專案採購管理第 13 章 2018 3 19

專案採購管理第 13 章 2018/3/19

調查顯示約五分之三的組織花費它們收益的百分之30到 80於從第三團體採購貨品和服務上……………. . …作業管理協會 2

專案採購管理專案成本結構大致可分為為材料及設備、人事費、和攤費等三大部份，其比例約為 3: 3: 4。專案如何在適當時間、以適當的價格、取得適當數量和品質的資源，是專案經理的重要議題，是專案團隊成員必須瞭解的專案採購管理知識領域。 3 2018/3/19

專案採購管理採購(和簽合約)係一個涉及到具有不同目的的兩個團隊，彼此在某一特定市場中互動，必要時透過簽訂合約方式來律定雙方的權力和義務。專案採購管理是包括從專案團隊的外部組織採購或獲得在執行專案過程中所需材料、成品、機器設備、服務、或勞務的過程。執行專案的組織可以是專案所完成的產品、服務或成果之買方或賣方。 4 2018/3/19

專案採購管理本書是從買方而非賣方的觀點，賣方是指專案執行組織的外部，此領域所有內容可以適用於組織內部的所發令或協議內容。當專案從賣方採購任何東西時，買方就需要一份合約。專案本身就是一個承諾，是專案經理和專案贊助者之間的一個合約，承諾在預定的預算和時間內提交符合品質要求的產品或服務。 5 2018/3/19

何謂合約合約就是具法律效力的協議(agreement)。什麼樣的協議具有法律效力？一般具有法律效力必須有三項基本元素： a. 有兩個或以上的立約人，並有一方提出協議(提出者稱為要約offer)，而另一方接受協議(接受者稱為承約acceptance)， b. 立約人有約因（consideration），即要有頭期款（down payment）， c. 立約人有訂立法律效力的意圖(即legal purpose)。如果上述基本元素有一項不成立，那協議便會失去法律效力，也就不能成為合約。 6 2018/3/19

合約類型合約類型一般可以分為五種：固定價格（fixed-price, FP）或稱總價（lump sum）成本附加固定酬金（cost-plus-fixed-fee, CPFF）或成本附加百分比酬金（cost-plus- percentage-fee, CPPF）保證最大分享節餘（guaranteed maximum-shared saving, GMSS）固定價格附加激勵酬金（fixed-price-incentive-fee, FPIF）成本附加激勵酬金（cost-plus-incentive-fee, CPIF） 7 2018/3/19

固定價格(FP) 在FP合約，承包商（contractor）或賣方必須審慎估計目標成本，以雙方議定價格作為合約總價完成專案作，否則將招致財務損失。當業主（owner）變更專案範疇時，賣方可以要求變更專案總價。承包商承受較大的風險。固定價格合約可以提供業主最大的保護，因其祇要負擔合約的價格，但缺點是業主需費力地制定規格和長時間準備邀約標單和宣告。 8 2018/3/19

FPIF合約固定價格附加激勵酬金(FPIF)合約是FP合約外加激勵獎金，獎金大小視專案完成本多寡而定，並由業主和承包商雙方事先協定。此合約目的在於激勵承包商降低成本以增加利潤，業主和承包商雙方共同分享風險和節餘部份。 9 2018/3/19

總概括承受點(PTA) 總概括承受點（point of total assumption），亦稱買方最大願意承擔的臨界點，指買方不願意再分攤成本超支的臨界成本點。當合約實際成本超過PTA時，買方就終止分攤責任。當實際成本高於目標成本但低於PTA時，買方願意分攤成本超支之一定比例的成本。但當實際成本超出PTA時，買方認為是賣方管理不當所致，因此所有超出PTA的部份全部由賣方承擔。因此，在PTA點時，就是買方願意付出的最大價格，即價格上限(ceiling price)。 10 2018/3/19

總概括承受點(PTA) 計算PTA步驟：步驟 1 ：在PTA點之成本超出= PTA值-目標成本；步驟 2 ：在PTA點之買方付出總價格= (目標成本 +目標利潤)+ 成本超出買方分攤部份；步驟 3 ：價格上限=目標價格+(PTA-目標成本)* 買方分攤比例。步驟 4 ： PTA=目標成本+(價格上限-目標價格)/ 買方分攤比例。當價格上限和買方分攤比例是已知時，根據步驟 4 可以計算出PTA值。 11 2018/3/19

總概括承受點(PTA) 例題 13 -1 假設某一專案合約的目標成本為 130000元和目標利潤為 15000元，目標價格為 145000元，價格上限為 160000元，而超出目標成本的買賣雙方分攤比例為 80/20。當實際執行成本為 150000元時，賣方可以拿到多少利潤？解答：在下頁 12 2018/3/19

總概括承受點(PTA) 首先算出此合約的買方最大願意承擔的臨界點PTA值。計算PTA公式為：PTA = ((價格上限-目標價格)/買方負擔比例 )+目標成本。 PTA = (160000– 145000)/0. 8 + 130000 = 148750元。 PTA超出目標成本 130000元有 18750（ =148750130000）元，由買方分攤 15000（=18750*0. 8）元，賣方分攤 3750元。因此，當總成本等於PTA時，賣方利潤=目標利潤-賣方分攤 =15000 -3750=11250元。今總成本 150000元，超出PTA值 148750元，超出部份由賣方全額負擔，因此賣方利潤 =11250 -(150000148750)=10000元。 13 2018/3/19

成本附加固定酬金(CPFF)合約當難以估計出真正成本時，通常採用成本附加固定酬金(CPFF)合約。在CPFF合約，專案成本可能變動但獎金維持固定。因為在「成本附加（cost-plus）」合約，承包商雖然同意儘最大努力節約地執行專案作，實際上不管績效好壞，但獲得的獎金是相同的。 CPFF合約中，因承包商所承擔的風險較小，所以報酬也會較少。CPFF合約可能導致較高額專案成本，因此必須對承包商做適度的稽核以防止成本濫用。 14 2018/3/19

保證最大分享節餘(GMSS)合約在保證最大分享節餘(GMSS)合約，承包商不但有固定酬金作為報酬，而且執行專案所耗用實際成本包括程、物料、和人成本由業主支付，但支付到所設定上限額度（即”保證最大”）。在設定上限額度之下所節餘部份由業主和承包商共同分享，但超過額度部份由承包商負擔。 GMSS合約結合總價和成本附加合約的優點。 15 2018/3/19

成本附加激勵酬金(CPIF)合約成本附加激勵酬金(CPIF)合約是「成本附加（ cost-plus）」合約外加激勵獎金，獎金大小視專案完成本與目標成本之差異大小而定，同樣須事先由業主和承包商雙方協定。此類型合約通常適用於期長或研究開發專案等屬於不確定性較高之專案。公司將風險置放於承包商並強迫合約商能事先仔細規劃和儘力能使成本下降。 16 2018/3/19

合約類型(PMBOK) PMBOK(2008)則將合約類型分為三大類型固定價格合約成本可償還合約：即成本附加合約時間及材料合約：固定價格合約和成本可償還合約的混合體，適用於人員擴充（人力外包）、聘請外部顧客專家且當作內容無法迅速說明時，此合約大多採取按件計酬方式。 17 2018/3/19

合約類型(PMBOK) 固定價格合約可分為：絕對固定價格合約（FFP）固定價格附加激勵酬金合約（FPIF）固定價格附加經濟價格調整合約（FP-EPA）成本可償還合約可分為：成本附加固定酬金（CPFF）成本附加激勵酬金（CPIF）成本附加激勵酬金（CPAF） 18 2018/3/19

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合約類型和風險高低之關係 20 2018/3/19

專案採購管理規劃採購過程是在於識別專案那些部份作所需資源應該從外部組織採購，專案採購的決策通常發生在規劃過程的初期。正確的採購決策對於專案是非常重要的，因為不當的採購決定會導致專案成本的浪費、時程的延宕、和品質的問題。 21 2018/3/19

專案採購管理 13. 1 規劃採購（plan procurements）：係記錄專案採購決策、明確說明採購方法、和識別潛在賣方的過程。 13. 2 執行採購（conduct procurements）：係獲得賣方回應（標單）、選擇賣方、和簽訂合約的過程。 13. 3 管制採購（control procurements）：係管理採購關係、監督合約績效、以及採取必要的變更和矯正措施的過程。 13. 4 結束採購（close procurements）：係完成專案採購的過程。 22 2018/3/19

