УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Понятие подотчетных

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Понятие подотчетных лиц и сумм l Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации. l Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

Нормативная база l l l Трудовой кодекс РФ гл. 24 (ст. 166, 167, 168, 259, 268); Налоговый кодекс РФ (ст. пп. 12. п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 217, пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272, ст. 252, ст. 265, ст. 270, п. 2 ст. 264); ФЗ от 24. 07. 2009 № 212 -ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» ; Постановление Правительства РФ от 13. 10. 2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» ; Положение Банка России от 12. 10. 2011 г. № 373 -П «О порядке ведения кассовых операций…» ;

Нормативная база l Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11. 09. 2009 № 739 н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» ; l Указ Президента РФ от 18. 07. 2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» ; l ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ;

Нормативная база l ФЗ от 10. 12. 03 N 173 -ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» ; l Постановление Госкомстата РФ от 01. 08. 2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» ; l Письмо Банка России от 14. 01. 2010 N 6 -Т «Об определении курсов иностранных валют по отношению к рублю, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России» .

Направления подотчетных сумм: Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании на цели: 1. Хозяйственные нужды: - приобретение ОС и МПЗ; - приобретение канцелярских товаров; - оплата почтовых расходов; - оплата проездных документов и др. ;

2. Представительские расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий» (п. 2 ст. 264 НК РФ).

• • Представительские расходы подлежат включению в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, только при их документальном подтверждении, то есть при наличии первичных документов: приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; первичные документы (в случае приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т. п. ); акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Содержание сметы: • • • цель мероприятия; дата и место проведения; программа мероприятия; состав приглашенной делегации; участники принимающей стороны; величина расходов на представительские цели.

• Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расхода налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. • При налогообложении прибыли не учитываются представительские расходы в части, превышающей установленный лимит (п. 42 ст. 270 НК РФ ). • В бухгалтерском учете представительские расходы отражаются в сумме фактических затрат, указанные в авансовом отчете, утвержденном руководителем.

Пример: Размер представительских расходов в ОАО «Х» : - за I квартал - 50 000 руб. ; - за II квартал - 30 000 руб. ; - за III квартал - 25 000 руб. Затраты на оплату труда соответственно равны: 1 000 руб. , 1 300 000 руб. и 1 200 000 руб. Отчетными периодами по налогу на прибыль являются: I квартал, полугодие, 9 месяцев. Сумма представительских расходов, признаваемых в целях исчисления налога на прибыль: 1 000 руб. х 4% = 40 000 руб. - налоговые расходы Iкв. 10 000 руб. (50 000 - 40 000) руб. – постоянная разница, которая не учитывается в налоговом учете. 10000 х 20% = 2000 руб. – ПНО (постоянное налоговое обязательство) - Дт99 - Кт68 - 2000 руб.

(1 000 + 1 300 000) руб. х 4% = 92 000 руб. налоговые расходы за полугодие. 50 000 руб. + 30 000 руб. = 80 000 руб. < 92 000 руб. Вся сумма расходов учитывается для целей налогообложения по налогу на прибыль. Дт99 - Кт68 - 2000 руб. - сторнировано постоянное налоговое обязательство. (1 000 + 1 300 000 + 1 200 000) руб. х 4% = 140 000 руб. – нормируемая величина представительских расходов за 9 месяцев. Фактические расходы – 105 000 руб. , это меньше лимита (140 000 руб. ). Следовательно, в налоговых расходах за 9 месяцев можно учесть 105 000 руб.

3. Командировочные расходы - - расходы на проезд до места назначения и обратно; расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок; расходы на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, по оплате услуг связи; расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз; расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту; сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, суточные.

Документальное сопровождение: l l l Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Учетная политика может предусматривать расчеты с подотчетными лицами безналичными денежными средствами. В течение 3 -х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги, представляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением подтверждающих документов.

Документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы по ним: l l l l Товарный чек; Кассовый чек; Товарная накладная; Счет фактура (для принятия к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов); Акт выполненных работ (оказанных услуг); Командировочное удостоверение; Квитанция на оплату за проживание в гостинице; Транспортные документы и др.

Понятие и срок служебной командировки o o o Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Срок командировки работников определяется руководителем подразделения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

o o Фактический срок пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командирования и дате выбытия из места командировки. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Дата выезда в командировку • Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, днем приезда дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

• При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее последующие сутки. • Новые сутки начинаются после ноля часов. • Если поезд (самолет), на котором сотрудник едет в командировку, отправляется в 24: 00, командировка начинается сегодня, если после, например, 00: 01 – это следующий день.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника вместо постоянной работы. Допустим, если самолет улетает в час ночи, то нужно быть в аэропорту для регистрации как минимум за 40 минут до вылета – плюс время пути в аэропорт. Следовательно, фактически работник выезжает сегодня, несмотря на то, что рейс у него завтра.

Запрет на командировки (ст. 259, 268 ТК РФ): l l l - - беременных женщин; работников в возрасте до 18 лет (есть исключение для творческих работников). Можно командировать с письменного согласия: женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет; матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей до 5 лет; имеющих детей-инвалидов или осуществляющих уход за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением.

Документальное сопровождение l l l План командировок (за исключением срочных и внеплановых); Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10 а), утв. постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 № 1; Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9 а); Командировочное удостоверение (ф. Т-10); Авансовый отчет; Журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.

Сотрудник может выехать в командировку или вернуться из нее как в рабочий, так и в выходной день. Например, сотрудник уезжает в командировку в 20 -00 часов вечера, т. е. после окончания рабочего времени. Вопрос должен ли он явиться в этот день на работу или нет решается по соглашению между работником и работодателем. Если командированный был на рабочем месте, в табеле ставится отметка «Я» и указывается продолжительность работы в дневное время.

l Если сотрудник отсутствовал, в табеле это день кодируется буквой «К» (командировка). Под отметкой «К» количество часов не проставляются, поскольку командировка измеряется в днях, а не в часах. l Если работник находился на рабочем месте только часть дня (например, 4 часа), а потом уехал в командировку, ставится обозначение: «Я 4/К» . l Если в табеле стоит код «Я» , начисляется заработная плата. Если указан код «К» , - средний заработок, размер которого, как правило, меньше. Работнику не выгодно отсутствовать в день командировки, если он поздно уезжает.

l За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной остановки в пути сотруднику полагается специальная компенсация – суточные. l Суточные выплачиваются независимо от того, стоит у него в день выезда в табеле учета рабочего времени «К» или «Я» . l Основанием для выплаты является проездной билет, который прилагается по возвращении к авансовому отчету.

l Суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (пп. 3 ст. 217 НК РФ). l Норматив суточных в размере 700 и 2500 рублей принят исключительно в целях исчисления НДФЛ. l Для целей исчисления налога на прибыль суточные признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных в локальных нормативных документах экономического субъекта.

Оплата выходных дней во время командировки l l l Если суббота и воскресенье (при пятидневной рабочей неделе) у работника, как и на постоянном месте работы в месте командировки выходные, эти дни не оплачиваются. Подлежат оплате суточные и расходы по найму жилья. В табеле ставится либо «КВ» , либо «К/В» , подтвердив, что сотрудник находится в другом городе по служебному заданию, что командировка продолжается и ему положены компенсационные выплаты. Средний заработок в течение этих двух дней сотруднику не начисляется.

Изменение режима работы n n В командировке работник подчиняется правилам трудового распорядка не своего предприятия, а того, куда он направлен, и обязан работать по его режиму. Если, например, там установлена «шестидневка» и суббота является рабочим днем, то и прибывший в командировку обязан в этот день трудиться. Работа в выходной компенсируется по общему правилу, т. е. в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Другой вариант – одинарный размер и предоставление дополнительного дня отдыха.

Загранкомандировки o o o Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте. Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение, составляемого в произвольной форме (п. 2. 1 Указания ЦБР № 2054 -У). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

o o Как показывает практика, поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

o o В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов или прочих расходов, в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ). Для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, берется курс иностранной валюты к рублю на день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006). Следовательно, признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример: l Экономический субъект направил своего работника в зарубежную командировку. Организация имеет валютный счет в банке. 8 июля 2012 г. с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. 12 июля деньги были выданы работнику, командированному за границу. 19 июля работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро. Курс евро к рублю, установленный ЦБР, составил: 08. 07. 2012 – 40, 0917 руб. /евро;  – 12. 07. 2012 – 39, 8033 руб. /евро;  – 19. 07. 2012 – 39, 5894 руб. /евро.  –

08. 07. 12 г. Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет: Д 50 -2 К 52 - 40 091, 7 руб. (1 000 евро х 40, 0917 руб. /евро). l 12. 07. 12 г. Выдана валюта командированному работнику под отчет: Д 71 К 50 -2 - 39 803, 3 руб. (1 000 евро х 39, 8033 руб. /евро). Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты: Д 91 -2 К 50 -2 – 288, 4 руб. l 19. 07. 12 г. Отражена сумма командировочных расходов: Д 26 К 71 - 33 650, 99 руб. (850 евро х 39, 5894 руб. /евро) l

19. 07. 12 г. Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом: Д 50 -2 К 71 - 5 935, 41 руб. (150 евро х 39, 5894 руб. /евро). Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты: Д 91 -2 К 71 - 216, 9 руб. (1 000 евро х (39, 5894 – 39, 8033) руб. /евро). l В налоговом учете организации: - прочие расходы – 33 650, 99 руб. ;   - внереализационные расходы – 505, 3 руб. (288, 4 + 216, 9). l

У экономического субъекта валютный счет отсутствует l l Организация выдает командированному работнику рублевый аванс для самостоятельного приобретения валюты в соответствующем подразделении банка (обменном пункте). Факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, т. к. конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.

l l l Затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. Датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример: l Работник организации направлен в загранкомандировку с 12 по 18 июля 2012 г. 8 июля из кассы в подотчет работнику выдан аванс в размере 41 000 руб. 11 июля он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 40, 5 руб. /евро. В командировке работник потратил 850 евро, что подтверждено соответствующими документами. По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 150 евро в обменном пункте по курсу 39 руб. /евро. Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка. 19 июля работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу. Курс ЦБР на 19. 07. 2012 - 39, 5894 руб. /евро.

Израсходовано на покупку валюты 40 500 руб. (1 000 евро х 40, 5 руб. /евро). Получено от продажи остатка аванса 5 850 руб. (150 евро х 39 руб. /евро). Фактически работник израсходовал 34 650 руб. (40 500 - 5 850). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов. Работнику следует вернуть в кассу организации 6 350 руб. (41 000 - 34 650). Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения отчета, и составят 33 650, 99 руб. (850 евро х 39, 5894 руб. /евро). Постоянная разница равняется 999, 01 руб. (34 650 - 33 650, 99). Постоянное налоговое обязательство (ПНО) составит 199, 8 руб. (999, 01 руб. х 20%).

08. 07. 12 г. Выдан командированному работнику аванс в рублях: Д 71 К 50 – 41 000 руб. 19. 07. 12 г. Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету: Д 26 К 71 – 34 650 руб. 19. 07. 12 г. Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом: Д 50 К 71 - 6 350 руб. Отражено ПНО: Д 99 К 68 -НП - 199, 8 руб.

l Когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, сумма компенсации работнику пересчитывается по официальному курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета. l Разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.

Суточные l l l Сумма суточных определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорта. Помимо документов, подтверждающих расходы на загранкомандировку, к авансовому отчету прикладываются копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками. При выезде из России дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются «заграничные» суточные. При возвращении в Россию – «российские» суточные. Неважно, в какое время суток была пересечена граница- в 00. 10 или в 23. 50.

Командировка в страну, национальная валюта которой достаточно специфична: Авансовый отчет составляется в той валюте, в которой выданы деньги в под отчет. l Расходы работника в третьей валюте переводятся в валюту выдачи. l Например, работник командирован в Китай. Юани в России покупать не выгодно. Работнику выданы доллары с целью их обмена в Китае на юани. l В авансовом отчете прописывается: l - - сумма в валюте (долларах); перевод расходов в иностранной валюте, в которой расплачивался работник (юани), в валюту выдачи (в доллары). Если приложена справка об обмене – по курсу обмена валюты; при ее отсутствии – по кросс-курсу ЦБ (соотношение между двумя валютами, которое вытекает из их курса по отношению к курсу третьей валюты. ); сумма расходов в долларах и сумма их пересчета в рубли.

l Остаток выданных в под отчет денег на командировочные расходы возвращаются в той же валюте, в которой получены из кассы. l Если работник самостоятельно обменял одну валюту на другую, неиспользованный остаток обменивается на валюту выдачи.

Сотруднику в загранкомандировку могут быть выданы в под отчет дорожные чеки (тревел-чеки) – денежное обязательство выплатить обозначенную сумму денег владельцу, чей образец подписи проставляется на чеке в момент его продажи. l Чеки выступают как средство оплаты товаров и услуг, равноценное наличным деньгам и кредитным карточкам. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на счете 50 «Касса» , субсчете 3 «Денежные документы» (Д 50 -3 К 52). l Сотрудник может получить банковскую карту организации. Для совершения операций с банковскими картами, организация в банке открывает корпоративный карточный счет, учитываемый на счете 55 «Специальные счета в банках» , отдельном к нему субсчете (Д 55 К 52). l l

Спасибо за внимание!