Ιόνιο Πανεπιστήμιο Τμήμα Αρχειονομίας Βιβλιοθηκονομίας Πρότυπα Κωδικοποίησης

Ιόνιο Πανεπιστήμιο Τμήμα Αρχειονομίας – Βιβλιοθηκονομίας Πρότυπα Κωδικοποίησης Διοικητικών Εγγράφων Γεωργία Προκοπιάδου E-mail: gproko@ionio. gr

Ηλεκτρονικά Διοικητικά Έγγραφα Οργανώνονται και διατηρούνται σε ηλεκτρονικό πληροφοριακό περιβάλλον n Στο σύνολό τους ή κατά ομάδες συγκροτούν διοικητικά αρχεία (public archives) n Αποτελούν προϋπόθεση για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση n

Διοικητικά Αρχεία n Καθιέρωση εθνικής πολιτικής διαχείρισης και επεξεργασίας διοικητικών εγγράφων και των συλλογών αυτών με απώτερο στόχο την υποστήριξη της Διαδικασίας Λήψης Αποφάσεων Εξυπηρέτησης των Πολιτών και των συναλλαγών αυτών με τις Διοικητικές Υπηρεσίες Διεξαγωγής και Ολοκλήρωσης των Διοικητικών Διαδικασιών

Χαρακτηριστικά Διοικητικών Εγγράφων (1) n n n Προσφέρουν αυθεντική και αξιόπιστη απόδειξη των διοικητικών συναλλαγών και δραστηριοτήτων υπηρεσιών Συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων καθώς αποτελούν την «μνήμη» των διοικητικών πράξεων, καθώς και πρωτογενής πηγή πληροφοριών Διευκολύνουν την διαδικασία αξιολόγησης των δραστηριοτήτων υπηρεσιών και συμβάλλουν στην διεξαγωγή έγκυρων συμπερασμάτων αναφορικά με τις διοικητικές διαδικασίες και συναλλαγές

Χαρακτηριστικά Διοικητικών Εγγράφων (2) n Ενημερώνουν τους πολίτες αναφορικά με τις διοικητικές δραστηριότητες του Κράτους και εξασφαλίζουν το δικαίωμα πρόσβασης των πολιτών στην πληροφορία n Ενισχύουν την ιστορική έρευνα και υποστηρίζουν το εκπαιδευτικό έργο προσφέροντας πληροφορίες από πρωτογενείς πηγές

Οφέλη Κωδικοποίησης (1) n n Ενισχύει και υποστηρίζει το δικαίωμα δημόσιας πρόσβασης στη διοικητική πληροφορία Αναβαθμίζει τα πληροφοριακά συστήματα των υπηρεσιών προσφέροντας άμεση και έγκυρη πρόσβαση μέσω πολλαπλών σημείων Παρέχει παρακολούθηση των διοικητικών πράξεων και των ενεργειών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών Εξασφαλίζει «ανοικτή» και «διαφανή» Διοίκηση

Οφέλη Κωδικοποίησης (2) n n n Ενισχύει την έρευνα και την εκπαιδευτική πράξη Συμβάλλει στην κοινωνική ένταξη όλων των ομάδων πολιτών ανεξαρτήτως εκπαιδευτικού και κοινωνικού υπόβαθρου Διασυνδέει την Κεντρική Διοίκηση με την Περιφερειακή και Τοπική Αυτοδιοίκηση συμβάλλοντας στην ανάπτυξη ενός αποκεντρωμένου αλλά πλήρως διασυνδεδεμένου δικτύου

Γιατί Τώρα; n n n Οι τεχνολογικές εξελίξεις παρέχουν πρόσφορο έδαφος για την ανάπτυξη αναβαθμισμένων ποιοτικά συστημάτων Παρουσιάζεται η ανάγκη διασύνδεσης όλων των δημόσιων υπηρεσιών για άμεση και αποτελεσματική ροή δεδομένων και ανταλλαγή πληροφοριών εξοικονομώντας χρόνο εργασίας και έρευνας Η κοινωνία της πληροφορίας προϋποθέτει την άμεση πρόσβαση των πολιτών στα διοικητικά έγγραφα διατηρώντας το δικαίωμα τους στην πληροφορία και την πληροφόρηση Τα ηλεκτρονικά – ψηφιοποιημένα διοικητικά αρχεία προβάλλουν νέες απαιτήσεις διαχείρισης και διαφύλαξης Η διασύνδεση υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης θέτει ζητήματα διαλειτουργικότητας

