалистами, имеющими соответствующую профессиональную подготовку и знания в области теории и практики проектирования систем управления.

12 Схема организационного проектирования систем управления 1 этап. Формирование целей функционирования организации 2 этап. Определение состава функций управления 3 этап. Определение состава управленческих решений 4 этап. Выбор типа организационной структуры и распределение решений по уровням 5 этап. Разработка схемы принятия решений 6 этап. Разработка регламентирующей документации организации

Третий этап – определение состава управленческих решений. 13 Определение состава управленческих решений происходит в каждом структурном подразделении на основе полного перечня функций, реализующих цели конкретного подразделения (отдела маркетинга, отдела рекламы, планово-экономического отдела и т. д. ). При определении перечня управленческих решений следует изучить действующую регламентирующую документацию, состав функции управления, а при необходимости провести опрос сотрудников. Затем исследуется функциональное содержание подразделения: какие функции выполняются в подразделении, какими характеристиками оно управляет На каждом уровне управления организации формируется и утверждается совокупность решений, решений которая реализует полный набор функций управления данного уровня и организации в целом.

14 Четвертый этап – выбор типа структуры и распределение решений по уровням В качестве типовой схемы управления целесообразно выбрать модель матричнощтабной структуры, которая сочетает в себе структуры все возможные варианты иерархической соподчиненности: линейную, тематическую, функциональную. Матрично-штабная структура позволяет управлять всей системой как единым объектом, сохраняя при этом различную целевую направленность структурных подразделений.

Модель матрично-штабной структуры 15

Пятый этап – разработка схемы принятия решений. 16 Схема принятия решений в подразделениях организации 1. Изучение документации, существующей системы управления, характера документооборота 2. Выявление списка решений и разработка организационных процедур принятия решений 3. Построение блок-схемы принятия решений 4. Построение схемы принятия решения 5. Логический анализ схемы принятия решений и ее корректировка 6. Разработка регламентирующей документации организации

17 Шестой этап – разработка регламентов организации В регламентах организации фиксируются управленческие операции и их информационное обеспечение, реализуемые на конкретном уровне обеспечение управления. Регламент – документ, определяющий содержание управленческой деятельности, за деятельности которую отвечает конкретный руководитель и исполнитель. Содержание управленческой деятельности, подлежащей включению в регламент конкретного уровня управления определяется схемой принятия решений. Совокупность регламентов на решений уровнях управления позволяет составить регламент управления организацией в целом

18 Третий учебный вопрос 3. Методы проектирования структур управления

19 Учет человеческого фактора требует проектирования структуры управления для конкретных условий и конкретных руководителей, поэтому, руководителей проектировать структуру можно только тогда, когда известно, кто является руководителем организации, организации каковы стиль его работы, способности оценивать обстановку и принимать необходимые управленческие решения

Методы проектирования организационных структур 20 • метод аналогий; • экспертно-аналитический метод; • метод организационного моделирования; • метод, основанный на системе показателей; • метод, основанный на расчете численности сотрудников.

21 Метод аналогий 1. Анализ типовых структур для организаций, работающих в сходных условиях 2. Выбор наиболее рациональных структур 3. Проектирование структурных подразделений по аналогии с выбранной структурой 4. Внедрение новой структуры

22 Сущность метода аналогий С одной стороны, сохранить прежними те организационные формы, которые доказали свою формы жизненность и эффективность и отвечают новым целям организации, а с другой – построить ряд новых организации структурных подразделений на основе сопоставления их с действующими структурами однородных организаций, учитывая их конкурентоспособность. При этом используется ряд экономических показателей, позволяющих выявить наиболее показателей рациональную структуру аппарата управления, имеющую управления минимальное число уровней управления, четко управления очерченные линии информационных каналов связи экономичные штаты и т. д. Применение метода аналогий в проектировании организационных структур не может быть повсеместным и носит ограниченный характер

23 Экспертно-аналитический метод Его сущность заключается в диагностическом выявлении отклонений и узких мест в структуре аппарата управления и в разработке мер по их ликвидации. Разновидности экспертно-аналитического метода: • метод структуризации целей; • метод структуризации задач; • экспертный метод.

