ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 1. Унификация

ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 1. Унификация и стандартизация документов: цель, нормативная база, принципы 2. Методы унификации

Решение задачи создания в России единого информационного пространства и включения его в мировое информационное пространство возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.

Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией: средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем, технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества» .

Под унификацией документов понимается: выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе: установления рационального количества их форм; типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. В данном случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Унификация и стандартизация документов осуществляется на международном, региональном, национальном уровнях. На международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). ИСО приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы:

ИСО 216 -1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В; ИСО 353 -1975 Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров; ИСО 3535 -1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка; ИСО 6422 -1985 Типовые бланки для торговой документации;

ИСО 269 -1985 Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры; ИСО 51271 -83 Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия; ИСО/Р 800 -88 Понятия и термины. Международная унификация; ИСО 8439 -90 Разработка бланков. Основные положения; ИСО 11180 -1993 Адресация почтовая

На региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. На национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Ростехрегулирования.

Нормативной базой для проведения, унификации документов являются: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ; межгосударственные и национальные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД): ГОСТ 6. 10. 3 -83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6. 10. 4 -84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;

ГОСТ 6. 10. 5 -87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М. : Изд-во стандартов, 1987; ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489 -1– 2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. руководящие документы Ростехрегулирования; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в серию 1 «Стандартизация в РФ» : ГОСТ Р 1. 0 -2004 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения; ГОСТ Р 1. 2 -2004 Стандартизация в Российской Федерации Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены и др.

Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов: унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов; единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем: максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы; группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов; стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Унификация управленческих документов рассматривается как организационная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Унификация управленческих документов позволяет решить следующие задачи: упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства; ускорить процессы принятия управленческих решений.

2. Методы унификации При проведении унификации документов применяют методы содержательной и и формальной унификации. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.

Методы содержательной унификации : : установление состава форм (установление ограничительных номенклатур действующих форм), создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России.

В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаще всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится: унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Связный текст унифицированного документа с различными видами связи (согласование, управление, примыкание) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связные тексты унифицированных документов могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

В основном в унифицированных текстах, представленных связным текстом, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа (Министерство не возражает). В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами управления, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа («Собрание акционеров постановляет»), что является отражением принципа коллегиальности.

В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от 1 -го лица ед. числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю») или от 1 -го лица мн. числа («просим», «направляем»). В документах типа объяснительной записки форма изложения от 1 -го лица ед. числа также является нормой делового стиля документов («считаю необходимым», «прошу направить»). В связных текстах слова должны подбираться с учетом их смысловой сочетаемости («контроль возложить на», «объявляется выговор»).

Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В связных текстах унифицированных документов, составленных на основе трафарета, следует учитывать то, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией («В соответствии с приказом генерального директора»). Устойчивые обороты представляют собой предложение, воспроизводимое как самостоятельная синтаксическая единица («Контроль за исполнением приказа генерального директора завода возложить на начальника отдела кадров Кузнецова Н. И. «).

В связных текстах сложных документов (положениях, уставах, инструкциях) используется параллелизм языковых выражений («Основными задачами института являются: осуществление исследований, подготовка рекомендаций, изучение научного опыта. . . «).

При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которого характерно широкое употребление: отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»).

Для связного текста унифицированных документов характерно использование: сжатых синтаксических конструкций, двусоставных полных распространенных предложений с прямым порядком слов.

Из односоставных используются, как правило, безличные и определенно-личные распространенные предложения, которые наиболее четко передают управленческое действие («Утвердить следующее распределение обязанностей», «Контроль за исполнением указания директора возложить на заместителя директора по научной работе Иванова К. С. «).

Связные тексты, представленные в форме сложных предложений, употребляются в: констатирующей части распорядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актов, протоколов, инструкций и других сложных по своей структуре документах.

Анкета – форма представления унифицированного текста; в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Наименование обобщенных признаков (постоянная информация) и их характеристики (переменная информация) должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже («пол», «прием на работу»). Показатели переменной информации могут быть выражены цифровой информацией («Дата приема на работу – 28. 10. 2006»). Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный уровень (графы) и горизонтальный (строки).

Постоянная информация представлена в виде обобщенных показателей и вносится в графы. Переменная информация представлена в словесной или цифровой форме и вносится в строки.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение их заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ед. числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, применяются табличные формы текста. Допускается построение части текста унифицированных документов в форме таблицы (в приказах – в распорядительной части, в отдельных видах докладных записок, актах – в заключительной части).

Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.

Методы формальной унификации документов : унификация структуры документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов.

Важнейшим направлением унификации документов является их машиноориентация. Машинно-ориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами вычислительной техники. Разновидностью машинно-ориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.

Признаки машиноориентации документа: наличие в нем кодовой зоны для простановки кодов реквизитов заголовочной части документа; присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды ОК ТЭСИ;

выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зоны перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники; наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.