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第 10 章 分享 印表機與列印 管理 本著作含書附光碟之內容 (不含 GPL 軟體 ),僅授權合法持有本書之讀者(包含個人及法人) 非商業用途之使用,切勿置放在網路上播放或供人下載,除此之外,未經授權不得將全部 或局部內容以任何形式重製、轉載、散佈或以其他任何形式、基於任何目的加以利用。 著作權所有 © 旗標出版股份有限公
本章重點 - 1 網路列印的基本觀念 q 10 - 2 分享印表機 q 10 - 3 管理印表機與管理文件 q 10 - 4 列印管理 q 10 2
分享印表機與列印管理 q 在大多數的企業中 , 不可能每一部電腦都 配備一部印表機 , 通常是一個部門共用兩、 三部印表機。 q 因此系統管理員必須瞭解如何將印表機設 為共用 , 及如何有效率地管理共用的印表機。 3
10 - 1 網路列印的基本觀念 q 在示範操作之前 , 我們先來認識網路列印 的術語和運作原理 , 以利之後的學習。 n 本機印表機 ( Local Printer):直接連接在本機 電腦的印表機稱為 『 本機印表機 』 目前大多 , 數印表機都是透過 LPT 連接埠或 USB 連接 埠連接到電腦。 n 網路印表機 ( Network Printer):沒有連接到本 機電腦 , 而是必須透過網路才能使用的印表 機稱為 『 網路印表機 』 。 4
網路列印的基本觀念 n 邏輯印表機 ( Logical Printer):在某些文件會 出現這個名詞 , 其實它指的就是印表機驅動 程式。 n 列印伺服器 ( Print Server):提供自己的本機 印表機給網路大眾使用的電腦 , 便稱為列印 伺服器。 n 列印佇列 ( Print Queue):由於印表機列印的 速度低於資料傳輸的速度 , 因此列印伺服器 會在硬碟撥出一塊空間 , 暫時儲存等待列印 的文件 。 n 這塊暫存空間就稱為列印佇列 , 每一部印表 5
網路列印的基本觀念 n 文件 ( Document):本章所謂的文件, 泛指一 切要列印出來的資料 , 包括:圖形檔、文字檔、 照片檔等等。 n 列印 作 ( Print Job):在列印佇列中等待列 印的文件稱為列印 作 , 精確地說 , 列印 作是一份已經轉換的文件。 n 例如:在列印時要求橫印、提升解析度為 1200 DPI、加上頁首文字和浮水印等等 , 那 麼列印 作就是已經按照這些要求所呈現 的外觀 , 與原始的文件不同。 6
網路列印的基本觀念 7
網路列印的基本觀念 q 在上圖中 , HP 2100 印表機連接在 SVR 2008 A 電腦 , 所以對於 SVR 2008 A 而言 , HP 2100 是本機印表機。 q 若將該印表機分享給網路大眾使用 , 則 SVR 2008 A 便扮演列印伺服器的角色;而對 於網路上的其它電腦而言 , HP 2100 就是網 路印表機。 q 列印伺服器將列印佇列內的列印 作 , 依照 『 先到先印 』 的順序送給印表機驅動程式 , 印表機驅動程式再轉送給印表機印出來。 8
10 - 2 分享印表機 q 本節要說明如何將本機印表機設為共用 個角度來看 , 也就是要建立一部列印伺服 器 , 提供網路列印服務。 , 換 n 將所有的本機印表機設為共用 n 改變印表機的共用設定 n 將網路印表機發佈到 AD 資料庫 9
將所有的本機印表機設為共用 q 無論電腦安裝了多少部本機印表機 將其統統分享給網路大眾使用 路和共用中心 : , 若要 , 請開啟 網 10
將所有的本機印表機設為共用 11
將所有的本機印表機設為共用 q 或許有人會懷疑:只啟動了 印表機共用 , 就 能將所有的印表機分享出去嗎?眼見為憑 , 我們開啟 印表機 視窗檢視一下就知道了。 12
將所有的本機印表機設為共用 q 請執行 『 開始 / 控制台 』 命令: 13
