1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций

Скачать презентацию 1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций Скачать презентацию 1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций

novye_pravila_arhivov.ppt

  • Размер: 1.6 Мб
  • Автор:
  • Количество слайдов: 50

Описание презентации 1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций по слайдам

1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия1 Методический семинар Новые Правила работы архивов организаций Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией» , приглашенный лектор РАНХи. ГС при Президенте Российской Федерации

2 Методический семинар Правила – правовой акт, издаваемый органом управления (утверждаемый первым руководителем или2 Методический семинар Правила – правовой акт, издаваемый органом управления (утверждаемый первым руководителем или приказом первого руководителя) в целях регулирования организационных, научно-технических, технологических, финансовых и иных специальных сторон деятельности организации (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

3 Новые Правила работы архивов организаций Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов3 Новые Правила работы архивов организаций Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях/ утв. приказом Минкультуры России от 31. 03. 2015 № 526; зарегистрированы Минюстом России 07. 09. 2015 рег. № 38830; официально опубликованы на портале pravo. gov. ru. 10. 09. 2015; вступили в силу 21. 09. 2015 (далее — Правила). Название Правил как документа гармонизировано с названием Правил работы госархивов: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/утв. приказом Минкультуры России от 18. 01. 2007 №

4 Новые Правила работы архивов организаций 1. Общая характеристика 2. Анализ тематических разделов 3.4 Новые Правила работы архивов организаций 1. Общая характеристика 2. Анализ тематических разделов 3. Анализ документов-приложений 4. Дополнительные нормативные и методические документы

5 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: - сфера применения (п. 1. 2.5 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — сфера применения (п. 1. 2. ) – Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования , учета и использования. . . архивных документов. . . , содержащих сведения, составляющие государственную тайну ; — Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» : ст. 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. 2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

6 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: - Федеральный закон от 22. 10.6 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» : ст. 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации , а также перечнями документов. . . Правила работы архивов организаций являются нормативным документом, включают нормы, правила , требования к работе архивов, а не рекомендации.

7 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: - проблема оформления как нормативного правового7 Новые Правила работы архивов организаций Общая характеристика: — проблема оформления как нормативного правового акта; — отсутствует раздел «Нормативные ссылки» ; часть их оформлена в разделе 1. «Общие положения» ; — отсутствует раздел «Термины и определения» ; в тексте тематических разделов не даются определения терминов; для правильного понимания и применения Правил необходимо знать терминологию, установленную ГОСТ Р 7. 0. 8 – 2013; — структура Правил: — Общие положения, — 6 тематических разделов; — приложения.

8 Новые Правила работы архивов организаций Тематические разделы: - организация хранения; - учет; -8 Новые Правила работы архивов организаций Тематические разделы: — организация хранения; — учет; — комплектование; — организация использования; — передача в государственный/муниципальный архив; — передача при реорганизации/ликвидации, смене руководителя организации В конкретных названиях разделов употребляется родовое слово «организация» , которое в разделе «Общие положения» не устанавливается как родовое/обобщающее наименование.

9 Новые Правила работы архивов организаций Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению9 Новые Правила работы архивов организаций Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

10 Новые Правила работы архивов организаций Формирование дела – группировка исполненных документов в дело10 Новые Правила работы архивов организаций Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

11 Новые Правила работы архивов организаций Архив – организация или структурное подразделение организации, 11 Новые Правила работы архивов организаций Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение ииспользование архивных документов. Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

12 Новые Правила работы архивов организаций Комплектование архива – систематическое пополнение архива в соответствии12 Новые Правила работы архивов организаций Комплектование архива – систематическое пополнение архива в соответствии с его профилем. Источник комплектования – организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей сохранности архивных документов. Хранение архивных документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Профиль архива – установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. (ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» )

13 Новые Правила работы архивов организаций Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы,13 Новые Правила работы архивов организаций Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, организации вправе создавать архивы. Положение об архиве органа и организации, которые являются источниками комплектования, утверждается руководителем организации. Рекомендации по разработке положения об архиве: — Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия/утв. приказом Роскомархива от 18. 08. 1992 № 176; — Примерное положение о районном (городском) архиве документов по личному составу/утв. приказом Роскомархива от 21. 09. 1992 № 189; — Примерное положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) /одобрено решением коллегии Росархива от 02. 10. 1997; — Примерное положение об архивном отделе органа местного самоуправления/утв. приказом Росархива от 03. 10. 2001 № 76.

14 Разработка положения об архиве Приказ Минкультуры России от 21. 01. 2016 № 23114 Разработка положения об архиве Приказ Минкультуры России от 21. 01. 2016 № 231 «О не применении на территории Российской Федерации приказа Главного Архивного управления при Совете Министров СССР от 05 сентября 1985 г. № 263» (Основные правила работы ведомственных архивов» не подлежат применению); Основные правила работы архивов организаций/одобрены решением коллегии Росархива от 06. 02. 2002 (остаются в статусе методического документа); Архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования; архив/архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы; архив/архивное учреждение/архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. (ГОСТ Р ИСО 30300 -2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» )

15 Разработка положения об архиве Основные задачи архива: - Комплектование архива документами ( состав15 Разработка положения об архиве Основные задачи архива: — Комплектование архива документами ( состав документов, поступающих в архив , может устанавливаться в отдельном разделе положения об архиве); — Учет архивных документов; — Организация хранения архивных документов; — Создание научно-справочного аппарата; — Организация использования архивных документов.

16 Разработка положения об архиве Функции архива: - Ведение списков организаций/структурных подразделений - источников16 Разработка положения об архиве Функции архива: — Ведение списков организаций/структурных подразделений — источников комплектования архива; — Прием упорядоченных архивных документов от источников комплектования; — Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; — Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива; — Организация использования архивных документов по запросам организаций /подразделений и частных лиц, учет и анализ использования; — Подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан; — Проведение экспертизы ценности документов; — Контроль обеспечения сохранности документов в организациях/структурных подразделениях — источниках комплектования;

17 Разработка положения об архиве Функции архива: - Оказание методической и практической помощи организациям/подразделениям17 Разработка положения об архиве Функции архива: — Оказание методической и практической помощи организациям/подразделениям — источникам комплектования — Согласование проектов номенклатур дел организаций/подразделений — источников комплектования и проектов нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления/управлению документами; — Проведение и участие в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников архива, архивов и служб делопроизводства в организациях-источниках комплектования; — Информационное обслуживание; — Организация выставок и публикаций по документам архива; — Публикация информации о деятельности архива в сети Интернет; — Проведение проверок сохранности архивных документов (наличия и состояния).

Разработка положения об архиве Положение об архиве (примерная структура) - Общие положения - ОсновныеРазработка положения об архиве Положение об архиве (примерная структура) — Общие положения — Основные задачи; — Функции; — Права — Ответственность; — Взаимодействие. Связи Факультативные разделы: Руководство Имущество и средства Контроль Показатели оценки деятельности

Разработка положения об архивном хранении Положение об архивном хранении (примерная структура) - Общие положения;Разработка положения об архивном хранении Положение об архивном хранении (примерная структура) — Общие положения; — Нормативные ссылки; — Термины и определения; — Обозначения и сокращения; — Состав документов, подлежащих архивному хранению; — Подразделения и должностные лица ( роли ответственных и роли участвующих в процессе); — Процедура/технологический аспект/процесс (пооперационные алгоритмы); — Контроль процедуры/процесса; Факультативные разделы: — Показатели оценки; — Приложения – блок-схемы, документы, типовые формы/шаблоны

20 Организация хранения документов (раздел 2) - Подчеркивается методическое единство делопроизводства и архивного дела20 Организация хранения документов (раздел 2) — Подчеркивается методическое единство делопроизводства и архивного дела (начало раздела 2. – документальный фонд, связь с п. 27 Правил делопроизводства, затем – архивный фонд): Документы, образующиеся в деятельности организации составляют её документальный фонд. Документальный фонд организации систематизируется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Часть документального фонда организации, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации , который подлежит хранению в архиве организации.

21 Организация хранения документов (раздел 2) - Устанавливаются виды архивных фондов организации: - -21 Организация хранения документов (раздел 2) — Устанавливаются виды архивных фондов организации: — — архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; — объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; — архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др. )

22 Организация хранения документов (раздел 2) - Закрепляется принцип единства и недробимости архивного фонда22 Организация хранения документов (раздел 2) — Закрепляется принцип единства и недробимости архивного фонда (пп. 2. 6. и 2. 7. ) , хронологические рамки фонда (п. 2. 8. ) ; ; — Установлены принцип систематизации архивного фонда (п. 2. 9)и признаки систематизации (единица систематизации = единица хранения = контейнер ЭД; пп. 2. 10 – 2. 14. ): — архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда; единицей систематизации является единица хранения; — признаки систематизации: — структурный, хронологический; — функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный – в зависимости от функций, направлений деятельности, тем или вопросов содержания документов единиц хранения; — номинальный, корреспондентский, географический, авторский.

23 Организация хранения документов (раздел 2) Новое:  состав контейнера ЭД (сжатая папка –23 Организация хранения документов (раздел 2) Новое: состав контейнера ЭД (сжатая папка – zipzip -архив): — — файл ЭД в формате архивного хранения; — файлы приложений к документам в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного ЭД; — файлы ЭП; — файлы проверки ЭП, подтверждающие положительный результат проверки электронных подписей; — файл метаданных ЭД в формате XMLXML для обеспечения последующей конвертации метаданных в ИС архива (1 — метаданные – реквизиты РКК, включая содержимое/содержание документа; 2 – метаданные о процессах управления ЭД до момента его включения в ИС архива). В ИС рассчитываются параметры контейнера ЭД – объем электронного дела в МБ, контрольная сумма контейнера электронного дела.

24 Организация хранения документов (раздел 2) - Закреплен комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивных24 Организация хранения документов (раздел 2) — Закреплен комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов (архив, архивохранилище; для организаций – закрепляется в положении об архивном хранении; параметры хранения гармонизированы с Правилами работы госархивов 2007 г. и изменились незначительно). Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.

25 Организация хранения документов (раздел 2) Новое: - Закреплены условия хранения ЭД (пп. 2.25 Организация хранения документов (раздел 2) Новое: — Закреплены условия хранения ЭД (пп. 2. 30 – 2. 33; источники комплектования хранят ЭД в формате PDF/A ; перезапись в новые форматы и на новые носители осуществляется по решению руководителя организации? ? ? ); — Создаётся фонд пользования ЭД ( на фонд пользования ЭД составляется отдельная опись ); ); — Физически обособленные носители ЭД размещаются отдельно от других архивных документов; — В ходе проверки наличия и состояния ЭД выявляются ЭД, требующие перезаписи на новые носители, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ (выделяют на специально выделенную полку/ящик для последующей обработки); — ЭД выдаются из архива/архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе; заверение подписью или ЭП руководителя организации (? ? ? ) или уполномоченного им лица.

26 Вывод - для обеспечения сохранности архивных документов – 3 комплекса мер: - 26 Вывод — для обеспечения сохранности архивных документов – 3 комплекса мер: — систематизация, размещение, топографирование, проверка наличия и состояния; — создание материально-технической базы хранения (здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов; информационная система, серверы и т. п. ); — создание и соблюдение нормативных условий хранения (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Организация хранения документов (раздел 2)

27 Организация хранения документов (раздел 2) Требования к помещениям архива: - - Архив размещают27 Организация хранения документов (раздел 2) Требования к помещениям архива: — — Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения помещениях или отдельных помещениях здания. — — Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива организации (минимальные требования): — хранилище для хранения документов; — помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов; — помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и размещения информационно-поисковых средств); — рабочие комнаты сотрудников архива. Рабочие комнаты сотрудников архива и помещения для использования документов должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы. Допускается многофункциональность отдельных помещений с выделением перегородками тех или иных функциональных помещений.

28 Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с28 Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением продуктов, химических веществ и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Помещения архива должны быть безопасными в пожарном отношении. В помещениях хранилищ прокладывается скрытая электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная аппаратура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого типа. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются вне хранилищ. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации утверждены приказом Минкультуры России от 12. 01. 2009 № 3 Дополнительный нормативный документ

29 Учет архивных документов (раздел 3. ) Установлены принципы учета: - Учету подлежат все29 Учет архивных документов (раздел 3. ) Установлены принципы учета: — Учету подлежат все хранящиеся в архиве/находящиеся на архивном хранении документы, включая документы по личному составу; — Учету подлежат документы фонда пользования; — Учету подлежат описи дел, документов; — Основные единицы учета – архивный фонд, единицы хранения (+ контейнер ЭД) Закреплены основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Основные – книга учета поступления и выбытия, список фондов , лист фонда, опись дел, документов, реестр описей (п. 3. 6. Правил работы архивов организаций соответствует пп. 6. 3. 3. Основных правил) , для источников комплектования – паспорт архива. Состав вспомогательных учетных документов не определен, каждый архив вправе применять формы учета, обусловленные спецификой хранящихся документов. Учет может вестись в виде учетных БД. Историческая справка формируется в дело фонда. Историческая справка – 3 части: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда (п. 5. 6 Правил работы архивов организаций)

