서울국제다이어트컨퍼런스 기획서 Seoul International Diet Conference 2003 • 일 시 : 2003년 10월 18일(토)-19일(일) (2일간) • 장 소 : COEX컨벤션센터 320, 321호 • 연구진 : 이재선 · 홍순미
목 I. 개 차 요 1. 행사명 5. 엠블렘 8. 일시 11. 주최 14. 예산 2. 슬로건 3. 목적 4. 컨셉 6. 방침 7. 기대효과 9. 장소 10. 참가대상 12. 주관 13. 후원 15. 조직도 16. 추진일정 II. 행사기본계획 1. 행사프로그램 2. 환영만찬 3. 회의 4. 환송만찬 III. 부문별계획 1. 수송 2. 등록 6. 식음료계획 9. 세부예산계획 3. 공항영접 4. 호텔영접 7. 관광 8. 홍보 10. 유관부처협조사항 5. 숙박 IV. 행사준비사항 현수막, 명패, 네임카드, 사인보드, reply form, 초대장, 초록집 Seoul International Diet Conference 2003
I. 개요
1. 행사명 • 국문 - 서울다이어트컨퍼런스 2003 • 영문 - Seoul. Diet. Conference 2003 2. 슬로건 “올바른 다이어트 건강한 생활” “Diet for healthy life” 3. 목 적 • 세계의 비만 인구 율과 성인병의 발생 율을 줄이기 위한 현실적인 지식을 전문가에게 알림. • 올바른 식습관을 일반인에게 정착시킴. 4. 컨 셉 전문적 지식제공을 위한 국제적인 학술행사 Seoul International Diet Conference 2003
5. 엠블렘 § Seoul International Diet Conference 2003 의도 건강한 다이어트를 통한 건강한 생활 § 형태 곡선을 이용하여 나타낸 사람의 신체 § 의미 동적인 형태로 나타내어 활력있고 건강한 모습을 표현 § 색상 빨간색, 파란색, 노란색, 녹색 등의 원색을 고르게 사용 Seoul International Diet Conference 2003
6. 방침 • • • 학술행사와 기업홍보 활동을 병행 효과적인 다이어트를 위한 자료 제공 (일반인) 전시 용품및 의료행사 제공 (협찬업체) 7. 기대효과 • 전문적인 지식 공유 • 다어어트를 통한 국민건강의 증진 • 건강한 육체를 통한 건강한 사회 구현의 초석이 됨 Seoul International Diet Conference 2003
8. 일 시 : 2003년 10월 18일(토) – 19일(일) (2일간) 9. 장 소 : COEX 컨퍼런스센터 320, 321호 COEX Intercontinental Hotel 10. 참가대상 : 국내외 전문가 200명 11. 주 최 : 보건복지부 12. 주 관 : 대한의사협회, SIDC 2003 13. 후 원: 대한약사협회, 조선일보, KBS, 대한비만관리협회, 한진여행사 한국식품공업협회 Seoul International Diet Conference 2003
14. 예산 수입 지출 보건복지부 1145 (단위 : 만원) 인건비 1115 5496 대한약사협회 500 행사관련회의비 대한비만관리협회 500 인쇄비 한국식품공업협회 371 운영경비 146 75 참가비 5466 시설장비임대 420 합 7982 예비비 730 합 계 7982 계 Seoul International Diet Conference 2003
15. 조직도 보건 복지부 장관 사무국 기획 조정 본부 기획부 기 획 팀 대 외 협 력 팀 총무부 예 산 팀 물 자 지 원 팀 행사의전 본부 회의지원 인 력 관 리 팀 회 의 기 획 팀 종합 지원 본부 행사부 문 서 관 리 팀 통 번 역 지 원 등록부 행 사 지 원 팀 의 숙 박 등 록 팀 전 팀 홍보부 등 록 팀 안 전 관 리 팀 회의 기획 업체 행사부 등 록 숙 박 수송, 영접, 의전 관 광 사교행사 인쇄 제작 홍 보 Seoul International Diet Conference 2003
