1. 2. Понятие бизнес-процессов и их моделирование Улучшение бизнес-процессов
Термин «бизнес-процесс» на сегодняшний день является одним из ключевых в области управления. Бизнес-процесс — это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает то, как функция выполняется, в какой последовательности и в каких вариантах, а также то, как функции взаимодействуют между собой в работе компании.
В процессном подходе происходит смещение акцентов с управления отдельными ресурсами на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений предприятия. Такой процессный подход к управлению предприятиями позволяет сконцентрироваться на получении конечного результата процесса, повышает степень скоординированности операций, резко ускоряет бизнес-процессы и повышает качество работы. Процессное управление отличается от функционального тем, что выделяется понятие «бизнес-процесс» как последовательность действий, нацеленная на достижение конечного, измеримого и конкретного результата.
Большинство определений бизнес-процесса, раскрывающих сущность процессного подхода, сходится на клиенто-ориентированности его организации. По определению М. Хаммера и Дж. Чампи «Бизнес -процесс это совокупность различных действий, в рамках которой на входе используется один или более ресурсов, и в результате этой деятельности на выходе создается продукт, представляющий ценность для потребителя» .
Бизнес-процесс делится на элементы, каждый из которых также имеет конкретные и измеримые «входы» (ресурсы) и «выходы» — результаты. Руководитель контролирует их лишь на границах бизнес-процесса (реально делегируются полномочия и ответственность, исполнитель вправе сам выбирать технологии, необходимые для достижения результата, тем самым к степени квалификации исполнителя предъявляются серьезные требования). Руководитель в этом случае уже не является функциональным управленцем, специалистомэкспертом. Он — менеджер, заинтересованный в достижении конечного результата. Главный критерий эффективности процессного управления — достижение целей группой, отделом, департаментом, предприятием.
Бизнес-процессы, происходящие в рамках организации, можно подразделить на две большие группы: Производственные. Административные
Выделяют следующие основные бизнес-процессы в организациях: процессы товародвижения (логистики), связанные с основной деятельностью организации — выпуском продукции и обслуживанием конечных потребителей; процессы подготовки производства, нацеленные на планирование деятельности организации с позиции удовлетворения потребностей потенциальных потребителей и выведение на рынок новых продуктов и услуг — исследование рынка (маркетинг), стратегическое планирование производства, конструкторская и технологическая подготовка производства; процессы инфраструктуры, ориентированные на поддержание ресурсов в работоспособном состоянии (подготовка и переподготовка кадров, закупка и ремонт оборудования, социально-культурное обслуживание работников организации
Во многих российских компаниях стали применять такие понятия, как моделирование структуры и бизнеспроцессов, бизнес-инжиниринг, реинжиниринг бизнес-процессов. Растет интерес и к общей концепции бизнесмоделирования. С точки зрения современных воззрений бизнес-моделирование представляет собой разработку модели деятельности организации с целью решения определенных задач, стоящих перед ее менеджерами.
Среди проблем, которые можно решить в результате оптимизации бизнес-процессов, можно выделить следующие: изменение структуры процесса путем одновременного решения нескольких задач, что позволяет устранить лишние циклы и сделать структуру более рациональной; изменение структуры организационной отчетности и повышение квалификации сотрудников путем комплексного совершенствования процесса; сокращение объема документации, рационализация и ускорение документооборота и потока данных; разработка возможных мер по привлечению внешних ресурсов (внешних исполнителей); внедрение новых производственных и информационных технологий
Методы моделирования бизнес-процессов основаны на функционально-структурном подходе (ФСП), сущность которого заключается в том, что объект анализа рассматривается абстрактно как иерархическая система функций, которые он выполняет. Одной из основных аксиом ФСП является первичность функционального назначения объекта по отношению к его структурному построению: функция первична — структура элементов вторична. Моделирование бизнес-процессов организации как инструмент менеджмента можно использовать для решения различных задач. К одной из важнейших относится задача исследования внутренней среды организации. С точки зрения современных воззрений бизнес-моделирование представляет собой разработку модели деятельности организации с целью решения определенных задач, стоящих перед ее менеджерами.
