Технологія аналізу і автоматизації документообігу Лекція «Вступна» Контактна

Технологія аналізу і автоматизації документообігу Лекція «Вступна» Контактна інформація si.kture.kharkov.ua, [email protected], Subject:TAAD ХНУРЕ, факультет ПММ Кафедра Соціальної Інформатики викладач: доц. к.т.н. Кулібаба В.В. 2010 р

Зміст Загальне уявлення про курс Документ Історія документа і документообігу Терміни та основні поняття Дисципліни вивчаючі документ Проблеми і типові задачі Загальне та відмінне у документообігу України та інших країн, стандарти 2

Загальне уявлення про курс Мета курсу: сформувати у студентів системи знань та навичок, необхідних для функціонування документообігу у підприємстві на сучасному рівні, оволодіння необхідним інструментарієм комп'ютерних технологій для ефективної організації роботи з документами. Особлива увага надається придбанню навичок розв’язання типових задач автоматизації документообігу. Задачі курсу: Надати загальне уявлення про документообіг та діловодство Ознайомити слухача курсу з основами документообігу, технологіями та методами аналізу документообігу на підприємстві 3

Загальне уявлення про курс 4

Документ Формування інформаційного суспільства відбувається в результаті зсуву акцентів з матеріально-енергетичних на інформаційні. Економічна діяльність такого суспільства заснована на знаннях та науковій інформації. Необхідність у збереженні і повсякденному використанні людського досвіду, обмін інформацією - призвело до найважливішого досягнення людства - формуванню мови та писемності. Необхідність збереження та розповсюдження інформації у часі і просторі, визначило поняття документа, як матеріального носія (носій інформації, яким виступали камінь, мотузка, намисто, береста, папірус, кодекс, папір, і т.д.), що містить (виражає) інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі. Єдність інформації і матеріального носія є невід'ємними складовими документа. Відбитки рук первісної людини. 30-21 тис. до р.х. «Лучники». 8-5 тис. до р.х. Ущелина Валлторта. Іспанія Кіпу інків. Туппум - глиняна табличка з Шуруппака, прибл. 2600 р. до р.х. Грамота № 202, хлопчика Оніфіма. Новгород, 1240-1260 рр. 5

Документ Слово «інформація» (лат. informatio - роз'яснення, виклад) має безліч значень, з яких найбільш загальне і широке - «відбите різноманіття». Таке значення дозволяє розглядати як інформаційні багато процесів, що відбуваються в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві. В інформатиці під інформацією прийнято розуміти відомості, повідомлення, зазначені знання і т. п. У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну - інформацію, яка циркулює в неживій природі; біологічну - яка циркулює в живій природі; соціальну - осмислену людським співтовариством. Першим принципом поділу соціальної інформації є її соціальне призначення. З цієї точки зору інформація поділяється на масову і спеціальну. 6

Документ Cлово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова «docere» - вчити, навчати. Корені цього слова йдуть в індоєвропейську прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом чи отриманням чого-небудь. За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» і пов'язано з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» - вчу, навчаю, від якого були утворені слова «doctor» - учений, «doctrina» - вчення, «documentum» - те, що вчить, повчальний приклад 7

Документ У російську мову слово «документ» прийшло за часів Петра I, як запозичене з німецької та польської мов, - у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мало два значення: 1) будь-який папір, складена законним порядком і який може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) або на виконання будь-яких обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання), 2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво. До другої половини XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з'являються похідні від слова «документ» терміни: документація - у значенні підготовки і використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний - що відноситься до документа. У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа, як будь-якого важливого ​​паперу, а також диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник тлумачив як «до документа відноситься» 8

Документ Документ має безліч властивостей (відмітних якостей), найбільш суттєві: Атрибутивність документу, тобто наявність невід'ємних додатків, без яких він існувати не може. Функціональність документу, тобто його призначення для передачі інформації в просторі та часі. Структурність документу, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Відмітні ознаки документа: Наявність смислового семантичного змісту. Стабільна речовинна форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання і переміщення інформації в просторі та часі. Призначений для використання в соціальній комунікації. Завершеність повідомлення. 9

Документ Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ – поліфункціональний об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій. Весь спектр соціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи: головна функція; загальні функції; спеціальні функції. Знання функцій документа дозволяє: визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту; правильно зрозуміти роль документної інформації у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства; здійснити наукову класифікацію і типологію документа; визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, поширення, зберігання і використання в бібліотеках, органах НТІ, архівах, книгарнях тощо; розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його понятійний апарат і т. д. 10

Документ Розвиток людства багато в чому пов'язаний з розвитком документа, як засобу фіксації інформації. Технологія виготовлення документа еволюціонує: носії методи створення спосіб створення Фахівці Каліфорнійського університету в Сан-Дієго підрахували приблизну кількість інформації, яку доводиться щорічно обробляти серверам корпоративного класу. За оцінками, в 2008 році через 27 млн ​​серверів бізнес-класу, розташованих по всьому світу, минуло 9,57 зеттабайт даних , дослідники враховували короткочасну (генерується в процесі обробки різних запитів і команд і потім знищується) інформацію та інформацію , яка зберігається. Обсяги даних, які обробляються серверами, подвоюються кожні два роки. Таким чином, в 2010-м інформаційне навантаження на сервери досягла приблизно 20 зеттабайт. Відзначається також, що кожен співробітник, що має справу з комп'ютерами, щорічно отримує в середньому 3 Тб даних. (07.04.2011) http://net.compulenta.ru/603838/ 11

