การตรวจตดตามระ บบคณภาพภายใน Guidelines for internal quality audit

คำศพททควรรสำหรบ Auditor l l l l l Auditor : ผตรวจประเมน Auditee : ผถกตรวจประเมน Lead Auditor : หวหนาทมผตรวจประเมน Audit Criteria : เกณฑทใชในการตรวจ Audit Evidence : หลกฐานตางๆทขอดพจารณาความสอดค ลอง NC = Nonconformity : ความไมสอดคลอง OB = Observation : ขอสงเกต C = Compliance : ความสอดคลอง CAR = Corrective Action Request : 2

หลกการพนฐานในการ Audit Ethical conduct (มจรยธรรม ) -เชอใจ -มคณธรรม , ซอสตย -รกษาความลบ -สขมรอบคอบ Fair presentation (นำเสนออยางยตธรรม ) - การรายงานผล Audit ตองแมนยำ ถกตอง -ไมตอเตมเสรมแตง - 3

Personal behavior • ethical )มจรรยาบรรณ ( • open minded (เปดใจ ( • diplomatic (เปนกนเอง ( • observant (ชางสงเกต ( 4

AUDITOR ตองเขาใจการสอสารกบบคคลตาง ลนเปน ปลาไหล เครยด /ประ หมา อดท น พดมาก /ถ ซ อ ๆ ธระเ ยอะ 5

Due professional care (มความเปนมออาชพ - ) การ Audit ตองใช Auditor ทมความรทจะจบประเดน สำคญของการ Audit วางานนนจดสำคญคออะไร มใชจบผดจดเลกจดนอย Independence (เปนอสระ ) - ไมมสวนไดสวนเสย Evidence-based approach - การสรปรายงานในการAudit 6

anaging an audit program โปรแกรมการ audit เพอการวดความมประสทธผลของระบบ ทงนโปรแกรม Audit ขนกบ -ขนาด ลกษณะ และความสลบซบซอนขององคกร , ผบรหารมหนาทในการ : a. จดทำ ตรวจสอบทบทวนและปรบปรงโปรแกรมตรวจ b. จด สรรทรพยากรตามความจำเปน หลกการ Plan – do – check – action ครอบคลมทง 3 parties audit 7

วตถประสงคของการวางโปรแกรมใน การ audit - เพอใหมนใจในระบบบรหาร -เหตผลทางธรกจ -ขอกำหนดในการบรหารระบบ -เหตผลดานกฎหมายบงคบ -จำเปนตอง audit ผขายเรา -ความตองการของลกคา -ความจำเปนจากองคกรภายนอก -เปนองคกรทมความเสยงสง ฯลฯ 8

ขอบเขตของโปรแกรมขนกบ - scope และวตถประสงค และชวงเวลาของการaudit -ความถในการ audit -ขนาดและความซบซอน -ขอกำหนดของกฎหมาย -เงอนไขของ CB/AB -ภาษา วฒนธรรม , -ผลจากการ audit ครงกอน -การเกยวของกบองคกรภายนอก - 9

ความรบผดชอบ Procedure ทรพยากร และ ความรบผดชอบ ตองมการกำหนด หนาทความรบผดชอบใหชดเจนวา ใคร หรอกลมใด มหนาทในการทจะปฏบตการ audit ใหเปนไปตามโปรแกรม รวมถงการทบทวนและปรบปรงโปรแกรม ทรพยากรขนกบ -สภาวะเหตผลดานการเงน 10

Procedure ควรครอบคลมขนตอน - การวางแผนและ Schedule - การเลอก Auditor และ Lead auditor - การจดทม Auditor ทมคณสมบตเหมาะสม - การดำเนนการ Audit - การดำเนนการ Follow-up - รกษาบนทกผลการ Audit - การเฝาระวงใหโปรแกรมตรวจมประส ทธภาพ 11

การดำเนนการ - สอสาร Audit Program ใหทกฝายทเกยวของ วน – เวลา ( -ประสานงานAudit Schedule (ยนยน -กำหนดขนตอนการประเมนผล auditor -ยนยนการมอบหมายกำหนดทมผตรวจ -ใหทรพยากรทจำเปนแกทม Audit -การตรวจสอดคลองตามโปรแกรม -เกบบนทกผลการตรวจ -ทบทวนผลและแจกจายใหผทเกยวของ -ตดตามผลแกไข ถาจำเปน 12

Record ของการAudit a. - -audit plan audit reports -nonconformity reports - corrective & preventive action reports -follow up report (ถาจำเปน ( b. ผลการทบทวน Audit Program c. บนทกประวต auditor -ผลประเมน auditor -การเลอกทม auditor -ผลการอบรม(พฒนา auditor( 13

การทบทวนAudit Program เปนตวชวา -ความสามารถของ Team Audit ในการทำแผน -Feedback จากผถกตรวจ และ auditor -เวลาในการ Audit (ความเหมาะสมของโปรแกรม ( เพอทจะนำมาดวา a. แนวโนมของระบบเปนอยางไร b. ทำตาม Procedure กนหรอไม c. จำเปนตองปรบปรงสงใด (คอยๆเปนคอยๆไป ( d. Audit record สมบรณ e. ตองฝก หรอ สลบ auditor เพมเตม f. ความสมำเสมอระหวาง audit team 14