16. 추진일정 검토, 확정 일정 업무구분 업무분장 `02 상반기 `02 하반기 계약, 집행 `03 1사분기 `03 2사분기 `03 3사분기 1. 계획수립 1 -1 총회기본계획 1 -2 주요업무 추진일정 기획단 HSM 1 -3 주요업무분장 획 1 -4 프로그램(행사별) 기획단 1 -5 세부실행계획작성 기 기획단 HSM 2. 계약업무 2 -1 PCO 기획단 2 -2 외부발주처 선정 단 HSM 2 -3 총회 및 회의장소 기획단 2 -4 숙박호텔 계 2 -5 사교행사 장소 HSM 기획단 3. 기본예산안 3 -1 기본예산안 기획단 3 -2 세부예산편성 HSM 3 -3 행사경비 집행 HSM 3 -4 결산 HSM Seoul International Diet Conference 2003
16. 추진일정 검토, 확정 일정 업무구분 기 획 단 계 업무분장 4. 협의 및 교섭업무 회의 업무 공식 행사/ 1. 등록준비 SIDC 2. 등록접수 및 진행 SIDC 3. 등록데스크 운영준비 HSM 4. 경호 및 의전(계회식) HSM 2. 숙박신청 접수 준비 SIDC 3. 숙박신청 접수 진행 SIDC 4. 초청 VIP, 주요인사 관리 SIDC 5. 호텔협의 사항 숙 박 업 무 `03 3사분기 기획단 1. 숙박시설 확보(Block) 등 록 업 무 `03 2사분기 기획단 4 -3 기타 유관기관 협력체계 `03 1사분기 기획단 4 -2 지원위원회 `02 하반기 기획단 4 -1 SIDC본부 `02 상반기 계약, 집행 HSM 1. 회의장 운영 SIDC 2. 동시통역 HSM 1. 개회식 HSM 2. 환영만찬 HSM Seoul International Diet Conference 2003
16. 추진일정 검토, 확정 일정 업무구분 업무분장 3. 수석대표 만찬 수 송 4. Special Events `03 2사분기 HSM 2. 주정차(COEX동문 앞 도로) `03 1사분기 HSM 1. 수송버스 `02 하반기 HSM 5. 환송만찬 사교 행사 `02 상반기 계약, 집행 HSM Seoul International Diet Conference 2003
II. 행사기본계획
1. 행사프로그램 일자 시간 종 October 18 (Sat) 일 October 19 (Sun) 다이어트 기구 및 식품 전시 10 : 00 10 : 30 11 : 00 11 : 30 12 : 00 입 12 : 30 회의 13 : 00 관 13 : 30 14 : 00 국 14 : 30 15 : 00 15 : 30 16 : 00 16 : 30 17 : 30 광 이동 17 : 00 등 록 COEX → COEX INTER – HTL 18 : 00 18 : 30 19 : 00 환영 리셉션 및 개회식 환송만찬 19 : 30 20 : 00 Seoul International Diet Conference 2003
2. 환영만찬 1). 개요 • 일 시 • 장 소 • 참가자 수 • 참가 대상 • 주 관 : : : 2003년 10월 18일 18시- 20시 COEX Intercontinental Hotel Harmony Ballroom 200명 행사 참가자 전원 SIDC 2003 행사위원회 2). 세부준비사항, 필요기자재, 예산 구분 항목 수량 Setting 기자재 Head table 의자 Head table 마이크 Round table 의자 통역부스 수신기 마이크 포디움마이크 8 8 5 25 200 6 200 35 1 1 비고 예산 항목 수량 비고 준비물 C O E X Intercon Hotel 기자재 협찬 구분 명패 배너 200 1 SIDC제공 4개국어 10만원 7만원 식음료 석식 200 Standing Buffet 700만원 기타 녹음테이프 동시통역사 2식 4명 녹음 SIDC제공 40만원 예산 합계 예산 757만원 Seoul International Diet Conference 2003
3). 행사장 Seoul International Diet Conference 2003
3). 행사장 Seoul International Diet Conference 2003