Документ Сучасна цивілізація скоро вироблятиме настільки багато цифрових даних, що не буде вистачати записуючих пристроїв для зберігання. директор дослідницької лабораторій Intel Джим Хелд. На думку Хелда, швидке зростання обсягів даних скоро приведе світ на поріг "йоттабайтовой ери" (квадрілліон гігабайт). "Ми ж досягли зеттабайтового діапазону (трильйони гігабайт)". "Walmart додає по мільярду записів на хвилину в свої бази даних. YouTube містить більше даних, ніж всі комерційні телеканали передають за рік. Великий адронний коллайдер може генерувати терабайти даних в секунду", - Хелд. 4.05.2010. http://korrespondent.net/tech/technews/1073196-chelovechestvu-skoro-negde-budet-hranit-informaciyu 12

Історія документа і документообігу Система діловодства в Україні пройшла шлях від старовинних берестяних грамот до сучасного електронного документа. В Царській Росії, XVIII століття, час створення бюрократичної системи, що визначила роботу з документами, відносять до реформ Петра I, вводитися загальноприйняте розуміння «документ» як діловий папір. У 1811 р. вийшов закон про заснування нових органів управління - міністерств, і визначення порядку ведення діловодства. У першій половині XIX ст. був поширений колезький порядок ведення переписки. Після 1917 р. порядок діловодства значно спростився, а в 20-х рр. відбувся перехід на карткову систему реєстрації документів. З'явилися перші державні стандарти на бланки установ та форми (діловий лист, протокол засідання і т. п.). 13

Історія документа і документообігу З кінця 1960-х рр. на базі великих ЕОМ, починають впроваджуватися автоматизовані системи управління (АСУ) мейнфреймів [mainframe], прикладом яких є обчислювальні машини серії ЄС, які використовувалися у СРСР. Створення сучасної нормативної бази документаційного забезпечення управління відноситься до початку 70-х рр. двадцятого сторіччя. У 1973 р. була розроблена Єдина державна система діловодства (ЄДСД). У 80-х рр. була підготовлена ​​друга редакція ЄДСД, що отримала назву Єдиної державної системи документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Стрічкові накопичувачі ЄС-5017 14

Історія документа і документообігу У 1991 р. вийшла Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - дещо скорочений варіант ЕГСДОУ. У 1993 р. затверджена Типова інструкція з діловодства для міністерств і відомств, що встановлює загальні вимоги до документування управлінської діяльності та технологіям роботи з документами в згаданих організаціях. З 2009 р. державні відомства країни, використовуючи технології електронного документообігу, почали наладку повноцінної інформаційної взаємодії, на основі європейської функціональної специфікації Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq). У Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації визначений базовий стандарт, який повинен викорістовуватися в електронному документообігу органів державної власти України, таким базовим стандартом повинен стати міжнародний стандарт MoReq-2, повідомляє Держспецзв'язок. http://ua.korrespondent.net/tech/1105777 http://novynar.com.ua/tech/128605 15

Історія документа і документообігу https://www.eossoft.com.ua/moreq/login.aspx?ReturnUrl=%2fmoreq%2fmain.aspx http://ko.com.ua/moreq-ua_jelektronnyj_dokumentooborot_po_uchebniku_44816 16

Термiни та основні поняття На законодавчому рівні основні поняття визначені у прийнятих суспільством законах і поправках до них: Конституція Україна (254 до/96-ВР), Цивільний кодекс України (1540-06), закони України «Про інформацію» (2657-12), «Про захист інформації в автоматизованих системах» (№ 2594-IV), «Про державну таємницю» (3855-12), «Про зв'язок» (160/98-ВР), «Про обов'язкові копії документів» (595-14), «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (3814-12), «Про електронний документ та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» (22 травня 2003 р.), «Про внесення змін до Кримінального та Кримінально-процесуального кодексів України» (№ 2289-IV) інші. 17

Термiни та основні поняття 18

Термiни та основні поняття 19

Термiни та основні поняття 20

Термiни та основні поняття 21

Дисципліни вивчаючі документообіг Розуміння важливості документа, як офіційної, ділової «папери», дало поштовх до появи архівів та архівної справи (наука вивчає архіви, Архів (грец. άρχεϊον) – установа або структурний підрозділ установи, організації чи підприємства, яке здійснює прийом, комплектування і зберігання архівних документів в інтересах користувачів), документознавства (наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення та функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їх діяльності) та діловодства (галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами). Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології). На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено та затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку і т.і. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві. 22

Проблеми і типові задачі Проблеми документаційної діяльності будь-якої організації практично однакові: втрата документів; затримки проходження і виконання; надмірність документообігу; суперечливість прийнятих рішень; відсутній контроль виконавської дисципліни та моніторинг місцезнаходження документів, безконтрольність виконавців; накопичується безліч документів, призначення та джерело яких неясні, неможливість відновлення історії роботи з документами; документи та інформація, що міститься в них, потрапляють в «чужі руки» витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів; замість того щоб використовувати вже наявні документи, витрачається час на їх повторне створення; багато часу витрачається на узгодження, затвердження документів та їх розсилку. Результатом є фактична некерованість організації. 23

Проблеми і типові задачі Впровадження системи електронного документообігу вирішує типові проблеми властиві «паперовому» (традиційному) документообігу, окрім того, вона має додаткові переваги: забезпечує злагоджену роботу всіх підрозділів; спрощує роботу з документами, підвищує її ефективність; підвищує продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки та пошуку документів; підвищує оперативність доступу до інформації; дозволяє розмежувати права доступу співробітників до інформації. Проблеми впровадження систем електронного документообігу: неконкретність визначення вимог, як до системи в цілому, так і до її частин; робота над внутрішнімі стандартами окремих комерційних і державних структур не вирішують завдання міжкорпоративного електронного обміну юридично значущими документами. 24

Загальне та відмінне в документообігу На Заході під документообігом на підприємстві, в даний час, прийнято розуміти будь-яку передачу інформації, значимої для підприємства. І на тому етапі, коли відбувається автоматизація, визначаються види, обсяг і значимість інформації, а потім процес її передачі також автоматизується і в підсумку документується в електронному вигляді. DMS (Document Management Systems) - системи управління документами, Document Warehousing - сховище документів. технології: DocFlow - системи маршрутизації документів, WorkFlow - автоматизація бізнес-процесів, GroupWare - системи організації групової роботи, Knowledge Management - системи управління знаннями, Electronic Document Interchange - системи обміну електронними документами), що пропонують різні підходи до вирішення завдання автоматизації роботи з документами. 25

Загальне та відмінне в документообігу У 2007-2015 рр. Верховною Радою України затверджена Національна стратегія розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 рр. (прийнятий Закон "Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки"). У відповідності до «Стратегією розвитку інформаційного суспільства в Україні» Україна повинна вийти на певний рівень інформатизації до 2015 р. Згідно з документом, основним завданням Національної стратегії є сприяння кожній людині на принципах широкого використання сучасних можливостей створювати інформацію і знання, користуватися і обмінюватися ними, виробляти товари та надавати послуги. Національна стратегія розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки стане концептуальною основою для розробки завдань щодо розвитку інформаційного суспільства в Україні. 26

Загальне та відмінне в документообігу Основними стратегічними цілями розвитку в Україні інформаційного суспільства, відповідно до Закону, слід вважати: прискорення розробки та впровадження новітніх конкурентоспроможних інформаційних технологій в усі сфери суспільного життя; забезпечення комп'ютерної та інформаційної грамотності населення; державну підтримку економічного зростання нових "електронних« секторів економіки (торгівлі, надання комунальних і банківських послуг тощо). Впровадження Національної стратегії розвитку інформаційного суспільства в Україні дасть можливість забезпечити позитивні зміни в життєдіяльності суспільства і людини. Серед головних напрямків підйому інформаційного суспільства особлива увага приділяється електронному керуванню (http://www.stc.gov.ua, http://www.kmu.gov.ua). Розроблено проект довгострокової державної програми "Електронна Україна" (http://www.e-ua.org/) на 2005-2012 рр., яка спрямована на розвиток інтернет-індустрії та створенняна її бази "електронної держави". З 2011 р. урядом України впроваджено ведення електронних блогів та використання інших інформаційних технологі, ,щодо популяризації роботи чиновників, надати можливість обміну інформацією, думками, та «зменшенню відстані між пересічними громадянами й владними структурами». 27

Загальне та відмінне в документообігу http://www.stc.gov.ua, http://www.kmu.gov.ua, http://www.e-ua.org/, http://blogs.ukrinform.com/ 28

Загальне та відмінне в документообігу Завдання, поставлені в програмі «Електронна Україна», дасть можливість забезпечити: широке використання новітніх інформаційно-телекомунікаційних технологій в сфері державного управління, підприємницької діяльності тощо; широкий доступ фіз. та юр. осіб, у тому числі наукових установ та організацій, ВНЗ, архівів, бібліотек, музеїв та інших установ, до інф. ресурсів за допомогою Інтернет; створення умов для здійснення ел. документообігу (з використанням ел. цифрового підпису), ел. комерції, підприємницької діяльності з використанням Інтернету; збільшення обсягу соціально-політичної, економічної, освітньої, правової, науково-технічній та інших видів інформації про Україну в Інтернеті; вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади та органів місцевого самоврядування; надання органами державної влади фізичним та юридичним особам інформаційних послуг, у тому числі таких, які вимагають ідентифікації суб'єктів; вільний доступ фізичних та юридичних осіб до інформації про діяльність органів державної влади; підвищення рівня комп'ютерної грамотності широких верств населення; створення нових робочих місць; створення загальнодержавної системи медичної телематики (електронної системи охорони здоров'я). 29