Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция «Электронный документооборот»

Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция «Электронный документооборот» Кафедра СИ 2010 г

Содержание Документооборот в контексте управления предприятием Автоматизация документооборота Принципы создания информационной системы документооборота Корпоративное управление документами Классификации систем, по типу решаемой системой задачи Тактические и стратегические преимущества от ЭУД Недостатки ЭУД Преимущества украинских ЭУД Модель анализа функциональности систем автоматизации Модель анализа функциональности систем автоматизации Внедрения системы Заключение

Документооборот в контексте управления предприятием Одним из основных механизмов адаптации организации к меняющимся условиях окружающей среды является наличие эффективной информационной системы. Таким образом, потребность в автоматизации делопроизводства связана с потребностью более эффективно управлять деятельностью предприятия, которая напрямую зависит от эффективности обработки информации, предполагающая результативную информационную технологию. В условиях рыночной экономики современная организация рассматривается как многофакторная социально-экономическая система, обладающая рядом особенностей: - целостностью; - сложностью; - большой инерционностью; - высокой степенью надежности функционирования; - параллельным рассмотрением организационных и стоимостных аспектов функционирования системы.

Документооборот в контексте управления предприятием Проблема компьютеризированного беспорядка осознается многими организациями, но мало где делаются попытки ее решить. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными.

Документооборот в контексте управления предприятием Для более четкой организации системы документооборота на предприятии необходимо внедрение системы качества, которая позволяет более гибко взаимодействовать с внешней средой, принимать более эффективные решения стратегического и тактического характера, управлять персоналом.

Документооборот в контексте управления предприятием Современный менеджмент базируется на следующих процессах: получение информации, ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; исполнение решений; учет и контроль принятых решений. Эффективное управление требует определенной системы работы с документами, повышения общей эффективности обеспечивается за счет уменьшения стоимости работы с информацией, что возможно благодаря: сокращению площадей, на которых хранится информация; уничтожению малоэффективных бумажных документов; более компактному хранению бумажных документов; увеличению скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Документооборот в контексте управления предприятием Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Менеджмент Современный менеджмент базируется на следующих процессах: получение информации, ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; исполнение решений; учет и контроль принятых решений. Эффективность деятельности любой структуры достигается за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. От правильности организации документооборота зависят: оперативность получения доступа к требуемым документам; сохранность и доступность информации о деятельности фирмы; эффективность обработки большого количества документов, проходящих через организацию; защита деловой информации от несанкционированного доступа;

Менеджмент и стратегический менеджмент Стратегический менеджмент – это процесс определения взаимодействия организации с ее окружением выражаемое через использование избранных целей и достижение желаемого результата путем распределения ресурсов организации в соответствии с эффективным планом действий Содержанием стратегического менеджмента являются: - определение назначения и главных целей бизнеса фирмы; - анализ внешней среды фирмы; - анализ ее внутренней обстановки; - выбор и разработка стратегии фирмы; - анализ портфеля диверсифицированной фирмы, проектирование ее организационной структуры; - выбор степени интеграции и систем управления; - управление комплексом «стратегия - структура – контроль»; - определение нормативов поведения и политик фирмы в отдельных сферах ее деятельности; - обеспечение обратной связи результатов и стратегии компании; - совершенствование стратегии, структуры, управления.

Менеджмент и стратегический менеджмент Основные принципы и тенденции стратегического управления предприятиями в современных условиях: 1. Разделение управления имуществом и производством 2. Основой стратегии предприятия становится планирование доходов и расходов 3. Разделение функций стратегического и оперативного управления производством 4. Многообразие стратегий управления в зависимости от рыночных позиций фирмы и сфер деятельности 5. Организация сотрудничества крупного и малого бизнеса Стратегический менеджмент опирается на стратегический анализ, который требует эффективную информационную систему, обеспечивающая данными для анализа прошлых, настоящих и будущих ситуаций. Таким образом, успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от уровня менеджмента в организации, а также от построения и функционирования ее организационной структуры, в свою очередь зависящие от эффективности функционирования системы документооборота и его автоматизация.

Менеджмент и стратегический менеджмент Информационная система (ИС) – совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) в отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИС должна быть ориентирована на решение стратегических задач компании, в числе которых снижение затратных частей бюджета и себестоимости продукции, повышение эффективности управления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, укрепление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности.

Менеджмент и стратегический менеджмент Отличительные особенности ИС и КИС.

Термины EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. Системы управления документами DMS (Document Management Systems)– наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов, предназначены для автоматизация хранения и поиска документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. OCR (Optical Character System) системы распознавания символов. Полнотекстовые системы Full-Text System – с их помощью осуществляется индексирование информации и поиск (Information Indexing and Retrieval) Системы автоматизации деловых процедур (АДП), средства проектирования и организации маршрутных бизнес-процессов (WorkFlow System) – предназначены для создания сложных прикладных системы коллективной обработки документов в ходе различных бизнес-процессов. Программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного взаимодействия исполнителей, интегрированные среды для коллективной работы – Groupware.

Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота Смешанный документооборот предполагает использование простейших информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы. Эффективность делопроизводства повышается с переходом на компьютерную обработку документации. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов. Организация регистрации (учета) документов Качество работы с документами существенно повышается с внедрением локальной сети. Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в «электронном офисе», уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.

Корпоративная информационная система Внутренняя структура информационной системы компании Таким образом, в зависимости от целей и задач менеджмента мы можем говорить об автоматизации документооборота как о ИС автоматизирующем отдельный процесс, или о КИС где документооборот – одна из автоматизируемых подсистем, тесно взаимодействующая с другими подсистемами.