Технология принятия управленческих решений Процесс принятия управленческого

Технология принятия управленческих решений

Процесс принятия управленческого решения Под процессом принятия управленческого решения понимается циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения. 2

Процесс принятия решений требует определенной структуризации с выделением этапов и процедур Рис. 1. Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений 3

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Анализ ситуации основан на сборе и обработке информации из внешней и внутренней среды. Позволяет руководителям определить отклонения функционирующей системы от заданного или запланированного режима. 4

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Идентификация проблемы позволяет установить сущность и причину расхождения между планируемыми и фактическими показателями деятельности организации. 5

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Определение критериев выбора. Дает возможность выбрать критерии, по которым будет производиться сравнение и выбор альтернатив. Эти показатели называют критериями выбора. 6

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Разработка альтернативных решений. Предполагает поиск и разработку множества альтернативных вариантов решений проблемы. 7

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Выбор альтернативы. Осуществляется путем сравнения недостатков и достоинств каждой альтернативы. Здесь необходимо учитывать фактор риска, т. е. определять вероятность осуществления каждой альтернативы. Предпочтение отдается тому варианту решения, который обеспечивает достижение результата с наиболее высокой степенью вероятности. 8

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Согласование решения. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, когда одни члены организации разрабатывают решение, другие – его принимают, а третьи – реализуют. В этой связи принятие управленческого решения в организации необходимо рассматривать как групповое решение, а не индивидуальный процесс. 9

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Решение быстрее и эффективней реализуется, когда у исполнителей имеется возможность высказать мнение по поводу принимаемого решения, внести свои предложения и пр. В этом случае принятое решение воспринимается как свое, а не навязанное «сверху» . Систематическое игнорирование мнения подчиненных ведет к формированию авторитарного стиля руководства. Вместе с тем в ряде случаев, чаще на оперативном и тактическом уровне, руководитель вынужден принимать решения единолично без обсуждения и согласования. 10

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Управление реализацией. Принятое решение (альтернатива) должна быть реализована. Для этого необходимо разработать план мероприятий или программу выполнения решения, которые предусматривают использование ресурсов, технологий, источники финансирования, определяют сроки и ответственных за реализацию решения. В ходе выполнения решения руководитель обязан следить за тем, как оно выполняется, а в случае необходимости оказывать помощь и вносить свои коррективы. 11

Состав и последовательность этапов принятия управленческих решений Контроль и оценка результатов. Это анализ и оценка полученных фактических результатов и степень их отклонения от запланированных показателей. Однако, управленческое решение всегда носит временный характер. Срок его действия соответствует периоду относительного постоянства проблемной ситуации. Поэтому главная задача контроля - своевременно выявлять убывающую эффективность решения и осуществлять его коррекцию. 12

Технология (от греч. - искусство, мастерство, умение. . . ) - совокупность приемов и способов получения, отработки или переработки. . . Описание производственных процессов, инструкций по внедрению, технологические правила, требования, карты, графики. Социальные технологии - совокупность методов решения той или иной социальной проблемы.

Технология принятия управленческих решений имеет 5 стадий: Первая стадия — изучение проблемы — состоит из нескольких этапов: n 1. Выявление управленческой проблемы или цели. n 2. Предварительная постановка проблемы (цели). n 3. Делегирование полномочий. n 4. Сбор необходимой информации и ее анализ. n 5. Построение концептуальной модели проблемной ситуации. n 6. Обоснование и построение формализованной модели конкретной ситуации. 14

Технология принятия управленческих решений Вторая стадия принятия управленческого решения — выработка идей — состоит в формулировках путей решения проблемы. Одним из современных методов выработки идей является метод «мозговых атак» ( «мозгового штурма» или «брейнсторминга» ). 15

Технология принятия управленческих решений Третья стадия принятия управленческих решений — оценка идей — состоит в оценке достоинства, преимущества каждой идеи, ее эффективности и рисков. При оценке рисков руководители, в первую очередь, учитывают мотивы личной безопасности (риск престижности, риск конфликта с кем-либо, риск непредвиденности обстоятельств и т. п. ), но не оценивают риск самой идеи. Оценить эффективность и риск каждой идеи (выбора) можно с помощью предварительного построения «дерева решений» , представляющего собой схему имеющихся альтернатив и их возможных последствий. Построение таких схем особенно эффективно при последовательном принятии решений. 16

Технология принятия управленческих решений Четвертая стадия — это окончательный выбор решения, формулировка и оформление его в форме приказа (распоряжения), что обусловливает планирование выполнения решения. В приказе, как правило, указывается программа действий для выполнения данного решения со сроками и исполнителями. Решение в обязательном порядке должно быть доведено до исполнителей своевременно. В особых случаях с приказом о принятом решении исполнителей знакомят лично (под расписку). 17

