1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций

1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией» , приглашенный лектор РАНХи. ГС при Президенте Российской Федерации

2 Методический семинар Правила – правовой акт, издаваемый органом управления (утверждаемый первым руководителем или приказом первого руководителя) в целях регулирования организационных, научно-технических, технологических, финансовых и иных специальных сторон деятельности организации (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

3 Новые Правила работы архивов организаций Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях/ утв. приказом Минкультуры России от 31. 03. 2015 № 526; зарегистрированы Минюстом России 07. 09. 2015 рег. № 38830; официально опубликованы на портале pravo. gov. ru. 10. 09. 2015; вступили в силу 21. 09. 2015 (далее — Правила). Название Правил как документа гармонизировано с названием Правил работы госархивов: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/утв. приказом Минкультуры России от 18. 01. 2007 №

4 Новые Правила работы архивов организаций 1. Общая характеристика 2. Анализ тематических разделов 3. Анализ документов-приложений 4. Дополнительные нормативные и методические документы

5 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — сфера применения (п. 1. 2. ) – Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования , учета и использования. . . архивных документов. . . , содержащих сведения, составляющие государственную тайну ; — Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» : ст. 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. 2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

6 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» : ст. 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации , а также перечнями документов. . . Правила работы архивов организаций являются нормативным документом, включают нормы, правила , требования к работе архивов, а не рекомендации.

7 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — проблема оформления как нормативного правового акта; — отсутствует раздел «Нормативные ссылки» ; часть их оформлена в разделе 1. «Общие положения» ; — отсутствует раздел «Термины и определения» ; в тексте тематических разделов не даются определения терминов; для правильного понимания и применения Правил необходимо знать терминологию, установленную ГОСТ Р 7. 0. 8 – 2013; — структура Правил: — Общие положения, — 6 тематических разделов; — приложения.

8 Новые Правила работы архивов организаций Тематические разделы: — организация хранения; — учет; — комплектование; — организация использования; — передача в государственный/муниципальный архив; — передача при реорганизации/ликвидации, смене руководителя организации В конкретных названиях разделов употребляется родовое слово «организация» , которое в разделе «Общие положения» не устанавливается как родовое/обобщающее наименование.

9 Новые Правила работы архивов организаций Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

10 Новые Правила работы архивов организаций Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

11 Новые Правила работы архивов организаций Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение ииспользование архивных документов. Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

12 Новые Правила работы архивов организаций Комплектование архива – систематическое пополнение архива в соответствии с его профилем. Источник комплектования – организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей сохранности архивных документов. Хранение архивных документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Профиль архива – установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

13 Новые Правила работы архивов организаций Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, организации вправе создавать архивы. Положение об архиве органа и организации, которые являются источниками комплектования, утверждается руководителем организации. Рекомендации по разработке положения об архиве: — Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия/утв. приказом Роскомархива от 18. 08. 1992 № 176; — Примерное положение о районном (городском) архиве документов по личному составу/утв. приказом Роскомархива от 21. 09. 1992 № 189; — Примерное положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) /одобрено решением коллегии Росархива от 02. 10. 1997; — Примерное положение об архивном отделе органа местного самоуправления/утв. приказом Росархива от 03. 10. 2001 № 76.

14 Разработка положения об архиве Приказ Минкультуры России от 21. 01. 2016 № 231 «О не применении на территории Российской Федерации приказа Главного Архивного управления при Совете Министров СССР от 05 сентября 1985 г. № 263» (Основные правила работы ведомственных архивов» не подлежат применению); Основные правила работы архивов организаций/одобрены решением коллегии Росархива от 06. 02. 2002 (остаются в статусе методического документа); Архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования; архив/архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы; архив/архивное учреждение/архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. (ГОСТ Р ИСО 30300 -2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» )

15 Разработка положения об архиве Основные задачи архива: — Комплектование архива документами ( состав документов, поступающих в архив , может устанавливаться в отдельном разделе положения об архиве); — Учет архивных документов; — Организация хранения архивных документов; — Создание научно-справочного аппарата; — Организация использования архивных документов.

16 Разработка положения об архиве Функции архива: — Ведение списков организаций/структурных подразделений — источников комплектования архива; — Прием упорядоченных архивных документов от источников комплектования; — Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; — Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива; — Организация использования архивных документов по запросам организаций /подразделений и частных лиц, учет и анализ использования; — Подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан; — Проведение экспертизы ценности документов; — Контроль обеспечения сохранности документов в организациях/структурных подразделениях — источниках комплектования;

17 Разработка положения об архиве Функции архива: — Оказание методической и практической помощи организациям/подразделениям — источникам комплектования — Согласование проектов номенклатур дел организаций/подразделений — источников комплектования и проектов нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления/управлению документами; — Проведение и участие в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников архива, архивов и служб делопроизводства в организациях-источниках комплектования; — Информационное обслуживание; — Организация выставок и публикаций по документам архива; — Публикация информации о деятельности архива в сети Интернет; — Проведение проверок сохранности архивных документов (наличия и состояния).

Разработка положения об архиве Положение об архиве (примерная структура) — Общие положения — Основные задачи; — Функции; — Права — Ответственность; — Взаимодействие. Связи Факультативные разделы: Руководство Имущество и средства Контроль Показатели оценки деятельности

Разработка положения об архивном хранении Положение об архивном хранении (примерная структура) — Общие положения; — Нормативные ссылки; — Термины и определения; — Обозначения и сокращения; — Состав документов, подлежащих архивному хранению; — Подразделения и должностные лица ( роли ответственных и роли участвующих в процессе); — Процедура/технологический аспект/процесс (пооперационные алгоритмы); — Контроль процедуры/процесса; Факультативные разделы: — Показатели оценки; — Приложения – блок-схемы, документы, типовые формы/шаблоны

20 Организация хранения документов (раздел 2) — Подчеркивается методическое единство делопроизводства и архивного дела (начало раздела 2. – документальный фонд, связь с п. 27 Правил делопроизводства, затем – архивный фонд): Документы, образующиеся в деятельности организации составляют её документальный фонд. Документальный фонд организации систематизируется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Часть документального фонда организации, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации , который подлежит хранению в архиве организации.

21 Организация хранения документов (раздел 2) — Устанавливаются виды архивных фондов организации: — — архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; — объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; — архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др. )

22 Организация хранения документов (раздел 2) — Закрепляется принцип единства и недробимости архивного фонда (пп. 2. 6. и 2. 7. ) , хронологические рамки фонда (п. 2. 8. ) ; ; — Установлены принцип систематизации архивного фонда (п. 2. 9)и признаки систематизации (единица систематизации = единица хранения = контейнер ЭД; пп. 2. 10 – 2. 14. ): — архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда; единицей систематизации является единица хранения; — признаки систематизации: — структурный, хронологический; — функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный – в зависимости от функций, направлений деятельности, тем или вопросов содержания документов единиц хранения; — номинальный, корреспондентский, географический, авторский.

23 Организация хранения документов (раздел 2) Новое: состав контейнера ЭД (сжатая папка – zipzip -архив): — — файл ЭД в формате архивного хранения; — файлы приложений к документам в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного ЭД; — файлы ЭП; — файлы проверки ЭП, подтверждающие положительный результат проверки электронных подписей; — файл метаданных ЭД в формате XMLXML для обеспечения последующей конвертации метаданных в ИС архива (1 — метаданные – реквизиты РКК, включая содержимое/содержание документа; 2 – метаданные о процессах управления ЭД до момента его включения в ИС архива). В ИС рассчитываются параметры контейнера ЭД – объем электронного дела в МБ, контрольная сумма контейнера электронного дела.

24 Организация хранения документов (раздел 2) — Закреплен комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов (архив, архивохранилище; для организаций – закрепляется в положении об архивном хранении; параметры хранения гармонизированы с Правилами работы госархивов 2007 г. и изменились незначительно). Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.

25 Организация хранения документов (раздел 2) Новое: — Закреплены условия хранения ЭД (пп. 2. 30 – 2. 33; источники комплектования хранят ЭД в формате PDF/A ; перезапись в новые форматы и на новые носители осуществляется по решению руководителя организации? ? ? ); — Создаётся фонд пользования ЭД ( на фонд пользования ЭД составляется отдельная опись ); ); — Физически обособленные носители ЭД размещаются отдельно от других архивных документов; — В ходе проверки наличия и состояния ЭД выявляются ЭД, требующие перезаписи на новые носители, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ (выделяют на специально выделенную полку/ящик для последующей обработки); — ЭД выдаются из архива/архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе; заверение подписью или ЭП руководителя организации (? ? ? ) или уполномоченного им лица.

