Виды документов управления Автор: О.А. Толстых, к.п.н., доцент

Виды документов управления Автор: О.А. Толстых, к.п.н., доцент каф. ТПУО

Соотношение понятий «информация» и «документ» Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».

В ГОСТ Р 51141- 98 значится: «документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Классификация документов - по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными; - по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

Классификация документов - по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; - по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

Классификация документов - по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; - по средствам фиксации - письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д. - по гласности - секретные, для служебного пользования, несекретные; - по срокам хранения - временного, долговременного хранения, постоянного.

Классификация документов - по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты; - по характеру управленческого воздействия - организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу;

Классификация документов - по характеру информационных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы; - по типу носителей: бумажные и электронные документы и др.

Функции документов - обеспечивать осуществление организацией деятельности упорядоченно, эффективно и ответственно; - предоставлять информацию последовательно и объективно; - обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; - обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

Функции документов - повышать эффективность деятельности всей организации; - обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; - соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

Функции документов - обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; - защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; - обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

Функции документов предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; - обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; - поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

Управленческая документация Сущность управленческой документации состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности.

Основные цели управленческой документации 1. Сообщение информации: инструмент для передачи и переноса информации. 2. Подтверждение соответствий: обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено. 3. Распространение знаний: передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Объем управленческой документации организации может отличаться у разных процессов в зависимости от таких факторов, как: - вид деятельности; - сложность процессов и их взаимодействия; - компетентность персонала.

Основные требования к управленческой документации 1. Комплексность. 2. Системность. 3. Полнота. 4. Непротиворечивость. 5. Идентификация. 6. Аутентичность. 7. Доступность. 8. Актуальность. 9.Четкость.

Организационно-правовые документы (ОПД) Организационная функция – одна из основных управленческих функций любой организации. Организационная деятельность отражается в организационно-правовых документах, создаваемых в организации. Организационно-правовые документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих миссию, функции, задачи, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства и специалистов определенной организации.

Организационно-правовые документы (ОПД) В этих документах содержатся: правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав; функциональное содержание деятельности организации в целом и ее подразделений, работников, их права и обязанности, ответственность; установление режима работы; организацию и оценку труда работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления и другие аспекты.

Организационно-правовые документы (ОПД) - учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах управления; штатное расписание; структура и штатная численность; инструкции по отдельным направлениям видов деятельности (например, инструкция о документационном обеспечении управления); должностные инструкции, правила, памятки и т.д.

Организационно-правовые документы (ОПД) Эти документы являются правовой основой деятельности организации, обязательны для исполнения, т.к. основаны на нормах административного права.

Организационно-правовые документы (ОПД) Все организационно-правовые документы в зависимости от вида документа проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом: – либо вышестоящей организацией; - либо руководителем данной организации; - либо коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров, ученым советом и др.); - либо руководителем структурного подразделения.

Организационно-правовые документы (ОПД) Организационно-правовые документы по сроку действия относятся к бессрочным (кроме штатного расписания, которое составляется ежегодно).

По мере необходимости (изменения в характере труда, организации производства и т.д.) в эти документы могут вноситься изменения и дополнения, которые оформляются в зависимости от вида организационно-правовых документов распорядительным документом: или руководителя, или вышестоящей организации, или высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций.

Проекты организационно-правовых документов разрабатываются по поручению руководителя организации квалифицированным специалистом, хорошо знающим специфику организации, с обязательным привлечением специалистов юридической службы.

Текст организационно-правовых документов, как правило, состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы проходят процедуру визирования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами: - юридической службой; - заместителями руководителя организации или одним заместителем, курирующим соответствующее направление; - в необходимых случаях – процедуру согласования с внешними организациями.

Все организационно-правовые документы оформляются на общем бланке. При их создании используют следующие реквизиты: - наименование организации-автора документа (08); - наименование вида документа (10); - дата документа (11); - регистрационный номер документа (12); - гриф утверждения документа (16); - заголовок к тексту (18); - текст документа (20); - подпись (22).

Итак, Признаки ОПД: - являются правовой основой деятельности организации; - обязательны для исполнения; - проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом; - обязательна их регистрация.

Виды ОПД: - учредительный договор; - устав организации; - положение об организации; - положения о структурных подразделениях; - положения о коллегиальных и совещательных органах управления; - штатное расписание; - инструкции по отдельным направлениям видов деятельности (например, инструкция о документационном обеспечении управления); - должностные инструкции, правила, памятки и т.д.

Срок действия ОПД: бессрочные (кроме штатного расписания, которое составляется ежегодно); дополняются, изменяются, утверждаются новые взамен старых по мере надобности; могут быть отменены в связи с утратой актуальности.

Распорядительные документы (РД) Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы (РД) Основное назначение распорядительных документов - это регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения, имеют нормативный характер.

Распорядительные документы (РД) Распорядительные документы - это документы, регулирующие и координирующие деятельность, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы (РД) К распорядительным документам относятся: - постановления; - решения; - указы, - приказы, - распоряжения - указания.

Распорядительные документы (РД) Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется: - уровнем органа управления или власти; - компетенцией должностного лица; - порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Распорядительные документы (РД) Основанием для издания РД может быть: - необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организации; - необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, которая вытекает из целей и задач организации.

Распорядительные документы (РД) Исходя из порядка принятия решения, все РД делятся на две группы: - издаваемые на принципах коллегиальности; - издаваемые на принципах единоначалия.

Распорядительные документы (РД) РД, издаваемые на принципах коллегиальности: принимаются совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.д.). На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов РФ и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. На основе коллегиальности издаются постановления. На принципах коллегиальности издаются: решения.

Распорядительные документы (РД) В условиях единоначалия решение единолично принимается руководителем, что: - обеспечивает оперативность управления; - повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение. На основе единоличного принятия решения действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций. На принципах единоначалия издаются приказы, распоряжения, указания.

Итак, Признаки РД: - являются правовыми актами организации; - имеют нормативный характер; - реализуют управляемость объектов по вертикали; - обязательность исполнения; - обязательность их регистрация.

Издаются на принципах: - единоначалия (приказ, распоряжение, указание руководителя); - коллегиальности (на основе решения коллегии, собрания, совета, конференции, правления и т.д.)

Реквизиты РД: - 01 или 02 или 03 в зависимости от учредительных документов; - наименование организации-автора документа (08); - наименование вида документа (10); - дата документа (11); - регистрационный номер документа (12); - место составления или издания документа (14) – если нет сведений в 08 - заголовок к тексту (18); - текст документа (20); - отметка о наличии приложения (если есть приложение) (21); - подпись (22); - визы согласования (24); - отметка об исполнителе (27). оформляются на унифицированном бланке приказа или созданном организацией;