3. 회의 1). 개요 • 일시 • 장소 • 인원 • 형식 • 통역 : : : 2003년 10월 18일 10: 00 ~ 16: 30까지 코엑스 컨퍼런스 센터 320 , 321 호 100명 교실형식 영어, 불어, 스페인어, 중국어 2) 세부 준비사항 및 필요 기자재 구 분 Setting 기자재 항 목 Head Table 의자 Head Table 마이크 통역부스 수신기 마이크 포디움 마이크 수량 5개 5개 3개 4개 30개 1개 1개 비고 예산 C O E X Inter. Con Hotel 기자재 협찬 구 분 항 목 수량 비 고 예산 준비물 명패 배너 100 1 SIDC제공 4개국어 10만원 7만원 기타 녹음테이프 동시통역사 1식 4명 녹음 SIDC제공 40만원 예산합계 57만원 Seoul International Diet Conference 2003
3). 회의장 도면 통 역 부 스 Seoul International Diet Conference 2003
4. 환송만찬 1). 개요 • 일 시 • 장 소 • 참가자 수 • 참가 대상 • 주 관 : : : 2003년 10월 19일 18시- 20시 COEX Intercontinental Hotel Harmony Ballroom 200명 행사 참가자 전원 SIDC 2003 행사위원회 2). 세부준비사항, 필요기자재, 예산 구분 항목 수량 Setting 기자재 Head table 의자 Head table 마이크 Round table 의자 통역부스 수신기 마이크 포디움마이크 8 8 5 25 200 6 200 35 1 1 비고 예산 항목 수량 비고 준비물 C O E X Inter. Con Hotel 구분 명패 배너 200 1 SIDC제공 4개국어 10만원 7만원 식음료 석식 200 Standing Buffet 700만원 기타 녹음테이프 동시통역사 2식 4명 녹음 SIDC제공 40만원 예산 합계 예산 757만원 기자재 협찬 Seoul International Diet Conference 2003
III. 부문별계획
1. 수송 Seoul International Diet Conference 2003
2. 등록 등록업무의 흐름도 Mailing List 작성 사전등록자 List작성 Data확인 및 정리 현장등록운영 안내서제작 및 발송 참가자 Data Base 자료출력 등록 신청서 접수 Data 입력 & 변경사항 수정 최종참가자 List작성 Seoul International Diet Conference 2003
2. 등록 등록데스크 배치도면 회의장 회의장 m Na e ta g s De k Fill up desk DESK 2 DESK 1 현장등록자 사전등록자 Seoul International Diet Conference 2003
3. 공항영접 1). 기간: 2002년 10월 18일~19일 2). 주요업무 (인천국제공항 안내데스크 설치, 운영) 구분 내용 인력 1. 환영 • 입국 환영 및 안내데스크 이동 유도 (공항영접요원) • 환영피켓요원 : 4인 (10. 18~10. 19 ) 2교대 운영 2. 안내 • 안내데스크 설치 및 운영 • 행사장 및 숙소까지의 교통안내 • 공항편의시설 안내 • 안내책자 비치 - 서울시 지도, COEX Complex 지도, 행사장 안내도, 공항브로셔 등 • 안내데스크 요원 : 4인 (10. 18~10. 19 ) 2교대 운영 • SIDC요원 : 6인 (VIP 영접 4인 , 관리감독 2인) 3. 편의 제공 • 공항→호텔 수송수단 제공 : 티켓 제공 (KAL리무진), 짐 운반 보조 • 행사정보 제공 • 수송요원 : 4인 (10. 18~10. 19 ) 2교대 운영 4. 기타 • 사인물 설치 - 안내데스크 간판 및 탁상용 표지판 - 공항내 유도사인물 - 환영피켓 - KAL리무진버스 탑승장 사인물 - KAL리무진 버스 부착물 • 입국관련사항 -참가자 입국상황 파악 Seoul International Diet Conference 2003
4. 호텔영접 1). 기간: 2002년 10월 18일~20일 2). 주요업무 (양 Hotel Lobby 안내 데스크 설치, 운영 ) 구분 내용 1. 영접 (환영, 마중) • 호텔 도착 및 출발 시 영접 및 안내 - 회의 및 만찬 - City Tour 2. 안내 • SIDC 2002 정보 제공 (호텔 내) - 호텔에서 행사장까지의 이동안내 (도보) • 각종 편의제공 정보 - 행사 참가/주변이용 시설에 대한 안내 • 안내책자 비치 - 서울시 지도, COEX Complex 지도, 행사장 안내도, 행사 관련 인쇄물 등 • H. Q. 와 중계역할 3. 기타 인력 • 호텔 영접요원 - COEX Inter-Con Hotel: SIDC 요원 1인 (10. 18~10. 20 ) 진행 요원 2인 (10. 18 : 2인 10. 19~10. 20 : 1인) • 호텔 내 각종 Delivery 지원 (우편물 수송) - 초청장, 꽃, 기타 선물, 메시지 관리 • 수송 보조 -참가자 이동 셔틀버스 및 Spouse Program 이동 보조 Seoul International Diet Conference 2003
