Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні

Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Документ - матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Вимоги до документів має видаватися повноваженим органом відповідно до його компетенції; має не суперечити чинному законодавству і вказівками вищих органів; має бути складеним за встановленою формою; має бути достовірним, відповідати завданням , базуватися на фактах; має бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Класифікація документів

Формуляр документа – сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності. Реквізити – окремі елементи, з яких складається документ. Бланки – типові формуляри певних документів.

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа. Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил: 1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться.... Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази; 2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій; 3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; На Ваше прохання...; 5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши. ..; вважаючи...; 6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів; 7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення); 8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції....

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...; 9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...; 10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...; 11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук; 12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний.

Стандартизація - дотримання єдиних стабільних граматичних і стилістичних норм при укладанні документів. За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Тут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення , речення за винятком цілком конкретних відомостей. Документи з низьким рівнем стандартизації тексту – це документи, в яких заздалегідь формулюються лише окремі загальні відомості, сам же спосіб викладу залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації. За способом викладу тексту документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

Логічний зв′язок між абзацами досягається: 1) будовою самого тексту, де подається матеріал у логічній послідовності, хронологічно, у з′ясуванні причинно-наслідкових зв’язків; 2) шляхом зіставлення, формулювання тези й антитези, об’єктів протиставлення. У реченні використовуються протиставні сполучення, які констатують і заперечують об’єкти, факти, події; 3) можливе наголошення взаємозв’язку між абзацами і такими словами як: спочатку, водночас, потім, по-перше, по-друге, тому що, для того щоб, таким чином, на основі вищесказаного.

Форми викладу інформації в текстах документів

Особливості перекладу офіційно-ділового тексту: точність (не допускається подвійне тлумачення слів та висловів); послідовність, логічність думки ( від простого до складного, від відомого до невідомого); суворе дотримання термінології певної галузі; чіткість синтаксису (правильна побудова словосполучень і речень); достовірність ( викладені факти мають відображати справжній стан речей).

Аналітична обробка перекладу (редагування з метою вдосконалення перекладеного тексту) здійснюється автором перекладу або іншою людиною. Переклад може вважатися повноцінним тоді: кожна думка авторського тексту в перекладі є співзвучною, відповідною ; думки автора оригіналу не перекручені; робота над перекладом ведеться поетапно в чернетці: а) пошук найточнішого відтінку значення слова; б) пошук найприроднішої форми викладу; дотримані особливості перекладу тексту українською мовою.

СИСТЕМНА ДОКУМЕНТАЦІЯ - сукупність взаємопов’язаних між собою документів, які становлять цілісне утворення із певними специфічними рисами. Система управлінської (організаційно-розпорядчої) документації служить засобом здійснення організації та регулювання процесів управління. Організаційні документи закріплюють функції, обов’язки і права організацій протягом тривалого терміну. Сюди, крім актів органів державної влади, входять положення, статути, інструкції і правила, якими керуються підприємства та організації у своїй діяльності. Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі ( постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали, правові акти вищих органів управління).

Довідково-інформаційні документи (довідки, службові листи, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, оголошення, доповіді, звіти, плани робіт, телефонограми) містять інформацію про стан справ в організаціях, носять доповідний характер, не обов’язковий для виконання. Надана в них інформація може спонукати до дії або бути доведена до відома. Документи з кадрово-контрактних питань містять інформацію про особовий склад підприємства, зафіксовану в заяві про прийняття, звільнення чи переведення на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, трудових угодах. Особові офіційні документи – це документи, за допомогою яких громадяни передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів, закріплюють свої права перед державною установою, іншими особами (розписки, доручення та ін..)

СПЕЦІАЛІЗОВАНА ДОКУМЕНТАЦІЯ ( відтворює специфіку різних сфер або різних галузей діяльності суспільства ) 1. Документи господарської діяльності (договори, акти, листи, письмові заяви). 2. Документи в науковій діяльності. 3. Документи в банківській діяльності. 4. Обліково-фінансові документи (платіжне доручення, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання тощо). 5. Податкова документація. 6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності. 7. Документи в рекламній діяльності. 8. Документи у видавничій діяльності.