Управление собой через управление своим временем Время Приоритеты

Управление собой через управление своим временем Время, Приоритеты, Эффективность

Что это такое? Зачем это нужно? Как это помогает? • Мы развиваем бизнес через организацию (персонал). • Мы должны развивать и организацию. • Менеджер – большая часть своей организации.

Развитие – направленное движение… к цели • Цель без действий на пути к ее выполнению - просто мечта. • Действия, не направленные на достижение цели - пустая трата времени. • Цель, подкрепленная действиями для ее достижения может изменить мир! Если не знаешь, куда плыть, ни один ветер не будет попутным.

Управление временем • Сильные стороны: – – – Точные цели. Правильная приоретизация. Хорошее исполнение правило 80/20. Забота о себе. Верная реакция на внешний стимул. • Слабости: – – – Промедление. Неэффективное делегирование. Беспорядок в бумагах. Стресс. Отвлечение.

Расстановка приоритетов / Матрица управления временем Не важно Важно Срочно I II Предельные сроки Кризис Проблемы Не допустить! Мелкие поручения Незапланированные встречи Тел. звонки Делегировать. Не срочно III IV Подготовка Планирование Предотвращение Здесь Ваша Эффективность! Рутина Не делайте этого! Делегируйте!

Практика (10 минут) Неважно Важно Срочно I - Написать отчёт II - Ремонт авто -Подготовить бланки заказов Не срочно III IV - Написать план на квартал - -? § Запишите все свои задачи следующую неделю. § Разнесите их по приоритетам. § Это - черновик Вашего плана.

Важность Матрица приоритезации Срочность

Практика Вернитесь к матрице управления временем. Укажите время для каждой задачи в минутах. Посчитайте общее время в часах. Сравните со временем имеющимся до выполнения последней задачи. • В один момент времени занимайтесь только одной задачей! • • “Куда девать оставшееся время? ”

Как делегировать • Установить цель – – – SMAC(СМАК) объяснить, почему это важно показать выгоды • Определить ответственность – – какие решения может принимать к кому обращаться в случае необходимости • Установить систему контроля – – система отчетности сроки и способы • Определить ресурсы – время, деньги, люди • Определить поощрение и/или наказание

• • Особенности постановки задач Конкретными. Измеримыми. Достижимыми. Совместимыми с/достойными другими задачами. по сравнению с

Эффективность • Золотое правило менеджмента 80/20 – Как правило, на выполнение 80% задачи тратиться 20% усилий – Но, важно организовать работу с тратой 80% усилий на 80% результата. • Плановость

Планирование достижения результатов • Ежемесячно. Анализируйте долгосрочные цели и планируйте действия по их достижению. Определите основные приоритеты. • Еженедельно. Анализируйте ежемесячные приоритеты и определите основные дела на неделю. • Ежедневно. Следите за своевременным выполнением приоритетных задач. Планируйте время на каждое ключевое действие.

Стресс на работе • … когда человек выполняет однообразные действия, не дающие сразу положительного результата, но требующие постоянной концентрации и реакции. Если при этом деятельность происходит на фоне помех и отвлекающих событий, то риск стресса увеличивается в несколько раз. • ты просыпаешься с чувством усталости; • при мысли о том, что завтра понедельник, ты испытываешь уныние; • в выходные и по вечерам, не знаешь чем себя занять; • отдых для тебя - просто полежать на диване; • на работе постоянно бедлам и суматоха; • без тебя там всё развалиться; • разгружать вагоны было бы проще

Стресс на работе - Рецепты • • Автоматизируй монотонный труд Сократи операции до простейших действий Оберегай свой покой Оплачивай свой труд – Разожги в себе азарт (занять место начальника; разрабатывай проекты с пользой для компании и для себя) • Умей отдыхать

Забота о себе • Энтузиазм - Чрезмерная работа - Перегрузка Стресс - Удар - Нет Менеджера. • Заботьтесь о вашем здоровье. • Отпуск, спорт, хорошее питание, разнообразие жизни и т. д.

Работа с документами • Правило: любой документ должен побывать в ваших руках только один раз Ваш выбор Внести в план Ответить немедленно Выбросить или переправить Оставить для информации

Контроль своей реакции на отвлекающие факторы • Модель “Стимул-Реакция” • Что побуждает нас откладывать работу “на потом”

Модель “Стимул-Реакция” Пассивный (реагирующий) тип Активный (ответственный) тип Выбирать ОТВЕТную реакцию значит быть ОТВЕТственным

Резюмирующие советы § § § § Правило 80/20. Не делайте, если можете не делать. Делегируйте эффективно Планируйте планирование. Планируйте не место нахождения, а действия, направленные на достижение цели. Любой документ должен побывать в ваших руках не более одного раза. Относитесь к электронным копиям также как к бумажным. Задавайте себе вопросы типа: ”А зачем я это делаю? ”

Резюме • Используйте этот опыт еже - дневно, недельно, месячно, квартально, годно, жизненно. • Составьте планы на Апрель - Май 2001. • Помните о цели Вашей жизни!