24 1. Метод структуризации целей Смысл его заключается в том, что сначала формируются цели, а затем они для сравнения цели совмещаются с целями, реализуемыми в реальной структуре управления. В условиях управления многопрофильной деятельности современных организаций система целей рассматривается в качестве одного из основных параметров построения оптимальных структур управления Важным достоинством этого метода является то, что процесс управления становится достаточно гибким и приспособленным для решения задач не только планирования, но и контроля.

25 Этапы процесса проектирования структуры управления на основе реализации метода структуризации целей (1 вариант) 1. Выбор глобальной цели функционирования 2. Структуризация целей по уровням управления – формируется «дерево целей» 3. Анализ соответствия действующего варианта организационной структуры с проектным 4. Распределение ответственности за реализацию целей на всех уровнях управления 5. Выбор варианта структуры управления путем сравнения рассматриваемых вариантов по соответствующим показателям 6. Утверждение нового варианта структуры с доведением необходимой информации и документации до всех подразделений и по всем уровням управления.

26 Этапы процесса проектирования структуры управления на основе реализации метода структуризации целей (2 вариант) 1. Установление долгосрочных целей организации 2. Формирование (на основе целей) перечня задач каждого функционального отдела 3. Анализ существующей системы управления организацией 4. Корректировка организационной структуры. Уточнение целей и задач функциональных подразделений и всей организации в целом 5. Формирование целей, которые будут поставлены перед управляющими и исполнителями 6. Внедрение новой структуры управления

27 2. Метод структуризации задач Подход к проектированию структуры управления на основе метода структуризации задач базируется на том, что структура управления в значительной степени должна соответствовать комплексу задач, подлежащих решению в данной организации (во всех ее подразделениях). Для проектирования разных вариантов структуры управления в первую очередь необходимо определить критерии рационального разграничения задач управления с точки зрения здравого смысла и оценки времени на их выполнения, а затем сгруппировать исполнителей по выполнения квалификациям и определить иерархию управления Особое внимание здесь уделяется выбору нормы управляемости выражающей оптимальное число сотрудников, подчиненных одному руководителю. Организация считается рационально построенной в том случае, если ее управленческий аппарат состоит из 6 -10 человек (в зависимости от выполняемых задач). С учетом норм управляемости определяется количество структурных подразделений управления.

28 2. Метод структуризации задач 1. Выявление перечня задач, подлежащих решению в данной организации 2. Определение состава задач по конкретному виду производственной и управленческой деятельности 3. Определение конкретных результатов по каждому виду производственно-хозяйственной и управленческой деятельности 4. Формирование перечня задач для достижения необходимых результатов 5. Построение сетевых моделей выполнения производственнохозяйственных и управленческих задач 6. Заполнение сводной карты технологического маршрута 7. Корректировка организационной структуры управления и разработка ее количественных параметров

29 3. Экспертный метод При экспертном методе учитываются все факторы наилучшим образом обеспечивающие достижение производственных, технических, экономических и других целей, стоящих перед организацией. В связи с этим построение иерархии управления опирается на экспертное выявление проблем и узких мест в организации Для более наглядного изучения положительных и отрицательных сторон действующих организационных форм управления рекомендуется составить специальную таблицу, таблицу в которой последовательно указать узкие места в организационной структуре и пути решения проблемы предлагаемые экспертами.

