Time-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management,

Скачать презентацию Time-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management, Скачать презентацию Time-management Управление временем Управление временем (тайм-менеджмент, time management,

13780-time-management.ppt

  • Количество слайдов: 34

>Time-management Управление временем Time-management Управление временем

>Управление временем    (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

>Управление временем это не столько набор техник, сколько стиль жизни  и  философия Управление временем это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

>В управлении временем можно выделить следующие процессы : Постановка цели. Определение и формулирование цели В управлении временем можно выделить следующие процессы : Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей). Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели. Контроль достижения цели и выполнения планов.

>Техники тайм-менеджмента:      Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование Техники тайм-менеджмента: Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower) – 34 президент США. Родился 14 октября 1890 г. В 1944 году назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. В американской литературе нередко встречается под прозвищем «Айк» («Ike»). Кроме выдающихся заслуг перед отечеством, Дуайту Эйзенхауэру принадлежит идея одного из наиболее распространенных инструментов тайм менеджмента – квадранта «Важное – Срочное», иначе называемого матрицей Эйзенхауэра.

>Метод Эйзенхауэра Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Метод Эйзенхауэра Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

>Метод Эйзенхауэра Задания из категории «А» следует выполнять немедленно.  Рекомендуют не допускать скопления Метод Эйзенхауэра Задания из категории «А» следует выполнять немедленно. Рекомендуют не допускать скопления значительного количества дел «А» путем грамотного планирования заданий категории «Б». Все не важные, но срочные дела «В» рекомендуется делегировать коллегам или подчиненным задания категории «Г» поставить под вопрос: нужно ли это делать?

>Метод Эйзенхауэра Составьте список своих дел на неделю и разделите все задания по четырем Метод Эйзенхауэра Составьте список своих дел на неделю и разделите все задания по четырем категориям: важные и срочные важные, но не срочные 3. не важные, но срочные 4. не важные и не срочные

>Техники тайм-менеджмента:            Техники тайм-менеджмента: 3 вопроса вашей эффективности: Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня: - Какие дела самые важные и ценные? - Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение? - Как использовать свое время с наибольшей пользой? Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

>Техники тайм-менеджмента:      Принцип Парето - 20% усилий дают 80% Техники тайм-менеджмента: Принцип Парето - 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

>Техники тайм-менеджмента:      Диаграмма Ганта - это один из наиболее Техники тайм-менеджмента: Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет 1 процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи размещаются по вертикали Временная шкала задается по горизонтали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».

>Программы для создания диаграмм Ганты  Простейшим является использование программы Microsoft Project, предназначенной для Программы для создания диаграмм Ганты Простейшим является использование программы Microsoft Project, предназначенной для планирования задач Другим способом является использование программы Microsoft Excel. Microsoft Excel не содержит встроенного средства для создания диаграмм Ганта, однако ее можно построить, настроив линейчатую диаграмму с накоплением

>Техники тайм-менеджмента:     Диаграмма Ганта дает возможность:  Увидеть и визуально Техники тайм-менеджмента: Диаграмма Ганта дает возможность: Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

>Техники тайм-менеджмента Getting Things Done, GTD (рус. «доведение дел до завершения», однако чаще — Техники тайм-менеджмента Getting Things Done, GTD (рус. «доведение дел до завершения», однако чаще — «как привести дела в порядок») — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге. GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.

>Метод GTD В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других Метод GTD В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и виденье. Для их реализации Аллен использует 3 базовых модели: управление рабочим процессом; 6-уровневая модель обзора работы; естественный метод планирования.

>Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из 5 фаз: 1. сбор; 2. обработка; 3. организация; 4. обзор; 5. действия.

>Принципы GTD: Сбор  Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается Принципы GTD: Сбор Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе — в том, что Аллен называет корзиной: физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик, диктофон, ноутбук, карманный компьютер, или их комбинация. Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т.д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается.

>Принципы GTD: Обработка Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму: Начинаем с верхнего элемента Принципы GTD: Обработка Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму: Начинаем с верхнего элемента корзины. Делаем один элемент за раз (при этом никогда ничего не возвращаем обратно) Если элемент требует действия: o Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ o Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ Откладываем это. Если элемент не требует действия: o Оставляем это в справочной информации, ИЛИ o Выбрасываем это, ИЛИ o В список «когда-нибудь может быть».

>Принципы GTD: Организация Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков: Принципы GTD: Организация Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков: Следующие действия — По каждому элементу, требующему внимания, решите, что является следующим действием, которое может быть физически выполнено. Например, если имеется элемент «Написать проектный отчёт», следующее действие может быть таким: «Написать письмо Михаилу с предложением о встрече» или: «Позвонить Марине для того, чтобы узнать требования к отчёту». Проекты — Каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Отложенное — Когда действие было делегировано кому-то или когда ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, это отслеживается в системе и периодически выясняется, требуется ли действие или нужно послать напоминание. Когда-нибудь/может быть — Вещи, которые будут сделаны в некоторый момент, но не прямо сейчас. Например, «выучить китайский» или «устроить вечеринку в бассейне.»

>Принципы GTD: Обзор  Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать Принципы GTD: Обзор Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, все закончится тем, что вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Для решения этой проблемы, можно делать действия из списка один за другим, по аналогии с тем, как обрабатывается корзина. GTD требует, чтобы по крайней мере еженедельно, проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам для того, чтобы удостовериться, что любые новые задачи или предстоящие события введены в систему, и что все актуально.