Бизнес-модель компании не только составляет основу управления организацией. С ее помощью достигаются простота и доступность системного описания. Это позволяет разработать исходное техническое задание на настройку системы управления ресурсами (например ERP- системы). Более того, по мере накопления изменений в бизнесмодели можно разработать новые требования по совершенствованию (подстройке) системы управления ресурсами
В конечном счете бизнес-модель позволяет: определить роль и место компании на рынке, сформировать миссию (предназначение) компании; разработать в развитие миссии систему политик, целей, стратегий, планов, программ; формально, точно и полно сконструировать и описать бизнес под разными углами зрения; сформировать необходимые регламенты управления
Улучшение бизнес-процесса — это методология, разработанная для проведения пошаговых усовершенствований административных и вспомогательных процессов. Улучшение производственных бизнесроцессов направлено на производство товаров и услуг; улучшение административных бизнес-процессов направлено на совершен ствование всех вспомогательных процессов, таких, как разработка нового продукта, обработка заказов и расчеты с кредиторами
Процесс улучшения состоит из шести фаз, которые ведут к внедрению наилучшего решения: Фаза I. Организация: организация улучшения процесса. Фаза II. Документирование: выбор подхода. Фаза III. Анализ: определение возможностей для улучшений. Фаза IV. Проектирование: проектирование нового административного бизнес-процесса. Фаза V. Внедрение: реализация решений, направленных в будущее. Фаза VI. Управление: управление административными бизнес-процессами для постоянного улучшения
Концентрация усилий на улучшении бизнеспроцессов проникла в самые отдаленные уголки организаций. Концепция и методы улучшения направлены на осуществление крайне быстрого, «прорывного» улучшения в рамках единичного бизнес-процесса. Работа начинается с концентрации внимания на определении, понимании и улучшении мероприятий, протекающих в рамках основных процессов. Улучшение бизнес-процессов приводит в целом к снижению затрат, длительности цикла и уровня ошибок
Концепция улучшения бизнес-процессов основыва ется на четырех подходах: Методика быстрого анализа решения (FAST). Бенчмаркинг процесса. Перепроектирование процесса. Реинжиниринг процесса
FAST (Методика быстрого анализа решения). Методика быстрого анализа решения — «прорывной» подход, который концентрирует внимание группы на определенном процессе в ходе одно-, двухдневного совещания для определения способов, которыми группа может улучшить этот процесс в течение следующих 90 дней. Перед окончанием совещания руководство одобряет или отвергает предложенные улучшения. Типичными улучшениями применении FAST-подхода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5 -15% за трехмесячный период. Выявление возможностей для улучшений и одобрение их внедрения осуществляются за 1 -2 дня, поэтому данный подход и получил свое название FAST.
Определяется проблема или процесс, кандидат на FAST. Заказчик высокого уровня соглашается поддержать инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить (процесс должен быть в рамках компетенции заказчика).
Назначается команда FAST, подготавливается набор целей и одобряется заказчиком. Команда FAST собирается в течение одногодвух дней для разработки обобщенной блоксхемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем рекомендации должны быть такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3 месяцев. Все другие предложения должны быть переданы заказчику для дальнейшего рассмотрения в будущем.
Члены команды FAST должны признать свою ответственность за внедрение всех рекомендаций, переданных заказчику. По истечении 1 -2 -дневного совещания заказчик присоединяется к совещанию, и команда FAST представляет ему свои выводы.
Перед окончанием совещания заказчик одобряет или отвергает предложенные улучшения. Крайне важно, чтобы заказчик не откладывал принятие решения относительно предложений, в противном случае данный подход достаточно скоро становится неэффективным. Одобренные решения внедряются назначенными членами команды FAST в течение следующих 3 месяцев.
Бенчмаркинг (Benchmarking) процесса — систематический метод определения, понимания и творческого развития товаров, услуг, проектов, оборудования, процессов и процедур (установившихся принципов) более высокого качества для улучшения текущей организации посредством изучения того, как разные организации выполняют одинаковые или похожие операции. При бенчмаркинге бизнес-процесса ключевые процессы идентифицируются, уясняются и сравниваются с лучшими эквивалентными процессами для определения нежелательных расхождений.
Перепроектирование процесса обычно применимо к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент. При перепроектировании процессов строится имитационная модель текущего состояния, а после этого применяются следующие рационализирующие средства: Устранение бюрократии. Анализ добавленной ценности Устранение дублирования. Упрощение методов. Сокращение длительности цикла. Защита от ошибок (анализ текущих проблем)
Модернизация процесса (реструктуризация организации). Простой язык Стандартизация. Партнерские отношения с поставщиками Автоматизация, механизация, применение информационных технологий
Реинжиниринг процесса — наиболее радикальный из всех четырех подходов к улучшению бизнеспроцессов. Данный подход очень полезен в тех случаях, когда процесс к настоящему моменту настолько устарел, что не стоит даже пытаться его сохранить или воздействовать на него посредством BFSS.
Целью реинжиниринга бизнес-процессов является целостное и системное моделирование и кардинальная реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, в результате чего упрощается организационная структура, перераспределяется и минимизируется использование различных ресурсов, сокращаются сроки реализации потребностей клиентов, повышается качество их обслуживания.
Программа по улучшению бизнес-процессов должна иметь очень подробный план управления изменениями, входящий в саму программу, эффективно осуществляемую. Процесс управления организационными изменениями должен быть внедрен намного раньше, чем начнется изменение процесса. На самом деле он должен начаться сразу после того, как принято решение работать над определенным процессом, и обязательно прежде, чем команда начнет составлять схему процесса.
Скачать презентацию 1 2 Понятие бизнес-процессов и их моделирование Улучшение
Тема 14 Моделирование бизнес-процессов.pptx