Технология принятия управленческих решений Пятая стадия принятия решения — обратная связь и анализ решения — включает практическую реализацию плана управленческого решения. Это могут быть новое материально-техническое обеспечение, подготовка и переподготовка кадров, разработка и внедрение новых ресурсосберегающих технологий, перестройка производственного аппарата и т. д. Объем практической работы по реализации принятого решения в каждом конкретном случае зависит от характера и сложности намеченных задач. 18

Технология принятия управленческих решений Завершающим в организации выполнения решения является контроль и анализ результатов принятого решения, а также его корректировка (в случае необходимости). Контроль за исполнением принятого решения лучше всего поручить группе, которая готовила это решение, либо создать специальную группу. Критерием оценки работы таких групп должно являться не число проверок или зафиксированных срывов, а удельный вес выполненных в срок приказов. Таким образом, система контроля должна быть направлена на то, чтобы добиться своевременного выполнения решений 19

Управленческие решения, в зависимости от причины, обусловливающей необходимость разработки и принятия, делятся на: n ситуационные, n по предписанию, n программные, n инициативные, n сезонные. 20

Управленческие решения n n n 21 Управленческие решения по предписанию определяются соответствующим регламентом. По времени воздействия на объект различают оперативные, тактические и стратегические решения. В зависимости от организации принятия решения классифицируют на индивидуальные, коллективные, коллегиальные.

Управленческие решения n n n 22 По способу фиксации решения делятся на письменные, устные и электронные В зависимости от степени новизны решения делятся на две группы: традиционные и оригинальные. По содержанию решения подразделяют на имеющие количественные характеристики и не имеющие таковых.

Управленческие решения n n n 23 По функциональной направленности решения подразделяют на планирующие, организующие, активизирующие, координирующие, контролирующие, информирующие. В зависимости от степени регламентации различают директивные (нормативные), ориентирующие и рекомендующие решения. В зависимости от системы оценки эффективности (числа критериев) подразделяют на однокритериальные и многокритериальные.

Управленческие решения n 1. 2. 3. n 24 В зависимости от стиля принятия (характера разработки) классификация осуществляется по следующим параметрам: соотношение усилий на этапах разработки альтернатив и их выбора; степень участия подчиненных в процессе принятия решений; уровень организации управленческих решений. В зависимости от способа выработки: интуитивные, рациональные, основанные на суждениях.

Уровни принятия решений Уровень принятия решений Ключевые навыки Рутинный Неукоснительное следование процедуре Разумная оценка ситуации Гуманное лидерство Контроль/мотивация Селективный Установление целей Планирование Анализ/развитие Анализ информации Инновационный Идентификация проблем Систематизированное решение проблем Создание рабочих групп Анализ возможного риска Творческий подход к управлению Стратегическое планирование Системное развитие 25

Технологии разработки и реализации управленческих решений Управленческие решения включают: n порядок сбора и обработки информации; n принципы организации и управления; n систему контроля. Ориентация на цели муниципальной деятельности достигается в результате применения профессиональных управленческих технологий разработки и реализации управленческих решений. 26

Технологии разработки и реализации управленческих решений Технология разработки и реализации решения опирается на стратегический план, который составляется для всей управляемой системы. Технологии разработки решений не являются детерминированными, поскольку их объектом является человек. Их рассматривают на двух уровнях: верхний уровень – технологии целевого управления, нижний – технологии процессорного управления, инструментальные, определяемые верхним уровнем. 27

Целевые технологии основаны на приоритете целей относительно ситуаций и ориентируют решение на достижение цели, а не на устранение возмущающих воздействий. Среди целевых технологий различают инициативно-целевую, программно-целевую и регламентную. 28

В процессе реализации целевых технологий различают солидарное и пропорциональное авторство. Солидарное подразумевает равные права руководителя и исполнителей на весь процесс выполнения задания и результаты. Пропорциональное определяет права на процесс выполнения задания и результаты на основании соотношений затрат участников разработки и реализации решения. 29

Инициативно-целевая технология подразумевает выдачу задания без указания средств и методов его реализации. Руководитель формулирует цель для сотрудников, срок выполнения без указания механизма достижения. Этот тип целевой технологии рассчитан на профессионального, инициативного исполнителя. В ходе реализации инициативно-целевой технологии цель может быть не достигнута по каким-либо причинам, может быть достигнута в предусмотренные сроки или раньше, может быть достигнута за пределами установленного срока. 30

