Тема: Управління закупівлями в проекті Навчальний курс “Управління

Тема: Управління закупівлями в проекті Навчальний курс “Управління проектами” Викладач: С.М.Коваленко, кандидат фізико-математичних наук, доцент

План 1. Поняття управління закупівлями. 2. Основна форма закупівель у проектах. 3. Характеристика процесів управління закупівлями.

1. Управління закупівлями в проекті включає процеси, необхідні для придбання товарів і послуг за межами виконавчої організації.

2. Основна форма закупівель у проектах Конкурентні торги

1. Планування закупівель - це процес визначення проектних потреб, які можуть задовольнятися найкращим чином з допомогою закупівлі товарів і послуг за межами виконавчої організації.

Процес планування закупівель

Вхідні дані: Описання змісту проекту включає описання поточних проектних меж, надає важливу інформацію про потреби та стратегії проекту, які мають бути розглянуті в процесі планування закупівель. Описання продукту містить важливу інформацію про будь-які технічні рішення або проблеми, які необхідно розглянути в процесі планування закупівель. Ресурси закупівлі. Якщо виконавча організація не має офіційної групи по роботі з контрактами, то члени команди проекту повинні набути знань і досвіду для підтримки проектних робіт по закупівлі. Умови ринку. При плануванні закупівель мають бути враховані асортимент товарів і послуг на ринку, товаровиробника, а також строки й умови. Результати інших процесів планування. Плануючи закупки, необхідно розглядати, наскільки доступні для врахування результати інших процесів, таких як попередня оцінка вартості й календарного плану, плани управління якістю, прогнози руху грошових коштів, ієрархічна структура робіт, ідентифіковані ризики, планування штатного розкладу. Обмеження - це чинники, що обмежують права покупця. Допущення - це чинники, які для цілей планування розглядатимуться як істинні, дійсні або визначені.

Методи та засоби планування закупівель Аналіз «зробити або купити» є звичайним методом управління, який можна використовувати для визначення того, чи спроможна виконавча організація виробити окремий продукт ефективно з точки зору витрат. Висновок експерта необхідний для оцінки вхідних даних цього процесу. Вибір типу контракту: Контракти з твердою ціною або з фіксованою вартістю Контракти з відшкодуванням витрат Контракти з ціною за одиницю

Результати планування закупівель План управління закупівлями. План управління закупівлями має розкривати, як управлятимуть рештою процесів закупівель (починаючи від планування клопотань до закриття контракту). Описання роботи (SOW). Описання роботи визначає процес закупівлі досить детально, щоб дати можливість продавцям вирішити, чи здатні вони забезпечити даний елемент.

2. Планування клопотань

Вхідні дані План управління закупівлями. План управління закупівлями має розкривати, як управлятимуть рештою процесів закупівель (починаючи від планування клопотань до закриття контракту). Описання роботи. Описання роботи визначає процес закупівлі досить детально, щоб дати можливість продавцям вирішити, чи здатні вони забезпечити даний елемент. Результати інших процесів планування. Плануючи закупки, необхідно розглядати, наскільки доступні для врахування результати інших процесів, таких як попередня оцінка вартості й календарного плану, плани управління якістю, прогнози руху грошових коштів, ієрархічна структура робіт, ідентифіковані ризики, планування штатного розкладу.

Методи та засоби для планування клопотань Стандартні форми можуть включати стандартні контракти, стандартні описання елементів закупівлі, стандартизовані версії всіх або частини необхідних документів по торгах. Висновок експерта необхідний для оцінки вхідних даних цього процесу.

Результати планування клопотань Документи по закупівлі використовують для пропозицій-клопотань від передбачуваних продавців. Критерії оцінки використовують для ранжування або нормування пропозицій. Коригування описання робіт. Описання робіт має бути ясним, повним і чітким настільки, наскільки це можливо. Воно повинно включати описання необхідних додаткових послуг, таких як складання звітів про виконання або постпроектна оперативна підтримка для елемента, що закуповується.

3. Клопотання

Вхідні дані для процесу клопотання Документи по закупівлі використовують для пропозицій-клопотань від передбачуваних продавців. Кваліфікаційні списки продавців. Деякі організації мають списки або файли з інформацією про потенційних продавців. В основному ці списки містять інформацію про досвід та інші характеристики потенційних продавців.