Υλοποίηση Στόχων n Με πληροφοριακά συστήματα που υλοποιούν διεθνή πρότυπα για την περιγραφή και κωδικοποίηση των διοικητικών ηλεκτρονικών εγγράφων

ISO 15489: Πρότυπο Περιγραφής Διοικητικών Εγγράφων n Παρέχει τεχνικές και βασικές οδηγίες για αποτελεσματική συγκρότηση, ανάπτυξη και διατήρηση των διοικητικών αρχείων των δημόσιων υπηρεσιών ΣΥΝΕΠΩΣ ΕΞΑΣΦΑΛΙΖΕΙ Ομοιόμορφες και Κοινές Αρχές και Τεχνικές Περιγραφής των Διοικητικών Εγγράφων

ISO 15489 n n n Προέρχεται από τη διεθνοποίηση του Αυστραλιανού προτύπου AS 4390 – Records Management, το οποίο αναπτύχθηκε στις αρχές του 1990 Έναυσμα ανάπτυξης προτύπου διαχείρισης διοικητικών αρχείων αποτέλεσε το πρότυπο ποιότητας ISO 9000, το οποίο αναφέρει ρητά την ανάγκη εξασφάλισης «ποιοτικών διοικητικών εγγράφων» , χωρίς ωστόσο να εξετάζει και να προτείνει λύσεις Το 1997 ξεκίνησε η διαδικασία επέκτασης του Αυστραλιανού προτύπου προκειμένου να αποτελέσει το παγκόσμιο πρότυπο για record keeping

Πεδίο Εφαρμογής του 15489 n n Αναφέρεται ΜΟΝΟ σε συλλογές (public archives) και έγγραφα που δημιουργούνται στο πλαίσιο επιχειρηματικών συναλλαγών. ΔΕΝ καλύπτει τεχνικές περιγραφής αρχειακών συλλογών (archival collections), ακόμη και αν αυτές οι συλλογές περιλαμβάνουν έγγραφα, τα οποία συγκροτούν διοικητικά αρχεία.

ISO 15489 n n n n n Σκοπός (*) Κανονιστικές παραπομπές Όροι και ορισμοί Προσδοκώμενα οφέλη εφαρμογής του ΣΔΑ Πολιτική και υπευθυνότητες (*) Προϋποθέσεις ΣΔΑ Σχεδιασμός και εφαρμογή ΣΔΑ (DIRKS των NAA) Διεργασίες και έλεγχοι στη διαχείριση αρχείων (*) Παρακολούθηση και έλεγχος (*) Έλεγχος(*)

Μετάβαση από την Περιγραφή στην Κωδικοποίηση n ISO 15489 πρότυπο περιγραφής όπως ISBD στη Βιβλιοθηκονομία και ISAD στην Αρχειονομία n Dublin Core πρότυπο κωδικοποίησης και διαλειτουργικότητας όπως MARC στη Βιβλιοθηκονομία και EAD στην Αρχειονομία

Dublin Core Ανοικτό πρότυπο ΩΣΤΟΣΟ Τα 15 μετα-πεδία που διαθέτει δεν μπορούν να καλύψουν το σύνολο της διοικητικής πληροφορίας

Διοικητική Πληροφορία: Πολυδιάστατη n Το πρότυπο καλείται να περιγράψει: ¨ Ουδέτερες Έννοιες Διοικητικής Ορολογίας ¨ Διοικητικές Αρμοδιότητες ¨ Διοικητικές Διαδικασίες

Διοικητική Πληροφορία: Πολύ-επίπεδη n Λόγω ιεραρχικής δομής της Δημόσιας Διοίκησης Συνεπώς Τα μετα-πεδία που απαιτούνται για την κωδικοποίηση των συλλογικών οργάνων καλούνται να απεικονίζουν πολλαπλά ιεραρχικά επίπεδα προκειμένου να καλύψουν το σύνολο της προσφερόμενης πληροφορίας Π. χ. Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας Γραφείο Αποζημίωσης

