Управление цепями поставок Лекция 2. старший преподаватель Титова

Управление цепями поставок Лекция 2. старший преподаватель Титова Е.В. кафедра логистики

Оглавление Основные определения БП Моделирование БП в цепях поставок Система управления БП Элементы и этапы моделирования БП Примеры моделирования Ekaterina Titova 2

Определения в УЦП Слово «процесс» произошло от латинского слова processus (продвижение) и означает следующее: ход какого-либо явления, последовательную смену состояний, стадий развития и т.д.; совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата, например производственный процесс. Ekaterina Titova 3

В первом случае речь идет об изменении состояния одного или нескольких объектов. При этом в качестве объектов могут выступать вещи, документы, информация, люди и т.п. Во втором случае - о действиях одного или нескольких субъектов, направленных на достижение результата. Ekaterina Titova 4

Определения процесса и бизнес-процесса Ekaterina Titova 5

Управление бизнес-процессами Управление отдельным бизнес-процессом включает: управление шаблоном бизнес-процесса; управление совокупностью экземпляров бизнес-процесса. Ekaterina Titova 6

Система управления бизнес-процессами Ekaterina Titova 7

Глоссарий Субъект, который начинает процесс - владелец процесса. при этом владельцу потребуются другие субъекты, поддерживающие процесс и объекты, которые будут переходить из одного состояния в другое в соответствии с представлениями, заложенными в модель. Вход процесса - это ресурсы в любых формах (материальные, человеческие, информационные), возникшие вне данного процесса, но перерабатываемые внутри него для получения желаемого результата. Выход процесса представляет собой результат, появляющийся после завершения процесса: продукт, услуга, информация. Ekaterina Titova 8

Общая схема управления бизнес- процессами Ekaterina Titova 9

Глоссарий если на основе одной и той же модели могут создаваться несколько процессов, то каждый реальный процесс называют экземпляром процесса (ЭП); в целях отличия ЭП от других процессов присваивают ему номер; чтобы подчеркнуть повторяющийся характер действий по развертыванию процесса, модель процесса называют шаблоном процесса. Ekaterina Titova 10

Шаблон (модель) и экземпляры процесса Ekaterina Titova 11

Процесс в УЦП Процесс - совокупность взаимосвязанных действий субъектов и обусловленных этими действиями изменений состояний объектов, которая: существует ограниченное время (процесс имеет начало и окончание); позволяет выделить каждый объект, существовавший до первого действия, изменившего состояние объекта (ресурс процесса), и само первое действие (вход процесса); позволяет выделить каждый объект, продолживший существовать после последнего действия, изменившего состояние объекта (продукт процесса), и само последнее действие (выход процесса). Ekaterina Titova 12

Построение вертикальной структуры процессов Вертикальная структура процессов строится с помощью декомпозиции (разбиения) процессов верхнего уровня на процессы более низкого уровня. Несмотря на то, что существует возможность движения и в обратном направлении - путем объединения процессов более низкого уровня в процесс более высокого уровня. Ekaterina Titova 13

Построение горизонтальной структуры процессов Построение горизонтальной структуры существенно сложнее, для соединения выходов одних процессов с входами других необходимо обладать большей информацией о каждом процессе, знать: входы, выходы, ресурсы и продукты каждого процесса; совокупность действий, составляющих процесс и логику осуществления действий; временные характеристики процесса и т.д. Ekaterina Titova 14

Классификация процессов Знание структуры системы процессов позволяет осуществить классификацию процессов. Классификация процессов – это система группировки объектов исследования или наблюдения в соответствии с их общими признаками. В случае классификации процессов речь идет о группировке процессов, входящих в структуру, в соответствии с признаками, вытекающими из структуры процессов. Наиболее часто используются системы группировки на основе иерархической (вертикальной) структуры. Ekaterina Titova 15

Моделирование бизнес-процессов Моделирование БП можно представить в виде циклического процесса, включающего такие этапы, как: построение моделей системы бизнес-процессов и отдельных бизнес-процессов на основе первоначальных знаний об организации; исследование моделей с целью выявления новых знаний об организации (ее совершенствование); внесение изменений в модели с учетом новых знаний; перенос новых знаний с моделей бизнес-процессов на экземпляры бизнес-процессов; практическая проверка новых знаний путем мониторинга и анализа данных о реальном функционировании бизнес-процессов организации; Ekaterina Titova 16