26 Вывод — для обеспечения сохранности архивных документов – 3 комплекса мер: — систематизация, размещение, топографирование, проверка наличия и состояния; — создание материально-технической базы хранения (здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов; информационная система, серверы и т. п. ); — создание и соблюдение нормативных условий хранения (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Организация хранения документов (раздел 2)

27 Организация хранения документов (раздел 2) Требования к помещениям архива: — — Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения помещениях или отдельных помещениях здания. — — Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива организации (минимальные требования): — хранилище для хранения документов; — помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов; — помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и размещения информационно-поисковых средств); — рабочие комнаты сотрудников архива. Рабочие комнаты сотрудников архива и помещения для использования документов должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы. Допускается многофункциональность отдельных помещений с выделением перегородками тех или иных функциональных помещений.

28 Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением продуктов, химических веществ и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Помещения архива должны быть безопасными в пожарном отношении. В помещениях хранилищ прокладывается скрытая электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная аппаратура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого типа. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются вне хранилищ. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации утверждены приказом Минкультуры России от 12. 01. 2009 № 3 Дополнительный нормативный документ

29 Учет архивных документов (раздел 3. ) Установлены принципы учета: — Учету подлежат все хранящиеся в архиве/находящиеся на архивном хранении документы, включая документы по личному составу; — Учету подлежат документы фонда пользования; — Учету подлежат описи дел, документов; — Основные единицы учета – архивный фонд, единицы хранения (+ контейнер ЭД) Закреплены основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Основные – книга учета поступления и выбытия, список фондов , лист фонда, опись дел, документов, реестр описей (п. 3. 6. Правил работы архивов организаций соответствует пп. 6. 3. 3. Основных правил) , для источников комплектования – паспорт архива. Состав вспомогательных учетных документов не определен, каждый архив вправе применять формы учета, обусловленные спецификой хранящихся документов. Учет может вестись в виде учетных БД. Историческая справка формируется в дело фонда. Историческая справка – 3 части: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда (п. 5. 6 Правил работы архивов организаций)

30 Комплектование (раздел 4. ) — — Установлены сроки передачи документов на архивное хранение (соответствуют Правилам делопроизводства; в течение периода один – три года документы, подлежащие архивному хранению, должны быть переданы в архив организации); — Определены цели экспертизы ценности документов (отбор на хранение и выделение к уничтожению) ; ; — Сформулированы задачи и функции ЭК (ЦЭК) (пп. 4. 7 – 4. 9; положение об экспертной комиссии организации утверждает первый руководитель ); ); — Определены этапы экспертизы ценности документов и установлена обязательность её ежегодного проведения (пп. 4. 10 – 4. 11; в в делопроизводстве – в момент разработки номенклатуры дел и в процессе подготовки документов к передаче в архив организации; в архиве организации — в связи с истечением сроков хранения документов в архиве и в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в гос/муниципальный архив; этими пунктами подтверждено дейстие нормы о ежегодном «переутверждении» номенклатуры дел ); );

31 Комплектование (раздел 4. ) — Подтвержден порядок исчисления сроков хранения (п. 4. 11 – срок хранения исчисляется с 01 января календарного года, следующего за годом создания/исполнения/последнего использования документа; в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы, срок хранения которых истекает 01 января года, в котором составляется акт ); ); — Определено значение отметки «ЭПК» – требуется полистный просмотр дел для выявления документов постоянного срока хранения; — ЭПК гос. или муниципального архива утверждает описи дел постоянного срока хранения и согласовывает описи дел по личному составу; к трем экземплярам описи направляется один её электронный экземпляр. .

32 Комплектование (раздел 4. ) — Установлен в общем виде порядок уничтожения ЭД (п. 4. 13; для оформления уничтожения должен применяться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; но дополнительно составляется «технический» акт о способе уничтожения, например, путем многократной записи массива случайных чисел — фиксируется, какие числа, сколько раз производилась запись (д. б. не менее 50); — Подтверждена необходимость составления номенклатуры дел (п. 4. 14). закреплена её роль как классификатора и и учетного документа; — В общем виде регламентирована подготовка дел к сдаче в архив/к архивному хранению; — Новое: для передачи в архив ЭД составляются описи электронных документов, дел; вместо Внутренней описи документов дела должен быть составлен Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела (приложения №№ 17 -18);

33 Комплектование (раздел 4. ) — В общем виде определены правила формирования дел ( п. 4. 20 ); ); — Установлены реквизиты обложки дела ( отсутствует ссылка на ГОСТ 17914 -72; архивный шифр оформляется только в левом нижнем углу обложки ); ); — Установлены требования к составлению описей ( далее в разделе 5. – аннотирование описей в случае необходимости; при условии сдачи ЭД в описи «То же» при внесении заголовков не применять! ); ); — Новое: п. 4. 34. – при передаче в архив организации ЭД заверение электронных дел/контейнеров ЭП осуществляет руководитель организации (!!!) или уполномоченное им лицо.