Συνεπώς n Το DC δεν μπορεί να «δεχτεί» δεδομένα αναφορικά με: ¨ τις διοικητικές λειτουργίες που προϋποθέτουν και οδηγούν στην παραγωγή εγγράφων ¨ την δυνατότητα πρόσβασης και απόκτησης διοικητικών εγγράφων ¨ το επιδιωκόμενο κοινό ¨ τη νομική πράξη η οποία προϋποθέτει ένα έγγραφο να δημιουργηθεί ή μια διαδικασία να ξεκινήσει ¨ τις συνθήκες διατήρησης και περαιτέρω χρήσης των εγγράφων ¨ Την «τοποθεσία» φύλαξης των εγγράφων ¨ κ. λ. π.

Λύση Η δημιουργία νέων μετα-πεδίων και συνεπώς η επέκταση του προτύπου ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΕΠΕΚΤΑΣΗΣ Κάθε χώρα προέβη στην ανάπτυξη νέων μετα-πεδίων βασισμένων στις δικές της διοικητικές ανάγκες

Παραδείγματα n Αγγλία n Αυστραλία n Νέα Ζηλανδία n Αμερική e-GMS (UK e-Government Metadata Standard) AGLS (Australian Government Metadata Standard) NZGLS (New Zealand Government Locator Service) GILS (Government Information Locator Service)

e-GMS n Η πρώτη έκδοση αποτελούνταν μόνο από τα μετα-πεδία του Dublin Core, και συγκεκριμένα από:

DC Meta-fields Title (name given to the Contributor (entity Source (reference resource) making contributions) to a resource) Creator (entity Date (a date in the Language responsible for resource) lifecycle of resource) Subject (keywords and Type (the nature or Rights (rights held phrases indicating the subject genre of the resource, in and over the i. e. position in collection) resource) matter) Description (account of Format (the physical Coverage (time the content) format, i. e. extent, medium) period and place covered by the content) Publisher (entity for Identifier Relation making the resource available) (resource’s identity, i. e. ISBN)

Relation meta-field n n n Διασυνδέει μεταξύ τους σχετικούς πόρους (reference to a related resource) Προτείνει την χρησιμοποίηση των «Identifiers» για την ανάπτυξη των διασυνδέσεων Καλύπτει είδη σχέσεων όπως: Is part of / Has part n Is version of / Has version n Is format of / Has Format n References / Is referenced by n Is required by / Requires n Is replaced by / Replaces n Sequence No n

e-GMS: 2η έκδοση n Προστέθηκαν Refinements (~ Υποπεδία) στα περισσότερα πεδία του Dublin Core που κάλυπταν πληροφοριακές ανάγκες εγγράφων n Προστέθηκαν 4 νέα πεδία

Παράδειγμα: Creator Προστέθηκαν τα εξής 3 refinements για το μετα-πεδίο του δημιουργού: Person or organization who has chief Owner responsibility for the content (creator μπορεί να είναι ένας προϊστάμενος, ενώ owner το τμήμα στο οποίο εργάζεται) Contact The individual or organization to be contacted for further information (στοιχεία και πληροφορίες επικοινωνίας) Custodian The individual responsible for the management of the documents (μετα-πεδίο σχεδόν ταυτόσημο με τον owner / πιθανόν να διαγραφεί)

Παράδειγμα: description Προστέθηκαν τα εξής 2 refinements για το μετα-πεδίο της περιγραφής: Table of contents A list of subunits of the content of the resource (τμήματα που συγκροτούν τον πόρο, π. χ. document history) Abstract A summary of the content of the resource (περίληψη του εγγράφου)

e-GMS: νέα πεδία Audience An entity that mediates access to the resource Disposal The retention and disposal instructions for the resource (Κανόνες απόσυρσης των διοικητικών εγγράφων) Location The physical location of the resource Preservation Data needed to support the perpetual preservation of records (π. χ. ο προϊστάμενος ενός γραφείου «μεσολαβεί» για την απόκτηση ενός εγγράφου αναγκαίου για την διεκπεραίωση της εργασίας ενός υπαλλήλου ) (Ο χώρος διατήρησης και αποθήκευσης των εγγράφων και όχι η ηλεκτρονική διεύθυνση και το path ενός αρχείου) (Καταγράφεται η διοικητική «ιστορία» των εγγράφων / Υποστηρίζει την λήψη αποφάσεων)

