1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова

Описание презентации 1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова по слайдам

1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией» , приглашенный лектор РАНХи. ГС при Президенте Российской Федерации. Система управления документами

2 Опыт,  советы и рекомендации  Преамбула – что автоматизировать? Делопроизводство/управление документами –2 Опыт, советы и рекомендации Преамбула – что автоматизировать? Делопроизводство/управление документами – технология: — прием документа; — предварительное рассмотрение документов; — регистрация; — направление на исполнение (резолюция); — исполнение; — отправка; — формирование дел; — хранение (оперативное, текущее)

3 Опыт,  советы и рекомендации  1. Изучать национальные стандарты по управлению документами3 Опыт, советы и рекомендации 1. Изучать национальные стандарты по управлению документами 2. Понимать, что объединяет в системе управления документами 3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком 4. Проектировать Корпоративную информационную систему 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах

41. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов41. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р ИСО 23081 -1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» . Вступил в действие 01. 07. 2010 Официальный перевод стандарта МЭК 82045 -1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы» . Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31. 12. 2009 № 4366/ I

51. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р 54471 – 2011/ ISO / TR51. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р 54471 – 2011/ ISO / TR 15801 : 2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспчеению достоверности и надежности. ISO / TR 15801: 2009 Document management – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability ГОСТ Р 54989 – 2012/ ISO / TR 18492: 2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. ISO / TR 18492: 2005 Long-term preservation of electronic document-based information ( периодическое обновление носителей – неизбежное и базовое требование, т. к. оригинальный поток битов должен быть сохранен «в живом состоянии» ; технологически нейтральные форматы – PDF/A-1, XML, TIFF, JPEG ; 10 этапов миграции, которые должны быть документированы ) ГОСТ Р 53898 – 2013 «Системы электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению» . Действует с 01. 09. 2014 взамен ГОСТ Р 53898 – 2010; формат электронного сообщения XML.

61. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Документооборот - движение документов в организации61. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. ( ГОСТ Р 7. 0. 8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Система электронного документооборота (СЭД) – комплекс устройств, программ и технологий, позволяющий создавать эффективную организацию и взаимодействия процедур формирования, обработки, пересылки и хранения электронных документов. «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации ограниченного распространения» разработаны Минкомсвязи России на основании п. 2 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности/утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 12. 02. 2011 № 176 -р.

71. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Система электронного документооборота –  автоматизированная71. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов. Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме. Образцы бланков и электронные шаблоны утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 № 499 с изменениями от 26. 04. 2016 № 356)

81. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к81. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти /Отчет о НИР. М. : ВНИИДАД, 2013 — СЭД по системно-функциональной архитектуре – СУБД; — СЭД базируется на системе справочников и классификаторов; — у СЭД должен быть предметный администратор – служба управления документами/служба делопроизводства; — в СЭД должны быть правильно названы и реализованы роли пользователей; — СЭД должна обеспечивать реализацию концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 и ISO 30300.

9 Принципы организации документооборота: - оптимальность; - оперативность; - прямоточность; - выделение документопотоков и9 Принципы организации документооборота: — оптимальность; — оперативность; — прямоточность; — выделение документопотоков и единообразие их обработки; — управляемость (целенаправленное регулирование). 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

101. Изучать стандарты по управлению документами  Параметры документооборота: - Виды и разновидности документов,101. Изучать стандарты по управлению документами Параметры документооборота: — Виды и разновидности документов, цели их создания и содержание; — Вопросы/участки деятельности/функции органа управления; — Полномочия структурных подразделений и должностных лиц; — Сроки исполнения/реальная «исполняемость» . Главная задача – идентифицировать документы, т. е. формировать документопотоки на основе внутренних регламентирующих документов, системы справочников и классификаторов, с использованием информационных систем.

111. Изучать стандарты по управлению документами Управление документами ( records management ) – совокупность111. Изучать стандарты по управлению документами Управление документами ( records management ) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций; Система управления документами — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. (ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования). В рамках концепции MSR (семейство стандартов серии 30300) система управления документами должна быть инфраструктурной системой, обеспечивающей реализацию принципа «доказательного управления» , управляемость и обеспечение на каждом рабочем месте применения инструментов автоматизации трудовых операций (в соответствии с правами доступа). Концепция управления документами по ИСО 15489 направлена на обеспечение системы корпоративного управления (управление акционерной стоимостью, управление активами, в том числе НМА).

121. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 –121. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 – алгоритм управления документами: — вид документа (определение вида, отражающее одну из общих функций управления или назначение документа); — разновидность (название разновидности отражает управленческую ситуацию, управленческое действие); — значение (отражение конкретной цели создания документа); — функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его создания); — срок действия ( effective document, effective records – отражение принадлежности документа к подсистеме документации); — срок хранения; — форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая форма, в т. ч. электронный шаблон); — формуляр (структура документа, т. е. заголовочная, содержательная, оформляющая части; состав реквизитов каждой части); — текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка; средства делового стиля русского литературного языка).

131. Изучать стандарты по управлению документами В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы стандартов131. Изучать стандарты по управлению документами В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы стандартов ИСО 30300: 2011 и ИСО 30301: 2011. Без учета официальных переводов и с нарушением установленной процедуры разработки национальных стандартов на базе международных стандартов (особенно в части проведения экспертизы) был принят и с 01 марта 2015 года вступил в действие ГОСТ Р ИСО 30301 -2014 «Информация и документация. Управление записями. Требования» . Перевод термина records сделан неверно. С 1994 г. Новый англо-русский словарь под ред. Мюллера В. К. фиксирует второе значение records = документы ( официальные документы ).

141. Изучать стандарты по управлению документами С 01. 03. 2015 вступил в силу ГОСТ141. Изучать стандарты по управлению документами С 01. 03. 2015 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30301 -2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» , разработанный ОАО «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС» ) и внесенный ТК 076 «Системы менеджмента» ( зарегистрированный официальный перевод не использован, экспертиза документоведенческая не проводилась ); С 01. 07. 2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30300 -2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» , разработанный ВНИИДАД и внесенный ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело» .

151. Изучать стандарты по управлению документами Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной151. Изучать стандарты по управлению документами Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/ утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 26. 04. 2011 № 356: Электронные документы создаются , обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота); электронная копия — копия документа, созданная в электронной форме; электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации.

162. Понимать, что объединяет Объединяют цели и требования: Управляемость (реализация организационных решений, поддержка изменений162. Понимать, что объединяет Объединяют цели и требования: Управляемость (реализация организационных решений, поддержка изменений и развитие); Надежность информации (полнота, своевременность, достоверность); Развитие внутренней деловой среды (эффект единства действий, сотрудничества, «совладения» информацией); Развитие знаний (преобразование информации в знания об управлении, внутренней среде, инновациях). Объединяет концепция управления документацией: Документооборот – совокупность состава документов, маршрутов и факторов, их определяющих; «За документооборот отвечают все и каждый» , служба ДОУ – центр компетенций; Принципы политики управления документацией (по ГОСТ Р ИСО 15489 -1 — 2007): надежность; целостность; комплексность; системность; соответствие внутренним и внешним деловым принципам.

172. Понимать, что объединяет Объединяет организационная ( «административная» ) составляющая» :  Формализация функциональных172. Понимать, что объединяет Объединяет организационная ( «административная» ) составляющая» : Формализация функциональных и организационных связей, регламентация взаимодействия; Сфокусированность на служебной функции, зоне ответственности, должности и полномочиях; Вовлеченность в процесс подготовки и осуществления решений (согласованность действий, исполнение самими участниками подготовки решений, поддержка коллективных/групповых решений и системы совещаний); Контроль за осуществлением решений, «обратная связь» — к центрам принятия решений; Формализация/регламентация документирования; Система показателей оценки деятельности. Объединяют требования/интересы акционеров: Получение реального конкурентного преимущества; Реальное повышение капитализации (синергия внедренных систем административного управления, управления документацией и электронного документооборота создаёт важнейший НМА). Объединяет требование формировать позитивный образ организации, государственного органа, органа местного самоуправления: Развитие функции GR /упреждающая политика с «обратной связью »

183.  Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски:  Организационные мероприятия – самые183. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски: Организационные мероприятия – самые дешёвые с финансовой точки зрения, а с точки зрения социокультурной – самые дорогие (нарушение организационного порядка и самоорганизации, конфликты, потеря стабильности, риск потери управляемости, стрессы); Система управления документами интегрируется в систему административного управления и системы управления иными бизнес-процессами; их нормативное регулирование, унификация и стандартизация должны осуществляться в опережающем порядке; Система электронного документооборота должна иметь организационно-функциональную архитектуру, поддерживать организационно-функциональную структуру и стремиться к универсальности функциональных возможностей.