34 Организация использования (раздел 5. ) — — Не дано определение понятия «пользователь» ; — Пользователям предоставляются архивные документы и НСА к ним; — Характеристика и оформление описей как основного документа НСА; — Установлены 3 раздела исторической справки, новый раздел – характеристика документов фонда; — Определены основные формы использования архивных документов; — Даны характеристики запросов пользователей и порядок их исполнения (( сроки соответствуют срокам, установленным ФЗ № 59 -ФЗ ); ); — Требования к оформлению архивной справки, архивной выписки, архивной копии, электронных копий архивных документов; — В общем виде установлены требования к изъятию и копированию документов.

35 Передача в гос/муниципальный архив (раздел 6. ) — Передача-приём от источников комплектования по графику; — От организаций, которые не являются источниками комплектования – по договору; — Количество экземпляров описей + электронная опись; — Взаимодействие с государственным/муниципальным архивом.

36 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, при смене руководителя архива организации (раздел 7. ) — Передача должна производиться в соответствии с законодательством Российской Федерации; — Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидатор, ликвидационная комиссия, конкурсный управляющий), т. е. архивные документы по акту передаются ликвидатору , а ликвидатор находит/определяет архив и заключает с ним договор; — При смене руководителя архива/лица, ответственного за архив приём-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту приёма-передачи дел по должности. . . (тот, кто сдаёт документы, в состав комиссии не включается, в тексте и реквизитах акта оформляется как присутствующий).

37 Дополнительные нормативные и методические документы Технические параметры хранения ЭД определяются государственными стандартами: ГОСТ 28388 -89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2. 501 -2013. ЕСКД. Электронные документы. Общие положения; ГОСТ 2. 502 -2013 ЕСКД. Правила дублирования; ГОСТ 24. 402 -80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50 -524 -84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

38 Технические параметры хранения ЭД рассматриваются в методических рекомендациях: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2012 3 массива электронных копий: 1 – мастер-копия с описанием содержания на обложке; 2 – рабочая копия для использования; 3 — все копии второго и последующего поколений с указанием содержания на обложках и предназначенные для многократного использования. Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2014 Дополнительные нормативные и методические документы

39 Дополнительные нормативные и методические документы Приказ Минкомсвязи России от 02. 09. 2011 № 211 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» : — СЭД должна обеспечивать ввод документа в СЭД, хранение и учет документов, а также «списание в архив» ; — создание документов в СЭД осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства; — СЭД должна обеспечивать отображение форматов файлов pdf, rtf, doc, tiff , отображение иных форматов допускается ; — контрольная информация и протоколы контроля действий в системе (системные протоколы) хранятся столько же, сколько и документы; — СЭД должна удовлетворять требованиям к хранению документов (п. 20 – написан техническим языком); — СЭД должна позволять поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет.

40 Дополнительные нормативные и методические документы Концепция хранения электронных документов: Проект 2014 г. Государственный заказчик-координатор – Минкомсвязи России; Функциональный заказчик – Минкультуры России совместно в Росархивом. Передача ЭД в государственный электронный архив – в формате архивного контейнера ЭД ( zip -архив, zip -папка); передача – по защищенной информационно-телекоммуникационной сети или на физических носителях.

41 Дополнительные нормативные и методические документы Регламент обмена электронными документами в процессе взаимодействия ФОИВ ( утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 25. 12. 2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ) Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов. М. : РГАНТД, 2011 Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. М. : РГАНТД,

42 Дополнительные нормативные и методические документы Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М. : ВНИИДАД, 2013 ( не распространяются на работу с электронными образами/электронными копиями документов) Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М. : ВНИИДАД, 2013 Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2014 ISO 19005 -1: 2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1. 4 (( PDF/A-1)(Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1. 4 PDF/A-1)

43 PDF/A В 2005 г. формат PDF/A перешел в ранг стандарта ISO 19005. Со временем его возможности расширились: — управление различными колориметрическими пространствами и прозрачными изображениями; -формуляры, позволяющие программировать в Javascript; -криптографическая защита изображений, в том числе и при помощи электронной подписи; — управление несколькими документами, объединенными в одном файле PDF Поскольку весь набор этих сложных функций не всегда был нужен каждому отдельному пользователю, были созданы более узкоспециализированные форматы для обеспечения каждого спектра потребностей: — PDF/Х для книгопечатания и графических искусств; — PDF/Е для инженерно-технических документов; — PDF/A для архивного хранения документов. Причем было заявлено, что этот стандарт позволяет решить задачи долговременного архивного хранения электронных документов.