NZGLS και AGLS: δύο πανομοιότυπα πρότυπα κωδικοποίησης εγγράφων n Έχουν προσθέσει 4 πεδία (διαφορετικά από του e-GMS) Availability How the resource can be obtained, or contact information Function The business function of the agency to which this resource or service relates (Διοικητικές πληροφορίες αναφορικά με τα έγγραφα ή/και τις υπηρεσίες που τα διαθέτουν) (Η διοικητική λειτουργία που οδηγεί στην παραγωγή ενός εγγράφου) Audience The target audience of the resource Mandate A specific legal instrument which requires the resource to be created or provided (Η νομική πράξη που οδηγεί στην δημιουργία ενός εγγράφου) (Η κατηγορία χρηστών στην οποία απευθύνεται ένα έγγραφο / Σχετίζεται καθορίζει δικαιώματα πρόσβασης και ανάκτησης)

Κατηγορίες μετα-πεδίων Descriptive Identification Subject Elements Analysis Elements Linking Entry Elements Intellectual Responsibility Elements Title Identifier Topical Term Relation Creator Description Date Personal Name Source Publisher Rights Type Corporate Body Name Mandate Contributor Language Coverage Geospatial Term Format Function Audience Availability

Παράδειγμα Κωδικοποίησης Εγγράφου με NZGLS ή AGLS

GILS (1) Το GILS δεν στηρίζεται στο Dublin Core. Αποτελεί ένα ανεξάρτητο πρότυπο κωδικοποίησης και διαλειτουργικότητας. Κοινά πεδία με το DC και το e-GMS είναι τα παρακάτω: GILS Meta-Fields Crosswalk to e-GMS Title Originator Creator Contributor Date of Publication Language of Resource Date Language Abstract Description

GILS (2) Controlled Subject Index Subject Terms Uncontrolled Spatial Domain Time Period Subject Coverage Availability Sources of Data Access Constraints Medium και Rights Source Rights Cross Reference Relation Schedule Number Identifier Language of Record Language

GILS: “ανεξάρτητα” μετα-πεδία (1) Place of Publication The city or town where the described resource was published. May also include country if location of city is not well known. Methodology Any specialized tools and techniques, or methodology use to produce this information resource Use Constraints applied to assure the protection of privacy or intellectual property and any other special restrictions or limitations on using the information resource Point of Contact An organization or person where appropriate, serving as the point of contact plus methods that may be used to make contact Supplement Information Association of other descriptive information with the record

GILS: “ανεξάρτητα” μετα-πεδία (2) Purpose Programs, projects, and legislative actions wholly or partially responsible for the establishment or continued delivery of a record Agency Program Major agency program or mission supported by the system including a citation for any specific legislative authorities associated with the record Control Identifier Record Source Date of Last Modification Distinguished the record from all other GILS Core locator records The organization that created or last modified the record Date on which the record was created or modified.

Θεματική Περιγραφή Εγγράφων n Η θεματική περιγραφή και η απόδοση όρων θεωρείται υποκειμενική διαδικασία, δεδομένου ότι η πληροφορία δεν εντοπίζεται στο έγγραφο αλλά επινοείται από τον επεξεργαστή Συνεπώς Το μετα-πεδίο(α) που δέχεται τον όρο(ους) θεματικής πρόσβασης παρουσιάζεται ετερογενές με διαφορετική και ποικίλη ορολογία και εννοιολογική προσέγγιση

Λύση: Ελεγχόμενα Λεξιλόγια n n n Καθιερώνουν ορολογία εξασφαλίζοντας την χρήση των κοινών όρων Καθοδηγούν τον τελικό χρήστη στην έρευνά του απεικονίζοντας τους καθιερωμένους όρους, καθώς και τις ιεραρχικές διασυνδέσεις μεταξύ των εννοιών Οργανώνουν επιστημονικά πεδία πληροφόρησης και γνώσης, υποδεικνύοντας την ορολογία του κάθε επιστημονικού κλάδου, καθώς και την ιεραρχική του δομή