5. 숙박 숙박업무 기본방향 접근성이 용이한 호텔확보 행사장 접근이 용이한 호텔 숙박신청 접수 및 관리 신청접수/deposite(1박 분의 예약금 수납방법) 숙박현황파악을 위한 system 구축 객실 예약 현황에 따라 우선순위로 호텔배정 예약확인서 발송(E-mail, Fax, 우편 등 회의장 참가자 쾌적한 이동거리 최소화 요구사항 최대반영 불편사항 최소화 숙박환경제공 충분한 객실 확보 Sis에서 직접 예약, 접수 원칙 신청서 도착순서에 따라 사무국에서 호텔배정 숙박신청자 요구사항 신속, 적절한 조치 각 숙박호텔에 안내데스크 설치 투숙자 명단 확보 당직 호텔측 객실 당담자 확인 개별서신전달 및 수령확인 호텔담당자와 긴밀한 협조체제 구축 성공적인 SIDC 2003 개최유도 Seoul International Diet Conference 2003
5. 숙박 객실확보현황 호텔명 Room Type 현재요금 제공객실수 COEX Intercontinental Hotel Corner suite 480, 000 387, 000 2 Business Room (Twin) 260, 000 252, 000 100 총계 102 위에 제공요금은 봉사료 (10%) 와 부가세 (10%) 가 포함되지 않은 금액임. (단, 2001년부터 외국인에 한해 영세율 적용으로 부가세 (10%) 는 면제됨 Seoul International Diet Conference 2003
5. 숙박 숙박업무 절차 숙박신청서 접수 홈페이지 Fax E-mail 우편 분류및 확인 선정호텔제시 Room type Room share 호텔 예약상황 체크 Deposite 예약및 확인 해당 호텔 예약 호텔 Deposit인계 Confirmation slip발송 현장관리 예약상황 처리 No show 객실처리 VIP Room No. 관리 VIP Check in/out 관리 Seoul International Diet Conference 2003
5. 숙박 환불정책 행사당일 3일 이전에 Deposit의 100% 환불 보장 (2003. 10. 15일 이전) 행사당일 전날에서 2일 전 사이 환불 요청 시 80%환불 (2003. 10. 16 -10. 18) 행사 당일 환불 요청 시 환불 불가 (2003. 10. 18 이후) 환불 시기 : 모든 환불금은 총회 종료 후 송금 환불 수수료 : 환불금 신청자가 부담 현장운영 호텔안내데스크 참가자 호텔도착 참가자 영접 호텔 예약 현황 확인 Room Type Room share 투숙 호텔Key 지급 투숙객실 안내 (호텔벨맨) 변경및 현장 관리 예약변경사항처리 No show객실처리 VIP Room No. 관리 VIP Check in/out Data 관리 Seoul International Diet Conference 2003
5. 숙박 객실 도면 Corner suite Business Room Seoul International Diet Conference 2003
6. 식음료계획 날짜 시간 행사명 장소 서비스 10. 18 18; 00 -20: 00 환영만찬 Harmony Ballroom Section I Standing buffet (12 -15가지) 와인 제공 (60병, cortege fee) 10. 19 08: 00 -09: 00 조식 HB section I American breakfast 10. 19 11: 30 -13: 00 중식 HB section I Plate service ( Full course 4 -5가지) 10. 19 15: 00 -15: 30 Coffee break Lobby 커피, 홍차, 녹차 및 비스킷 제공 10. 19 18: 00 -20: 00 석식 HB section I Standing buffet (12 -15가지) 와인 제공 (60병, cortege fee) Seoul International Diet Conference 2003