44 PDF/A Что подразумевается под архивным «долговременным» хранением? Компания Adobe с 1993 г. развивает формат в рамках разработки средств обработки информации. Эта часть индустрии информатики работает в ритме проектов (краткосрочных), в которых технологии обновляются раз в три-четыре года. «Долгосрочность» технологий» , заложенных в PDF /А, вызывает большие сомнения. С точки зрения ИТ-технологий – «долгосрочность» технологий – это примерно 30 лет. С точки зрения архивной — 30 лет – «долговременное свыше 10 лет» хранение (это среднесрочное хранение).

45 PDF/A Формат PDF/A отвечает потребностям среднесрочного хранения документов, но создан по правилам, значительно ограничивающим поле применения исходного формата PDF, а именно: запрещение использования внешних ссылок (например, гипертекстовых) и ресурсов (иллюстраций, логотипов, филиграней); обязательное хранение в самом документе всех использованных в нем шрифтов; запрещение использовать дополнительные криптографические средства защиты как создателям, так и читателям документа; ограничение управления цветом и прозрачностью документа. Профессиональные архивисты понимают, что обеспечение среднесрочной сохранности электронных документов не сводится только к выбору формата хранения данных, а требует создания системы, способной воспроизвести документы, их индексацию и предоставить доказательства целостности и неизменности всего сохраненного пакета. Стремление разработчиков стандарта навязать пользователю дорогостоящий формат с ограниченными возможностями и представить его как единственное средство обеспечения долговременной сохранности документов может привести к негативным последствиям для рынка программ электронного документооборота и электронных архивов. Источник : Musnik Gilbert-David. // Archimag: stratégie & ressources de la mémoire & du savoir. – juillet-aout — 2010. — № 236. – P. 24 — 25. / Жильбер-Давид Мюсник. Сложно рассчитывать на формат PDF/

46 Стандарты ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» : — хранение бумажных и электронных документов на единых методических основах; — в организациях – частью политики управления документами является перечень документов и информации с указанием сроков хранения; — документы и информация в в разные периоды времени могут храниться на носителях различных типов (бумага, микроформы, электронные или оптические); — процедуры сканирования и фотокопирования должны быть документированы (на самих документах – штампы и маркировка); — процедуры создания копий (бумажных копий или электронных объектов) должны быть заверены как копии в соответствии с установленными правилами (подписание уполномоченным лицом); — бумажные документы после ввода их графических образов в систему не уничтожаются до процедуры записи на устройства хранения и резервного копирования.

47 ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» Сканирование: — идентификационные данные документа или файла; — дата и время процесса; — идентификатор пакета при пакетном вводе; — число страниц; — положительный результат проверки при контроле качества; — идентификатор каждого проиндексированного документа или файла; — идентификаторы оператора и рабочей станции ; — сведения об окончательной записи в хранилище. Сведения о файлах – размер файла, формат файла , использованная система кодирования. Сведения о документах- уникальный внутренний идентификатор документа, число отсканированных графических образов, число страниц, переданных на устройство хранения данных. Стандарты

48 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» : — срок хранения ЭД превышает расчетный срок использования технологий, применяемых для создания и использования ЭД; — ЭД должны передаваться из среды создания в систему хранения – стабильная среда хранения носителей, содержащих электронные документы; — сохраняется оригинальный поток битов «в живом состоянии» при периодическом обновлении носителей; — при передаче ЭД на хранение – переформатирование (идентификация лица, дата, формат данных, сравнение контрольных сумм или хэш-функции, вычисленных до и после переформатирования); — при передаче на хранение – копирование идентификация лица, дата, формат данных, число обработанных битов/байтов, сравнение контрольных сумм или хэш-функции, вычисленных до и после копирования, визуальное сравнение); Стандарты

49 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» : — технологически нейтральные форматы – PDF/F-1, XML, TIFF, JPEG ; — 10 этапов миграции ЭД из унаследованных информационных систем. Стандарты

50 Проект стандарта: IS/IEC CD 21320 -1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core) Формат zip- архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http: // www. parkware. com/documents/casestudies/ APPNOTE. TXTСтандарты