занятие «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ » ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ

Скачать презентацию занятие «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ » ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ Скачать презентацию занятие «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ » ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ

316-dokumenty_revizity.ppt

  • Количество слайдов: 28

>занятие  «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ »   ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ» занятие «ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТЫ » ДИСЦИПЛИНА «ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

>2 У ч е б н ы е   ц е л и: 2 У ч е б н ы е ц е л и: Сформировать представление об особенностях документационного обеспечения работы ОУ. 2. Раскрыть состав и назначение реквизитов, требования к разработке и оформлению документов Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (в т. ч. формуляр-образец и требования к бланкам документов) 2. Назначение, содержание и оформление реквизитов Основные вопросы, подлежащие разработке (исследованию): У ч е б н ы е в о п р о с ы:

>4 ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ Общие функции документа :  информационная, (документ создается для 4 ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ Общие функции документа : информационная, (документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации); социальная (документ порожден той или иной социальной потребностью); коммуникативная (средство связи между элементами общественной структуры); культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций). Специальные функции документа: управленческая (средство (инструментом) управления); правовая (средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений); функция исторического источника, (12-14%). Документ полифункционален (удовлетворяет различные общественные и личные потребности). Среди функций документа выделяются общие и специальные

>3 Состав реквизитов организационно-распорядительных документов   деятельность любой организации сопровождается созданием документов 3 Состав реквизитов организационно-распорядительных документов деятельность любой организации сопровождается созданием документов - Законом РФ «О техническом регулировании» для обеспечения технической и информационной совместимости; - ФЗ от 20 февраля 1995года № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”; ГОСТом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Конкретные правила и требования устанавливают: -ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УС ОРД. Требования к оформлению документов»; Общероссийские классификаторы… 1 оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность УД 2 Требования к оформлению различных служебных документов определяется:

>4 СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Система организационно-распорядительной  документации Система  плановой  документации 4 СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Система организационно-распорядительной документации Система плановой документации Система отчетной документации Система справочной документации Организа- ционные Распоря- дительные документы При коллегиальном управлении Учредительные Устав организации Положение об организации и др. Правила и др. Должностная инструкция Положение о структурном подразделении Регулирующие Постановление Решение и др. В и д ы д о к у м е н т о в При единоличном управлении Директива Приказ Распоряжение и др. Программа План План- календарь Расписание Справочно-информационные Протокол Докладная записка и др. Справочно-аналитические Акт Справка Сводка и др. Доклад Донесение Отчеты Баланс Анкета и др. График и др.

>4 СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ: - организационно-распорядительной документации (учредительные,  регулирующие документы 4 СИСТЕМЫ И ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ: - организационно-распорядительной документации (учредительные, регулирующие документы и распорядительные документы –постановления, решения, приказы, распоряжения и др. ), плановой документации (программа, перспективный план, план, календарный план, график и др.), отчетной документации (доклады, донесения, сводки, отчеты и др.), - справочной документации (акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, доклад и др.)

>4 Состав реквизитов документов (начало) по ГОСТ Р 6.30-2003 01 – Государственный герб Российской 4 Состав реквизитов документов (начало) по ГОСТ Р 6.30-2003 01 – Государственный герб Российской Федерации [Б]; 02 – герб субъекта Российской Федерации [Б]; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б]; 04 – код организации [Б]; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [Б]; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [Б]; 07 – код формы документа; 08 – наименование организации [Б]; 09 – справочные данные об организации [Б]; 10 – наименование вида документа [Б]; 11 – дата документа [Б] [*]; [Б] – реквизит для бланка документа; [*] – реквизит для отметки РЕКВИЗИТ документа - «обязательный информационный элемент оформления официального документа» (ГОСТ Р 51141-98)

>4 Состав реквизитов документов (продолжение) 12 – регистрационный номер документа [*];  13 – 4 Состав реквизитов документов (продолжение) 12 – регистрационный номер документа [*]; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа [*]; 14 – место составления или издания документа [Б]; 15 – адресат [*]; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция [*]; 18 – заголовок к тексту [*]; 19 – отметка о контроле [*]; 20 – текст документа [Б] [*]; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; [Б] – реквизит для бланка документа; [*] – реквизит для отметки Реквизит документа позволяет установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и др. параметры материального носителя информации

>4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (ОКОНЧАНИЕ) 25 – оттиск печати;  26 – отметка о 4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (ОКОНЧАНИЕ) 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 –идентификатор электронной копии документа. Примечание. Пометкой [Б] отмечены реквизиты, используемые для изготовления бланков документов, пометкой [*] – реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки. Помимо установленных стандартом используются и другие устойчивые отметки (реквизиты) – «Гриф секретности»,«Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Взамен разосланного», «Разослать» «Категория срочности» и др.