將所有的本機印表機設為共用 14
將所有的本機印表機設為共用 q 不過以上的作法僅適用於 『 啟動 印表機共 用 之前已經存在的印表機 』 對於啟動 印表 , 機共用 之後才新增的印表機 , 並不會也自 動設為共用。 q 此時請參考後文 , 單獨改變該印表機的共 用設定。 q 當印表機被設為共用時 , 系統預設便賦予 Everyone 群組擁有 列印 權限 , 因此所有使 用者都能用該印表機來列印 , 也能暫停、取 消或重新啟動 『 自己的 』 列印 作。 15
用戶端如何透過網路印表機列印 ? q 我們分享了印表機之後 , 用戶端該如何操作 才能使用網路印表機呢?請參考以下的步 驟 (假設列印伺服器的名稱為 『 WS 2008』 ): 16
用戶端如何透過網路印表機列印 ? 17
用戶端如何透過網路印表機列印 ? 18
用戶端如何透過網路印表機列印 ? q 其實如果記得網路印表機的共用名稱 , 在 第 1 步驟直接輸入 "\ 列印伺服器名稱 網 路印表機的共用名稱 " 也可以。 q 不過網路印表機的共用名稱 , 通常都是沿 用系統所辨識出來的名稱 , 例如: HP Laser. Jet 2100 PCL 6、 IBM 4019 Laser. Printer PS 39 等等 , 冗長而不好記 , 所以很少輸入。 19
改變印表機的共用設定 q 假設我們不是要分享所有的本機印表機 , 而是要保留其中一部不分享。仍可以針對 不要分享出去的印表機 , 個別取消其共用 狀態。 q 請執行 『 開始 / 控制台 』 命令 , 雙按 印表機 圖 示 , 接著操作如下: 20
改變印表機的共用設定 21
改變印表機的共用設定 q 倘若事後要將非共用的印表機改為共用 操作方式如上 , 但是在第 2 步驟應改為選 取 共用這個印表機 多選鈕即可。 , 22
不能變更 『 別人分享的網路印表 機』 的設定! q 別人分享給我們用的網路印表機 , 並非我 們實際擁有的 , 所以沒有權利修改它的設 定 , 在該網路印表機的 共用 頁次 , 不能取消 共用這個印表機 多選鈕 , 如下圖: 23
將網路印表機發佈到 AD 資料庫 q 先前在第 9 章曾經提過 , 將網路資源發佈 到 AD 資料庫能縮短使用者搜尋的時間 , 這 個道理同樣適用於網路印表機。 q 要將網路印表機發佈到 AD 資料庫 , 請執行 『 開始 / 控制台 』 命令 , 再雙按 印表機 圖示 , 開啟 印表機 視窗: 24
將網路印表機發佈到 AD 資料庫 25
將網路印表機發佈到 AD 資料庫 q 完成發佈之後 , Windows Vista 的使用者要 透過 AD 資料庫來搜尋網路印表機時 , 請按 開始 鈕、執行『 網路 』 命令: 26
將網路印表機發佈到 AD 資料庫 27
將網路印表機發佈到 AD 資料庫 q 對於 Windows XP 的使用者 , 則是開啟 網路 上的芳鄰 視窗 , 點選 搜尋 Active Directory, 後續的操作同上。 28
10 - 3 管理印表機與管理文件 q 系統管理員對於印表機可以設定的權限共 有 4 種 , 請開啟 印表機 視窗 , 在任一部網路 印表機按右鈕、執行 內容 命令: 29
管理印表機與管理文件 q 從上圖可以看出 , 印表機的權限區分為 列 印、 管理印表機 、 管理文件 和 特殊存取權限 等 4 種 , 但是一般用到 特殊存取權限 的機 會很小 , 所以我們僅說明前 3 種: n 列印 權限:可否使用這部印表機列印。 n 只要印表機被設為共用 , 系統便自動賦予 Everyone 群組 列印 權限 , 讓大家都能使用 它來列印 , 也能暫停、取消或重新啟動自己 的列印 作。 30