Программно-целевая технология. Руководитель формулирует задание с указанием средств, методов и сроков их выполнения. Обычно эта технология используется для решения повторяющихся проблем с применением стандартных средств и методов. Она предусматривает внешний или внутренний контроль промежуточных состояний в процессе выполнения задания. Успех и результаты применении этой технологии определяются квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. 31

Регламентная технология. Руководитель выдает задание с указанием средств, их возможных ограничений, ориентировочного времени выполнения, рекомендует методы. Эта технология основана на соблюдении регламента безусловного неудаления от цели. Возможна только положительная динамика процесса выполнения задания - либо приближение к цели, либо неизменность результатов в течение некоторого периода времени. 32

Технология управления по результатам основана на приоритете результатов над планированием и прогнозированием. Руководитель корректирует действия и решения в зависимости от полученных результатов. 33

Технология управления на базе потребностей и интересов подразумевает приоритет межличностных отношений над другими инструментами и методами формирования взаимодействия между работниками, участвующими в процессе достижения поставленной цели. Технология управления в исключительных случаях основана на приоритете профессионализма исполнителей или отработанной методики над другими средствами и методами для успешного выполнения порученных или выбранных заданий. Технология основывается на линейнопатронажной структуре управления (от фр. patronage --покровительство) 34

Технология управления на базе искусственного интеллекта подразумевает приоритет накопленной практики, статистики и современных экономикоматематических методов, реализованных в виде баз знаний или данных с применением современных информационных компьютерных технологий. 35

Технология управления на базе активизации деятельности персонала основывается на приоритете стимулов и поощрений по сравнению с другими методами успешного выполнения порученных заданий. 36

Метод это приемы, операции, мероприятия и технологии, применяемые для достижения какой либо цели или решения конкретной задачи. n Модель упрощенное представление предмета, системы или процесса в форме, отличной от формы целого. n 37

В процессе применения метода может использоваться несколько моделей и алгоритмов. n Алгоритм это набор упорядоченных правил (схема действий), которые позволяют механически решать любую задачу из класса однотипных. 38

Оптимизационными называются модели, в которых имеется целевая функция. Такие модели используются при разработке управленческих решений в муниципальном управлении. Например: размещение пунктов экстренных служб (милиция, пожарная охрана, скорая медицинская помощь). 39

Эвристические методы основываются на том, что методики, применяемые для разработки решения, не изложены в явной форме и неотделимы от лица, готовившего решение, а при разработке решения доминируют интуиция, опыт и творческий подход. К эвристическим, в первую очередь, относят методы социологических исследований и экспертные методы. Эксперты при проведении опроса основывают свои суждения на интуиции или используют причинноследственные связи, данные статистики и расчетов. 40

n 41 Метод мозговой атаки заключается в предоставлении каждому участнику группы права высказать самые различные идеи по поводу вариантов решения проблемы вне зависимости от их обоснованности, осуществимости и даже логичности.

Основной принцип метода мозговой атаки – чем больше предложений, тем лучше. Все предложения выслушиваются без критики и оценки, а их анализ производится централизованно после завершения процесса заслушивания вариантов на основе сделанных записей. В результате формируется список, в котором все предложения структурируются по определенным параметрам-ограничениям, а также по их результативности. 42

Метод коллективного блокнота сочетает независимое выдвижение идей отдельными экспертами с коллективной оценкой и процессом выработки решения. Суть метода заключается в следующем: все участники опроса имеют блокнот, в котором записывают сущность проблемы и данные, позволяющие ориентироваться в проблеме. n 43

В течение некоторого периода времени (обычно месяца) каждый ежедневно фиксирует возникающие идеи и решения. Далее участники сдают свои блокноты руководителю для обобщения содержащихся в них идей и решений. После этого следует окончательное творческое обсуждение обобщенного материала всеми экспертами. 44

Метод синектики - метод стимулирования творческой деятельности, использующий принципы и приемы мозгового штурма, метода аналогий и ассоциаций. Его суть заключается в поиске нужного решения за счет преодоления психологической инерции, вызванной стремлением решить проблему традиционным путем. Метод синектики направлен на активизацию спонтанной деятельности мозга человека для исследования и решения проблем группой на основе аналогий. n 45

Схема реализации метода синектики: n 1. формулировка проблемы; n 2. отсев очевидных путей, поскольку они дают лишь простое сочетание существующих решений; n 3. поиск аналогий, позволяющих выразить решаемую проблему в терминах, знакомых членам группы по опыту их работы; n 4. анализ основных трудностей и противоречий; n 5. формулировка перспективной идеи. 46

n 47 Метод номинальной групповой техники построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций. Поэтому все члены группы, собравшиеся для принятия решения, на начальном этапе излагают свои предложения в письменном виде самостоятельно и независимо от других.

