Тема «Информационное обеспечение» Система документации Система документооборота Система
Тема «Информационное обеспечение» Система документации Система документооборота
Система документации Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, регулярно используемых в ЭИС.
Признаки классификации документов По отношению к входу и выходу системы: входные (первичные); выходные (отчетные). По отношению к системе в целом: внешние; внутренние. По срокам представления: регламентные (определен срок составления и представления); нерегламентированные (документы, исполняемые по запросам). По периодичности составления: годовые; месячные; квартальные и др. По содержанию хозяйственных операций: материальные; денежные; расчетные.
Первичные документы фиксируют факт совершения операции хозяйственной деятельности объекта; должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно; оформляются на типовых бланках: на бланках типовых межведомственных форм; на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами; на бланках, разрабатываемых организацией.
Обязательные реквизиты наименование документа (формы), код формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; измерители операции (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Унифицированная система документации Представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота. Является средством реализации информационных процессов документированного обмена данными.
Группы документов УСД Управленческие - содержат информацию для решения конкретных задач; Организационно-методические - регламентируют разработку унифицированных форм по единым требованиям и правилам; Унифицированные формы - альбом документов с инструкциями по их заполнению.
Применение УСД позволяет: построить рациональный документооборот и упростить обработку данных в ЭИС; обеспечить стандартизацию и единообразие оформления документов; использовать единые формы документов на различных уровнях управления; устранить дублирование данных в документах; употреблять единую терминологию для всей документации, что обеспечивает простоту и удобство при использовании.
Проектирование макетов документов определить состав реквизитов; определить форму документа; разделить документ на зоны: общую, содержательную, оформительскую; определить принадлежность реквизитов к каждой зоне; согласовать формы первичных документов с машинными носителями или с формами передачи и ввода данных; подготовить эскиз документа; рассчитать размеры документа и выбрать стандартный формат.
Система документооборота Документооборот - маршрут движения документов в информационной системе от момента выполнения первой записи до сдачи их в архив. Потоки документов: входящие - директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.; внутренние - бухгалтерские, финансовые и др., а также «канцелярские» документы (приказы, письма, инструкции и пр.) - электронный офис; исходящие (отчетные документы).
Система документооборота позволяет: разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями; формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение или временных графиков; обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте; отправлять и принимать документы; вести хранилище документов и обрабатывать их.
Популярные системы Lotus WorkFlow – IBM "Дело" – «Электронные офисные системы» "Евфрат-Документооборот" - Cognitive Technologies "Золушка" - НТЦ ИРМ "1С:Архив" - 1С Documentum – EMC NauDoc – Naumen "Гран-Док" – «Гранит-Центр» Saperion – «Электронный архив» LanDocs – «Ланит» Directum – Directum Effect Office – «Гарант Интернешнл» OPTiMA-WorkFlow – «Оптима»
«Оптимальная цена/функциональность» СЭД
30-sistemy_dokumentooborota.ppt
- Количество слайдов: 13