30 Комплектование (раздел 4. ) - -  Установлены сроки передачи документов на архивное30 Комплектование (раздел 4. ) — — Установлены сроки передачи документов на архивное хранение (соответствуют Правилам делопроизводства; в течение периода один – три года документы, подлежащие архивному хранению, должны быть переданы в архив организации); — Определены цели экспертизы ценности документов (отбор на хранение и выделение к уничтожению) ; ; — Сформулированы задачи и функции ЭК (ЦЭК) (пп. 4. 7 – 4. 9; положение об экспертной комиссии организации утверждает первый руководитель ); ); — Определены этапы экспертизы ценности документов и установлена обязательность её ежегодного проведения (пп. 4. 10 – 4. 11; в в делопроизводстве – в момент разработки номенклатуры дел и в процессе подготовки документов к передаче в архив организации; в архиве организации — в связи с истечением сроков хранения документов в архиве и в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в гос/муниципальный архив; этими пунктами подтверждено дейстие нормы о ежегодном «переутверждении» номенклатуры дел ); );

31 Комплектование (раздел 4. ) -- Подтвержден порядок исчисления сроков хранения (п. 4. 1131 Комплектование (раздел 4. ) — Подтвержден порядок исчисления сроков хранения (п. 4. 11 – срок хранения исчисляется с 01 января календарного года, следующего за годом создания/исполнения/последнего использования документа; в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы, срок хранения которых истекает 01 января года, в котором составляется акт ); ); — Определено значение отметки «ЭПК» – требуется полистный просмотр дел для выявления документов постоянного срока хранения; — ЭПК гос. или муниципального архива утверждает описи дел постоянного срока хранения и согласовывает описи дел по личному составу; к трем экземплярам описи направляется один её электронный экземпляр. .

32 Комплектование (раздел 4. ) - Установлен в общем виде порядок уничтожения ЭД (п.32 Комплектование (раздел 4. ) — Установлен в общем виде порядок уничтожения ЭД (п. 4. 13; для оформления уничтожения должен применяться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; но дополнительно составляется «технический» акт о способе уничтожения, например, путем многократной записи массива случайных чисел — фиксируется, какие числа, сколько раз производилась запись (д. б. не менее 50); — Подтверждена необходимость составления номенклатуры дел (п. 4. 14). закреплена её роль как классификатора и и учетного документа; — В общем виде регламентирована подготовка дел к сдаче в архив/к архивному хранению; — Новое: для передачи в архив ЭД составляются описи электронных документов, дел; вместо Внутренней описи документов дела должен быть составлен Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела (приложения №№ 17 -18);

33 Комплектование (раздел 4. ) - В общем виде определены правила формирования дел (33 Комплектование (раздел 4. ) — В общем виде определены правила формирования дел ( п. 4. 20 ); ); — Установлены реквизиты обложки дела ( отсутствует ссылка на ГОСТ 17914 -72; архивный шифр оформляется только в левом нижнем углу обложки ); ); — Установлены требования к составлению описей ( далее в разделе 5. – аннотирование описей в случае необходимости; при условии сдачи ЭД в описи «То же» при внесении заголовков не применять! ); ); — Новое: п. 4. 34. – при передаче в архив организации ЭД заверение электронных дел/контейнеров ЭП осуществляет руководитель организации (!!!) или уполномоченное им лицо.

34 Организация использования (раздел 5. )  - -  Не дано определение понятия34 Организация использования (раздел 5. ) — — Не дано определение понятия «пользователь» ; — Пользователям предоставляются архивные документы и НСА к ним; — Характеристика и оформление описей как основного документа НСА; — Установлены 3 раздела исторической справки, новый раздел – характеристика документов фонда; — Определены основные формы использования архивных документов; — Даны характеристики запросов пользователей и порядок их исполнения (( сроки соответствуют срокам, установленным ФЗ № 59 -ФЗ ); ); — Требования к оформлению архивной справки, архивной выписки, архивной копии, электронных копий архивных документов; — В общем виде установлены требования к изъятию и копированию документов.

35 Передача в гос/муниципальный архив (раздел 6. ) - Передача-приём от источников комплектования по35 Передача в гос/муниципальный архив (раздел 6. ) — Передача-приём от источников комплектования по графику; — От организаций, которые не являются источниками комплектования – по договору; — Количество экземпляров описей + электронная опись; — Взаимодействие с государственным/муниципальным архивом.