管理印表機與管理文件 n 管理印表機 權限:除了包含 列印 權限之外 , 還可以設定印表機是否共用、修改印表機的 權限設定、使印表機暫停列印或恢復列印、 移除印表機和修改 內容 交談窗的各項設定 等 , 可以說是對於印表機有最大的權限。 n 管理文件 權限:可以暫停、取消或重新啟動 列印佇列內所有的列印 作--無論是自 己或別人的。 31
管理印表機與管理文件 q 管理印表機 和 管理文件 是系統管理員比較 常用到的權限 , 當印表機或列印伺服器暫 停服務(故障或維護)時, 便會用到這兩個 權限來改變印表機或文件的狀態。 32
管理印表機 q 當我們要維護印表機時 , 例如:更換墨水匣、 更換碳粉匣等等 , 可以先暫停它的列印服 務 , 待完成後再恢復列印。 q 請開啟列印伺服器的 印表機 視窗 , 在要暫 停的印表機按右鈕: 33
管理印表機 q 要繼續列印時 , 同樣在該暫停的印表機按 右鈕 , 執行 『 恢復列印 』 命令即可。 q 此外 , 若要修改使用者對於印表機的權限 , 請執行 『 印表機 / 內容 』 命令(假設要將 列印 權限賦予 Authenticated Users 而非 Everyone)。 34
管理印表機 35
管理印表機 36
管理印表機 37
管理印表機 q 同理 , 若要賦予 Jack 管理印表機 的權限 , 應 如下操作: 38
管理印表機 39
管理文件 q 當我們向某一部印表機送出文件後 , 在印 出之前仍有機會將其刪除。一般使用者只 能刪除自己的列印文件 , 而擁有 管理文件 權限的使用者 , 則可以刪除任一份列印文件。 q 以下示範兩項常用的管理 作: n 取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件。 n 設定列印文件的優先權與排程。 40
取消、暫停、繼續和重新啟動列 印文件 q 請開啟 印表機 視窗 , 雙按要改變列印文件 的印表機 , 即可看到所有的列印文件: 41
取消、暫停、繼續和重新啟動列 印文件 n 若要暫停列印文件 , 應執行 『 暫停 』 命令;在 已暫停的列印文件按右鈕、執行 『 繼續 』 命 令 , 便能恢復列印。 n 若要重印一份文件 , 應執行 『 重新啟動 』 命令。 n 若要刪除列印文件 , 應執行 『 取消 』 命令。 42
設定列印文件的優先權與排程 q 一般而言 , 印表機的列印順序都是以 『 先收 到先印 』 為原則 , 所以每位使用者必須比快 , 先送出文件者先贏。 q 但是 , 萬一遇到特殊情形 , 必須讓某些文件 『 插隊 』 、優先印出 , 或是延後列印時 , 就得 藉助於優先權與排程的設定。 n 設定文件的優先權 n 當列印佇列內已經累積了一大堆文件 , 可是 我們卻有一份急件要優先印出來時 , 就必須 改變列印的優先順序 , 讓重要的文件搶先印 出來。 43
設定列印文件的優先權與排程 n 請在該印表機圖示按右鈕、執行 命令 , 先暫停所有的列印 作 下: 『 暫停列印 』 , 接著操作如 44
設定列印文件的優先權與排程 n 然後將印表機恢復列印 設定的文件。 , 就能優先列印方才 45
設定列印文件的優先權與排程 n 設定列印 作的排程 n 假設要印一份很多頁、但是並不急著用的文 件 , 例如:印 20 份、每份 20 頁的會議紀錄 , 為了避免讓其它列印 作等待太久 , 可以設 定排程 , 指定在非列印尖峰時段或下班時段 才印出來: 46
將文件轉移到其它印表機 q 假設某一部印表機故障 , 在尚未通知所有 使用者停止使用之前 , 可以先將其列印佇 列中的文件轉移到其它印表機。 q 假設是轉移到同一部列印 伺服器的其它印表機 , 請在 印表機 視窗雙按該故障印 表機的圖示: 47
將文件轉移到其它印表機 48
將文件轉移到其它印表機 q 若是轉移到其它列印伺服器的印表機 是先開啟該故障印表機的 , 也 內容 交談窗: 49
將文件轉移到其它印表機 50