Затем каждый участник докладывает суть своего проекта, представленные варианты рассматриваются членами группы (без обсуждения и критики). Только после этого каждый член группы, независимо от других, в письменном виде проставляет ранговые оценки рассмотренных идей. Проект, получивший наивысшую оценку, принимается за основу решения. 48

Метод Дельфи используется в тех случаях, когда сбор группы невозможен. Решение проблемы осуществляется в следующей последовательности: Членам группы предлагается ответить на детально сформулированный перечень вопросов по обсуждаемой проблеме. Каждый член группы отвечает на вопросы независимо и анонимно. Результаты ответов собираются в центре и на их основании составляется интегральный документ, содержащий все варианты решений. Каждый член группы получает копию этого материала. Принимается согласованное решение. n 49

Как и при использовании номинальной групповой техники, при использовании метода Дельфи обеспечивается независимость мнения отдельных членов группы. Однако существенно увеличиваются затраты времени на разработку решений, а количество обсуждаемых альтернатив уменьшается. На рисунке представлен процесс принятия и реализации программы противотуберкулезной помощи населению на территориальном уровне. 50

51

Из рисунка следует, что в системе здравоохранения формирование стратегии противотуберкулезной помощи населению на территориальном уровне определяется целями и зависит от конкретной эпидемиологической ситуации, а также прогноза ее развития. Для принятия цели анализируется система показателей по туберкулезу, отражающих качественную и количественную сторону деятельности службы, состояние внешней и внутренней среды организации. 52

Для реализации стратегии формируются целевые региональные программы по туберкулезу, направленные на адаптацию противотуберкулезной службы к изменившимся потребностям населения в противотуберкулезной помощи, а также к новым социально-экономическим условиям. 53

Выполнение программы возможно только при участии общей лечебной сети, противотуберкулезной службы и центров госсанэпиднадзора, каждый из которых решает поставленные задачи в пределах своей компетенции. 54

Управление необходимо для эффективного взаимодействия организационной макроструктуры противотуберкулезной службы региона, направленное на достижение эффективных плановых показателей (результатов) при рациональном использовании ресурсосберегающих технологий. 55

Графические методы и технологии в принятии решений: n «Карта мышления» (Mind Map) Тони Базана. n Ролевые диаграммы. n Диаграмма «Рыбий скелет» Каору Исикава n Деревья решений. n Диаграммы влияний и др. 56

Методы принятия управленческих решений применяются в следующих областях: n - установление перечня целей, способов и средств их достижения; n - оценка предпочтительности отдельных целей, средств, мероприятий, результатов; n - декомпозиция целей и планов на элементы; n - поиск оптимальных средств для достижения поставленных целей; n - определение критериев сравнения целей и средств их достижения; n разработка моделей выбора целей и средств их достижения; n - анализ результатов функционирования отдельных подсистем 57

ПОДГОТОВКА РЕШЕНИЙ Этап подготовки решений включает следующие шаги. n 1. Построение взаимоотношений в организации для решения проблемы, формирование команды для подготовки решения. n 2. Диагностика ситуации. n 3. Разработка и обоснование системы целей. n 4. Определение проблемы. n 5. Анализ проблемы. n 58

6. Формулировка критериев и ограничений. n 7. Выдвижение альтернатив. n 8. Анализ альтернатив. n 9. Оценка альтернатив и последствий. n 10. Выбор альтернативы. Каждый шаг включает ряд фаз. Первая фаза – сбор информации, вторая – обработка и анализ информации, третья – обоснование полученного результата и четвертая – его проверка. n 59

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ Этап принятия решений включает следующие шаги: n 1. Принятие решения руководителем. n 2. Конкретизация решения, его дезагрегирование для более низких уровней управления. n 3. Доведение решений до исполнителей. n 4. Принятие решения исполнителем. n 5. Разработка плана действий. n 6. Экспериментальная проверка. n 7. Уточнение и корректировка принятых решений. n 60

РЕАЛИЗАЦИЯ РЕШЕНИЙ Этап реализации решения включает следующие шаги: n 1. Действия по исполнению решений. n 2. Определение результатов и последствий. n 3. Оценка и анализ результатов и последствий. n 4. Обратная связь. n 61

Управленческое решение является важнейшим элементом управления, нацеленного на достижение эффективного результата при минимальном использовании ресурсов. 62