Audit Performanc e flow-Chart Agree the Facts ความไมสอด คลอง ทำการแก ไข Site/Area Preparati on วางแผนการต รวจ เตรยม checklist เปดประช ม ทำการตรวจต ดตาม พบ NC ? ไม พบ ปดประช ม รายงานผล นดหมายเจาขอ งพนท วน /เ ศกษาพนทจะ วลา ทำการตรวจ ศกษาขนตอนการปฏ บต ระบบการบรหารงาน คณภาพ ข คมอ บนท นตอน กตา ระบบ การป งๆ การจดก ฏบ รายงานสง าร ต ทพบ ตดตามผล ปดประเด 15

การเตรยมคำถามใน Check List ขอกำหนดของมาตรฐานทเกยวของก บเรองทจะทำการตรวจ /ของแผนกน นๆ เอกสารการทำงานของแผนกนนๆ ผลการตรวจประเมนครงทผานมา

Checklists and their use Checklists. -เปนการชวยเตอนความจำ -ใช Procedure ของหนวยงานเปนแนวทางตงค ำถาม -ไมใชแบบ ‘Tick List’ หรอ -ใชเปนแนวทางสำหรบ -สามารถเพมคำถามไดเสมอ Auditor

WITH WHAT ? (Materials / Equipmen t) INPUTS HOW? ( Procedures & Methods) “Turtle” Diagram WITH WHO? (Competen ce / Skills / Training) PROCESS OUTPUTS WHAT RESULTS? (Performance Indicators) 18

With Who )ความสามารถ /การ ฝกอบรม /ความร บผดชอบ ( With What (โครงสรางพ นฐาน ( Input How (คมอ / Procedure / WI) หนวยงาน / กจกรรม ……………… … Output Objective & Target (วตถประสงคค ณภาพ ( 19

Conducting on-site audit activities - Conducting opening meeting -(เปดประชม ) - Communication during the audit -(การสอสารระหวางตรวจ ) - Roles and responsibilities of guides -(บทบาทและหนาทของผนำทาง ) - Collecting and verifying information -(การรวบรวมและทวนสอบขอมล ) - Generating audit findings -(ผลการประเมนขอมลทไดจาการตรวจ ) - Preparing audits conclusions -(เตรยมสรปผลตรวจประเมน ) - Conducting closing meeting -(ปดประชม ) 20

การเปดประชมกอนการตรวจประเมน Opening Meeting( การแนะนำทมผตรวจประเมน ( Auditor( % แจงวตถประสงคและขอบขายการตรวจ ประเมน % ยนยนกำหนดการของการตรวจประเมน % อธบายขนตอนและวธการตรวจ % การรายงานสรปผลการตรวจประเมนในท ประชม Closing Meeting ( % 21

Audit Performance ระหวางการตรวจตดต าม ถามคำถาม l ขอดบนทก l ตรวจสอบบนทก l ดวาเปนไปตามระบบ ทวางไวหรอไม ! l ถามตาม audit trail l เปดใจใหกวาง l 22

การปดประชมการตรวจประเมน Meeting( ( Closing การกลาวขอบคณสำหรบความรวมมอใน การตรวจ % แจงจดด – จดแขงของ Auditee % แจงจดออน ขอบกพรองทตองไดรบการแกไข ( NC/Observation( % อธบายขนตอน ระยะเวลาในการแกไขขอบกพรอง % 23

การสอสารดวยคำพ ด - ใชคำศพททเข าใจงาย - ใชนำเสยงสภาพ - สอใหเหนความสน ใจทแทจรง - ไมใชนำเสยงเบ อหนาย การสอสารดวยท าทาง - ทาทางและบคล กสภาพ - การเคลอนไหวข องมอแขน - การใหสญญาณ - การประสานตา - สหนา 24

หลกในการเขยน CAR พบทไหน L ocation หลกฐานทพบคออะไร E vidence ไมสอดคลองกบมาตรฐานหรอ R เอกสารขนตอนการปฏบตฉบบใด equireme พบปญหาอะไร nt N ature of Problem LER 25

ตวอยางการเขยน CAR จากการตรวจสอบแผนกบคคล ไมพบบนทกประวตการฝกอบรมของ พนกงานทงหมด ในการฝกอบรมหลกสตร การเตรยมความพรอมในสถานการณเพล งไหม เมอวนท 5 สงหา คม 2556 ซงเอกสารขนตอนการปฏบต เรอง การฝกอบรม ระบจะตองมกา รจดทำประวตการฝ 26

Competence of auditors Concept of Competence Quality Generic Quality specific Knowledge and Skills Education Environmental knowledge And skills Environmental Specific Knowledge and skills Work Auditor Audit experience Training experience Personal attributes 27

Education, work experience, auditor § Auditor training, audit experience -ตองมความรในเรองทจะ audit -มประสบการณในการทำงานดานเทคนคบาง -ไดรบการฝกอบรม (ภายในหรอ ภายนอก ( -ประสบการณในการ audit (OJT( Audit team leader - Auditor ผมประสบการณทไดรบการประเมนผานจะเปน Lead Auditor § § Auditor ท audit ทง ISO 9001 และ ISO 14001 - ตอง Train ตองมประสบการณทำงาน 28

Maintenance and Improvement Competence § ตองเรยนรอยางตอเนอง -เขาอบรม -อานเอง -รวมประชม -ฯลฯ § ตอง Audit ตอเนองอยเรอย ๆ 29