36 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, при смене руководителя архива организации (раздел36 Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, при смене руководителя архива организации (раздел 7. ) — Передача должна производиться в соответствии с законодательством Российской Федерации; — Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидатор, ликвидационная комиссия, конкурсный управляющий), т. е. архивные документы по акту передаются ликвидатору , а ликвидатор находит/определяет архив и заключает с ним договор; — При смене руководителя архива/лица, ответственного за архив приём-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту приёма-передачи дел по должности. . . (тот, кто сдаёт документы, в состав комиссии не включается, в тексте и реквизитах акта оформляется как присутствующий).

37 Дополнительные нормативные и методические документы Технические параметры хранения ЭД определяются государственными стандартами: 37 Дополнительные нормативные и методические документы Технические параметры хранения ЭД определяются государственными стандартами: ГОСТ 28388 -89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2. 501 -2013. ЕСКД. Электронные документы. Общие положения; ГОСТ 2. 502 -2013 ЕСКД. Правила дублирования; ГОСТ 24. 402 -80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50 -524 -84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

38 Технические параметры хранения ЭД рассматриваются в методических  рекомендациях: Методические рекомендации по электронному38 Технические параметры хранения ЭД рассматриваются в методических рекомендациях: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2012 3 массива электронных копий: 1 – мастер-копия с описанием содержания на обложке; 2 – рабочая копия для использования; 3 — все копии второго и последующего поколений с указанием содержания на обложках и предназначенные для многократного использования. Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2014 Дополнительные нормативные и методические документы

39 Дополнительные нормативные и методические документы Приказ Минкомсвязи России от 02. 09. 2011 №39 Дополнительные нормативные и методические документы Приказ Минкомсвязи России от 02. 09. 2011 № 211 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» : — СЭД должна обеспечивать ввод документа в СЭД, хранение и учет документов, а также «списание в архив» ; — создание документов в СЭД осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства; — СЭД должна обеспечивать отображение форматов файлов pdf, rtf, doc, tiff , отображение иных форматов допускается ; — контрольная информация и протоколы контроля действий в системе (системные протоколы) хранятся столько же, сколько и документы; — СЭД должна удовлетворять требованиям к хранению документов (п. 20 – написан техническим языком); — СЭД должна позволять поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет.

40 Дополнительные нормативные и методические документы Концепция хранения электронных документов: Проект 2014 г. Государственный40 Дополнительные нормативные и методические документы Концепция хранения электронных документов: Проект 2014 г. Государственный заказчик-координатор – Минкомсвязи России; Функциональный заказчик – Минкультуры России совместно в Росархивом. Передача ЭД в государственный электронный архив – в формате архивного контейнера ЭД ( zip -архив, zip -папка); передача – по защищенной информационно-телекоммуникационной сети или на физических носителях.

41 Дополнительные нормативные и методические документы Регламент обмена электронными документами в процессе взаимодействия ФОИВ41 Дополнительные нормативные и методические документы Регламент обмена электронными документами в процессе взаимодействия ФОИВ ( утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 25. 12. 2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ) Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов. М. : РГАНТД, 2011 Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. М. : РГАНТД,

42 Дополнительные нормативные и методические документы Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных42 Дополнительные нормативные и методические документы Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М. : ВНИИДАД, 2013 ( не распространяются на работу с электронными образами/электронными копиями документов) Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М. : ВНИИДАД, 2013 Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций. М. : ВНИИДАД/Юмашева Ю. Ю. , 2014 ISO 19005 -1: 2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1. 4 (( PDF/A-1)(Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1. 4 PDF/A-1)

43 PDF/A В 2005 г. формат PDF/A перешел в ранг стандарта ISO 19005. 43 PDF/A В 2005 г. формат PDF/A перешел в ранг стандарта ISO 19005. Со временем его возможности расширились: — управление различными колориметрическими пространствами и прозрачными изображениями; -формуляры, позволяющие программировать в Javascript; -криптографическая защита изображений, в том числе и при помощи электронной подписи; — управление несколькими документами, объединенными в одном файле PDF Поскольку весь набор этих сложных функций не всегда был нужен каждому отдельному пользователю, были созданы более узкоспециализированные форматы для обеспечения каждого спектра потребностей: — PDF/Х для книгопечатания и графических искусств; — PDF/Е для инженерно-технических документов; — PDF/A для архивного хранения документов. Причем было заявлено, что этот стандарт позволяет решить задачи долговременного архивного хранения электронных документов.