10 - 4 列印管理 q 傳統上管理印表機的方式 , 都是遠端登入 列印伺服器或直接在列印伺服器操作 , 這 種方式的一大缺點便是一次只能管理一部 列印伺服器 , 而且還得事先知道哪部印表 機接在哪部列印伺服器。 q 假設有 30 部印表機、分佈在 10 部列印伺 服器 , 若還用傳統的管理方式就顯得太沒 效率了。 51
列印管理 q 有鑑於此 , 從 Windows Server 2003 R 2 便新 增了 『 列印管理主控台 』 PMC, Print ( Management Console) 將整個網域的印表 , 機和列印伺服器集中在一個視窗內管理 。 q 到了 Windows Server 2008, 仍保有列印管 理主控台 , 但是將它視為 『 列印服務 』 角色( Role)中的一種角色服務 , 預設並未安裝。 52
新增 『 列印服務 』 角色 q 請在 初始化設定 視窗或 伺服器管理員 視窗 選取 新增角色 , 再按 下一步 鈕 , 然後如下操 作: 53
新增 『 列印服務 』 角色 n 按 下一步 鈕 54
新增 『 列印服務 』 角色 n 按 下一步 鈕 55
新增 『 列印服務 』 角色 n 按 下一步 鈕 56
新增 『 列印服務 』 角色 57
新增 『 列印服務 』 角色 q 安裝之後 , 就會發現在 『 開始 / 系統管理 具』 命令下多了一個 『 列印管理 』 命令: 58
列印管理主控台的三大功能 q 請執行 『 開始 / 系統管理 具 / 列印管理 』 命令 , 開啟 列印管理 主控台: 59
列印管理主控台的三大功能 q 從上圖可以看出列印管理主控台有三大功 能: n 自訂篩選器 :藉由設定篩選條件 , 以顯示或 監看特定的目標 , 例如:只顯示廠牌為 EPSON 的印表機、印表機缺紙時自動通知 系統管理員等等。 n 在網路印表機的數量眾多時 , 此功能可以協 助我們快速地找到所要管理的印表機。 60
列印管理主控台的三大功能 n 列印伺服器 :舉凡先前介紹過的管理功能 , 包括:暫停列印、繼續列印、取消所有 作、 列入目錄、從目錄中移除、取消共用、恢復 共用等等功能 , 統統可 在此項目設定。 n 部署的印表機 :所謂 部署的印表機 是指透過 群組原則、主動為 『 使用者或電腦 』 安裝的網 路印表機 , 這類的印表機都集中顯示在此項 目 , 以方便管理。 q 因為 部署的印表機 牽涉到群組原則的觀念 與操作 , 所以不在本章介紹。以下先介紹前 兩項功能。 61
自訂篩選器 q 請在 列印管理 選器 : 主控台的左視窗選取 自訂篩 62
自訂篩選器 q 系統已經設定好了 4 個篩選條件 , 從名稱 就可以瞭解它們的功用。 q 假設我們要另外設定的篩選條件為: 『 當印 表機的紙張用完時 , 會自動發出電子郵件 通知系統管理員 』 其步驟如下: , 63
自訂篩選器 64
自訂篩選器 n 按 下一步 鈕 65
自訂篩選器 66
自訂篩選器 67
列印伺服器 q 請在 列印管理 服器 : 主控台的左視窗選取 列印伺 68
新增列印伺服器 q 首先我們必須手動加入所要管理的列印伺 服器 , 步驟如下: 69
新增列印伺服器 70
新增列印伺服器 71
新增列印伺服器 72
新增列印伺服器 73
快速管理 q 把要管理的列印伺服器都加入主控台之後 我們就可以來學習如何節省管理印表機與 管理文件的時間。 q 舉例來說 , 我們要執行的作業如下: , n 管理某一部列印伺服器的所有印表機: 74
快速管理 n 管理某一部印表機的文件: 75
快速管理 76
快速管理 n 將特定印表機從 AD 資料庫中移除: n 假設要將全部的 Lexmark 3200 彩色噴墨印 表機從 AD 資料庫中移除 , 首先可自訂一個 篩選條件找出它們 , 其主要設定內容如下: 77
快速管理 q 接著針對找到的印表機 , 一次便完成設定。 78
快速管理 79
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