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13. 1規劃採購規劃採購過程首先需識別專案有那些需求項目、這些項目是由專案團隊自行完成或由專案團隊以外的組織獲得。當決定向組織外部採購時，接著決定採購項目內容和規格、向誰採購、採購多少量、以及何時提出採購等。專案團隊根據上述內容，擬定採購計畫據以執行。需注意的是每個需求項目都要做自製或外購（ make or buy）分析。 24 2018/3/19

13. 1規劃採購：輸入範疇陳述：專案範疇陳述說明專案有那些限制。瞭解專案限制可以幫助專案經理和採購專業人員決定那些需要採購，而那些需要自製。產品說明：產品說明定義專案接受的詳細條件和需求，這些資訊同時也是在決定那些需要採購或自製時重要的參考。採購資源：一般組織會設有專業的採購單位以協助專案處理採購程序，包括提出購案、代替專案團隊與賣方談判、和簽訂合約。範疇基線：範疇基線包括專案範疇陳述、WBS、和WBS字典。 2018/3/19 25

13. 1規劃採購：具和技術自製或外購分析：專案沒有足夠的人力資源或是不具備相關的專業技術能力或其他因素考量，因此就必須就專案作逐一執行自製或外購分析。在決定自製或外購時，必須計算兩者個別的產品生命週期成本(包括產品開發成本和後續維修成本) 以供決策之參考。 26 2018/3/19

自製或外購分析案例某公司正考慮開發或向外購買某一軟體系統，根據過去經驗資料，公司估計自行開發成本為 35 萬元，爾後每月需2. 5萬元維護此軟體系統；公司也可以 27萬元購買軟體系統，但每月需2. 7萬元維護。自製和外購的成本差異為 8萬元，而爾後每月維護成本的差異是每月2000元。根據上述數據，如果此軟體在 40個月以內被汰換時，應該採取購買決策，否則應自行發展。自製或外購分析如圖 13. 3所示。 27 2018/3/19

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13. 1規劃採購：具和技術專家判斷：採購牽涉到許多專業層面，如技術和法律等，因此必須徵詢相關領域專家。合約類型選擇：當專案團體決定外購就必須與供應商簽訂合約，至於以合約形式與賣方簽約，就必須瞭解各種合約的意涵。 29 2018/3/19

13. 1規劃採購：輸出採購管理計畫書：採購管理計畫書是專案管理計畫之附屬計畫，在於建立專案採購的所有活動如何被執行和管理。採購管理計畫書一般包括：外購自製分析和決策指引衡量合格供應商的基準和條件可採用合約類型執行組織和專案組織中採購核准授權清單使用的採購文件，包括標準採購格式和SOW格式邀標程序估價單何時和如何蒐集採購過程的限制和假設有那些? 30 2018/3/19

13. 1規劃採購：輸出供應商如何管理、績效監視、報告形式和頻率為何? 合約中有那些里程碑付款時程和條件採購作說明書(SOW) ：每個採購都應該有作說明書，目的在於詳細描述採購項目以讓潛在賣方評估他們是否有能力提供相關的服務或產品。SOW提供的資訊包括規格、需求數量、品質水準、性能資料、作地點、或其他需求等。 31 2018/3/19

13. 1規劃採購：輸出自製或外購決策(make or buy decision) ：專案中那些作項目應該從專案組織外部獲得或由專案團隊內部自己執行，經由自製或外購分析後由專案經理決定，應詳細記錄在作項目的自製或外購決策清單。 32 2018/3/19

13. 1規劃採購：輸出採購文件：買方應在採購文件清楚和明確地描述出需求內容、規格、和評估標準以利潛在賣方能夠瞭解買方並提出正確和完整的提案以供買方評選。採購文件內容複雜度和詳細度應與採購標的物的價值和風險相配適，當標的物價值越高，其規範的內容應越詳細。商源選擇準則：專案組織會訂定客觀或主觀的選擇準則用以對賣方提案做評等和評分。 33 2018/3/19

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13. 2執行採購執行採購過程主要目的在於發佈採購需求項目給適合的潛在供應商(或稱賣方)邀請其提出標單、並從提出標單的供應商中依據供應商選擇準則選出一個或多個有能力執行作的合格供應商，然後與選定供應商簽訂合約。當與供應商簽訂合約後執行採購過程就結束，簽訂的賣方就稱之為合約商。 35 2018/3/19

