1 Язык и речь: определение, основные отличия. Язык – это совокупность средств общения людей по средствам обмена мыслями и правил употребления этих средств. Речь – это использование имеющихся языковых средств и правил в общении людей. Язык: -это средство общения - это система знаков - абстрактен и формален - стабилен и статичен - достояние общества - характерна уровненвая организация - независим от ситуации и обстановки общения Речь: - это воплощение и реализация языка - процесс и результат использования этой системы - материальна - активна и динамична - индивидуальна - линейна - контекстно и ситуативно обусловлена 5 Функциональные разновидности русского языка. Официально-деловой стиль. Это система речевых средств , используемых в той или иной сфере общения. Они делятся на 2 стиля: - книжный (научный, публицистический , офиц. деловой , язык художественной литературы) письменная форма. - разговорный (устная форма) Официально–деловой стиль – он обслуживает правовые отношения между физическими лицами, юридическими лицами, государствами и международными организациями. Используется (в законах, указах, деловых документах). Отличается (замкнутостью, стабильностью, стандартизированностью). 2 Национальный язык: определение, разновидности. Литературный язык. Национальный язык – он охватывает все сферы речевой деятельности. Он включает в свой состав ( диалекты, жаргоны, просторечия, средства литературного языка). Литературный язык – это строго нормированная форма национального языка. 6 Средства официальноделового стиля. Особенности деловой речи: - широкое использование терминов и специальных слов - использование обравеатур - канцелярские штампы и клеше - отглагольные выражения (с Р. п. ) - не употребляются личные местоимения (я, ты, он, они) - употребляются безличные конструкции 3 Понятие нормы. Языковые нормы. Литературная норма. Норма – это одно из важнейших условий стабильности, единства и самобытности национального языка. Языковые нормы: - арфоэпические - орфографические - лексические - стилистические Литературные нормы: - правильность произношения - правильность ударения - правильность словоупотребления 11 Функции документа: - соц. функция - информационная - коммуникативная - культурная ( передача культурных традиций) - управленческая 14 Основные жанры деловых документов. К жанрам деловой документации относятся договор, контракт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол, деловые письма и т. д. 4 Формы речи. Их различия в цели и средствах. Формы речи: - устная - письменная Цель устной речи – быстрота передачи и восприятия содержания информации. Использует (бытовую, просторечную, диалектную лксику и фразеологию). Она стремится к динамичности. Письменная речь - отличается сложной системой графики и орфографии и более строгим соблюдением литературных норм. Часто использует сложные и осложненные предложения. 15 Организационно-правовые документы. Устав, положение. Уста в — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности или её структурного подразделения. 17 Информационно-справочные документы. Протокол, акт. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений , а так же проведения мероприятий. Акт – документ, подтверждающий установленное группой лиц состояние дел и утверждений их ркуоводителем. 7 Делопроизводство как основная сфера функционирования официально-делового стиля: понятие, периодизация. Делопроизводство – это производство документов, направленных на решение конкретных вопросов (это правила оформления этих документов). 1 период – делопроизводство в древней Руси ( X – XIV н. э. ) 2 период – приказное делопроизводство ( XV – XVII) 3 период – коллежское делопроизводство (период начинается с Петра I) 4 период – министерское делопроизводство (XIX – 1918 г. ) 5 период – делопроизводство в советскую эпоху (1920 – 1991 гг. ) 12 Требования к оформлению документа. Формат: А 4 (148 x 210 мм) -14 pt; А 5 (210 х297 мм) Поля: верхнее - 20 -25 мм, нижнее – 20 -25 мм, левое – 20 -35 мм, правое – 10 -15 мм. Шрифт: Times New Roman (Arial) Кегльразмер: 12 -14 pt (12 pt для таблиц) Интервал: 1, 15 -1, 5 Абзац: 1 -1, 24 см 18 Договор. Виды договоров. Общие требования к договорам. Договор — соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. При договоре от каждой стороны требуется встречное удовлетворение. Виды договоров: купли-продажи, хранения, дарения, мены, ренты, аренды, подряда, банковского вклада, перевозки, займа и кредита, найма жилого помещения и др.