>Принципы GTD: Действия Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится Принципы GTD: Действия Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения. Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов».

>Средства и приемы: “43 папки” Для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, Средства и приемы: “43 папки” Для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом все документы, относящиеся к одному проекту будут находиться в одном месте. Это позволяет быстрее находить нужные документы. Даже если к проекту относится всего один документ, его все равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме. Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной «43 папки». 12 папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день.

>Лайфхак (лайфхакинг, от англ. life hack) — набор методик и приёмов «взлома» окружающей жизни Лайфхак (лайфхакинг, от англ. life hack) — набор методик и приёмов «взлома» окружающей жизни для упрощения достижения поставленных целей при помощи разных полезных советов и хитрых трюков.[1] Обычно лайфхакер не создает новые методики, а просто владеет существующими. Движение лайфхакеров предположительно зародилось в среде компьютерщиков (см. хакер). Термин «лайфхакинг» изобрёл ещё в 2004 году британский журналист Дэнни О’Брайен. Он соединил слова life («жизнь») и hack («взлом»).[1]

>Техники тайм-менеджмента: Интеллект-карты (mind maps) - это современная методика визуального представления процесса мышления. Техники тайм-менеджмента: Интеллект-карты (mind maps) - это современная методика визуального представления процесса мышления. Чрезвычайно удобный инструмент при планировании, конспектировании, принятии решений, мозговом штурме, самоанализе Методика использования интеллект-карт была разработана психологом Тони Бьюзеном в 1970-е годы

>Техники тайм-менеджмента:       Хронометраж- метод изучения затрат времени с Техники тайм-менеджмента: Хронометраж- метод изучения затрат времени с помощью фиксации продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

>Хронофаги      Хронофаги (от др. греч. χρόνος - Хронофаги Хронофаги (от др. греч. χρόνος - "время"; φᾰγω — "пожираю") - поглотители времени, любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности Хронофаги могут быть: одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т.д.) неодушевленными (социальные сети, компьютерные игры, телевизор и др).

>Наиболее распространенные хронофаги : Нечеткая постановка цели.  Отсутствие приоритетов в делах.  Программное Наиболее распространенные хронофаги : Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Программное обеспечение с характерным дефектом. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). Плохое планирование рабочего дня. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Неэффективное хранение документов и другой информации. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Отрывающие от дел телефонные звонки и письма и разговоры. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар» Отсутствие самодисциплины. Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту. Неэффективные совещания. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки. Синдром «откладывания». Желание знать все детали, прежде чем действовать Спешка, нетерпение. Редкое делегирование (или его отсутствие). Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано. Слишком частые поездки Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.

>Мои хронофаги: ЗАДАНИЕ: Перечислите 3 самых характерных для вас хорнофага  1.Отрывающие от дел Мои хронофаги: ЗАДАНИЕ: Перечислите 3 самых характерных для вас хорнофага 1.Отрывающие от дел телефонные звонки 2. Синдром «откладывания» 3. Интернет – чтение блогов, общение в социальных сетях

>Принцип равновесия:      Самый простой способ избежать паники при виде Принцип равновесия: Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое. Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

>Способы борьбы с хронофагами:          ТЕЛЕФОННЫЕ Способы борьбы с хронофагами: ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ - Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня не более десяти минут для разговора с вами». Самое главное в этом случае — строго придерживаться означенного времени, и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен. Сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком, умеющим ценить время. Приучить себя и своих абонентов начинать разговор с фразы: "Ты сейчас можешь говорить?" Это спасет от долгих ненужных разговоров: можно ответить, что занята, попросить перезвонить позднее или говорить "покороче".

>Синдром откладывания или  прокрастинация     Прокрастинация (англ. Procrastination (задержка, откладывание) Синдром откладывания или прокрастинация Прокрастинация (англ. Procrastination (задержка, откладывание) - понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Прокрастинация делится на 2 типа: «расслабленная», когда человек тратит время на другие, более приятные занятия и развлечения «напряженная», связанная с общей перегрузкой, потерей ощущения времени

>Теория временной мотивации Согласно теории временно́й мотивации (англ. temporal motivation theory), человек всегда оценивает Теория временной мотивации Согласно теории временно́й мотивации (англ. temporal motivation theory), человек всегда оценивает полезность действия (utility) на основании 4-х переменных: величина ожидания от действия (expectancy) умноженная на его ценность для нас (value), уменьшаются за счет величины чувствительности (G) умноженного на уровень нашего беспокойства (delay). Таким образом, человек выбирает то, что имеет не только хорошие шансы на успех, но и приятные последствия. Следуя данной теории можно сделать вывод, что уровень прокрастинации тем ниже, чем больше ожидания от дела и чем более ценны его результаты лично для человека, и тем выше, чем более чувствителен человек (так, импульсивные люди более подвержены прокрастинации) и чем выше уровень беспокойства (чем ближе цель, тем тяжелее мы работаем). Другими словами, наилучшим образом работа выполняется тогда, когда по отношению к ней имеются высокие ожидания и личная заинтересованность, а беспокойство снижено до минимума.

>Что значит “съесть лягушку”? Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны Что значит “съесть лягушку”? Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

>Спасибо за внимание! Спасибо за внимание!