193.  Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски традиционного подхода:  Ответственным за193. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски традиционного подхода: Ответственным за внедрение СЭД/СУД и «владельцем» системы назначается ИТ-подразделение; Типовые этапы внедрения СЭД/СУД с позиций ИТ-внедрения: — предпроектное обследование организации; — разработка функциональных и технический требований к СЭД; — анализ рынка программных продуктов и внедрений; — экспертный анализ «отобранных» систем; — разработка условий проведений конкурса; — проведение конкурса; — выбор СЭД и организации-поставщика программного продукта; — открытие проекта и разработка системы; — опытно-промышленная эксплуатация, обучение и доработка, внедрение и реализация СЭД (промышленная эксплуатация). На рынке СЭД – «разнобой» и непрофессионализм в наименовании функциональных возможностей СЭД (следующие 2 слайда – материалы РОО «Гильдия Управляющих документацией» )

203.  Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии203. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

213.  Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии213. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

223.  Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком Система  безопасности Система трансляции внутрикорпоративной информации.223. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком Система безопасности Система трансляции внутрикорпоративной информации. Система управления персоналом: Система компетенций Система мотивации Система KPI Система делегирования полномочий Система принятия решений: Система распорядительной деятельности Система коллегиальных органов Система совещаний. Система нормативов Организация управления: Система корпоративного управления Система «административного» управления Система согласования Система контроля. Обеспечение синергии систем на каждом уровне управления

234. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования:  Средство документирования - Выбор формы существования234. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования: Средство документирования — Выбор формы существования документа, типовые формы и бланки; — Соответствие нормативным требованиям и требованиям «фирменного стиля» ; — Закрепление стандартов оформления документов различных систем документации; — Обеспечение однократности ввода информации Средство реализации документооборота ( «транспорт» ) — Проектирование документопотоков, их типизация и маршрутизация; — Распределенное управление с установлением ролей: ответственный/автор/инициатор, владелец процесса/ресурса, контролер/администратор, эксперт, ответственный за хранение документа/читатель Хранение — Своевременный доступ и быстрый поиск; — Хранение в систематизированном виде в течение установленных сроков; — Стандартизация хранения и предоставления доступа; — Юридически обоснованное уничтожение с учетом текущих и будущих потребностей всех заинтересованных лиц.

244. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования:  Единое структурированное информационное пространство - Основа244. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования: Единое структурированное информационное пространство — Основа информационной инфраструктуры ( «каркас» ), логическая связь и единообразный доступ к информационным ресурсам через портал (адресное пространство); — Развитие в условиях изменения организационных, функциональных, и территориальных рамок; — Базовые справочники и классификаторы; — Универсальность сервисных функций (доступ, уведомления, навигация по ресурсам); — Многоуровневое администрирование, в том числе предметное; — Внешние программы, технологии обмена данными, настройки, средства поддержки коллективной работы Автоматизация задач документоориентированного типа в любом бизнес-процессе Защита информации — Управление правами доступа и контроль; — Предоставление прав в зависимости от служебной функции и роли; — Централизованный/распределенный контроль системных процессов; — Защита от внешних угроз

25 4. Проектировать Корпоративную информационную систему Стандартный алгоритм действий:  Определение  «Владельца» системы25 4. Проектировать Корпоративную информационную систему Стандартный алгоритм действий: Определение «Владельца» системы и «владельцев» подсистем (менеджеров ресурсов) Регламентация всех видов взаимодействия с органами управления и подразделениями, сотрудничество со службами IT , HR и ИБ. Опережающая разработка и внедрение системы/подсистем административного управления и концепции управления документацией Разработка и внедрение КИС/СУД на проектной основе Формирование компетенций в области административного управления, управления документацией и электронного документооборота на основе перспективных программ развития персонала и специальных программ обучения Центр компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства

264.  Проектировать Корпоративную информационную систему Учет нестандартных факторов:  Стремление к универсальности функциональных264. Проектировать Корпоративную информационную систему Учет нестандартных факторов: Стремление к универсальности функциональных возможностей (обеспечение управления и по заданиям, и по процессу, и по целям, и по ССП) Обеспечение позитивного восприятия; Оптимизация технологической зависимости ( взаимная адаптация функций автоматизированной системы и трудового поведения персонала ); Стремление к упрощению трудовых функций; Повышение социального статуса (репутация, престиж, влияние); Улучшение условий труда и санитарно-гигиенических характеристик рабочих мест; Центры компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства, Служба ИТ и Служба HR

275. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах.  Пример -Вид бизнеса/ Подразделение; -Направление 275. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Пример -Вид бизнеса/ Подразделение; -Направление деятельности/ Функция; -Ключевая область/ Зона ответственности; -Должностной уровень; -Трудовая функция; -Роль в бизнес-процессе/ по отношению к информационному ресурсу Стандартные ИР внутренней среды • ресурсы КИС; • ресурсы, поддерживаемые КИС; • ресурсы Интранет; Стандартные ИР внешней среды • ИР, транслируемые в КИС; • модули систем электронного документооборота с регуляторами, клиентами и контрагентами; • нормативно-справочные базы Доступ к ресурсам Интернет Электронная почта Доступ к Архиву

28 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах Стандартизированное рабочее место сотрудника (пример типового28 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах Стандартизированное рабочее место сотрудника (пример типового набора баз данных КИС): БД «Рабочие документы» ; БД «Служебные записки» ; БД «Согласование» ; БД «Заявки» БД «Ключевые области» ; БД «Нормативы» ; БД «Библиотека документов» ; БД «Термины и сокращения» ; БД «Реквизиты» ; БД «Доска объявлений» ; БД «Частные объявления» БД «Распорядительные документы» ; БД «Коллегиальные органы» БД «Доверенности» ; БД «Договоры» ; БД «Регистрация» ; БД «Контроль» ;

29 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах БД «Библиотека документов» - пример (унифицированные29 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах БД «Библиотека документов» — пример (унифицированные формы документов для электронного заполнения; действующие формы + архив): 01 Обеспечение инфраструктуры и операций 0101 Организация системы и процессов управления 010104 Положение о структурном подразделении 0102 Управление документацией 010204 Регламентируемая переписка 01020401 Бланк письма (на русском языке) 01020402 Заявка на выдачу бланков 01020403 Сопроводительный лист к факсограмме 010206 Согласование документов Лист согласования 0103 Управление персоналом 010308 Должностная инструкция 010309 Положение о должности 0104 Материально-техническое обеспечение 010412 Доверенность на получение материальных ценностей 0105 Информационно-технологическое обеспечение

30 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах.  Классификаторы и корпоративные стандарты Система30 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Классификаторы и корпоративные стандарты Система корпоративных стандартов (пример) Общий стандарт на систему стандартов; Общий стандарт на систему классификаторов; 3 группы специальных стандартов: Стандарты на документы (примеры названий): — основные виды технологических документов; — требования к построению технологических документов; — требования к изложению и оформлению технологических документов; — форма представления реквизитов типовых форм документов. Стандарты на виды деятельности, функции и процессы (примеры названий): — стандарт поведения сотрудника фронт-офиса; — стандарт предоставления продукта «ХХХХХ» в точке продаж. Стандарты обеспечения (примеры): — стандарт конструктивных и колористических решений фасадов зданий филиалов; — стандарт базового программного обеспечения компьютеризированных рабочих мест; — стандарт информационного обеспечения и рекламного оформления помещений фронт-офиса. Классификаторы: — Общий классификаторов и справочников, применяемых в деятельности; — Специальные классификаторы и справочники: — видов деятельности; подразделений финансового планирования (ЦУУ); — форм документов; договоров; — продуктов; тарифов.