7. 관광 Seoul International Diet Conference 2003
8. 홍보 1). 언론매체 • 일간지 일자 지면 횟수 동아일보 중앙일보 조선일보 • 방송사 KBS • 영자지 코리아헤럴드 2). Press room • 기 간 : 2003년 10월 18일-19일 (2일간) • 장 소 : COEX staff room • 설치비품 : 모니터, 복사기, 컴퓨터, fax, 전화기 Seoul International Diet Conference 2003
9. 세부예산계획 인건비 (단위 : 만원) 항목 내역 금액 참가비 보건복지 부 행사기획료 10*2명*1달 600 진행요원비 5*21명 105 30*10명 10*1명 300 10 410 1115 자문비 발표자 토론자 사회자 합계 행사관련회의비 회의 식음료비 조식 2 * 200명 400 중식 5 * 200명 1000 석식 3. 5 * 200명 * 2번 1400 Coffee break 회의운영비 50 합계 30 Corner suite 48 * 2개 96 Business Room 숙박비 1. 5 * 200명 25. 2 * 100개 2850 30 2520 3616 5496 5466 30 Seoul International Diet Conference 2003
9. 세부예산계획 인쇄비 (단위 : 만원) 항목 현수막 사인 내역 금액 보건복지부 후원사 12 * 2개 24 24 7 * 1개 7 7 초록집 0. 2 * 100개 20 20 포스터 50 * 1개 50 50 초청장 0. 15 * 300개 45 45 146 합계 운영경비 소모품 문구류 10 10 통신비 인터넷, 전화료 50 50 DM 발송비 15 15 합계 75 75 시설장비임대 COEX 룸 130 * 2개 260 Staff 룸 40 * 4개 160 420 합계 Seoul International Diet Conference 2003
10. 유관부처협조사항 부처 담당자 협조사항 외교통상부 국제기구정책관 - 공항귀빈실 사용협조 법무부 출입국관리국장 - 총회참가자 전용출입국 심사대 설치 협조 국정홍보처 외신협력관 - 대외홍보지원 관세청 통관지원국장 - 총회참가자 통관협조 - 전용출입국 세관검색대 설치협조 경찰청 경비교통국장 - 총회참가자 안전대책 수립및 수송시 Escort 협조 - VIP 경호협조 건설교통부 항공국장 - 공항시설 이용협조, 공항안내데스크 설치 협조 - VIP영접요원 CIQ출입협조 서울특별시 문화관광국장 - 서울시 관광지도 등 협조 - 홍보탑, 가로등배너 등 옥외홍보물 설치협조 Seoul International Diet Conference 2003
10. 유관부처협조사항 부처 담당자 협조사항 대한항공 여객영업본부장 - 국외참가자 항공료할인 - 무료항공권 지원, 기내지 기사화 및 홍보 인터컨티넨탈호텔 객실판촉부장 - 객실료 할인 COEX 영업부장 - 기자재 무료 대여 한진여행사 영업부장 - Spouse Tour 할인 - 버스 무료지원 대한약사협회 - 예산지원 일간지, KBS - 기사화 및 홍보 대한비만관리협회 - 예산지원 및 홍보 한국식품공업협회 - 예산지원 Seoul International Diet Conference 2003
IV. 행사준비사항
1. 현수막 SIDC 2003 Seoul International Diet Conference 2003 서울 국제 다이어트 컨퍼런스 100 Cm 일시: 2003년 10월 18일 - 19일 장소: COEX convention center 320, 321 보 건 복 지 부 400 Cm Seoul International Diet Conference 2003