>11 Классификация реквизитов документов  Общепринятой классификация реквизитов документов нет Обязательные и  дополнительные 11 Классификация реквизитов документов Общепринятой классификация реквизитов документов нет Обязательные и дополнительные По функциональному предназначению другие РЕКВИЗИТЫ: - бланка и ограничительные отметки- (01-15,18); - определяющие юридическую силу Д. (08,10-12,16,20,22,23,25) ; - отражающие обработку и движение документа (13,15,17-19,21,24,26-30) (осн.-авт. уч. -Т.В.Кузнецова) Например: Перечень реквизитов определенного вида документа ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ : наименование организации – автора Д., наименование вида Д. (УФД), заголовок к тексту, текст Д., дата Д., рег. номер Д, подпись, визы, отметка об исполнении Д. …. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ: остальные реквизиты (осн. – Типовая И. )

>9 Разработка и оформление многих документов, как правило, осуществляется на бланке (продольного и углового 9 Разработка и оформление многих документов, как правило, осуществляется на бланке (продольного и углового варианта ) модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты стандартный лист бумаги, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа Бланк Д. Формуляр Д. Формуляр-образец Д. набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности Виды бланков общий бланк, бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

>13 ФОРМУЛЯР распоряжения (продольный бланк) 13 ФОРМУЛЯР распоряжения (продольный бланк)

>13 ФОРМУЛЯР указания (угловой бланк) 13 ФОРМУЛЯР указания (угловой бланк)

>4 Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов      4 Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов ЭМБЛЕМА Открытое акционерное общество КСИМАР Клязьминская ул., 12/1, Москва, 127413 Телефон 446-61-91 Факс 446-41-42 ОКПО 00000000, ОГРН 000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 ____________№____________ На № __________от_________

>13             Д 13 Д О К У М Е Н Т Ы По содержанию документа По НИОКР По ПРОИЗВОДСТВУ … По МАРКЕТИНГУ По способу отображения информации ТЕКСТОВЫЕ ГРАФИЧЕСКИЕ Изобразительные ПО МЕСТУ РАЗРАБОТКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИСХОДЯЩИЕ ВХОДЯЩИЕ ВНУТРЕННИЕ ПО МАТЕРИАЛЬНОМУ НОСИТЕЛЮ На бумаге На магнитном носителе На фотопленке На кинопленке ПО СРОЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ (представления) Срочные Внесрочные ПО СПОСОБУ ПЕРЕДАЧИ Письма Телеграммы Телефонограммы Телексы Факсограммы ПО СТЕПЕНИ ПОДЛИННОСТИ Подлинники Копии Дубликаты ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ Постоянного хранения Долговременного хранения Временного хранения ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ

>13 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  ПО СОДЕРЖАНИЮ – по НИОКР, маркетингу; производству и др.; 13 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО СОДЕРЖАНИЮ – по НИОКР, маркетингу; производству и др.; ПО СПОСОБУ ОТОБРАЖЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ – текстовые (приказы, инструкции и др.); графические (карты, графики, схемы, таблицы и др.), изобразительные (фото-, кинодокументы); ПО МАТЕРИАЛЬНОМУ НОСИТЕЛЮ – на бумаге, магнитном носителе, фото- и кинопленке и т.п.; ПО МЕСТУ РАЗРАБОТКИ и использования – исходящие, входящие и внутренние; ПО СРОЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ (представления) – срочные и вне-срочные; ПО СПОСОБУ ПЕРЕДАЧИ – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.; ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ДОСТУПА – секретные и несекретные; ПО СТЕПЕНИ ПОДЛИННОСТИ – подлинники (первый или единичный экземпляр документа), копии (факсимильные или свободные) и дубликаты (копия официального документа); ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ – документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф утверждения документа (реквизит 16)    или 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф утверждения документа (реквизит 16) или ИЛИ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Шведов Л. Т. Шведов 14.07.2008 УТВЕРЖДЕНО приказом начальника Главного управления лицензирования и контроля от 23.08.2008 № 342 УТВЕРЖДЕН протоколом Совета Университета от 07.09.2008 №43 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Шведов Л. Т. Шведов 14.07.2008 Процедура утверждения оформляется либо единолично руководителем, либо изданием распорядительного документа