13. 2執行採購買方在執行採購之前，專案團隊可以從組織所建立的合格賣方清單中決定邀請那家廠商參與投標或送交提案書邀約。某些採購需求需要透過公告方式讓所有潛在賣方知道，在某些情況下這些採購通常會公告或公開邀請方式邀集潛在賣方參加投標者會議。 36 2018/3/19

13. 2執行採購：輸入採購管理計畫書：採購管理計畫書中說明如何管理從擬訂採購文件到合約結束的整個採購過程。採購文件：採購文件清楚和明確地描述出需求內容、規格、和評估標準等內容。商源選擇準則：商源選擇準則包括供應商必要的能力、產能、交期、產品成本、生命週期成本、技術專家、和簽訂合約之方法等資訊。賣方提案書：買方可以從許多賣方所提供的提案書中的資訊評估選擇出一個或一個以上之賣方。 37 2018/3/19

13. 2執行採購：輸入專案文件：專案文件包含在風險清單中風險相關合約決策內容可以提供執行採購之參考。自製或外購決定：在執行採購過程會參考自製或外購分析之內容。採購作說明書：採購SOW提供的資訊包括規格、需求數量、品質水準、性能資料、作地點、或其他需求等。組織流程資產：組織流程資產提供過去合格和具潛力可能的賣方，以及過去賣方在執行合約的績效表現。 38 2018/3/19

13. 2執行採購：具和技術投標者會議：投標者會議通常在潛在賣方投標或遞交提案書之前舉行，目的是讓賣方能對專案作有清楚和一致的認知，並確保所有潛在賣方有公平機會爭取到合約。提案評估技術：一般評估技術有專家判斷、提案篩選、評分模式、或分析層級法等，有些組織甚至會建立一套賣方評等系統評估先前合作過合約商就某些關鍵績效指標評估其等級。 39 2018/3/19

13. 2執行採購：具和技術獨立估計：採購組織必須自行獨立估計或委託專業第三者客觀估計所欲採購項目的所需成本以作為評審標單或提案書的基礎。合約協商：當選定賣方之後，買賣雙方需就合約內容加以協商，以達成兩造均可接受的協議內容。協商內容包括時程、預算、雙方責任、合約變更時職責、智慧財產權歸屬、和付款等。總概括承受點：在固定價格附加激勵酬金合約中，買賣雙方會協商賣方利潤、目標成本、目標價格、價格上限、和成本超支的分配比例。 40 2018/3/19

13. 2執行採購：輸出選定的賣方：所有投標書或提案書經過評審過程後後決定其中一家或數家的賣方，並與之簽訂合約，即為選定的賣方。採購合約簽訂或授予：對每一個選定的賣方分別與之簽訂採購合約。資源日曆：當採購合約建立之後，如果有合約是購入機器設備或聘請人員，應修正專案資源的行事曆。 41 2018/3/19

13. 3管制採購 PMBOK（2008）將管制採購過程定義為管理採購關係、監視合約績效、和必要時採取變更和矯正措施的過程。買賣雙方均會對合約採取必要管理以確保能滿足其合約義務和保護其個自法律上的權利。管制採購過程在於確保賣方績效能符合買方之採購需求和買方能依法律合約的條文履行（如依約付款）。在管制採購過程的活動中包括運用適當的專案管理過程於合約關係和整合這些過程的產出到專案之整合管理。 42 2018/3/19

13. 3管制採購常被應用到管制採購的專案管理過程如下：指導和管理專案執行過程：批准賣方能在適當時間作；報告績效：監視合約的範疇、成本、時程、和技術績效；執行品質管制：檢查和證實賣方產品的適當性；執行整合變更管制：確保變更能適當被核准和通知到受到變更影響到的單位；監控風險：確保降低風險。 43 2018/3/19

13. 3管制採購：輸入採購文件：採購文件內容包括管理合約所需資訊，如採購合約獲得文件和作說明書等。採購管理計畫書：採購管理計畫書說明如何專案採購過程從建立採購文件到合約結束。績效報告：主要指賣方所承接的專案作那些作已完成、那些未完成。以及完成作是否符合合約上規格和時程之需求。 44 2018/3/19

