2 Internationale Kanzlertagung in Hamburg 28 April 2009

2. Internationale Kanzlertagung in Hamburg 28. April 2009 1. Die Prüfung der Prüfung Ex-post audits der GD Forschung 2. Planungen der Universität Bremen zur Einführung einer Vollkostenrechnung Silke Reinold Referat Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, EU-Beratung

1. Die Prüfung der Prüfung - Ex-post audits • Auditstrategie der Generaldirektion Forschung • Verfahrensablauf der so genannten external audits • Worauf wird bei der Prüfung geachtet 2

Auditstrategie der Generaldirektion Forschung • 2007 hat die Generaldirektion Forschung beschlossen, die Anzahl der von der Kommission durchgeführten/in Auftrag gegebenen Audits nachhaltig zu erhöhen mit dem Ziel ~40% des Budgets der FP zu prüfen • Grund: die Fehlerquote in den Cost Statements wurde als zu hoch angesehen; mit den zusätzlichen Prüfungen soll die Häufigkeit „typischer“ Fehler künftig reduziert werden • Zudem wurde für FP 7 ein neuer Typ von ex-ante audits eingeführt, das so genannte Methodenzertifikat Form E http: //cordis. europa. eu/audit-certification/home_en. html 3

Geplante Anzahl von Audits The Commission´s new audit strategy: increased audit coverage of Research FP participants (2006 – 2008) Quelle: European Commission Research DG´s Awareness leaflet – November 2007 4

Zweck der so genannten external audits 1. Geprüft wird die Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der finanziellen Seite der Projektverwaltung 2. Mittel sollen sorgfältig und mit dem Ziel eines optimalen Projekterfolgs verausgabt werden 3. Mittelverausgabung soll den Regelungen des Zuwendungsempfängers und den rechtlichen Vorgaben der Europäischen Kommission entsprechen 4. Systematische Fehler sollen insbesondere bei den großen Mittelempfängern reduziert werden 5. Sicherheit der GD Forschung hinsichtlich der ordnungsgemäßen Mittelverwendung soll größer werden 5

Beteiligung der Universität Bremen am FP 6 Die Universität Bremen ohne die angegliederten, rechtlich selbständigen Forschungsinstitute war im FP 6 an insgesamt 52 Projekten beteiligt mit einer Mitteleinwerbung von rd. 16, 7 Mio. EUR. Auszug aus der Tab. 18: EU-Drittmitteleinwerbung der Hochschulen in Bremen, differenziert nach Programmen; Angaben in Tsd. Euro FOOD SUSTDEV CITIZENS HRM NEST SSP INCO INFRAS SOCIETY 1. 231. 031 3. 188. 400 3. 681. 247 1. 185. 981 2. 434. 770 100. 839 342. 544 340. 000 461. 760 49. 800 16. 799. 849 AEROSPAC E NMP 3. 555. 843 Gesamt IST - 227. 634 LSH Quelle: Forschungsprojektdatenbank EU-Hochschulbüro Hannover/Hildesheim 6

Prüfung bei der Universität Bremen 2008 • Geprüft wurden 3 Projekte aus FP 6 • 1 STREP, bei dem Uni Bremen Koordinator war • 1 STREP und 1 IP, bei denen Uni Bremen Partner war • EU-Förderung für die drei Projekte (= audited costs): EUR 1. 363. 197, 93 7

Verfahrensablauf der so genannten external audits 1 1. Ankündigung, Terminabstimmung ~3 -6 Monate vor Prüfungsbeginn: Prüfungsabsicht, Terminwunsch und zu prüfende Projekte werden mitgeteilt 2. In der Regel prüfen zwei Prüfer bis zu eine Woche vor Ort, je nach Prüfungsverlauf auch kürzer 3. Auswahlkriterien für zu prüfende Projekte: - In der Regel werden drei Verträge geprüft, - möglichst verschiedene Vertragstypen (STREP; IP; No. E), - verschiedene Themenbereiche, unterschiedliche Fakultäten, - wenn möglich Beteiligung als Partner und als Koordinator 8

Verfahrensablauf der so genannten external audits 2 4. Zur Vorbereitung der Prüfung werden per Liste Dokumente und Informationen zu den zu prüfenden Projekten abgefragt, die teilweise vorab, teilweise zum Beginn der Vorortprüfung bereitzustellen sind Vorab zu liefern sind: - detaillierte Übersichten der Projektkonten für die bereits abgeschlossenen Projektperioden nach Kostenkategorien, Aktivitäten und ggf. Einnahmen von Dritten je Projekt - Übersichten über das eingesetzte Personal und seine Funktion nach Abrechnungsperioden - Inventarlisten und Abschreibungsübersichten für Anschaffungen im Rahmen der Projekte - Übersichten über alle im Projekt durchgeführten Reisen 9

Verfahrensablauf der so genannten external audits 3 5. Prüfung vor Ort (in Bremen drei Tage) - während der Prüfung sollen sich die relevanten Ansprechpartner aus dem Finanzbereich und möglichst auch die Projektverantwortlichen für Rückfragen bereit halten - Alle relevanten Unterlagen und Projektakten stehen in einem separaten Büro für Prüfer bereit - Auftaktgespräch mit den Ansprechpartnern aus dem Finanzbereich, den Projektverantwortlichen und der EU-Beratung, Themen: Erläuterung des Prüfungsziels, Kontaktdaten der Ansprechpartner während der Prüfung vor Ort, Überblick über Forschungsprojekte der Einrichtung, wer macht Audits, Kostenmodell, Vorbereitung auf FP 7 - Schlussbesprechung 10

Verfahrensablauf der so genannten external audits 4 6. Prüfbericht - Der Prüfbericht wird erstellt und als Entwurf der geprüften Einrichtung zur Stellungnahme übersandt - die Stellungnahme muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen, damit die Kommentare der geprüften Einrichtung als weiteres Kapitel in den Prüfbericht aufgenommen werden - mit dem so genannten „letter of representation“ erklärt die geprüfte Einrichtung ihr Einverständnis mit den audit. Ergebnissen - danach wird der endgültige Bericht fertig gestellt und geht in Kopie der geprüften Einrichtung und der zuständigen Programmverwaltung der GD Forschung zu 11

Verfahrensablauf der so genannten external audits 5 7. Extrapolation - werden bei einer Prüfung systematische Fehler festgestellt, bei denen davon ausgegangen werden kann/muss, dass derselbe Fehler auch in anderen geförderten Projekten gemacht wurde, wird die geprüfte Einrichtung hierzu um Stellungnahme gebeten - wenn Fehler berechtigt moniert wurden, führt dies dazu, dass auch die Abrechnungen anderer Projekte der Einrichtung revidiert werden - momentan Diskussion im EP hierzu, weil bei großen Vollkostenrechnern in Prüfungen u. a. Personalkostendurchschnittssätze beanstandet wurden und nun die Nachkalkulation von bis zu mehreren 100 Projekten 6. FRP erforderlich wird 12

Audit Report, Muster 13

Worauf wird bei der Prüfung geachtet 1 - Sind die abgerechneten Kosten tatsächlich in der Projektlaufzeit entstanden - Sind die Kosten den korrekten Kostenkategorien zugeordnet worden - Sind die indirekten Kosten immer korrekt berechnet worden - Ist aus allen Rechnungen die nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuer herausgerechnet worden - sind die abgerechneten Reisen dem Projekt zuzurechnen, waren sie für das Projekt erforderlich - Sind die Beschaffungen und Abschreibungen ordnungsgemäß abgewickelt worden 14

Worauf wird bei der Prüfung geachtet 2 - Bei Koordinatorenfunktion: sind die zustehenden Mittel rechtzeitig an die Partner überwiesen worden - Funktionieren die bestehenden Kontrollsysteme: - Buchführungssystem der Einrichtung - Zeiterfassungssystem für die Arbeitszeit des Personals - Sind die abgerechneten Personalkosten tatsächlich für das Projekt entstanden - Werden die abgerechneten Personalkosten nachgewiesen über eine Arbeitszeiterfassung - Welche Arbeitszeiten werden in den Arbeitszeitnachweisen belegt 15

2. Einführung einer Vollkostenrechnung • Handlungsbedarf aus den neuen Abrechnungsregelungen des 7. FRP • Anforderungen an eine KLR in Hochschulen • Verfahrensstand an der Universität Bremen zur Einführung einer Vollkostenrechnung 16

Handlungsbedarf 1 Entwicklung von Verfahren zur Bestimmung der indirekten Kosten : Vereinfachte Methode Vollkostenrechnung 17

Handlungsbedarf 2 Entscheidung, ob Methodenzertifikate über die Methode zur Berechnung von Personalkosten und/oder indirekten Kosten sowie die entsprechenden Kontrollsysteme in Auftrag gegeben werden sollen 18

Handlungsbedarf 3 Entwicklung von Verfahren, um fest angestelltes Personal in Projekten abrechnen zu können flächendeckend Arbeitszeiterfassung in Hochschulen einführen? 19

Anforderungen an eine KLR in Hochschulen • Möglichst detaillierte und kleinteilige Trennung der Kosten für Forschung und Lehre: widerspricht dem Grundgedanken der Einheit von Forschung und Lehre • Festlegung von Kostenträgern: problematisch wegen sehr spezieller, hoher Anforderungen von Drittmittelgebern (z. B. EU) • Gemeinkostendefinition: einerseits nicht auf Kostenträger zurechenbar – anderseits sollen sie möglicht tiefgehend zugeordnet werden • Uneinheitliche Rechnungswelt der Hochschulen: Doppik, Kameralistik, abgeleitete Kameralistik 20

Zweck von KLR in Hochschulen „Urzweck: KLR als internes Rechnungslegungsinstrument Inzwischen vielfältige Einsatzfelder: • Kostenkalkulation für Projekte • Abrechnung von Drittmitteln (EU) • Hochschulvergleiche • Finanzstatistik • … 21

Verfahrensstand an der Universität Bremen • Bisherige Entwicklung der Uni. Kostenrechnung • Zielsetzungen Finanzcontrolling zum 7. FRP • Der Wirtschaftlichkeitsleitfaden (Wi. Lei. Fa) • Arbeitsteilung • Wie geht es weiter? 22

Bisherige Entwicklung der Uni-Kostenrechnung 1997: KLR auf Basis von Haushaltsdaten (HIS MBS / HIS IVS) v. a „Aufhänger“ für Verfahrensoptimierungen fallweise Nutzung für Kalkulationen / Make-or-buy 2003: Umstellung des Uni-Rechnungswesens auf Doppelte Buchführung mit SAP R/3 Überführung „Haushalts-KLR“ in eine „Doppik-KLR“ fallweise Nutzung für Kalkulationen 2007: Start des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms mit starkem Fokus auf (Voll-) Kostenrechnung „Nachjustierung“ und Erweiterung der Uni-KLR 23

Zielsetzungen Finanzcontrolling zum 7. FRP 1. Implementierung einer flächendeckenden Vollkostenrechnung zur Ermittlung individueller GK-Sätze bis zum 01. 2010 gemäß EU-Vorgaben. Problem: Es gibt keine „harten“ EU-Vorgaben für KLR-Systeme! „Spezifische EU-KLR-Systeme sind nicht notwendig. “ „Übliche Methoden und Verfahren sind anzuwenden. “ ABER: „EU-Kommission behält sich letzte Entscheidung vor!“ aus: Guide to Financial Issues relating to FP 7 2. Orientierung VKR an den Vorgaben des Wi. Lei. Fa und den Empfehlungen der HRK mit der Absicht, ein „übliches Verfahren“ zu dokumentieren. Leitsatz: „Ein System für alles!“ 24