30 3. Экспертный метод 1. Анализ организационной системы 2. Экспертное выявление узких мест в работе аппарата управления на основе анализа 3. Разработка вариантов решения организационных проблем по ликвидации узких мест на основе мнения экспертов 4. Анализ вариантов с помощью системы оценок рациональности той или иной структуры 5. Выбор наиболее оптимального варианта структуры 6. Внедрение новой структуры управления

31 4. Метод, основанный на системе показателей Основная идея данного метода заключается в том, что при проектировании структуры управления необходимо учитывать единство качественного и количественного аспектов Качественное деление функций управления требует определения полного перечня задач каждого сотрудника с последующим объединением сотрудников, выполняющих идентичные задачи в структурные подразделения. Так образуются органы управления (вертикальны и горизонтальные). Количественный подход к проектированию структуры управления требует чёткого разграничения числа сотрудников с различными организационно-управленческими должностями. При должностями этом фиксируются задачи, стоящие перед ними и объем отдельных задач. Количество и объем задач растут, растут и персональные затраты труда, необходимые для решения задач управления. Эти затраты выражаются с помощью системы показателей и являются количественной основной организации управления. В систему показателей включаются показатели персональных трудовых затрат и показатели, характеризующие структуру управления.

32 4. Метод, основанный на системе показателей 1. Выбор системы показателей 2. Расчет качественных показателей для заданной системы управления 3. Сравнение расчетных показателей с показателями, характерными для данной отрасли 4. Выявление отклонений, анализ причин отклонений 5. Разработка мероприятий по совершенствованию структуры управления 6. Внедрение новой структуры управления

5. Метод, основанный на расчете численности сотрудников 33 Численность сотрудников рассчитывается по каждой функции отдельно на основании формул, полученных с помощью корреляционного анализа зависимости количества служащих аппарата управления от факторов, влияющих на трудоемкость их работы. При этом норматив численности служащих в организации определяется как сумма соответствующих нормативов по каждому виду производственно-хозяйственной деятельности.

5. Метод, основанный на расчете численности сотрудников 1. Конкретизация перечня функций, реализуемых на каждом уровне 2. Расчет численности служащих по каждой функции управления (на базе установленных нормативов) 3. Определение состава функций и структурных подразделений, руководствуясь выбранной типовой схемой 4. Выбор общей структуры управления 5. Внедрение новой структуры управления 34

35 Четвертый учебный вопрос 4. Организационное моделирование

Преимущества метода организационного моделирования 36 1. Метод организационного моделирования позволяет решать задачи, основными параметрами которых являются непосредственные характеристики организационной структуры, например, задачу группировки управленческих решений по уровням, задачу формирования состава и перечня структурных подразделении, разработки документации, регламентирующей документации деятельность подразделении и системы в целом. 2. Организационное моделирование развивается как в научнотеоретическом плане, так и в практическом направлении, т. е. носит прикладной характер и может охватывать различные аспекты при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социально-психологический. Это создает социально-психологический возможность для комплексного рассмотрения любых проблем, начиная с расчета количественных параметров и заканчивая организационным регламентированием подразделений. 3. Данный подход позволяет моделировать различные варианты организационной структуры, не прибегая к натурным экспериментам, экспериментам проведение которых в реальных условиях связано, как привило, с трудностями финансового и временного характера.

37 Метод организационного моделирования 1. Выбор типовой (матрично-штабной) схемы управления 2. Распределение управленческих решений по уровням в рамках матрично-штабной структуры 3. Расчет загрузки уровня управления 4. Выбор варианта структуры 5. Формирование схемы управления и состава подразделений в пределах выбранной структуры 6. Корректировка и утверждение схемы управления 7. Проектирование процедур принятия решения 8. Разработка документации, регламентирующей деятельность подразделения 9. Разработка Положения об организации

38 Процесс проектирования организационной структуры управления должен основываться на совместном использовании всех охарактеризованных методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертно-аналитический метод, а также выявление и анализ организационных прототипов. Формализованные методы должны применяться для углубленной проработки организационных форм и механизмов управления. Проектирование организационных структур новых организаций в большей мере основывается на формально-аналитических методах и моделях, а моделях совершенствование действующих – на диагностических обследованиях организационной системы и исследовательских экспериментах.

14