Θησαυροί Κυβερνητικής Πληροφορίας n Διοικητική Πληροφορία EUROVOC n FONZ (Functions of New Zealand Thesaurus) n SONZ (Subjects of New Zealand Thesaurus) n Government of Canada Core Subject Thesaurus n n Νομοθετική Πληροφορία GLIN (Thesaurus for the Global Legal Information Network) n LIV (Legislative Indexing Vocabulary) n

EUROVOC (1) n n Αναπτύχθηκε από την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) Καταρτίστηκε με βάση τα διεθνή πρότυπα του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης: ISO 2788/1986 ¨ ISO 5964/1985 ¨ n n n Χρησιμοποιείται από φορείς, όπως το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, την Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ, τα Εθνικά και Περιφερειακά Κοινοβούλια της ΕΕ, κ. α Είναι πολύγλωσσος θησαυρός και εκδίδεται στις 11 επίσημες γλώσσες της ΕΕ, μεταξύ άλλων και στα ελληνικά Έχει μεταφραστεί από τα Εθνικά Κοινοβούλια πολλών χωρών, όπως της Κροατίας, Λετονίας, Αλβανίας, κ. α.

EUROVOC (2) Καλύπτει όλους τομείς που αφορούν δραστηριότητες των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων, και συγκεκριμένα: n n n n n Πολιτική ζωή Διεθνείς σχέσεις Ευρωπαϊκές Κοινότητες Δίκαιο Οικονομική ζωή Οικονομικές και εμπορικές συναλλαγές Δημοσιονομικά Κοινωνικά θέματα Επικοινωνία και μόρφωση Επιστήμες n n n Επιχειρήσεις και ανταγωνισμός Απασχόληση και εργασία Μεταφορές Περιβάλλον Γεωργία, δασοκομία και αλιεία Διατροφή και γεωργικά προϊόντα Παραγωγή, τεχνολογία και έρευνα Ενέργεια Βιομηχανία Γεωγραφία Διεθνείς οργανισμοί

EUROVOC: Παράδειγμα Λήμματος Προσφυγή στα Διοικητικά Δικαστήρια SN SN MT UF BT 1 NT 1 RT Να χρησιμοποιείται για προσφυγή που ασκείται ενώπιον διοικητικού δικαστηρίου. Δεν πρέπει να συγχέεται με τη διοικητική προσφυγή 1221 δικαιοσύνη προσφυγή ελέγχου της νομιμότητας προσφυγή περί ελέγχου του κύρους πράξεως προσφυγή πλήρους δικαιοδοσίας αξίωση παροχής εννόμου προστασίας προσφυγή ακυρώσεως προσφυγή διοικητικής ευθύνης διοικητική προσφυγή (0436)

SONZ and FONZ n n n Αναπτύχθηκαν στα πλαίσια του προγράμματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στη Νέα Ζηλανδία και χρησιμοποιούνται παράλληλα με το NZGLS Αποτελούν παράγωγα του έργου “Portal Thesaurus Project” με στόχο την δημιουργία θησαυρών για τις δημόσιες υπηρεσίες και τα διοικητικά έγγραφα Ο FONZ αναπαριστά και διασυνδέει «λειτουργίες» του δημόσιου τομέα, ενώ ο SONZ διοικητικούς θεματικούς όρους

Παράδειγμα Λήμματος από FONZ Risk management (Internal) UF: Auditing Disaster recovery planning Insuring Public sector assurance BT: Corporate management (Internal) BT: RT: Managing public liabilities RT: DEF: Identifying possible financial and other risks within an DEF: agency and putting strategies in place to manage those risks, including insuring, internal auditing, and developing risk management strategies SN: INCLUDES: insurance arrangements, business continuity SN: arrangements, organizational liability management, monitoring contract performance

Παράδειγμα Λήμματος από SONZ Roads UF: BT: NT: RT: Highways Streets Infrastructure Bus lanes Motorways Cycleways Footpaths Level crossings Parking Pedestrian crossings Road transport Tunnels