Der Wi. Lei. Fa – was ist das? • Wi. Lei. Fa = „Wirtschaftlichkeitsleitfaden“ • Herausgeber: Senatorin der Finanzen • Grundidee: Schaffung einheitlicher Regelungen für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Preis-Kalkulationen etc. • Umfang: • „Prosateil“ • Empfehlung Kostenartenumfang • Empfehlung Kostenartenstruktur • Eckwerte z. B. für Personalkosten („C 3 -Prof. “) • Zuschlagsätze z. B. für Personal-Nebenkosten („Beihilfe“) Anpassungen an „Uni-Bedarfe“ (z. B. neue Rubrik „Nebenberufler“) 25

Kostenarten nach dem Wi. Lei. Fa + Versorgung / Dienstunfallumlage + Versorgung / Unfallversicherung + Unfallversicherung = Pauschalsätze für Räume, PC, Büromaterial etc. entfällt! = Kosten für gebundenes Kapital = Kosten für genutzte Räume = Kosten übergeordneter Kostenstellen, die per Schlüsselverfahren auf andere Kostenstellen / Innenaufträge umgelegt wurden. 26

„Arbeitsteilung“ Verantwortlich für KLR-Konzept / -Umsetzung: Finanzcontrolling Abstimmung Grundausrichtung und „Spezialitäten“ (z. B. für 7. FRP): Finanzcontrolling / Uni-Leitung / Innenrevision / EU-Referentin Festlegung zentrale Strukturen und Abläufe: • „Übersetzung“ Kostenarten nach „Wi. Lei. Fa“ • Zuordnung Nummernblöcke („Was darf in Overhead? “) • Stammdatensystematik • (KLR-relevante) Buchungsverfahren • Schlüsselverfahren • (…) Finanzcontrolling / Haushalt Festlegung dezentrale Strukturen und Abläufe: Finanzcontrolling / Fachbereiche 27

Abstimmung mit den FB‘en Runde 1: a) Präsentation KLR-Ergebnisse (2006) für den jeweiligen FB b) „Frühjahrsputz“ im Buchungsbereich: Personal: Zuordnungen prüfen, ggf. Änderungen initiieren (Personaldatenbank), Fehlbuchungen korrigieren (SAP) Basis: Personallisten Räume: Zuordnungen prüfen, ggf. Umkontieren veranlassen (Raumdatenbank) Basis: Raumbestandslisten Geräte: Zuordnungen prüfen, ggf. Umkontieren veranlassen (Anlagenbuchhaltung) Basis: Anlagenlisten c) d) e) „Frühjahrsputz“ im Stammdatenbereich: Schließen, „Umhängen“, Neuanlage Definition von Schlüsselverfahren zur Umlage der allg. FB-Kostenstellen Zusammenfassung aller Vereinbarungen in Protokollform Runde 2: Gemeinsame „Nachjustierung“ Ergebnisse vorstellen, Sonderfälle abstimmen 28

Wie geht es weiter (extern)? • Weiterverrechnung der HSL-Kostenstellen auf „Kostenträger“ 1. Pauschaler Schlüssel (42/50/8) 2. FB-übergreifende Schlüssel für bestimmte Gruppen 3. FB-spezifisch Schlüssel 4. Zeitaufschreibungen Lehre Proj. 4711 „Freie“ Forsch. HSL Prof. x Weiterbildung Proj. 4712 Sonstige (? ? ? ) • Ermittlung der GK-Zuschlagsätze auf den verschiedenen Ebenen (geplant: 1 x jährlich nach FI-Abschluss Mitte 2009 für Geschäftsjahr 2008) • Bereinigung GK-Sätze um nicht-erstattungsfähige Kosten Methodenzertifikat? ! Ziel: Zertifizierung des Gesamtverfahrens! 29

Wie geht es weiter (intern)? • Ausgestaltung zentrales / dezentrales Berichtswesen (inhaltlich / technisch) • Definition einer „Overhead-Verteilung“. Bisher: Aufteilung der kameral ausgerichteten Zuschläge nach festem Schlüssel Zentrale – Dezentrale. • Kostenverantwortung in den Bereichen stärken! Zentrale Frage: Wie „vertragen“ sich Kameralistik und Kostenrechnung? 30

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für spätere Fragen: sreinold@uni-bremen. de 0421 218 60236 31