2. 명패 보 건 복 지 부 일시 : 2003년 10월 18일-19일 장소 : COEX convention center 320 Speaker Soon mi - Hong Kyung. Hee University Seoul International Diet Conference 2003 14 Cm Seoul International Diet Conference 2003 Kyung. Hee University Speaker Soon mi - Hong 일시 : 2003년 10월 18일-19일 장소 : COEX convention center 320 보 건 복 지 부 22 Cm Seoul International Diet Conference 2003
3. 네임카드 Seoul International Diet Conference 2003 Kyung. Hee University 8 Cm Speaker Jae Sun - Lee 일시 : 2003년 10월 18일-19일 장소 : COEX convention center 320 보 건 복 지 부 10 Cm Seoul International Diet Conference 2003
4. 사인보드 서울국제다이어트컨퍼런스 70 Cm Seoul International Diet Conference 일시 : 2003. 10. 19 10: 00 -16: 30 장소 : COEX convention center 320, 321 호 주최 : 보건복지부 50 Cm Seoul International Diet Conference 2003
5. Reply form Seoul International Diet Conference 2003
6. 초대장 서울국제다이어트컨퍼런스 Seoul International Diet Conference 2003 일시 : 2003년 10월 18일 (토)-19일 (일) 장소 : COEX 컨퍼런스센터 320, 321호 주최 : 보건복지부 후원 : 대한약사협회, 대한비만관리협회, 조선일보, KBS 한진여행사 한국식품공업협회 Seoul International Diet Conference 2003
6. 초대장 SIDC 2003 SIDC 2003 모시는글 SIDC 2003 10월 19일 (일요일) 10: 00 -11: 30 회의 11: 30 -13: 00 중식 13: 00 -15: 00 본회의 15: 00 -15: 30 Coffee break 15: 30 -16: 30 회의 16: 30 -18: 00 이동 건강한 생활에 대한 관심이 늘어나는 요즘, 올바른 식습관과 다이어트에 대한 전문적인 지식을 나누고자 ‘올바른 다이어트, 건강한 생활’이라는 슬로건을 가지고 컨퍼런스를 개최하게 되었습니다. (COEX 18: 00 - 공사다망 하시더라도 부디 참석하시어 자리를 빛내 주시기 바랍니다. 2003년 6월 SIDC 2003 준비 위원회 회장 홍순미 SIDC 2003 10월 18일 (토요일) 17: 00 -18: 00 등록 18: 00 – 환영만찬 및 개회식 현재 불규칙한 식습관으로 인해 전세계적으로 비만율이 늘어나고있으며 그만큼 성인병의 위험도도 높아지고 있습니다. 그러나 무분별한 다이어트로 인해 건강을 해치는 경우가 생기고 있습니다. SIDC 2003 프로그램 일정 안녕하십니까 SIDC 2003 COEX Inter HTL) 환송만찬 좌석배치 및 회의 자료 준비관계로 7월 30일 까지 사전등록 요망. 전화 (02 -123 -4567) 핸드폰 (012 -345 -6789) SIDC 2003 SIDC 2003 Seoul International Diet Conference 2003
7. 초록집 Seoul International Diet Conference 2003
§ 에필로그 § 홍순미 “ We did !!! ” 끝날 것 같지 않던 컨벤션 과제가 드디어 끝났다!!! 과제 때문에 컴퓨터 앞에만 앉으면 머리가 아플 정도로 정말 고생 많이 했던 수업이었고, 또 그만큼 보람도 큰 수업이었다. 이제 뭔가 할 수 있을 것 같은 자신감이 생겼다. 한 학기 동안 같은 조였던 재선오빠! 수고 많이 했어요. 이 수업덕분에 파워포인트 실력 많이 늘었죠? ^o^ 과제 할 때마다 잔소리하고, 괴롭혀서 미안했어요. 마지막으로…교수님 ! 정말 정말 수고 많이 하셨습니다. 감사합니다!!! 다 A+ 주세요! 이재선 Seoul International Diet Conference 2003
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