Требования к подготовке управленческих документов 1. Содержание управленческих

Требования к подготовке управленческих документов

1. Содержание управленческих документов Содержание управленческого документа - это вся включенная в него информации. Содержание управленческого документа состоит из: Основного информационного компонента - это текст документа. Второстепенных информационных компонентов, которые могут быть различными в зависимости от функционального назначения документа: - в деловых письмах – приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости; - в служебных записках – выводы и предложения, подытоживающие текст; - в приказах и распоряжениях – преамбула (краткое вступление).

Содержание управленческих документов В соответствии с требованиями ГСДОУ содержание управленческого документа должно: - содержать достоверную и аргументированную информацию; - увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу и деятельности предприятия; - не противоречить законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам; - излагаться ясно, убедительно и емко и кратко.

Содержание управленческих документов Составление проекта содержания управленческого документа должно начинаться с изучения: - существа вопроса деятельности предприятия, излагаемого в управленческих документах; - положений законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отношение к излагаемому вопросу; - справочных материалов, имеющихся в распоряжении предприятия по излагаемому вопросу; - материалов служебно-деловой переписки предприятия по излагаемому вопросу.

Содержание управленческих документов Подготовка текста управленческого документа производиться на основе: - унифицированных текстов (форм) документов, входящих в УСД; - унифицированных текстов документов, составленных для конкретных предприятий и организаций и учреждений; - типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных видов управленческих документов; - текстовых (формуляров) образцов.

Содержание управленческих документов Текст управленческого документа может быть представлен в виде: - связного (сплошного) текста – который содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях (правила, положения, письма, приказы, распорояжения и т.п.); - трафаретного текста (тестового шаблона) – который сочетает в себе постоянную (заранее впечатанную в текст информацию) и переменную (подлежащую заполнению информацию) (справки, акты, протоколы и т.п.);

Содержание управленческих документов Текст управленческого документа может быть представлен в виде: - анкетный текст – содержит характеристику какого-либо объекта по определенным признакам. Наименование признаков являются постоянной информацией, а характеристики переменной ( документы по персоналу, финансовые документы, по материально-техническому снабжению и т.п.) - табличный текст – содержит сопоставимую информацию о нескольких объектах (финансовые документы, плановые и т.п.); - графический текст (схемы, рисунки и т.п.)

2. Структура управленческих документов Структура управленческого документа – это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей теста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса деятельности. В общем случае структуру управленческого документа образуют введение, основной текст и заключение. В зависимости от функционального назначения и объема управленческого документа структура его текста может быть расширена например, за счет приложения или напротив сокращена.

Функциональное назначение вводной части Заключается в конкретизации сути излагаемого в его содержании вопроса деятельности предприятия. Чаще всего вводная часть состоит из одного абзаца, включающего одно-два предложения. В первом предложении четко формулируется суть излагаемого вопроса, тогда как второе выполняет смысловой и стилистической подводки к следующей части текста.

Функциональное назначение основной части Состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса деятельности предприятия. В зависимости от сложности освещаемой темы, а так же степени осведомленности адресата основной текст может включать от одного до трех абзацев, а в наиболее сложных случаях и более. Каждый из абзацев, может состоять из одного – трех предложений, объединенных одной мыслью.

Функциональное назначение заключительной части Изложение выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний. Структурно заключительная часть состоит из одного абзаца, включающего два – четыре предложения, при этом в первом предложении излагаются выводы, во втором – предложении просьба, а в третьем – указание на характер ожиданий отправителя.

Сведения о структуре некоторых управленческих документов Устав – общие положения; цели и задачи; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация. Положение - общее положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения. Инструкция – общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения.

Сведения о структуре некоторых управленческих документов Приказ – констатирующая часть; распорядительная часть. Протокол – вводная часть; основная часть. Акт – вводная часть; констатирующая часть. Договор – стороны договора; предмет договора; права и обязательства сторон; особые условия; реквизиты сторон. Письмо – вводная часть; основная часть; заключительная часть; приложения.

3. Стиль изложения управленческих документов Стиль изложения – это разновидность способа письменного изложения, а так же совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Служебно-деловой стиль – это способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов.

Характерные черты служебно-делового стиля: 1) подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения между должностными лицами; 2) адресность, подразумевающую наличие конкретных субъектов управленческой деятельности, как то отправителей и получателей; 3) тематическая ограниченность управленческих документов, в которых не освещается более одного – двух крупных вопросов; 4) лаконичность, ясность и точность письменного изложения; 5) нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предлагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия.