Технологии электронного документооборота Хапова Елена Жарёнова Ксения Горохова

Технологии электронного документооборота Хапова Елена Жарёнова Ксения Горохова Валерия

Документ Документ – содержательно законченная уникально идентифицируемая единица информации на естественном языке. Классификация документов по форме хранения: Бумажные Электронные (30% всей информации)

Система документации Система документации – это совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления. В сфере управления циркулирует организационно-распорядительные документы, в том числе информационно-справочные («Консультант Плюс», «Гарант» и т.д.), а так же специальные документы, обслуживающие отдельные функции управления (плановые, финансовые, учетные документы и прочие.)

Документооборот Документооборот – совокупность информационных потоков организации, структурирующая процесс управления объектом, его производственно – технологическим циклом. Виды потоков : 1. Внутренние(образуются между структурными подразделениями, имеющими вертикальные и горизонтальны связи) (прямые, обратные) 2. Внешние (образуются при взаимоотношении с внешними организациями в процессе деятельности, связанной с отчетностью рекламой, выставкой продукции, социологическими опросами, подготовкой справок, встречами с населением и прочие)

Информационный поток Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к конкретному участку обработки информации (составление реестра населения, регистрация зем.участков, начисление пенсии, формирование плана выпуска продукции и т.д.)

Функции и классификация систем документооборота Базовые операции технологий обработки документов в системах электронного документооборота : 1. Ввод документов в систему; 2. Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; 3. Коллективная работа с документами; 4. Вывод информации из системы.

Электронный архив Электронный архив - совокупность аппаратно - программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления эл.документами. Архив – стержень любой системы эл.документооборота.

Назначение систем эл.документооборота: 1. хранение документов, 2. работа с документами, 3. поиск документов, 4. движение документов между подразделениями организаций, группами пользователей или пользователями (передача прав на их использование).

Универсальные системы документооборота EDMS (Electronic Document Management Systems) – класс универсальных систем документооборота Функции : Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов Ввод и контроль резолюций Списание документов в дело Атрибутивный поиск документов Проектирование стандартных отчетных форм Установка маршрута прохождения документов Работа с эл.копией документа Аннотирование документов Интеграция с MS Office, автоматическая регистрация документов, получаемых по эл.почте Поддержка средств цифровой подписи Разграничение прав доступа Оцифровка документов Ведение эл.архивов документов Рассылка внешним адресатам Формирование конвертов, наклеек