Этапы совершенствования бизнес-процессов Моделирование БП тесно связано с 3мя этапами совершенствования бизнес-процессов: выявление проблем - построение и исследование моделей с целью выявления дефектов бизнес-процессов; поиск решения проблем - исследование моделей с целью выявления путей улучшения бизнес-процессов; реализация решения - внесение изменений в модели и их практическая проверка. Ekaterina Titova 17

Этапы моделирования БП проектирование, структуризация, регламентация и описание процессов «как есть», а также разработка системы показателей эффективности; разработка шаблонной модели бизнес-процессов; улучшение процессов «как должно быть», внедрение усовершенствованных процессов; учет и контроль за значениями показателей эффективности процесса, анализ отклонений; принятие решений о дальнейшем улучшении процесса. Ekaterina Titova 18

Проектирование, структуризация, регламентация и описание процессов «как есть», а также разработка системы показателей эффективности. выделить список основных бизнес-процессов компании; провести описание процесса «как есть»; определить параметры его эффективности. Ekaterina Titova 19

Порядок моделирования и анализа «как есть» Ekaterina Titova 20

Этапы модели разработки БП Модель разработки бизнес-процессов обычно состоит из двух этапов: формирование стратегии реорганизации процессов, разграничение стратегических бизнес-единиц и основных компетенций; детализация разработанной организационной макроструктуры за счет определения основных и вспомогательных процессов и представляется в графической форме. Ekaterina Titova 21

Этапы модели разработки БП Сначала определяется структура основных бизнес-процессов, предоставляющих ключевые компетенции, к ним относятся процессы, которые определяют главные результаты деятельности компании. После этапа разработки целостной структуры процессов следует моделирование и анализ ситуации «как есть». Ekaterina Titova 22

Описание БП Описание бизнес-процесса, прежде всего, заключается в определении того, какое физическое лицо, с какими временными и иными затратами должно действовать, чтобы получить конечный результат; как правило, описание бизнес-процессов осуществляется при автоматизации и применяется для того, чтобы понять, как взаимосвязаны функции отдельных сотрудников и подразделений, какие формы документов приняты в компании, и впоследствии учесть это при внедрении программного продукта. Ekaterina Titova 23

Основные процессы организации Деятельность практически любой организации сводится к следующим основным процессам: стратегическое планирование; анализ потребностей рынка; разработка продукта (услуги); продвижение, производство продуктов (предоставление услуг); продажа; закупки и т.д. Ekaterina Titova 24

Выделение проблемных областей После идентификации предмета моделирования необходимо разделить его на отдельные проблемные области, удобные для моделирования и анализа. При этом возможно несколько альтернатив такого разделения: функционально-ориентированное разделение; объектно-ориентированное разделение. идентифицированные проблемные области и их охарактеризованные процессы представляют собой отправную точку для моделирования «как есть». Ekaterina Titova 25

Критерии проблемных областей Проблемная область относится к основным процессам - основные процессы отражают центральные бизнес-сферы компании и имеют большое влияние на результат ее деятельности; достижение прозрачности таких процессов имеет в рамках реорганизации первоочередное значение. Высокая интенсивность издержек в проблемной области - наибольший потенциал для экономии средств предоставляют процессы с высоким уровнем затрат. (могут быть не только основные, но и вспомогательные процессы); Ekaterina Titova 26

Критерии проблемных областей Ощутимая потребность в реорганизации - неэффективность выполнения процессов свидетельствует о необходимости реорганизации. В целях определения всех причин сложившейся ситуации, может потребоваться детальное моделирование и анализ ситуации «как есть». Ekaterina Titova 27

Признаки бизнес-процессов имя процесса; цель/предмет процесса; принадлежность процесса к основным или вспомогательным процессам (на текущий момент или в будущем); наличие документации по процессу и ее актуальность; задействованные организационные единицы и число задействованных сотрудников; наличие ответственных за процесс лиц (имя, должность, организационная единица); используемые прикладные системы; Ekaterina Titova 28

Признаки бизнес-процессов связи с внешними партнерами (клиенты, поставщики и т. д.); частота выполнения процесса; среднее время выполнения процесса и максимальные отклонения; частота возникновения ошибок в процессе (рекламации, доработки, исправления и т. д.); интенсивность затрат на процесс; оценка потребности в реорганизации и ее неотложности со стороны задействованных в процессе лиц; пригодность рассматриваемого процесса для переноса в модель «как должно быть». Ekaterina Titova 29

идентификация слабых мест, и вместе с этим, потенциала оптимизации; контрольный список процессов в рамках моделирования «как должно быть», чтобы не упустить важные аспекты анализа; исходной модели в рамках моделирования «как должно быть» (при условии, что фактическая ситуация частично соответствует плановому состоянию). Ekaterina Titova 30 Что описывает моделирование «как есть»?

Порядок моделирования «как есть» разделить предмет моделирования на проблемные области; провести сбор данных о процессах проблемных областей и определить приоритетность их моделирования; сгруппировать выбранные проблемные области и назначить для каждой из них одну группу моделирования; учитывать важность соблюдения единых правил моделирования, единой терминологии и одинаковой степени детализации для заключительной консолидации отдельных моделей; Ekaterina Titova 31

Порядок моделирования «как есть» структурировать консолидированную модель с учетом систематизирующей схемы процессов; провести анализ фактической ситуации; определить критерии, с помощью которых можно выполнить оценку моделей «как есть»; для классификации слабых мест сгруппировать данные критерии в отдельные категории; выяснить существуют ли подходящие эталонные модели, оценить возможность их адаптации; определить слабые места, устранимые с помощью срочных мер ограниченного характера; соблюдать экономическую эффективность. Ekaterina Titova 32

Какие цели должны учитываться при моделировании ситуации «как должно быть»? увеличение прибыли; экономия затрат; улучшение организации производственных процессов; сокращение времени планирования; сокращение времени обработки; повышение актуальности информации; минимизации времени хранения сырья и материалов; улучшение коммуникации между отдельными подразделениями. Ekaterina Titova 33

Соотношение степени детализации моделей «как есть» и «как должно быть» (Автотранспорт) Ekaterina Titova 34

35

Создание общей схемы процессов При разделении процессов на основные и вспомогательные может быть применено два подхода: Top-down подход (структурирование сверху вниз); Bottom-up подход (структурирование снизу вверх). Ekaterina Titova 36

Top-down подход При структурировании сверху вниз основные процессы идентифицируются исходя из стратегических полей деятельности; определенные таким образом процессы верхнего уровня последовательно детализуются; каждый функциональный шаг процесса представляется как отдельный процесс следующего, более нижнего, уровня; Преимущество: разработка процессов «как должно быть» строго в соответствии со стратегическими целями предприятия. Недостаток: упущение важных взаимозависимостей между процессами нижних уровней (низкая производительности всех процессов в целом). Ekaterina Titova 37

Bottom-up подход Структурирование снизу вверх исходит из совокупности всех запланированных бизнес-операций организации; для каждой бизнес-операции создаются модели процессов, группировка которых приводит к формированию следующего, более абстрактного, уровня процессной структуры. Разграничение между основными и вспомогательными процессами происходит в ходе иерархизации процессов. преимущество: возможность создания реалистичных моделей «как должно быть»; недостаток: в случае, если процессы «как должно быть» будут существенно отличаться от процессов «как есть». Ekaterina Titova 38

Взаимосвязи между процессами По общему правилу связи между процессами делятся на: прямые связи; косвенные связи. Так, в случае прямой связи, взаимодействие между основным и вспомогательным процессами можно идентифицировать и смоделировать уже на структурном уровне процессов, а не только в отдельных бизнес-операциях. Ekaterina Titova 39

Создание модели «как должно быть» В качестве результата создания общей схемы процессов «как должно быть» выступает: разделение всех процессов на основные и вспомогательные; анализ взаимосвязей процессов; предварительная структура процессов первых уровней (например, в виде диаграмм цепей создания добавленной стоимости); предварительная группировка основных и вспомогательных процессов в комплексы моделирования. Ekaterina Titova 40

Принципы создания модели «как должно быть» ускорение процессов за счет параллелизации операций; максимально целостное выполнение процесса одной организационной единицей; внедрение механизмов самоконтроля; ориентация внутренних процессов на клиентов - для каждого внутреннего процесса следует четко определить «внутренних клиентов»; достижение эффектов обучения (learning curve) - распределение операций - выполнение работ как эффективное обучение сотрудников. Ekaterina Titova 41

Совершенствование процессов Совершенствование процессов может проходить в двух формах: реинжениринг; совершенствование. реинжениринг фактически проектирует новый процесс на месте существующего; совершенствование же процессов опирается на процессы «как есть» и дает улучшение характеристик на 20 - 30%. Ekaterina Titova 42

Формирование модели процесса Ekaterina Titova 43

Модель работы с клиентом Ekaterina Titova 44

Предварительный анализ запроса, поступающего от клиента Ekaterina Titova 45

Подготовка коммерческого предложения Ekaterina Titova 46

Согласование договора Ekaterina Titova 47

48 Шаблонная модель БП

Ekaterina Titova 49 ? Вопросы?

Благодарю за Ваше внимание! Ekaterina Titova 50 Кафедра логистики