13. 3管制採購：輸入奉准變更之需求：簽訂合約後所涉及的任何變更均需買賣雙方同意並修正合約，以作為合約執行和管理之依據。作績效資訊：主要指賣方所完成的專案作是否符合所設定的品質標準。對於成本附加合約，應搜集執行過程中成本支應帳單以瞭解實際花費多少成本並分析是否有不當之成本。 45 2018/3/19

13. 3管制採購：具和技術合約變更管制系統：牽涉到合約上任何內容變更，都應經合約變更管制系統審查是否核准。監視賣方績效：採購績效審查是一種結構審查方式，審查賣方在執行合約的進度是否依照合約上所述的範疇、成本、時程、和品質。付款制度：當賣方依合約時程完成作，而且品質並經買方檢查或測試合格滿意並經專案團隊所授權的人員認定簽字後，買方即應依照合約上規定付款方式如期付給賣方。 46 2018/3/19

13. 3管制採購：具和技術索賠管理：當買賣雙方無法就賠償達成一致協議時，或甚至對於已經發生的變更無法認同時，此時被請求的變更即為有爭議性的變更或潛在的結構變更。這些具爭議性的變更也稱為索賠、爭議、或訴求。在合約生命週期中，通常會依合約規定條款對索賠進行記錄、處理、監督、和管理。 47 2018/3/19

13. 3管制採購：具和技術索賠管理：如果合約雙方無法自行解決爭議或索賠，則須依合約規定的替代爭議調解(alternative dispute resolution, ADR)程序。替代爭議調解通常是尋求上法院之外解決爭議的方法，通常包括協商 (negotiation)、調節 (mediation)、和仲裁(arbitration)等三種，而協商方式是解決爭議或索賠之首選，依序為調節和仲裁。當替代爭議調解方式都無法解決時，法律訴訟是最後一個選擇。 48 2018/3/19

13. 3管制採購：具和技術記錄管理系統：專案經理通常會採用記錄管理系統來管理合約、採購文件和相關記錄，它包括一套特定的流程、相關控制功能、和自動具，而整合成為專案管理資訊系統之一部份。 49 2018/3/19

13. 3. 3管制採購：輸出採購文件：在執行管理採購過程中所產生的資訊和文件等。組織流程資產更新：可能需更新的組織流程資產有包括：買賣雙方往來文件、付款時程和付款請求、和賣方績效評估文件等。變更請求：合約執行過程中所有變更請求不管獲准或未獲准，均應詳細記載。專案管理計畫書更新：受到合約內容可能變更的影響，會導致採購管理計畫和進度基準隨之變更。 50 2018/3/19

13. 4結束採購結束採購是完成單次專案採購的過程。所有結束採購過程活動的目的在於確保採購過程所提供的產品、服務、或結果必須是可接受的，是符合合約上品質的要求。當賣方完成合約上的作並經確認，以及交付標的物均通過驗收時，而且賣方履行合約上規定的應盡義務時，結束合約活動就開始展開。提前終止合約是結束採購的一個特例。 51 2018/3/19

13. 4結束採購：輸入專案管理計畫：專案管理計畫書中規定結束採購的各項活動如何辦理。採購文件：以瞭解欲結束採購的合約所有作是否均已完成，是否尚存在未解決的爭議。 52 2018/3/19

13. 4結束採購：具和技術採購稽核：採購稽核是指對從規劃採購過程到管理採購過程進行結構化審查和分析，以識別出那些作做得好和那裡需要加以改進。協商解決：在所有採購關係中，透過協商公平地解決未解決議題、索賠、和爭議是重要的目標。記錄管理系統：將每一採購合約的相關文件資料加入蒐集、整理、和歸檔成合約檔案，並儲存在記錄管理系統。 53 2018/3/19

13. 4結束採購：輸出結束的採購：買方通常透過經授權的採購管理者提供賣方關於合約已經完成的正式通知書。組織流程資產更新：採購管理過程中各活動所產生的文件包括採購檔案、可交付成果驗收資料檔案、和經驗學習檔案等，可以更新組織流程資產以提供後續專案參考。 54 2018/3/19

本章結束 55

專案 採購 管理 第 13 章 2018 3 19

專案採購管理第 13 章 2018 3 19