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Подпись (реквизит 22) Коммерческий директор    ЗАО 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Подпись (реквизит 22) Коммерческий директор ЗАО "Сирена" Романов Н.Ф. Романов (допускается центровка) В состав реквизита "подпись" входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет личная подпись, инициалы и фамилия Генеральный директор Ларичев А. Д. Ларичев Главный бухгалтер Журавлева Л. Д. Журавлева Право подписи документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей (справочные Д. могут быть подписаны исполнителем (автором) Д.) Особенности подписи исполняющим обязанности – ио но не «за» или «косая черта»

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф согласования документа (реквизит 23) СОГЛАСОВАНО Начальник Управления административного 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Гриф согласования документа (реквизит 23) СОГЛАСОВАНО Начальник Управления административного и финансового обеспечения Лужин Ф.М. Лужин 20.09.2008 СОГЛАСОВАНО Письмо министра связи от 30.11.2005 № 12/34-09 Проекты Д., подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются может быть оформлено протоколом согласования или справкой, или грифом согласования (ниже всех подписей слева )

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Визы согласования документа (реквизит 24) Начальник юридического отдела Ганичев 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Визы согласования документа (реквизит 24) Начальник юридического отдела Ганичев М.Л. Ганичев 05 09.2008 Начальник юридического отдела Замечания прилагаются Ганичев М.Л. Ганичев 05 09.2008 когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Заголовок к тексту (реквизит 18) должен быть кратким и 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Заголовок к тексту (реквизит 18) должен быть кратким и точно передавать смысл текста, грамматически согласован с названием вида Д. Например: ПРИКАЗ (о чем?) О создании структурного подразделения ПРОТОКОЛ (чего?) заседания ученого совета АКТ (о чем?) О выделении к уничтожению документов во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4 располагают слева над текстом документа (или по центру), отступив от надписей бланка 2-3 межстр. интервала, печатают через один интервал, точку в конце заголовка не ставят

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Резолюция (реквизит 17) Лукашину Т.Р. Прошу подготовить смету и 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Резолюция (реквизит 17) Лукашину Т.Р. Прошу подготовить смету и проект договора к 30.07.2008 10.07.2008 Иванов пишется от руки на первом листе Д., указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения Практикуется составление резолюции и в виде отдельного Д.

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка об исполнителе (реквизит 27) Например: И.И. Сидоркин 709-44-23 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка об исполнителе (реквизит 27) Например: И.И. Сидоркин 709-44-23 или Илья Ильич Сидоркин 709-44-23 размещается на лицевой стороне последнего листа Д. на 2-4 интервала ниже реквизита "подпись" от левого поля (на оборотной стороне последнего листа ) содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ Отметка носит справочный характер

>13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка о наличии приложения (реквизит 21) Если в тексте 13 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ - Отметка о наличии приложения (реквизит 21) Если в тексте даны названия приложений Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если в тексте приложения упомянуты, но не названы Приложение: 1. Договор оказания услуг на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз. размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита "подпись" для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым Д. Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать

>11 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Формы: в виде связного текста, анкеты, таблицы или в 11 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Формы: в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм Таблица Связный текст Анкета ВКЛЮЧАЕТ грамматически и логически согласованную И. об управленческом действии. Используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных Д, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок ИСПОЛЬЗУЕТСЯ при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной ПЕРЕЧЕНЬ сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам

>13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Текст документа делится на абзацы, включающие несколько  предложений, 13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Требования к тексту Д. в виде связного текста Допускается составление текстов Д. (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. (нумеруются арабскими цифрами) Д. федеральных органов исп. власти могут состоять из нескольких глав, которые в свою очередь делятся на пункты и подпункты (нумеруются римскими цифрами)

>13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Текст документа делится на абзацы, включающие несколько  предложений, 13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Требования к тексту Д. в виде связного текста Допускается составление текстов Д. (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. (нумеруются арабскими цифрами) Д. федеральных органов исп. власти могут состоять из нескольких глав, которые в свою очередь делятся на пункты и подпункты (нумеруются римскими цифрами)

>13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА требования, которые должны обеспечить объективность и  достоверность И. 13 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность И. - краткость, точность, рацион. построения, логичность изложения, простота стиля. (в рус. языке - 600 тыс. слов, имеющих 7 млн. значений; в упр. Д. исп. значительно меньше ) Требования к тексту Д. в виде связного текста применяют деловой стиль - с широким применением устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, который должен иметь нейтральный тон используют сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие