a84987fab0dc1d433949a418d2def38b.ppt
- Количество слайдов: 32
文件体系的试运行 2015年 4月 1
一、组织制度文件学习 二、文件运行中的动态管理 三、运行中记录的留存及要求 四、运行中部门 作目标的制定 五、文件执行中的监督检查
学院质量管理 作的进程: 第一阶段:管理制度进行梳理,完善和优化, 定稿,形成文件化体系。 第二阶段:进行文件的运行和实施。 第三阶段:监督检查,内部审核,管理评审。 第四阶段:整改提高,持续改进。
1. ISO 9001标准所要求的文件——制度 1. 1 何为“制度”? 《现代汉语词典》制度是指: 1)要求人们共同遵守的办事规程或行动准则; 2)在一定历史条件下形成的政治、经济、文化 等方面的体系。 在一定范围内,具有一定约束力的普遍原则。
1. 2 制度的来源 管理是制度文化体系(刚性的)与价值自然 体系(柔性的)的最佳结合。 是管理走向成熟的结晶。
2. ISO 9001标准要求建立文件的重要性 • • 提高学院管理的效率 增加各项 作的熟练度,降低成本 作为改善管理水平的基础 当作问题解决的依据 应用于授权与例行管理 便于学院各类 作业务技能的积累和提高 符合上级教育部门、学院的顾客和ISO 9001标 准的要求
3. ISO 9001标准有关文件的作用 • ISO 9000实际上是一个“人本+文本”的管理 体系,因此,文件有着极其重要的作用。 (1)阐述、声明作用。 (2)规定和指导作用。 (3)记录和证实作用。
4. 文件的使用要达到的目的 • 过去因过程控制不严密造成 作脱节的 现象已杜绝 • 过去职责不明确的公共事物,现在已有 了明确的管理部门 • 过去只看最后的 作结果,现在不仅要 看结果,更要看开展 作的过程,注重 作过程的记录
什么叫试运行? • 学院ISO 9000 作项目启动以来,经 历了文件编写过程,那是一个 作规 范的过程。 • 目前的试运行就是实现“做我所写, 记我所做”__也就是文件制度的执行 过程。
为什么要试运行? • 通过实践来验证前期文件编写的合 理性、实用性、有效性。 • 通过实践来发现学院管理中存在的 不足,以便更好地改进和提高管理 水平。
如何试运行? • 认真执行质量管理体系文件,保证 各项要求的落实
一、组织制度文件的学习 1、学习与本部门 作直接有关的文件( 要求明确有哪些规章制度文件、记录 表格、责任人、完成时间)。 2、学习与本部门 作间接相关的文件 3、通过学习知法懂法,才能守法。 4、了解文件的途径:给各部门下发的制 度文本、通过各部门网页、专题网页等。
对部门领导的要求 ①理解质量方针和质量目标,分解、落实 与本部门有关的质量目标; ②熟悉本部门的质量职责和相关的质量管 理体系文件; ③熟悉本部门与相关部门的 作接口; ④明确对下属的 作要求; ⑤掌握本部门的质量 作情况。
对教职 的要求 • 总要求是“写你应做的,做你所写的”, 文件写到、说到的一定要做到。 • 具体表现为: • ①熟悉所在部门的职能; • ②明确本人的质量职能和权利; • ③熟悉掌握 作程序、方法和技能; • ④在 作中保留好 作痕迹(记录)
二、文件执行中的动态管理 ISO 9001标准中有“ 4. 2. 3文件控制”明确规范了文 件的动态管理要求。 a)文件的编、审、批后才能进行发布。 b)文件动态评审、及时更新,再批准。 c)文件更改状态要能识别。 d)使用部门使用文件的有效版本(防止新旧版本同时存 在或使用作废版本情况)。 e)文件清晰、易于识别。 f)对外来文件(来自上级的政策、国家法律法规等)识 别和控制分发。 g)对作废而需要保留的文件要进行标识,防止误用。
二、文件执行中的动态管理 进一步改进质量管理体系文件,提 高文件的符合性、有效性和适宜性 具体表现:在实践中对文件不断 修订,要求各部门的内审员在 作 中,注意文件的实际使用情况。
如果发现有下列情况的: 1、文件跟实际情况不符合、无法操作。 2、一些重要 作,文件没有做出明确的 规定,会导致 作出现问题。 3、文件规定得不合理,还可以有更好的 方法。如有些 作可以适当简化。 4、现有文件中的规定与国家教育部和上 级教育部门的政策、法律法规不符合的。 内审员要及时将情况反馈给质量管 理处,加以收集,集中统一修订。
三、运行中记录的留存及要求 1. 高等学校档案:是指高等学校从事招生、教 学、科研、管理等活动直接形成的对学生、 学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式、载体的历史记录。 2. 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动 的证据的文件。(评估中称之为佐证材料) —— 作痕迹
记录的作用 1、记录是信息管理的重要内容。 2、记录是记载各种 作情况和结果的文件 3、记录是管理活动及服务质量是否符合要求 的客观证据,是质量保证的证实性文件 4、是对部门 作进行评价的客观证据之一
4. 2. 4记录控制(资料、档案管理) 1、要求有文件明确规定对记录如何管理 2、明确哪些记录需要保留(如教师的教学档案: 教学大纲、授课计划、教案、课件、教学日 志、试卷分析、课程总结)——在制度文件 中体现 3、记录该如何留【形式(纸质、电子档、图片、 音像)、内容、负责人等要求】——由主要 职能部门确定。 4、对记录如何分类、编号、检索、归档 5、记录的保管、期限、过期后的处理 6、记录的使用
各部门该如何做 建立部门 作基础资料库(基本档案) • 以不变应万变,根据不同的评估、检查的需 要形成不同的组合,但基础内容不变。
组成基础资料库要注意事项 • 根据学院实际情况确定归档范围。归档的档 案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录 音)带等各种载体形式。 • 按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形 成规律,整理材料。 • 对文件材料系统整理组合,编号,制作卷内 目录
组成基础资料库要注意事项 • 明确材料的保存期限 • 过期材料的处理也要有记录(审批、 处理方式、处理资料的清单)
资料的使用——佐证作用 • 根据不同的需要形成查询清单(没 有必要重复复印)
整理材料的思路 符合基本管理规律、符合档案管理 的要求 P(策划)——— 作计划、规划 D(实施)———过程材料 C(检查)——— 作检查、总结 A(改进)———对存在问题的改 进(改进对策、改进的效果)
记录资料的整理 1、 作提供资料的目的 通过证明材料证实实际 作是如何 操作的, 从而说明 作是否符合要求。 2、日常资料的要求: ◆要能够完整地体现一个事件、一 个项目从头至尾的全藐。 ◆符合其自然形成的规律 ◆资料的整理要科学、规范——符 合档案管理的要求
四、部门 作目标的制定 制定“聪明的”目标 具体的Specific 可测量的Measurable 挑战的Ambitious 现实的Realistic 时间设定Time-phase
五、文件执行中的监督检查 PDCA的基本 作方法是: P、策划(Plan) D、实施(Do) A、处置(Action) C、检查(Check) PDCA循环是保证任何活动有效进行的、合 乎逻辑的 作程序。
高职教育教学质量管理过程分析 ISO 9000质量管理 高等职业教育教学质量管理 质量方针 质量观念 质量目标 人才培养目标 质量策划 质量设计,明确质量标准 质量控制 质量保证 质量改进 教学实施和质量监控 评价、反馈、改进(提炼升 华)
自我监督检查 • 根据本部门的质量目标,定期检查 完成情况
内部审核、改进提高 针对组织质量管理体系进行的监督检查 手段。 由专门的人员——内审员,按ISO 9000标 准的要求实施内部审核,通过内部审核, 了解管理状况,对不足之处实施改进(包 括文件的修订和完善)。 ISO 9000标准就是通过这样的方式帮助 组织在管理中不断自我发现问题,自我改 进和提高,从而达到持续改进的目的。
• • 高层领导要高度重视 中层领导起带头作用 基层人员全员参与 注重实用性与有效性 贯标 作并不只是为了取证,更重的是 为了提高学院的管理水平,保持和提高教育 质量、提高学院的业绩,这样,贯标才具有 真正的意义;贯标也不是一味迎合标准,更 应注重实用性与管理的有效性。
a84987fab0dc1d433949a418d2def38b.ppt