Government of Canada Core Subject Thesaurus n n Παρέχει καθιερωμένη ορολογία και ελεγχόμενο λεξιλόγιο για τις πληροφοριακές πηγές της Κυβέρνησης του Καναδά ανεξαρτήτως μέσου μεταφοράς της πληροφορίας Αποτελεί μέρος του προγράμματος Depository Services Program (DSP) Subject Thesaurus Χρησιμοποιείται από όλες τις βάσεις δεδομένων της Κυβέρνησης του Καναδά Διατίθεται στα αγγλικά και γαλλικά

Government of Canada Core Subject Thesaurus: Παράδειγμα λήμματος Libraries FRENCH: Subject Category: Scope Note: Used For: Broader Term: Narrower Term: Related Term: Bibliothèque IN Information and Communications A collection of books and other materials maintained for reading, consultation, study and research and organized to provide access to a specific clientele, with a staff trained to provide services to meet the needs of its users. Documentation services Library collections Cultural institutions Digital libraries Government libraries National libraries Public libraries Special libraries Bibliographic data interchange Cataloguing Interlibrary loans

GLIN Ξεκίνησε το 1950 και ενημερώνεται συνεχώς n Καθιερώνει και διασυνδέει νομοθετική ορολογία n Συνοδεύει βάση δεδομένων, η οποία καλύπτει νόμους, νομοθετικές ρυθμίσεις και άλλες νομικές πηγές πληροφόρησης n

GLIN: Παράδειγμα Λήμματος Term Scope Note Used For Narrower Term Broader Term Related Term Courts Refers to the Judicial Power of the State as well as to tribunals of all sorts, regardless of whether they are in the Executive or Judicial branch, or if they are independent of either. Judicial Branch Administrative courts Commercial courts Criminal courts International Court of Justice International Criminal Court Legal systems Actions & defenses Administration of justice Criminal investigation Criminal offenders Enforcement of judgments Judges Judicial review of legislation

LIV n Αναπτύχθηκε από το Congressional Research Service n Καλύπτει υλικό νομοθετικό και δημόσιας πολιτικής n Μαζί με τον θησαυρό GLIN, αποτελούν μέρος των θησαυρών του Library of Congress

Στόχος Κωδικοποίησης n Υιοθέτηση κοινού προτύπου περιγραφής (θεματικής και βιβλιογραφικής) για την κωδικοποίηση των διοικητικών εγγράφων ΜΕ ΣΤΟΧΟ Τη δυνατότητα επικοινωνίας και ανταλλαγής μηχαναγνώσιμων δεδομένων και ΣΥΝΕΠΩΣ την εξασφάλιση της Διαλειτουργικότητας

Εργασίες (1/2) n n n Διαβούλευση Μεγάλης Βρετανίας για τον αντίκτυπο της πρότασης για τη δημιουργία οδηγίας επαναχρησιμοποίησης της PSI από την ΕΕ Advisory Panel on PSI, UK, Αδειοδοτήσεις για την επαναχρησιμοποίηση της PSI, UK (μοντέλο, υπάρχουσα κατάσταση) Case study εφαρμογής κοινοτικής οδηγίας (από φορείς) Παρουσίαση προγραμμάτων για PSI Διαβούλευση για την αξιολόγηση της κοινοτικής οδηγίας πριν την ενσωμάτωση στο εθνικό δίκαιο (Μεγάλη Βρετανία).

Εργασίες (2/2) n n n Απεικόνιση δομής και δραστηριοτήτων οργανισμού με μια γλώσσα ή εργαλείο οντολογιών Μεταδεδομένα διαχείρισης εγγράφων ενός οργανισμού (ανάπτυξη βάσης μεταδεδομένων) Το πρότυπο EAC και πως χρησιμοποιείται στην κυβερνητική πληροφορία Περιπτώσεις χρήση οντολογιών στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση Ανάπτυξη ψηφιακής βιβλιοθήκης κυβερνητικών εγγράφων Πολιτικές πρόσβασης (access policies) στην κυβερνητική πληροφορία