Методи та засоби процесу клопотання Конференції претендентів (або конференції підрядчиків, підприємців, конференції перед тендером) - це наради з потенційними продавцями перед підготовкою пропозиції. 2 Реклама. Існуючі списки потенційних продавців можуть бути доповнені після розміщення рекламних оголошень у засобах масової інформації - газетах, спеціалізованих виданнях (наприклад, професійних журналах).

Результати по процесу клопотання Пропозиції — це документи, в яких продавці описують своє бажання і спроможність надати запитуваний продукт. Пропозиції готують згідно з вимогами відповідних закупівельних документів.

4. Вибір джерела

Вхідні дані для вибору джерела Пропозиції — це документи, в яких продавці описують своє бажання і спроможність надати запитуваний продукт. Пропозиції готують згідно з вимогами відповідних закупівельних документів. Критерії оцінки використовують для ранжування або нормування пропозицій. Стратегія організації. Будь-яка організація або всі організації, залучені до проекту, можуть мати формальну чи неформальну стратегію, яка може вплинути на оцінку пропозицій.

Методи та засоби вибору джерела Переговори по контракту. Переговори по контракту передбачають прояснення положень контракту і взаємну згоду відносно структури та вимог контракту перед його підписанням. Система ранжування - спосіб кількісного подання якості даних, спрямований на те, щоб мінімізувати вплив персональних переваг при виборі джерела. Система необхідних умов передбачає складання мінімальних вимог до показників виконання за одним або більше критеріями оцінки. Незалежна оцінка. По багатьох елементах закупівлі, організація-покупець може підготувати свої власні оцінки для перевірки пропонованої ціни.

5. Адміністрування контракту

Результати вибору джерела Контракт - це підписана двома сторонами угода, яка зобов'язує покупця сплачувати по ньому.

Вхідні дані для адміністрування контракту Контракт - це підписана двома сторонами угода, яка зобов'язує покупця сплачувати по ньому. Результати роботи продавця - які постачання завершені, а які ні, якою мірою задовольняються стандарти якості, які грошові кошти витрачені чи заощаджені і т.ін. - накопичуються як частина виконання плану проекту. Запити на зміну. Запити на зміну можуть включати зміни у строках виконання контракту чи в описанні продуктів (послуг), що надаються. Накладні продавця. Продавець повинен періодично надавати накладні для запиту на оплату виконаної роботи.

Методи та засоби адміністрування контракту Система контролю за змінами в контракті визначає процес, за яким контракт може бути змінений. Звіти про виконання надають службам менеджменту інформацію про те, наскільки ефективно продавець досягає цілей по контракту. Система оплати. Оплата продавця звичайно управляється з допомогою системи оплати по рахунках у виконавчій організації.

Результати адміністрування контракту Кореспонденція. Строки та умови контракту часто вимагають письмового документування певних аспектів комунікації покупець-продавець. Зміни в контракті (затверджені та незатверджені) є зворотним зв'язком для процесів планування проекту й закупівлі по проекту, відповідно до змін мають коригуватися план проекту та інша документація, що його стосується. Запити на оплату. Передбачається, що проект використовує зовнішню систему оплати. Якщо проект має власну внутрішню систему, то вихідним результатом у цьому разі буде просто «оплата».

6. Закриття контракту

Вхідні дані для закриття контракту Контрактна документація. Контрактна документація включає, але не зводиться до самого контракту разом з відповідними календарними планами, затребуваними та прийнятими змінами по контракту, будь-якою технічною документацією, що розробляється продавцем, звіти про виконання робот продавця, фінансові документи.

Методи та засоби закриття контракту Аудит закупівлі - це структурований перегляд процесу закупівлі від стадії планування закупівлі до адміністрування по контракту. Метою аудиту закупівлі є визначення успіхів і невдач, які можуть мати наслідки для інших елементів закупівлі по цьому проекту або по інших проектах в організації, що виконує проект.

Результати закриття контракту Картотека контракту. Для включення до заключної множини проектних записів має бути підготовлений повний набір індексованих записів. Формальне приймання та закриття. Особа чи організація, відповідальна за адміністрування по контракту, повинна надати продавцеві формальне письмове сповіщення, що контракт завершений. Вимоги з формального приймання та закриття звичайно визначені в контракті.