8 История официально-делового стиля: X – XVII вв. Официально-деловой стиль выделился одним из первых, потому что обслуживал дела государственной важности и другие официальные соглашения. Периодизация истории делового письма: 1. Делопроизводство в древнерусском государстве ХXIV века: первыми письмами по летописям являются договоры полян с греками ( около 907 года). XI век- первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» , затем грамота великого княза Володимировича и его сына Всеволода 1130 г. Документы писались детьми бояр и дружинников. Документы хранились в храмах, в крупных городах существовали другие хранилища документов. Основным материалом для документов был пергамент из Греции и ганзейских городов (немцы). Самая древняя форма документа- грамота шириной от 15 до 17 см. Но всё равно единой системы делопроизводства не существовало. 2. Приказное делопроизводство XV-XVII века: центром делопроизводства стала Москва. Исполнительная власть распределяется по отраслям, появляются приказы (министерства). Ими управляла боярская дума, а над ними был государь. Во главе приказа состоял приказной судья или несколько судей, которые назначались боярской думой. У приказного судьи был один или несколько дьяков (секретарей), у них же в свою очередь были подьячие. За ошибки, допущенные в официальных документах, виновных били. Со второй половины XVII века в России появляются заводы по производству бумаги, которая раньше завозилась из Европы. Формой документов был столбец. Помимо грамот существовали челобитные, указы, наказы, доклады, отписки. В это время появились первые реквизиты (адресат, адресант, дата). В заключительной части обязательно указывались дата и место написания документа, чаще всего ещё и заверительной надписью (от кого). 9 История официально-делового стиля: XVIII – XX вв. Коллежское делопроизводство XVIII век: появляется при Петре I, дьяки и подьячие переставали ведать документами. В канцелярии руководили секретари, оберсекретари, деятели канцелярий и контор, асессоры и экзекуторы. 1720 г. - утверждение генерального регламента. Появляются новые документы: облигации, векселя, мемории, журналы, протоколы, инструкции и другие документы. 4. Министерское делопроизводство XIX-1918 г. - 1811 г. «Общее учреждение министерств» . Делопроизводства: процесс и правила составления документов. 5. Делопроизводство в советскую эпоху 19201991 г. - 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» (Совет рабочей и крестьянской обороны). 1923 г. - Совет научной организации труда, производства и управления (Сов. НОТ). 19701980 гг. - появляются ГОСТы (ISO). Появляются классификаторы, в которые заносятся код формы документа и раскрывается его сущность (ОКУД, ОКПО). В наше время появляются автоматизированные системы управления (АСУ). 6. Делопроизводство в современной России- 1993 г. внедрён ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации). 16 Распорядительные документы. Приказ, распоряжение. Приказ – документ, содержащий нормы , обязанности для исполнения. Распоряжение – документ, регламентирующий отдельные вопросы повседневной деятельности , обязующий силу для определенных категорий должностных лиц и конкретных работников. 13 Бланк. Виды бланков. Реквизиты. Основные виды реквизитов. Бланк – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Виды бланков: v Бланки организации v Бланки структурных подразделений v Бланки должностных лиц v Бланки филиалов или представительств. Основные виды реквизитов: a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование); b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование); c) - Эмблема организации; d) - Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей» ; e) - Место, отметка для наименования вида документа; f) - Отметка для даты; g) - Отметка для регистрационного номера документа; h) - Место составления документа (наименование города).
19 Документация, используемая приёме на работу. Заявление. Трудовой договор. 1 резюме 2 автобиография 3 паспорт или иной документ , устанавливающий личность 4 заявление о приеме на работу 5 документы, подтверждающие вашу квалификацию (дипломы , сертификаты и т. д. ) 6 рекомендация / характеристика 7 медицинские и страховые документы Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата. 2. ФИО, должность или адрес автора заявления. 3. Наименование вида документа. 4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической. Труд. дог – это соглашение между работодат и раб в соответствии с кот раб обязуется: лично выполнять опред этим соглаш трудовую функ; соблюдать действующ в организации правила внутр труд распорядка; работодат обязуется: предоставить работнику работу по обусловленной трудов функ, обеспечить условия труда, предусмотр-ые законодат-вом и своевременно и в полном размере выплачивать работнику зар. плату. Композиционные элементы трудового договора: 1. ФИО работника 2. место работы с указанием структурного подразделения, куда работник принимается на работу 3. трудовые функции с указанием специальности и квалификации 4. зарплата с указанием размера оклада 5. социальные гарантии, в том числе дополнительные, которые предусматриваются локальными НПА 6. дата начала работы и срок трудового договора, если он носит срочный характер 7. режим труда и отдыха работника (в отношении отдельной категории работников 23 Заявление. Объяснительная записка. Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата, которому направляется заявление. 2. Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления. 3. Наименование документа. 4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии). Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка. 1 Подразделение (верхний левый угол). 2 Адресат: должность, организация, фамилия и имя (верхний правый угол). 3 Наименование вида документа (под № 1). 4 Вид документа (под № 3, полностью заглавными буквами). 5 Дата написания (под № 4). 6 Место написания (под № 5). 7 Основной текст (я, ФИО, должность, действие, время действия, причина). 8 Справка (о чём). 9 Подпись. 27. Деловая переписка. Информирующее письмо Цель написания такого письма – сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях организации. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна. Информирующее письмо, как правило, не имеет персональной адресации, тем не менее оно адресовано конкретной, пусть даже и очень широкой, аудитории. Так, например, приводимое ниже в качестве образца письмо направлено в адрес практически всех российских вузов, где готовят специалистов по связям с общественностью 28 Деловая переписка. Письмоприглашение, письмо-предложение, письмо-поздравление, письмо с выражением соболезнования. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. п. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письмо-соболезнование – письмо, в котором мы выражаем свое соболезнование адресату в связи с потерей (ухода из жизни) , связанные с адресатом (члены семьи, близкие, друзья, коллеги) ; по поводу больших трагедий. 29 Деловая переписка. Письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмоотказ. Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения какихлибо официальных сведений или документов. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение
30. Деловая переписка. Гарантийное письмо, сопроводительное письмо. Гарантийные письма составляются как физическими, так и юридическими лицами (организациями). Адресатом гарантийного письма также может быть как физическое лицо, так и организация. Предметом гарантии может быть оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы, возврат кредита и др. Существует два варианта гарантийных писем: 1) письмо, содержащее просьбу (выполнить работу, предоставить кредит и др. ) и обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др. ). 2) письмо, содержащее только обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др. ). Например: Юридически значимой фразой в письме является фраза о гарантии: Еще одним обязательным элементом гарантийного письма являются банковские реквизиты, которые указываются в заключительной части текста, например: Нормативными актами не установлено какихлибо особых правил оформления гарантийных писем, здесь используются те же правила, что и при оформлении любого делового письма. Гарантийные письма оформляются на бланках писем. Поскольку гарантийные письма являются, по сути, финансовыми обязательствами, они подписываются двумя лицами: руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц заверяются печатью организации. На практике нередко при оформлении гарантийных писем над текстом помещается название разновидности письма – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО, что не соответствует формуляру делового письма и общим требованиям к оформлению писем. При оформлении писем не указываются вид и разновидность документа. Признаком гарантийного письма, имеющим юридическое значение, является фраза о гарантии, помещаемая в тексте письма. При частом использовании гарантийных писем в организации целесообразно иметь унифицированные формы писем с трафаретным текстом. Использование унифицированных форм облегчает составление письма. 30. Сопроводительное письмо — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п. ). Тип сопроводительного письма Существует несколько типов сопроводительных писем: • Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме. • Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности. • Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности. • Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нем Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас. • Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции. • Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся документов. Также может поясняться цель направления документов. Например: «Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: …» . Структура сопроводительного письма Сопроводительное письмо можно разбить на следующие блоки: • Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: «Уважаемый Иванович» . • Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии. • Цель письма. • Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности. • Контакт. Указывается контактная информация. • Подпись. 31. Международная служебная и деловая переписка: принципы и правила. Служебные письма пишутся, как правило, на машинке. Бумага для письма, адресованного иностранцу или соотечественнику, должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной, а ширина поля с левой стороны листа - не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступив пять интервалов от поля. Обращение в. письме пишется без абзаца-, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется не делать переноса слов. Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование учреждения, имя и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная фраза вежливости, подпись, указания на приложения. Заголовок печатается обычно на специальном бланке типографским способом и содержит наименование, адрес и средства связи организации, отправляющей письмо. Дата письма ставится в правом углу под заголовком. Не допускается написания даты в сокращенном виде, например, 13. 10. 1990 или 13. Х. 93. Надо писать полностью число, месяц и год, например, 29 ноября 1994 года. Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, обычно проставляется на левой стороне, немного ниже строки с датой. Вступительное обращение - общепринятая формула вежливости пишется на левой стороне письма, под адресом, обязательно на отдельной строке. Например: "Глубокоуважаемый господин Мюллер!" или "Уважаемый господин Добсон!". Основной текст начинается с абзаца под обращением. "Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам. . . " и т. д. Заключительная формула вежливости - обычно такова: "Искренне Ваш", "С уважением" и т. п. и является своего рода "до свидания" делового письма. Подпись ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью. Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа: "Приложение: упомянутая резолюция". Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа и без помарок. Какие-либо исправления или подчистки не допускаются. Текст должен быть красиво размещен. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Для посылки служебных писем используются конверты хорошего качества и формата, соответствующего размеру документа. Складывание письма допускается только в поллиста. Документы служебной переписки посылаются по почте или с курьером
10 Документ. Классификация документов. Документ – это текст, обладающий юридической значимостью и регламентирующий людей. Классификация документов: - организационно-распорядительные документы : а) организационно-правовые документы (устав организации, положение, структурные подразделения организации) б) распорядительные (приказ о распоряжении, решения, постановления) в) регламентирующие документы (регламенты, правила, инструкции) - справочно-информационные (акты, протоколы, служебные записки, докладные, объяснительные записки) - договорно-правовые (договоры, соглашения) - учетно-расчетные (планы, отчеты) - деловая и служебная переписка (служебные и деловые письма) 20 Документация, используемая приёме на работу. Резюме. Автобиография. Резюме – обязательный документ для успешного поиска работы, который представляет собой краткое описание всех профессиональных достоинств кандидата: образования, опыта работы, успешных проектов, навыков и качеств, необходимых для выполнения определенных обязанностей. Автобиография — это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Некоторые автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения. Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. 24 Классификация служебных и деловых писем. - Информационное письмо - Письмо-сообщение - Письмо-извещение - Сопроводительное письмо - Гарантийное письмо - Письмо-предложение - Письмо-просьба - Письмо-заявка - Письмо-подтверждение - Письмо-напоминание - Письмо-требование - Претензионное (рекламационное) письмо - Письмо-запрос - Письмо-ответ - Письмо-приглашение - Письмо-благодарность - Письмо-поздравление - Письмо – отказ - Письмо- соболезнование - Благодарственное письмо 21 Служебная и деловая переписка. Принципы и правила ведения переписки. Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов: - служебное письмо, - телеграмма, - телекс, - телефонограмма, - факсограмма, - электронное сообщение и др. обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. 32. Реквизиты международных писем. 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д. 2. Ссылка на индексы отправителя 3. Дата 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) 5. Указание на конкретное лицо «К сведению» 6. Вступительное обращение 7. Заголовок 8. Основной текст 9. Заключительная формула вежливости 10. Подпись 11. Указание на приложение 12. Указание на рассылку копий данного письма 22 Докладная записка. Служебная записка. Докладная записка - письмен. сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству. Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри учреждения, кроме прямых руководителей. 25. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационнораспорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6. 38 -90. Согласно ГОСТ 6. 38 -90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов; 1) Государственный герб (для государственных предприятий); 2) эмблема организации; 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) почтовый и телеграфный адреса; 7) номер телефона; 8) номер факса, телетайпа; 9) номер счета в банке; 10) дата; И) индекс документа; 12) ссылка на индекс и дату входящего документа; 13) адресат; 14) заголовок к тексту; 15) текст; 16) подпись; 17) фамилия и телефон исполнителя.