44 PDF/A Что подразумевается под архивным «долговременным» хранением? Компания Adobe с 1993 г. развивает44 PDF/A Что подразумевается под архивным «долговременным» хранением? Компания Adobe с 1993 г. развивает формат в рамках разработки средств обработки информации. Эта часть индустрии информатики работает в ритме проектов (краткосрочных), в которых технологии обновляются раз в три-четыре года. «Долгосрочность» технологий» , заложенных в PDF /А, вызывает большие сомнения. С точки зрения ИТ-технологий – «долгосрочность» технологий – это примерно 30 лет. С точки зрения архивной — 30 лет – «долговременное свыше 10 лет» хранение (это среднесрочное хранение).

45 PDF/A Формат PDF/A отвечает потребностям среднесрочного хранения документов, но создан по правилам, значительно45 PDF/A Формат PDF/A отвечает потребностям среднесрочного хранения документов, но создан по правилам, значительно ограничивающим поле применения исходного формата PDF, а именно: запрещение использования внешних ссылок (например, гипертекстовых) и ресурсов (иллюстраций, логотипов, филиграней); обязательное хранение в самом документе всех использованных в нем шрифтов; запрещение использовать дополнительные криптографические средства защиты как создателям, так и читателям документа; ограничение управления цветом и прозрачностью документа. Профессиональные архивисты понимают, что обеспечение среднесрочной сохранности электронных документов не сводится только к выбору формата хранения данных, а требует создания системы, способной воспроизвести документы, их индексацию и предоставить доказательства целостности и неизменности всего сохраненного пакета. Стремление разработчиков стандарта навязать пользователю дорогостоящий формат с ограниченными возможностями и представить его как единственное средство обеспечения долговременной сохранности документов может привести к негативным последствиям для рынка программ электронного документооборота и электронных архивов. Источник : Musnik Gilbert-David. // Archimag: stratégie & ressources de la mémoire & du savoir. – juillet-aout — 2010. — № 236. – P. 24 — 25. / Жильбер-Давид Мюсник. Сложно рассчитывать на формат PDF/

46 Стандарты ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009  «Системы электронного документооборота.46 Стандарты ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» : — хранение бумажных и электронных документов на единых методических основах; — в организациях – частью политики управления документами является перечень документов и информации с указанием сроков хранения; — документы и информация в в разные периоды времени могут храниться на носителях различных типов (бумага, микроформы, электронные или оптические); — процедуры сканирования и фотокопирования должны быть документированы (на самих документах – штампы и маркировка); — процедуры создания копий (бумажных копий или электронных объектов) должны быть заверены как копии в соответствии с установленными правилами (подписание уполномоченным лицом); — бумажные документы после ввода их графических образов в систему не уничтожаются до процедуры записи на устройства хранения и резервного копирования.

47 ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009  «Системы электронного документооборота. Управление47 ГОСТ Р 54471 -2011 – ISO/TR 15801: 2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» Сканирование: — идентификационные данные документа или файла; — дата и время процесса; — идентификатор пакета при пакетном вводе; — число страниц; — положительный результат проверки при контроле качества; — идентификатор каждого проиндексированного документа или файла; — идентификаторы оператора и рабочей станции ; — сведения об окончательной записи в хранилище. Сведения о файлах – размер файла, формат файла , использованная система кодирования. Сведения о документах- уникальный внутренний идентификатор документа, число отсканированных графических образов, число страниц, переданных на устройство хранения данных. Стандарты

48 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной48 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» : — срок хранения ЭД превышает расчетный срок использования технологий, применяемых для создания и использования ЭД; — ЭД должны передаваться из среды создания в систему хранения – стабильная среда хранения носителей, содержащих электронные документы; — сохраняется оригинальный поток битов «в живом состоянии» при периодическом обновлении носителей; — при передаче ЭД на хранение – переформатирование (идентификация лица, дата, формат данных, сравнение контрольных сумм или хэш-функции, вычисленных до и после переформатирования); — при передаче на хранение – копирование идентификация лица, дата, формат данных, число обработанных битов/байтов, сравнение контрольных сумм или хэш-функции, вычисленных до и после копирования, визуальное сравнение); Стандарты

49 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной49 ГОСТ Р 54989 -2012 – ISO/TR 1 8492 : 200 5 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» : — технологически нейтральные форматы – PDF/F-1, XML, TIFF, JPEG ; — 10 этапов миграции ЭД из унаследованных информационных систем. Стандарты

50 Проект  стандарта: IS/IEC CD  21320 -1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа.50 Проект стандарта: IS/IEC CD 21320 -1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core) Формат zip- архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http: // www. parkware. com/documents/casestudies/ APPNOTE. TXTСтандарты