Тема Структура делового письма Виды деловых писем

Тема: «Структура делового письма»

Виды деловых писем v Благодарственное письмо v Гарантийное письмо v Информационное письмо v Письмо-напоминание v Письмо-просьба v Письмо-соболезнование v Письмо-поздравление v Письмо-приглашение

Благодарственное письмо Письмо-благодарность – это вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за сотрудничество, за работу, за поздравление, за оказанную помощь, за выполнение какой-либо просьбы, поручения. Письмо-благодарность может быть адресовано партнерам, руководителю, сотруднику за хорошую работу.

Структура благодарственного письма v кому выражается благодарность (указывается по мере необходимости); v обращение (ФИО человека, если адресовано конкретному лицу); v текст письма; v подпись лица, которое выражает слова благодарности (должность, ФИО, подпись).

Шаблонные фразы v Выражаем благодарность… v Выражаем глубокую признательность… v Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т. п.

Образец благодарственного письма ООО «Реал» выражает глубокую признательность и искреннюю благодарность ОАО «Мебель. Опт» за качественную и своевременную поставку мебели в 2008 году. Стабильные отгрузки позволили нам бесперебойно осуществлять свою деятельность и привлечь постоянных клиентов. Выражаем уверенность в сохранении сложившихся дружественных отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество. Директор ООО «Реал» В. В. Ягудин

Гарантийное письмо Письмо-гарантия – это вид некоммерческого делового письма, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее.

Структура гарантийного письма v номер и дата исходящего документа; v название организации и должностного лица, которому оно адресовано; v наименование документа; v текст письма; v банковские реквизиты, а также размер штрафа при нарушении обязательств (в случае гарантийного письма на оплату).

Шаблонные фразы v Гарантируем. . . v Настоящим письмом гарантируем. . . v Компания "Х" гарантирует. . . v Своевременную и полную оплату гарантируем. . . v Настоящим гарантируем. . .

Образец Исх. № 112012 -1 Директору ООО «Транстрой» от « 19» ноября 2012 г. А. В. Куйбышеву ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО ООО "Экспедиция", как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2012 от 22 октября 2012 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2012 г. Директор ООО «Экспедиция» О. И.

Информационное письмо некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т. п.

Образец информационного письма Уважаемые участники! Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение пяти дней. Выставка состоится 09 февраля 2012 года в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес exhibition@mail. ru для предварительного ознакомления с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля. C уважением, оргкомитет

Письмо-напоминание это побуждения получателя к какому-то невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге и отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т. п.

Шаблонные фразы v Напоминаем Вам… v Ставим Вас в известность … v Обращаем Ваше внимание… v Считаем необходимым уведомить Вас… v Убедительно/настоятельно просим… v Требуем от Вас … v Мы настаиваем…

Структура письманапоминания v ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки; v просьба выполнить условия контракта; v основные действия, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

ООО «Лагуна» Директору ООО «Спорт» Д. В. Ярошенко Образец Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с договором поставки от 01. 05. 2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года, но партия, для поставки в ноябре текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3. 6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0, 02% от общей стоимости договора за каждый день задержки. С уважением, Директор ООО «Лагуна»

Письмо-просьба это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации.

Шаблонные фразы v В связи с… v Обращаемся к Вам с v Учитывая… просьбой… v Просим Вашего содействия в… v Просим Вашего согласия на… v Также просим Вас…. v Ввиду… v Исходя из… v В целях… v На основании… v Согласно… v В соответствии с… v Просим Вас…

Образец ООО «Мобайл» Директору г. Киев, ул. Авиационная, 45 ООО «Стимул» С. Е. Коробову Сообщаем Вам, что господин Лесков Н. С. прибудет в Москву 15 марта, любезно просим Вас организовать встречу и зарезервировать номер в гостинице на 2 дня. Господин Лесков Н. С. прибудет самолетом рейс 1583. Также мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него встречу с Вашими клиентами во время его визита. С уважением, Директор ООО «Мобайл» С. Ю. Иванов

Письмо-соболезнование это выражение сочувствия по поводу печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т. п. Слова соболезнования: v v Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее соболезнование Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы. Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … Для нас было огромным потрясением известие о … Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Образец Генеральному директору ООО «Сигма» Д. В. Ягодину Уважаемый Дмитрий Владимирович! Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти финансового директора Вашей компании г-на Крупнова Валерия Яковлевича, который верно служил интересам компании многие годы. Выражаем Вам свои соболезнования по поводу потери такого талантливого сотрудника. С уважением, директор ООО «Крокус»

Письмо-поздравление это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-либо поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т. п.

Структура письмапоздравления Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т. п. ) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - ФИО, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации.

Образец Компания «Орхидея» от всей души поздравляет Вас с новогодними праздниками! Верим, что прошедший год принес Вам много новых достижений и приятных событий. Надеемся, что и в Новом 2013 году наше сотрудничество поможет вместе подняться еще на несколько ступеней вверх. Счастья Вам, крепкого здоровья и благополучия! С Новым Годом! Директор ООО «Орхидея» А. В. Веролайнина

Письмо-приглашение это приглашение на мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т. п. Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким

Образец Г-же Воронцовой И. Д. 117623, г. Москва, ул. Пушкина, д. 23, оф. 15 Уважаемая госпожа Воронцова! Приглашаем Вас на концерт «Все Звезды для Любимой» , посвященный Дню 8 Марта, который состоится 06 марта 2012 года в 19. 00 в Государственном Кремлевском Дворце. Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли Вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено. С уважением, руководитель компании ООО «Лавина» Вавилов С. И.